Как оформить сотрудника по совместительству

Иногда компании нужен новый сотрудник, но задач для него есть только на пару часов в день. Возникает вопрос, как оформить такого человека.

Кадровики старой закалки могут предложить вариант «по совместительству». Но в реальности он не самый удобный. Разберемся, когда подходит совместительство, а когда лучше выбрать другой способ.

В трудовом кодексе есть термин «работа по совместительству». Это значит, что у человека есть две работы: основная и дополнительная. Дополнительной он занимается в свободное время — после рабочего дня или на выходных. Например, работает в одной компании маркетологом, а по выходным настраивает рекламу в агентстве.

Можно быть совместителем и внутри одной компании. Например, с 9 до 18 сотрудник работает администратором, а с 18 до 19 — уборщиком. Суммарное рабочее время на работе по совместительству не должно превышать половины нормы для этой должности.

Главное условие — работать по совместительству вне рабочего времени и не больше 4 часов в день. Если администратор обязан мыть полы во время рабочего дня, то это уже не совместительство, а совмещение обязанностей. Об этом дальше.

В реальности не так много ситуаций, когда подходит именно совместительство. Вот случаи, когда им выгодно воспользоваться.

Есть вакансия на полставки, но желаемый кандидат уже работает в другом месте. Обычно это касается простой работы на два-три часа. Например, вам нужно, чтобы уборщица мыла офис утром и вечером. Удобно нанять женщину, которая работает уборщицей в других компаниях.

Быстро заменить другого сотрудника. Например, дежурный горячей линии внезапно уволился или взял длительный больничный. Пока вы ищете замену, можно попросить администратора выполнять его работу по совместительству. Важно, чтобы этот сотрудник мог работать вне основного рабочего времени.

Кроме работы по совместительству есть другие варианты оформления: совмещение, гражданско-правовой договор (ГПД) или неполное рабочее время.

Схема такая:

• Если сотрудник нигде больше не работает → неполное рабочее время, в обиходе его часто называют работой на полставки.
• Если он делает дополнительную работу в свое рабочее время → совмещение.
• Если надо выполнить одну конкретную задачу → ГПД.

Неполное рабочее время. Если у сотрудника нет другого места работы, его можно взять по обычному трудовому договору на неполный рабочий день, например, на 5 часов вместо восьми. Совместительство в этом случае не подходит, потому что человек больше нигде работает. И если оформить это как совместительство, можно получить штраф.

По совмещению. Этот режим работы похож на совместительство, но в этом случае человек выполняет дополнительные обязанности не в свободное время, а во время своего рабочего дня.

Например, администратор берет роль уборщика и моет полы во время смены. Или бухгалтер берет больше работы и ведет еще одну компанию холдинга, но при этом работает так же с 9 до 18.

Совмещение можно оформить только для сотрудника из своей же компании. Новый трудовой договор заключать не надо, достаточно подписать допсоглашение и договориться о доплате за новые обязанности.

Гражданско-правовой договор. Это договор с физлицом на выполнение конкретной работы, например на написание статьи или верстку сайта. При работе по ГПД вы не оформляете сотрудника в штат, вам не надо платить взносы на травматизм и оплачивать ему отпуск и больничные. Но если исполнитель не ИП и не самозанятый, придется из его гонорара удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также начислить на вознаграждение и уплатить страховые взносы по единому тарифу 30%.

Правда, налоговая пристально следит за такими договорами. Чтобы его не приравняли к трудовому, обязательно обозначить конкретный объем работы, результат, срок выполнения и фиксированную сумму вознаграждения. Например, сверстать сайт к 20 марта 2024 года за 20 000 ₽.

Для регулярной работы вроде администратора или бухгалтера этот вариант не подходит.

Совместительство и совмещение — разные понятия.

Совместительство — вне рабочего времени и с любым человеком, у которого есть основная работа. Неважно, в вашей компании или в чужой.

Совмещение — только со своим сотрудником и в его основное рабочее время.

Если администратор моет полы вместо уборщицы после своего рабочего дня — это совместительство, если во время смены — совмещение.

Поэтому, если сотрудник уже работает на вас, проще выбрать совмещение. Но если новые обязанности не вписываются в основной рабочий день или нужный вам сотрудник работает в другой компании — остается совместительство.

Порядок действий такой:

1. Попросите показать паспорт. Если надо, можете запросить диплом.
2. Для оформления трудовая книжка не нужна, она хранится у основного работодателя. Запись о совместительстве в трудовую книжку всегда вносит основной работодатель: внешнему совместителю — на основании копии приказа или трудового договора о работе по совместительству; внутреннему совместителю — по его просьбе.
3. Заключаете трудовой договор с условием о совместительстве. Он похож на обычный, однако в нем надо указать, что работник принят по совместительству, и прописать режим его работы, но не больше 4 часов в день. Вот как можно сформулировать условия трудового договора о внешнем совместительстве на полставки. Работа по настоящему трудовому договору является для работника работой по совместительству. Работнику устанавливается режим рабочего времени — 5 дней в неделю с понедельника по пятницу 4 часа в день с 17:00 до 21:00 без перерыва. Оплата труда работника производится пропорционально отработанному времени исходя из оклада 50 000 рублей в месяц.
4. Сделайте приказ о приеме на работу по совместительству и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.

Если сотрудник — собственник юрлица, ИП или мама в декрете, его все равно можно оформить по совместительству в другой компании. Никаких специальных документов не нужно.

Если сотрудник — гендиректор другого юрлица, нужно письменное разрешение от собственника организации или совета директоров.

Работодатели платят взносы за совместителей и предоставляют соцпакет.

Отпуск. Совместитель уходит в отпуск во всех местах работы одновременно. Работодатель на втором месте работы обязан его отпустить, даже если он еще не проработал 6 месяцев. В этом случае отпуск дается авансом. Выплачивают отпускные оба работодателя. Если отпуск на основной работе дольше, чем по совместительству, на второй работе должны дать на оставшиеся дни отпуск за свой счет.

Больничный. Если совместитель заболел, он получает больничные на всех местах работы, даже если их десять.

Декрет. Уйти в декрет можно во всех местах работы одновременно, если хотя бы в одном сотрудник проработал больше 6 месяцев.

Выплаты по беременности и родам назначают по каждому месту работы, а пособие по уходу за ребенком только по одному — по выбору матери. Пособия выплачивает работнику напрямую Социальный фонд РФ.

Правила увольнения почти такие же, как у обычного сотрудника: легче всего уволить по собственному желанию. Если человек не хочет уходить, его можно сократить или уволить за прогул — это сложнее: надо собирать доказательства и оформлять документы. Условия такие же, как в трудовом кодексе для обычного увольнения.

Для совместителя есть дополнительная причина: его можно уволить, если на эту должность наняли основного работника. Такое увольнение оформить проще всего.

Порядок действий такой:

1. Письменно уведомите сотрудника за 14 календарных дней до увольнения. В качестве причины расставания укажите: «в связи с приемом на работу [ФИО], для которого данная работа будет являться основной».
2. Рассчитайтесь с сотрудником по зарплате и компенсации за неиспользованный отпуск, если она положена. При расчете среднего дневного заработка учитывайте только выплаты за работу по совместительству.
3. Сделайте стандартный приказ об увольнении. Ознакомьте с ним сотрудника в его последний рабочий день.

Запись в трудовой книжке об увольнении внешнего совместителя сделает его основной работодатель, если ранее он внес запись о приеме на работу по совместительству. Второй работодатель делает такую запись, только если совместитель увольняется от него после увольнения с основного места работы.

При увольнении как внешнего, так и внутреннего совместителя надо подать в Социальный фонд РФ форму ЕФС-1 с подразделом 1.1.

1. Совместительство выгодно, когда вы нанимаете на неполный рабочий день человека, у которого уже есть основная работа в другой компании. Или если даете своему сотруднику дополнительную работу, которую он не может выполнять в свой рабочий день.
2. Работа по совместительству должна занимать не больше 4 часов в день.
3. Для всех остальных случаев выгоднее другие варианты оформления.
4. Фактически оформление по совместительству не отличается от заключения обычного трудового договора. Условия те же — платить отдельную зарплату, удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Оплачивать отпуск, декрет и больничные.