Что вы узнаете

  1. Что такое подтверждение родства и зачем оно нужно.
  2. Как получить повторные свидетельства из загсов.
  3. Как получить справки из загсов с дополнительной информацией.

Как подтвердить родство

В прошлом уроке вы разобрали домашние документы и, возможно, нашли свидетельства своих родственников из загсов. С помощью этих документов мы будем подтверждать родство в архивах: доказывать, что человек, чье личное дело вы хотите получить, — ваш родственник.

Подтверждение родства — это цепочка свидетельств, с помощью которых можно проследить вашу родственную связь с предком. Например, родство с дедом подтвердят ваше свидетельство о рождении, где указаны родители, и свидетельство о рождении отца или матери, где в родителях указан дед.

Закон об архивном деле ограничивает доступ к делам, в которых содержатся персональные данные, на 75 лет со дня создания документов. Если этот срок не вышел, исследователю необходимо подтвердить родство с человеком, о котором идет речь в документах. Если прошло более 75 лет, доступ может получить кто угодно. Но это правило не распространяется на архивы силовых ведомств: ФСБ, МВД, Минобороны. О них мы расскажем в отдельном уроке.

Допустим, вы нашли в региональном архиве дело бабушки, открытое в 1964 году. Вам придется доказать родство, чтобы получить его. А если это личное дело прадеда, открытое в 1933 году, доказывать родство не нужно.

Вторая причина важности информации из загсов — генеалогия в чистом виде. До революции регистрацией брака, рождения и смерти занимались религиозные учреждения, которые вели специальные реестры — метрические книги.

В середине 1920-х запись о рождении в книге выглядела вот так: здесь указан возраст родителей, их место жительства, род занятий, какой ребенок по счету
В середине 1920-х запись о рождении в книге выглядела вот так: здесь указан возраст родителей, их место жительства, род занятий, какой ребенок по счету

После 1917 года вместе с томами метрик эту задачу передали отделам записей актов гражданского состояния — первым загсам, а на смену метрикам пришли актовые книги. С тех пор в них фиксируют важнейшие события в жизни человека с точки зрения права и государства: рождение, заключение или расторжение брака, смена имени, усыновление или удочерение, установление отцовства и смерть. Каждое событие записывали в актовой книге и выдавали свидетельство — например о рождении.

Актовые книги содержат больше информации, чем свидетельства. Например, когда в загс приходил человек, чтобы зарегистрировать рождение ребенка, сотрудники вписывали и имя самого заявителя, и род занятий родителей, и какой ребенок по счету у них родился.

Возможно, некоторых свидетельств у вас недостает, но через загсы их можно восстановить — а заодно получить дополнительную генеалогическую информацию. Это чуть сложнее, чем использовать имеющиеся документы, но в уроке мы пошагово объясним, как это сделать.

Подтверждать родство нам придется в ближайшее время. Уже в следующем уроке мы поговорим о делах пенсионеров — бесценном источнике в генеалогии, который точно поможет тем, у кого мало сведений на старте.

Запомним

  1. До революции 1917 года информацию о браках, рождениях и смертях фиксировали в метрических книгах, а после начали заводить актовые книги в загсах. Актовые книги — важный источник для исследователя, в них больше данных, чем в выданных на руки свидетельствах.
  2. Через загсы можно восстановить свидетельства родственников. Документы нужны, чтобы доказать родство. Например, это пригодится, чтобы получить доступ к документам, срок давности которых меньше 75 лет.

Как получить информацию из загса

Загсы выдают два вида документов: свидетельства и справки. И те и другие подходят для подтверждения родства и обладают юридической силой, но с помощью справок можно выудить дополнительную информацию.

Если у вас на руках нет ни оригиналов справок, ни оригиналов свидетельств, можно их заказать. Если свидетельство есть, закажите справку: лишней не будет. Рассказываем, как это сделать.

В графе «Иные сведения» справки о рождении внизу указаны сведения, которые не вошли в оригинальное свидетельство
В графе «Иные сведения» справки о рождении внизу указаны сведения, которые не вошли в оригинальное свидетельство

Как получить новое свидетельство или справку

По закону вы имеете право запросить документы только на себя или умершего родственника. Если родственник жив, запросить документ может либо он, либо другой человек, но с нотариальной доверенностью.

Свое свидетельство. Это все свидетельства, которые относятся к вам: например, о браке, усыновлении или рождении.

Предположим, вы потеряли собственное свидетельство о рождении и хотите получить новое. Вам понадобится паспорт, заявление на выдачу нового документа и квитанция об уплате госпошлины — 350 Р.

Можно пойти в ближайший к вам МФЦ или загс. Но сотрудники загса все чаще направляют заявителей в МФЦ, с которыми они поделились полномочиями по выдаче повторных документов.

А еще можно оформить все на госуслугах, этот вариант проще. Для этого вы заполняете анкету, уплачиваете там же госпошлину — 245 Р, записываетесь в загс и приходите забирать свидетельство. Сотрудник проверяет ваш паспорт и выдает документ.

На госуслугах необходимо указать место регистрации акта гражданского состояния и номер актовой записи, без этого заявление не примут. Если у вас нет этих данных, придется обращаться в загс напрямую — лично или письменно, об этом мы расскажем дальше в уроке.

Важное уточнение: госуслуги или МФЦ подойдут, если вам нужно восстановить формальный документ — на себя или родственника. А если вы проводите генеалогическое исследование и вам важны детали жизни родственника, стоит обращаться конкретно в тот загс, где его регистрировали. Почему так и как это сделать — расскажем в следующем разделе.

Номер актовой записи и место регистрации указаны в самом свидетельстве. Возможно, у вас сохранилась ксерокопия — она даст вам необходимые данные для запроса. Но подтвердить родство по ксерокопии не выйдет: нужны оригиналы
Номер актовой записи и место регистрации указаны в самом свидетельстве. Возможно, у вас сохранилась ксерокопия — она даст вам необходимые данные для запроса. Но подтвердить родство по ксерокопии не выйдет: нужны оригиналы
Если платить госпошлину на госуслугах, то получится дешевле, чем в банке: 245 <span class=ruble>Р</span> вместо 350
Если платить госпошлину на госуслугах, то получится дешевле, чем в банке: 245 Р вместо 350

Свидетельство о рождении матери или отца. Получить их могут только лично родители — план тот же, что и при получении своего свидетельства. Если такой возможности нет, вы можете оформить нотариальную доверенность. При этом в документе должно быть специальное полномочие на получение повторных свидетельств.

Если родителей нет в живых, вы можете получить их документы, подтвердив родство с помощью своего свидетельства о рождении.

Свидетельство о рождении умершего деда по отцу. Тут можете действовать сами. Повторяете на госуслугах те же действия, что и при получении своего свидетельства. Но вводите уже не свои данные, а данные деда. И приходите в загс с цепочкой документов, подтверждающих родство с ним. Вот что понадобится:

  1. Ваш паспорт.
  2. Оригинал вашего свидетельства/справки о рождении.
  3. Оригинал свидетельства/справки о рождении отца.
  4. Оригинал свидетельства/справки о смерти деда.

С помощью этих документов сотрудник загса убедится, что вы действительно внук своего деда, и выдаст свидетельство. Без свидетельства или справки о смерти загс будет считать человека живым, даже если он родился, например, 130 лет назад.

Так что если свидетельства о смерти нет, его необходимо получить — по аналогичной схеме: представить паспорт, оригиналы документов о вашем рождении и о рождении отца. Зато заказать можно сразу два документа: во время вашего визита в загс документ о смерти подтвердит ваше право на получение документа о рождении.

Как еще установить дату смерти

Установить дату смерти человека поможет реестр наследственных дел, если умерший оставил наследство. Само дело охраняется тайной, но база с поиском по ФИО показывает дату смерти и адрес нотариуса, что позволяет установить и приблизительное место смерти. Пользуйтесь этим ресурсом и для поиска родственников, с которыми утрачена связь.

Свидетельство о рождении умершего деда по матери. Если мать меняла фамилию, то для подтверждения родства вам понадобится еще одно свидетельство — о браке матери. Там должна быть указана ее девичья фамилия, то есть фамилия деда. Без свидетельства загс не сможет убедиться, что это именно ваш дед.

А если будете запрашивать свидетельство о рождении бабушки по маме, то потребуется и ее свидетельство о браке. Заменить его может справка о смене фамилии — здесь она выполняет аналогичную функцию.

Запомним

  1. По закону вы можете запросить свои документы или документы умершего родственника. Если член семьи жив, сделать это нужно будет или ему самому, или другому человеку, но с нотариальной доверенностью.
  2. Чтобы получить свидетельства умерших родственников, вам нужно собрать цепочку из документов, логично подтверждающих ваше родство. Для разных членов семьи документы могут различаться.
  3. В справках содержится больше биографической информации, чем в свидетельствах, поэтому стоит заказать их дополнительно.
  4. Вы можете восстановить и собственные свидетельства — если, например, какое-то потеряли.

Как получить справку в конкретном загсе

Выше мы писали, что для генеалогического исследования лучше обращаться в загс, где изначально регистрировали родственника.

Дело в том, что к концу 2021 года загсы оцифровали свои записи с 1926 года и загрузили их в общую базу — так появился единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, ЕГР ЗАГС.

Благодаря ему мы можем обращаться в ближайший загс, а не в тот, что зарегистрировал рождение дедушки. Документ из ЕГР могут оформить при вас, во время личного посещения, без необходимости предварительного запроса. Проблема в том, что с большой долей вероятности в единую базу внесли не всё из оригинальных актовых книг. Это те самые «иные сведения»: род занятий родителей, какой ребенок по счету и прочее. Поэтому для генеалогического исследования лучше запрашивать справки в загсе, в котором хранится оригинальная актовая книга.

Допустим, ваш дедушка родился в селе Журавинка Ряжского района Рязанской области в 1928 году. Его рождение должны были зарегистрировать в местном загсе, который находится в районном центре Ряжске. Туда-то нам и предстоит направить запрос. Если адреса электронной почты загса нет, придется писать бумажное письмо — в случае с Ряжском все именно так. Если электронная почта указана, письмо можно отправить на нее.

Основа письма — заявление по форме Минюста. Мы подготовили шаблоны запросов по этой форме и заполнили графу «Иные сведения» в каждой из них.

Вот как эту форму заполнять:

Вместе с заявлением в письмо необходимо вложить квитанцию об уплате госпошлины. Платежный документ можно сформировать на сайте ЕГР ЗАГС. При этом выбирайте регион, где находится загс, в который вы обращаетесь.

Повторное свидетельство обойдется в 350 Р, а справка — в 200 Р. Так как для подтверждения родства подойдет и справка, свидетельство можно не заказывать, чтобы сэкономить на пошлинах. Но если хотите получить оба документа, закажите их одним заявлением и приложите две квитанции.

Дата регистрации рождения не всегда совпадает с датой рождения

Такое бывает. Родители могли прийти в загс и спустя пять лет после рождения ребенка. Сотрудники на местах не всегда это учитывают и ведут поиск по дате рождения — в итоге исследователь получает извещение, что записи акта гражданского состояния нет. Если и вам пришлют такое, позвоните в загс, чтобы уточнить детали.

Если вы имеете дело с небольшим районным учреждением, вам наверняка пойдут навстречу: обычно в регионах люди чаще стараются помочь, чем в больших городах.

При этом в небольшой районный загс можно позвонить и до отправки письма. Скажите сотруднику, что хотите заранее выяснить, сохранилась ли актовая запись. Если собеседник захочет вам помочь, он проверит базу прямо во время разговора.

Всегда ли придется взаимодействовать с загсами. Когда актовой книге исполняется 100 лет, ее должны передать в региональный архив, но иногда книги оказываются в музеях или уничтожаются вовсе. Правила в региональных архивах проще — сложное заявление заполнять точно не придется. Получить сведения можно с помощью запроса, который после обращения в загс покажется чем-то на уровне заявления на отпуск.

Схема работы с загсами
Схема работы с загсами
Схема работы с загсами
Схема работы с загсами

Запомним

  1. Чтобы получить нужные справки, отправьте письмо в загс, где регистрировалось рождение, бракосочетание или смерть. В письме должно быть заявление и квитанция об уплате госпошлины.
  2. Сотрудник загса просмотрит актовые книги, составит запрошенные документы и направит их в отдел загса, который вы указали в письме. Параллельно вам направят уведомление об отправке документов по почте.
  3. Не стесняйтесь звонить и общаться с сотрудниками загса напрямую, чтобы уточнить детали, если нужные вам записи не нашли.

Как получить документы, если загс в другой стране

Работа с загсами в странах бывшего СССР строится по аналогичной схеме. Вы можете отправить заказное письмо напрямую в иностранный загс или предварительно позвонить, чтобы уточнить детали.

В украинские загсы надежнее писать с иностранных адресов, например @gmail.com: с российскими @yandex.ru и @mail.ru могут возникнуть технические проблемы из-за блокировок российских сервисов.

Адреса и телефоны указаны на сайте Минюста. Можно обратиться и в ближайший российский загс, чтобы он направил ваше обращение сам. Для этого необходимо подать такое заявление.

Что дальше

Восстановленные свидетельства из загсов — ключ к советским источникам. В следующем уроке мы их подробно рассмотрим: начнем с выплатных дел пенсионеров. Внутри — трудовые биографии, документы, подчеркивающие заслуги и право на льготы, и другие важные бумаги.