Что вы узнаете

  1. Что такое проект и почему проекты сложно делать.
  2. Из чего состоит проект.
  3. Почему важно управлять проектом.

Что такое проект

Дипломная работа, ремонт квартиры, покупка дачи, свадьба, рождение ребенка, эмиграция, смена профессии — все это большие дела. Такие дела можно назвать проектами.

Отличительные черты проекта — ограничение по времени и уникальный результат. Поэтому проект можно противопоставить рутине. Рутина — это обычно мелкие и несложные дела, которые никогда не заканчиваются. У этих дел нет ограничения по времени и конкретного уникального результата. Проекты требуют больше усилий и времени. Например, когда мы периодически убираемся в квартире — это рутина, но если решим сделать ремонт, то получится проект.

Где проект, а где рутина

Рутина Проект
Вы едете на работу Отправляетесь в кругосветное путешествие
Риелтор сдает пятую квартиру за месяц Впервые сдаете квартиру в аренду
Официант работает на свадьбе Вместе с партнером сами организуете свадьбу
Вы покупаете овощи для салата Покупаете дачу, чтобы выращивать там овощи
Рутина
Вы едете на работу
Проект
Отправляетесь в кругосветное путешествие

Рутина
Риелтор сдает пятую квартиру за месяц
Проект
Впервые сдаете квартиру в аренду

Рутина
Официант работает на свадьбе
Проект
Вместе с партнером сами организуете свадьбу

Рутина
Вы покупаете овощи для салата
Проект
Покупаете дачу, чтобы выращивать там овощи

Вот чем еще проекты отличаются от рутины.

Проект начинается с проблемы или мечты. Например, вы живете в съемной квартире и у вас нет своего жилья — ипотека может быть проектом, который поможет решить проблему. Или вы давно хотите жить в Северной Европе — тогда поступление в университет может стать проектом, помогающим осуществить мечту.

У проекта уникальный результат. Когда вы заканчиваете проект, то получаете результат, которого раньше в вашей жизни не было. Даже если другие люди уже провели свадьбу, закрыли ипотеку, сделали ремонт и съездили кругосветку, для вас этот опыт — уникальный, и результат тоже.

Проект когда-нибудь закончится. Если ваш проект — «Объехать всю Европу летом 2023 года», то он ограничен летом 2023 года. Ипотека, ремонт, поступление в вуз мечты, вечеринка в честь юбилея — это проекты разной длины, которые рано или поздно закончатся.

Проект ограничен в ресурсах. Даже если вы самый богатый человек на Земле и планируете путешествие на Марс, у вас все равно будут рамки бюджета, пусть и огромного. Также вас ограничивает время: в сутках как-никак всего 24 часа.

Почему проекты сложно делать

Рутинные дела обычно не вызывают сложностей и сомнений: мы выполняем их на автомате, встречаемся с одними и теми же ситуациями и редко сталкиваемся с препятствиями.

А вот проекты делать сложно. У этой сложности несколько причин:

  1. Вы никогда не знаете всех условий задачи.
  2. Результат, к которому вы идете, может измениться по дороге.
  3. Будущее туманно.

Поясним на примере. Сначала кажется, что проект покупки квартиры в ипотеку выглядит так:

Но когда вы начинаете действовать, оказывается, что проект выглядит так:

Про­ект дви­жется и колеб­лется вокруг иде­аль­ной линии. Воз­можно, он при­дет не в точку Б1 — «Квартира в ипотеку с маткапиталом через год», а в точку Б2 — «Квартира без маткапитала через два года». Или в точку В — «Так-то съемная квартира даже удобней».

На каждом распутье открывается не одна, а множество возможностей. Вам придется постоянно принимать важные решения: в каком банке взять ипотеку, стоит ли вложить материнский капитал, какие обои поклеить в гостиной, стоит ли браться за перепланировку и так далее. Каждое решение будет вести к новому выбору. Ваша задача — каждый раз делать лучший выбор из возможных, чтобы точки соединились и в конце вы достигли цели. Как принимать решения, мы расскажем в одном из следующих уроков.

Уровень неопределенности повышается со сложностью проекта. Сделать ремонт во всей квартире будет сложнее, чем поклеить обои в комнате. А построить дом без профессиональной бригады и бригадира — сложнее, чем сделать ремонт.

Чем меньше у вас жизненного или профессионального опыта в схожих проектах, тем сложнее достичь результата. Сравните разницу между уровнем неизвестности при подготовке самостоятельного путешествия у опытного туриста и новичка, который впервые планирует поездку самостоятельно.

Что ждет опытного туриста и новичка

Опытный турист Новичок
Знает ресурсы, где и как искать выгодные билеты и отели, на чем стоит и не стоит экономить Тратит неделю на чтение отзывов и «лайфхаков» на всех сайтах, которые ему попадаются
Выбирает нужные вещи из полного арсенала всех туристических принадлежностей Составляет избыточный список покупок и тратит лишние деньги
Знает, как организовать поездку двух взрослых с тремя детьми и собакой От мысли, что нужно еще и собрать в поездку детей, у него подкашиваются ноги
Знает свои права в путешествии и понимает, где поджидают риски. Если рейс задержат или отменят, в отеле меняют класс номера или произойдет другой форс-мажор — будет понимать, что делать Плохо разбирается в правах во время путешествия
Много раз подавался на визу Впервые будет получать визу самостоятельно. Гуглит и изучает разницу между консульством и посольством, разбирается, что выгоднее: подать документы самому или все-таки нанять агентство. Покупает страховку у входа в визовый центр в три раза дороже, чем мог бы купить заранее
Опытный турист
Знает ресурсы, где и как искать выгодные билеты и отели, на чем стоит и не стоит экономить
Новичок
Тратит неделю на чтение отзывов и «лайфхаков» на всех сайтах, которые ему попадаются


Опытный турист
Выбирает нужные вещи из полного арсенала всех туристических принадлежностей
Новичок
Составляет избыточный список покупок и тратит лишние деньги


Опытный турист
Знает, как организовать поездку двух взрослых с тремя детьми и собакой
Новичок
От мысли, что нужно еще и собрать в поездку детей, у него подкашиваются ноги


Опытный турист
Знает свои права в путешествии и понимает, где поджидают риски. Если рейс задержат или отменят, в отеле меняют класс номера или произойдет другой форс-мажор — будет понимать, что делать
Новичок
Плохо разбирается в правах во время путешествия


Опытный турист
Много раз подавался на визу
Новичок
Впервые будет получать визу самостоятельно. Гуглит и изучает разницу между консульством и посольством, разбирается, что выгоднее: подать документы самому или все-таки нанять агентство. Покупает страховку у входа в визовый центр в три раза дороже, чем мог бы купить заранее

Неизвестность нарастает вместе с длительностью проекта. Чем длиннее проект — тем больше в нем неопределенности и ситуаций, которые могут выйти из-под вашего контроля. Если вы едете в мини-путешествие на выходные, скорее всего, все пройдет гладко. Если вы отправляетесь в отпуск на Курилы через полгода, то вы можете заболеть, а погода на курорте — испортиться.

Если вы планируете ипотеку на 20 лет, то неизвестных еще больше: за эти годы можно расстаться с партнером, решить уехать из страны, родить детей, сменить две профессии, увеличить или уменьшить доход в разы, обнаружить себя в середине глобальной эпидемии.

Все эти проблемы звучат драматично, а проекты кажутся очень разными. Но все не так страшно: в целом все проекты построены одинаково и с ними можно справляться — иначе бы у человечества не было кругосветок и ипотек.

Из чего состоит проект

Все проекты начинаются, планируются, делаются и заканчиваются. Каждый этап имеет свои особенности, и про каждый в этом курсе будет отдельная глава. Разберемся по порядку.

Этап 1. Начало. На этом этапе вы понимаете: я хочу решить такую-то проблему или воплотить вот такую мечту. Например, вы хотите добиться повышения на работе: чувствуете, что работаете хорошо, вам хочется больше денег, а менять компанию — не хочется.

Этап 2. Планирование. Теперь пора прикинуть, как вы будете добиваться конечного результата проекта — повышения. Планирование помогает разобраться, какие шаги надо предпринять, сколько времени и денег понадобится.

Чтобы получить повышение, нужно будет проанализировать, чем вы сейчас полезны компании и что ей необходимо, какие точки роста, аргументы в пользу новой должности и новой зарплаты у вас есть. Потом нужно провести переговоры с боссом, а по результатам этих переговоров — действовать по обстоятельствам.

Продумывая последовательность дел, вы начинаете видеть примерный набор шагов. Примерный — потому что с течением проекта вы будете открывать для себя новые, ранее неизвестные препятствия. У вас даже могут появиться альтернативные планы. Например, размышляя о повышении, вы можете прийти к идее, что стоит получить дополнительное образование, прокачать английский, сменить работодателя или профессию.

Этап 3. Реализация. Обычно самый трудоемкий и длинный этап, потому что именно здесь происходит основная работа по достижению результата. На этом этапе вы готовитесь к переговорам с боссом, проводите эти переговоры, а потом — выполняете условия, о которых договоритесь.

Будьте готовы, что план будет часто меняться, а вам придется постоянно принимать решения. Может оказаться, что компания планирует выход на новый рынок и как раз ищет руководителей направлений, но рассматривает только кандидатов извне, чтобы привлечь «новую кровь». Или что компания на грани банкротства и нет никакой возможности повышать людям зарплаты. Придется выкручиваться, искать обходные пути, перепридумывать план. Это абсолютно нормально: в поиске новых решений заключается процесс реализации проекта.

Этап 4. Завершение. Проект официально завершен — вы на новой ступеньке своей карьерной лестницы. Время официально вступить в новую должность, отпраздновать и проанализировать результат. А может, начать думать над следующим проектом — например, как стать лучшим в департаменте на этой должности и получать премии ежеквартально. На этом этапе вы не только достигли цели, но и приобрели новые навыки, опыт и ресурсы: прокачались в переговорах, подружились с боссом, улучшили письменный английский.

Празднование — важная и самая приятная часть проекта. Стоит похвалить себя за большую проделанную работу и поблагодарить всех, кто помогал вам. Например, устроить вечеринку с коллегами в честь вашего повышения. Это укрепит ваши отношения с людьми.

Третья составляющая завершения проекта — рефлексия и ретроспектива. Рефлексия — это анализ эмоций и взгляд внутрь себя с вопросом: «Ну что, как ты себя чувствуешь? Что думаешь?» А ретроспектива — это когда вы смотрите на результат проекта и его процесс с такими вопросами: «Что прошло классно? А что могло пройти лучше?»

Задавать себе эти вопросы нужно, чтобы при планировании следующего проекта вы избежали похожих ошибок и выбирали более выгодные шаги. Да, не факт, что вы в ближайшее время будете планировать повышение. Но опыт распараллеливания задач, планирования своей загрузки и переговоров пригодится вам в других жизненных и рабочих ситуациях.

Ошибки — это тоже опыт. Стоит подумать о недостатках плана и моментах, которые вы могли сделать лучше. Например, если бы вы разместили свое резюме в открытом доступе и получили приглашение на работу в другую фирму сразу с нужной вам зарплатой.

Вот как могут выглядеть этапы в разных проектах.

Взять ипотеку:

  1. Захотели свое жилье.
  2. Прикинули, можем ли себе позволить, и составили план действий.
  3. Накопили на взнос, подали заявку. Въехали в свое жилье. Платим следующие десять лет.
  4. Закрыли ипотеку, теперь квартира наша!

Отремонтировать и сдать квартиру:

  1. Решили сдавать старую квартиру, а для этого нужен минимальный ремонт.
  2. Составили список того, что надо сделать, рассчитали лимиты стоимости и время на ремонт.
  3. Наняли бригаду, она сделала ремонт. Купили простую мебель, выставили квартиру в сервисе объявлений.
  4. Сдали квартиру.

Сделать портфолио фрилансера:

  1. Клиенты спрашивают портфолио, без него не берут. Надо собрать.
  2. Подумали, что важно клиентам, какие проекты стоит показать, где размещать портфолио.
  3. Описали все проекты, сделали фотографии, выложили на своей странице в профессиональном сообществе.
  4. Опубликовали портфолио и разослали потенциальным клиентам.

На всех четырех этапах нужны будут ваши силы, где-то больше, где-то меньше. Спланировать что-то — сложнее, чем захотеть, а реализовать спланированное — еще сложнее. И на всех этапах именно на вас ложится управление всем, что происходит в проекте: без этого процессы развалятся, а вы не добьетесь результата.

Этапы проекта длятся разное количество времени: придумать и инициировать проект обычно получается быстро, спланировать — по-разному, но обычно тоже не так долго. Реализация занимает большую часть времени, а завершение, как правило, самая короткая фаза.

Жизненный цикл проекта: на первых этапах требуется мало времени и сил, все уйдет на реализацию проекта — это самая длительная его часть. При этом контроль одинаково важен на этапе планирования и реализации
Жизненный цикл проекта: на первых этапах требуется мало времени и сил, все уйдет на реализацию проекта — это самая длительная его часть. При этом контроль одинаково важен на этапе планирования и реализации

Зачем управлять проектом

Проекты растянуты во времени. Сложные состоят из нескольких этапов, а каждый следующий шаг не может случиться без предыдущего. Например, ремонт: без этапа «Дизайн-проект» не получится перейти к этапам «Закупка материалов» и «Черновая отделка».

Также на всех этапах проекта «Ремонт» потребуются навыки управления: понадобится составить смету и дизайн-проект, нанять бригаду и проконтролировать работу. Придется общаться с прорабом, семьей, соседями, а если задумаете перепланировку, то еще и с надзорными органами.

С одной стороны, ответственность давит: придется самому решать все проблемы, надеяться не на кого. С другой, ответственность развязывает руки и дает свободу выбора. Если не вы, то кто может сделать вашу жизнь лучше?

Управляя проектом, вы находитесь в центре системы, можете влиять на участников и результат. То, каким будет ремонт, зависит от вас.

Если вам страшно взять ответственность за предстоящий проект, попробуйте описать все возможные пути достижения цели и оцените вероятность удачного исхода. Это поможет убедиться, что рабочий вариант существует.

Например, если ваша цель — собственная квартира в Москве, список вариантов может выглядеть так:

  1. получить наследство — невероятно, у меня нет родственников в столице;
  2. выгодный брак — вероятно, но не факт, что партнер поделится жильем;
  3. выиграть в лотерею — невероятно;
  4. взять ипотеку — сложно, но возможно;
  5. накопить — сложнее ипотеки, но возможно в перспективе 15 лет;
  6. украсть — ну нет;
  7. получить по договору пожизненной ренты — вероятно, но не уверен, что это мой вариант.

Брать на себя ответственность и принимать решения может быть страшно. Этот курс призван снять опасения и дать инструменты для управления проектами. В следующих уроках мы подробно расскажем о том, как справиться со всеми этапами проекта: от задумки до празднования.

Запомнить

  1. Проект ограничен во времени и ресурсах, а в конце проекта вас ждет уникальный результат.
  2. Проекты сложны из-за множества неопределенностей вокруг.
  3. Чем длиннее проект и чем меньше у вас опыта, тем сложнее.
  4. У всех проектов одинаковая структура: начало, планирование, реализация и завершение. На разных этапах нужно разное количество внимания и времени.
  5. Управлять проектом — значит влиять на результаты, брать на себя ответственность и принимать решения. Это может быть сложно, но вы справитесь.

Что дальше

В следующем уроке разберемся, как правильно начинать проекты: ставить цель, находить проблему или придумывать мечту. Узнаете, какие трудности бывают на этом этапе и как их избежать.