Что вы узнаете

  1. Что такое декомпозиция и зачем она нужна.
  2. Как разделить большой проект на маленькие задачи.
  3. Как сделать из задач подробный план.
  4. Где удобнее декомпозировать.

Что такое декомпозиция

Проект — большая штука. Когда смотришь на что-то большое, новое и неповоротливое, сложно понять, что именно нужно делать, в каком порядке и в какие сроки. Например, когда планируешь переезд в другой город и поиск работы, сложно сообразить, сколько денег уйдет на перевозку мебели и собаки, как будет отличаться от родного города стоимость жизни, как быстро удастся найти работу и какой район для жизни выбрать.

Решение есть: из большого, неясного проекта можно сделать много маленьких и более понятных конкретных шагов — задач. Чем мельче будет нарезан проект, тем проще его будет осознать, спланировать и «съесть».

В проектах это разрезание называется декомпозицией, то есть выделением элементов из целого. Декомпозиция нужна, чтобы получить список конкретных задач на пути к цели и разобраться, что именно нужно сделать.

Понять суть декомпозции проще всего на примере. Представим, что вы решили поступить в магистратуру в Швеции и даже определились с направлением — дизайн интерфейсов.

Вот как будет выглядеть ваш план проекта, если вы не декомпозируете задачи.

Цель проекта: поступить в магистратуру в Швеции.

Возможные мысли: так, что тут у нас, февраль? Надо выбрать универ, сдать экзамен по иностранному языку и написать письмо, всего-то. На все хватит месяца, в марте подамся.

Как получилось: языковой экзамен сдал на средний балл, выбрал самый модный университет с огромным конкурсом, письмо вроде норм.

Результат: 2000-е место из 10 000 кандидатов. Не поступил. Экзамен платный, стоил 250 $, поэтому потрачены деньги и один месяц.

А вот так будет выглядеть план вашего проекта, если вы разберетесь, из каких задач на самом деле состоит поступление.

Цель проекта: поступить в магистратуру в Швеции.

Ваши мысли: так, что тут у нас, февраль? Надо разделить задачу на кусочки! Вот что надо сделать:

  1. Надо бы выбрать универ, сдать экзамен по иностранному языку и написать им письмо.
  2. Начну с экзамена, чтобы было время пересдать. Я никогда не сдавал IELTS. Почитаю про особенности методологии и возьму спецкурс подготовки.
  3. Ладно, уровень английского у меня выше среднего, портфолио крепкое… Думаю, можно в неплохой универ поступить. Интересно, это какие? Посмотрю-ка рейтинги и местоположение. Еще стоит поискать конкурсы предыдущих лет.
  4. Так, а до какого числа они документы принимают? И во сколько я могу податься, чтобы увеличить шансы попасть хоть куда-то? Надо бы уточнить правила поступления.
  5. Хм, с мотивационными письмами непонятно. Нагуглю примеры для начала. Еще неплохо найти человека, который проверит и подскажет, как улучшить.
  6. Интересно, ничего ли я не упускаю? Можно, наверное, почитать опыт других поступающих в блогах. О, еще же Юля поступала недавно в магистратуру в Германии — может, ее опыт тоже будет полезен? Напишу, спрошу.
  7. А если не получится, что тогда?
  8. А еще…
  9. А также…

Так, кажется, у меня мало времени на подготовку, я не успею, провалюсь и только потрачу силы и деньги. Еще и работать надо. Поэтому начинаю готовиться сейчас и поступлю уже в будущем году.

Как получилось: год на подготовку, постепенное изучение материалов, высокий балл языкового экзамена, отличное мотивационное письмо.

Результат: 30-е место из 10 000 кандидатов. Успешное поступление. Потрачено денег: 20 000 Р — экзамен IELTS, 18 000 Р — экспресс-курс по подготовке, 18 000 Р — подача в университеты, 5000 Р — расходы на печать и рассылку документов. Потрачено времени: один год, в среднем 2—4 часа каждый день, 59 000 Р.

В первом примере поступающий слишком сильно положился на «и так все понятно» и «времени вроде хватает». Он не разобрался в задаче и не смог реализовать проект.

Во втором примере он декомпозировал процесс поступления и смог понять, сколько времени надо заложить на подготовку и что вообще делать, сохранил нервы и добился цели.

Декомпозиция полезна еще и с точки зрения психологии: разрезание большой непонятной штуки на много мелких понятных придает спокойствие и уверенность в себе. Большие дела пугают и обезоруживают: когда думаешь о том, что тебе нужно спланировать ипотеку или договориться с УК о капитальном ремонте, руки могут опускаться, а мозг — отказываться думать. Чтобы победить страх в неизвестном деле — нужно разобраться. Именно с этим и помогает декомпозиция.

Декомпозиция — это включение света в темной комнате, в которой мерещится Бабайка. Свет включен, и Бабайка превращается в кучу вещей, которые нужно разложить по местам
Декомпозиция — это включение света в темной комнате, в которой мерещится Бабайка. Свет включен, и Бабайка превращается в кучу вещей, которые нужно разложить по местам

Как правильно декомпозировать

Разбирать большое дело на более мелкие задачи лучше иерархически, то есть постепенно спускаясь от общего к частному: от проекта к задачам. Задачи — это конкретные требования, которые нужно выполнять, чтобы проект двигался вперед.

Вот как это работает.

Шаг 1. Выделить задачи по смыслу. У разных проектов большинство смысловых блоков будут разными. Вот несколько примеров такой декомпозиции.

Поступление в аспирантуру в Швеции:

Ремонт в квартире:

Создание своего портфолио:

Шаг 2. Декомпозировать задачи крупных смысловых блоков. Уточнять каждую задачу можно до бесконечности, но делать так не нужно. Главные критерии, по которым вы поймете, что дальше декомпозировать некуда, — когда у каждой отдельной задачи будет неделимый результат.

Например, ваш проект — это ужин. В таком случае «Купить хлеб на ужин» — неделимая задача, ее результат — хлеб на столе. Делить ее до состояния «Дойти до магазина», «Выбрать хлеб», «Принести хлеб на кассу» не стоит — у каждого из этих действий нет результата, нужного для проекта.

А еще каждую задачу гипотетически можно будет поручить отдельному человеку, чтобы он ее выполнил.

Например, можно делегировать покупку хлеба ребенку, но поставить отдельные задачи «Дойти до магазина» и «Выбрать хлеб» двум разным детям не получится. При этом возможность поручить задачу будет доступна не всегда — некоторые задачи сможете сделать только вы: приготовление ужина ребенку поручить не выйдет.

Иногда критерием считают возможность сделать задачу за короткий период — например, от двух часов до пяти дней или за три подхода по часу. Если задача крупнее, скорее всего, ее можно «разрезать» на две и больше. Если задача мельче — это повод задуматься, не слишком ли она маленькая, чтобы быть самодостаточной.

Обычно хватает 2—4 уровней погружения в зависимости от масштаба проекта. Дальше будут такие мелкие подробности, которые все равно не получится полностью предусмотреть и описать.

Хороший пример — задачи достаточно мелкие, чтобы взять их в работу. Каждая задача имеет смысл, каждую можно сделать за несколько часов.

Плохой пример — задачи настолько мелкие, что каждая отдельная мелкая задача становится почти бесполезной.

Как детализировать задачи

Когда проект декомпозирован, можно приступать к детализации. Детализировать — значит расписать особенности выполнения задач, чтобы на следующем шаге при планировании проекта вам было на что опереться.

Вот что нужно прописать для каждой задачи во время детализации.

Какие есть ограничения. Сроки, лимит бюджета, физические препятствия — выпишите все факторы, которые могут ограничить или усложнить задачу. Например, представим, что в этом году государство предлагает низкую ипотечную ставку для всех читателей Т⁠—⁠Ж. Вы понимаете, что цены на квартиры могут поползти вверх, и очень хотите заскочить в этот поезд. Значит, решиться на ипотеку нужно в ближайшие недели. У вас есть серьезная причина сделать свой срок железным и несдвигаемым.

Обратный пример: предновогодняя истерика. Все вокруг завалено рекламой скидок и сниженных ставок. Вы уже не успеваете сообразить, насколько все эти предложения выгодны. В этой ситуации назначать себе жесткий дедлайн «Начать ипотеку до конца года» кажется опасным.

Как решать. Это способы решения задачи, примеры и наводки решения. Представим: вы выбираете между новостройкой и вторичкой. В этом случае стоит погуглить основные плюсы и минусы обоих вариантов. Не обязательно сразу начинать все это делать, но можно записать основные идеи. Это пригодится, если захотите делегировать кому-то задачу.

Приоритет задачи. Это важность задачи и то, что будет, если ее не выполнить. Например, без понимания бюджета вы не сможете сдвинуть ваш проект «Ипотека» дальше первого шага. А вот без подборки примеров вдохновляющих ремонтов на первых порах можно обойтись.

Сколько времени займет решение. Это сколько сил, часов, дней, месяцев понадобится на решение задачи. В этом случае одним примером тут не обойтись — оценке времени и закладыванию рисков в эту оценку посвящен следующий урок.

Кто может выполнить задачу. Здесь может быть несколько вариантов: вы, партнер, подрядчик, друг — выписывайте все опции. У каждой опции могут быть плюсы и минусы, их тоже стоит выписать. Вариативность поможет принять лучшее решение.

Например, для задачи «Собрать все варианты подходящей недвижимости в табличку» лучшим исполнителем может оказаться:

  1. агент, но ему придется заплатить;
  2. ваш сын-подросток, но вы не уверены, что он подойдет к этому ответственно, так что за ним придется перепроверить;
  3. вы сами — но на это нужно потратить три часа, а вам лень.

Когда вы определитесь с исполнителями каждой задачи, сможете понять, какую работу можно с себя снять.

Как проверить декомпозицию проекта

Попробуем декомпозировать задачи на гипотетическом проекте «Купить квартиру в ипотеку». В корректной декомпозиции первый уровень задач — крупные смысловые блоки:

  1. Разобраться, что такое ипотека.
  2. Определиться с бюджетом.
  3. Выбрать банк и вариант ипотеки.
  4. Найти подходящую квартиру.
  5. Заключить контракт.
  6. Сделать ремонт.
  7. Переехать.

На втором уровне детализация выше — у задач появляются подзадачи. Становится понятнее, что именно нужно предусмотреть и изучить:

  1. Разобраться, что такое ипотека: условия кредита, ограничения, возможности.
  2. Определиться с бюджетом: оценка собственной готовности, расчет доступной стоимости.
  3. Выбрать банк и вариант ипотеки: изучение условий на рынке и условий разных застройщиков, оценка своих возможностей, выбор.
  4. Найти подходящую квартиру: изучение рынка, выделение критериев поиска, поиск, составление шорт-листа, просмотры, выбор.
  5. Заключить контракт: изучение, проверка с юристом, подписание.
  6. Сделать ремонт и переехать: ремонт, покупка мебели, переезд, оформление документов.

На третьем уровне детализация еще больше. Здесь появляется список конкретных задач. Кроме того, по ходу декомпозиции можно заметить, что вы пропустили что-то на предыдущем уровне — это нормально, для этого вы все и затеяли.

Разобраться, что такое ипотека. Вот как это сделать.

Условия кредита:

Ограничения:

Возможности:

Сравнение:

Проверочный вопрос к готовой декомпозиции: понятно ли вам, что придется сделать, чтобы достичь цели проекта? Если да, то все здорово, если нет — продолжаем декомпозировать. Важно проверить декомпозицию на прочность, то есть убедиться, что вы ничего не пропустили и не забыли. Ведь если у вас нет опыта в «Покупке квартиры в ипотеку» или другом уникальном проекте, вы очень легко можете пропустить какой-то шаг.

Вот какие приемы можно использовать, чтобы проверить полноту списка.

Изучить чужой опыт. Первое и самое простое, что стоит сделать, — это узнать про чужой опыт из источников, которым вы доверяете. Подойдут друзья, коллеги, тематические форумы, статьи в Т⁠—⁠Ж, мама. Они подскажут, что в вашем списке дел отсутствует, на что стоит заложить побольше сил и времени, а что можно смело выкинуть из списка задач. А еще более опытные товарищи могут порекомендовать надежных исполнителей для проекта.

Устроить мозговой штурм. Мозговой штурм — это метод генерации идей, который помогает придумать как можно больше вариантов решений задачи, не исключая даже самые нелепые и фантастические. Любой мозговой штурм состоит из трех этапов:

  1. Четко сформулировать проблему. Очень важно определиться, решение какой задачи или проблемы вы будете искать. Здорово, если проблема уже сформулирована: участники штурма смогут поразмышлять о возможных решениях заранее и прийти подготовленными.
  2. Придумать идеи. На этом этапе придумывают как можно больше разных идей. Здесь есть два правила: нельзя критиковать идеи сразу, иначе критика убьет запал участников, и нужно записывать все-все-все идеи, которые предлагают. Если вы на проекте не один, привлеките помощников вживую, за бокалом чая или вина, или удаленно, в формате созвона-конференции. Вам понадобятся от двух-трех до шести человек — с большим количеством, скорее всего, будет сложно управиться в формате штурма.
  3. Отфильтровать идеи. На третьем этапе нужно оценить придуманные идеи: сильные оставить, подходящие — объединить, а от ненужных отказаться. Анализ можно провести самостоятельно или с командой, главное — сделать перерыв после генерации идей хотя бы 20—30 минут, чтобы посмотреть на них свежим взглядом.

Дать списку задач полежать. Отложите список на пару дней, а потом вернитесь к нему. За пару дней и ночей вы успеете немного «забыть» свой документ и вернуться к нему со свежим взглядом.

Стоит помнить, что проект, как и его задачи, вещь подвижная. Если по ходу работы вы найдете упущение, возвращайтесь к списку задач и дополняйте его. Например, в случае с ипотекой, по мере движения по блоку задач «Разобраться, что такое ипотека» можно обнаружить дополнительные задачи для всех остальных блоков. Это нормально, бояться этого не стоит: декомпозиция — лишь первый подход к выполнению непонятного и сложного дела, и если состав задач изменится, вы сможете дописать список. Это тоже нормально.

Перейти к планированию. Когда вы начнете превращать список задач в план, вы можете обнаружить недостающие части проекта. И это абсолютно нормально. Про то, что такое план и как его составить, — в следующем уроке.

Где декомпозировать

Декомпозировать и расписывать задачи лучше всего там, где вы сможете легко управлять списками и результатами.

В зависимости от масштаба проекта это может быть обычный список в текстовом редакторе или детализированная таблица в «Гугл-таблицах». Также часто используют ментальные карты, о которых мы говорили в предыдущем уроке, но по большому счету таблица и список — это те же карты, только уже структурированные, так что мы остановимся на списке и таблице.

Если коротко: список удобен для небольших списков задач, если вы делаете проект в одиночку. А в таблице удобно составлять большие списки для крупных проектов, а еще — когда работаете с кем-то.

Это список, он подходит для небольших задач
Это список, он подходит для небольших задач
А это таблица, она подходит для крупных проектов
А это таблица, она подходит для крупных проектов

Список или таблица — что выбрать

Список Таблица
👍 Легко и быстро составить: в «Гугл-документах», в переписке с самим собой в «Телеграме», в «Ноушене» и множестве других программ 👍 Легко работать с большими объемами информации
👍 Легко составить
👎 Глубокая вложенность может начать мешать по мере углубления в декомпозицию 👍 Легко добавлять и убирать строки и столбцы под разные значения
👎 Неудобно, даже почти невозможно, описывать детали 👍 Позже будет легко составить набросок плана проекта, подробнее об этом — в следующих уроках
👎 Неудобно работать с телефона
👎 С непривычки может быть некомфортно, потребуется настройка значений столбцов и строк
👎 Неудобно делать подробные описания, если у вас много информации
👎 Если вы собираетесь показать кому-то список и делегировать часть задач, исполнителю придется разбираться в структуре документа
Список
Плюсы
👍 Легко и быстро составить: в «Гугл-документах», в переписке с самим собой в «Телеграме», в «Ноушене» и множестве других программ
Минусы
👎 Глубокая вложенность может начать мешать по мере углубления в декомпозицию
👎 Неудобно, даже почти невозможно, описывать детали
Таблица
Плюсы
👍 Легко работать с большими объемами информации
👍 Легко составить
👍 Легко добавлять и убирать строки и столбцы под разные значения
👍 Позже будет легко составить набросок плана проекта, подробнее об этом — в следующих уроках
Минусы
👎 Неудобно работать с телефона
👎 С непривычки может быть некомфортно, потребуется настройка значений столбцов и строк
👎 Неудобно делать подробные описания, если у вас много информации
👎 Если вы собираетесь показать кому-то список и делегировать часть задач, исполнителю придется разбираться в структуре документа

Запомнить

  1. Декомпозируйте проект, чтобы разобраться, что вообще нужно будет сделать.
  2. Разбивку на задачи делайте постепенно от общего к частному, спускаясь от цели проекта к конкретным задачам.
  3. Если по ходу проекта поймете, что не все задачи выписаны, — не страшно. Просто добавьте нужный пункт в свой задачник.
  4. Немного детализируйте задачи, чтобы подготовиться к планированию. Не углубляйтесь — сделаете это на следующем шаге.
  5. Декомпозировать задачи удобно в виде списка или таблицы. Список подойдет для небольших проектов, а таблица — для крупных.

Что дальше

В четвертом уроке вы узнаете, как спланировать проект и его риски, что значит «управлять» временем и ресурсами и как это делать.