Что вы узнаете

  1. Что такое «Я ничего не успеваю».
  2. Как себя не перегрузить.
  3. Что делать, если уже перегрузились.
  4. Как удобно организовать задачи на проекте.
  5. Как хранить и передавать информацию.

Что такое «Я ничего не успеваю»

Начало проекта — сильная эмоциональная ситуация, которая обычно придает энергии. Поэтому когда мы принимаемся за большое дело, то обычно полны сил и энтузиазма, готовы свернуть горы и всех победить.

Например, вы решили поменять профессию. Выбрали направление, образовательный курс и начали заниматься. Преподаватели супер, студенты тоже, вы счастливы — и путь в профессию кажется вымощенным желтым кирпичом. Сил хватает на все: и на работе восемь часов трудиться, и обеды-ужины готовить, и английским заниматься, и шесть часов в неделю смотреть вебинары. Домашку вы делаете по ночам, спите по шесть часов, но как будто не устаете вообще. Вау!

Через неделю, или две, или месяц, а то и через три дня такой нагрузки вы обнаруживаете один или несколько симптомов:

  1. календарь плотно нашпигован делами;
  2. перестаете успевать — либо только курс, либо и все остальное тоже;
  3. прокрастинируете, вам лень и «не хочется»;
  4. думаете, что вам нужно еще пять часов в сутках;
  5. считаете, что надо просто лучше стараться;
  6. немного паникуете.

Ситуацию «Я ничего не успеваю» можно назвать «перегрузом» — и это прямой путь к выгоранию, то есть к ситуации сильного эмоционального истощения, когда уже вообще ничего не хочется и не можется. Выгорания лучше избегать. Во-первых, вы у себя один, и не стоит себя мучить. Во-вторых, если вы сгорите, то ваше большое дело будет некому делать. А значит, надо себя обезопасить.

Про выгорание в Учебнике есть отдельный курс, поэтому здесь расскажем только самое важное, что касается проектов.

Как обезопасить себя от перегруза

Лучше всего позаботиться о себе заранее и организовать работу так, чтобы до перегруза не доходило. Вот какие приемы можно использовать.

Оцениваем реальное количество своего времени. Когда начинаешь планировать загрузку, пребываешь в иллюзии, что времени очень много. Размышляется так: «Работаю я восемь часов в день, плюс еще дорога туда-обратно, но зато есть целые выходные — я могу тратить на свой проект все выходные и два часа ежедневно!»

На практике так не выйдет, и чтобы убедиться в этом, можно попробовать составить свой календарь со всеми делами и отдыхом. Получится что-то такое:

Желтое — дела. Сиреневое — запланированный отдых. Зеленое — еда и все, что с ней связано. Такой способ помогает увидеть, что полностью свободного времени не так много. И вы знаете, сколько его вообще у вас есть
Желтое — дела. Сиреневое — запланированный отдых. Зеленое — еда и все, что с ней связано. Такой способ помогает увидеть, что полностью свободного времени не так много. И вы знаете, сколько его вообще у вас есть

Распределяем нагрузку по неделе. На следующем шаге планируем свою загрузку на среднестатистическую неделю — так вы поймете, сколько сил и часов сможете уделять проекту. Тут несколько важных моментов:

  1. Ставьте планируемое время на работу прямо в ваш рабочий календарь, если вы им пользуетесь. Вообще, лучше всего собирать личные и рабочие дела в одной точке — так вы увидите свою реальную нагрузку, а не только «офисную».
  2. Не пытайтесь забить своим новым проектом все свободные слоты — так вы не оставите себе запаса прочности на случай любого другого дела.
  3. Случится день рождения подруги, поход к стоматологу, простуда или вечеринка — и окажется, что вот вы уже два вечера «ничего не делаете». Лучше оставлять пустое время на случай разного рода незапланированных ситуаций.

Оставляйте время на отдых. Вряд ли вы сможете восемь часов работать в офисе, потом час ехать по пробкам домой, потом два часа заниматься английским и сразу после этого — своим проектом. Обязательно планируйте перерывы и не пытайтесь успеть в один вечер все полезные дела.

Пробуем поставить в календарь время на большое дело — у нас в примере это написание курса для Т—Ж:

Календарь с большим делом выглядит так. Желтое — дела. Сиреневое — запланированный отдых. Зеленое — еда и все, что с ней связано. Красное — работа над большим делом
Календарь с большим делом выглядит так. Желтое — дела. Сиреневое — запланированный отдых. Зеленое — еда и все, что с ней связано. Красное — работа над большим делом

Автор курса свой темп знает — за четыре часа напишет грязный черновик одного урока. Уроков восемь, они проходят несколько стадий редактуры. Нужно учесть это в планировании и не надеяться сдавать по уроку в неделю. Теперь, когда автор знает, сколько времени точно сможет потратить, можно подумать, как раздобыть еще немного, если это потребуется.

Заменяем одни дела другими. Единственный способ больше успевать на одном фронте — перестать тратить время на другом. Например:

  1. Перестать готовить и полностью перейти на готовую еду. Минус — деньги. Плюс — час в день.
  2. Стать менее притязательным в быту, прибираться реже и хуже, а то и делегировать кому-то. Минус — деньги клинеру или эмоции относительно разбросанных вещей. Плюс — два-три часа в неделю.
  3. Отказаться от вечеринок и алкоголя — если вы веселились с друзьями по пятницам, то теперь появятся и вечер пятницы, и утро субботы. Минус веселье, плюс — от двух до десяти часов в неделю, смотря какие у вас были вечеринки.
  4. Отказаться от какого-то количества отдыха и безделья, дозировать их. Минус — не получится смотреть по сериалу в неделю. Плюс — час-два в день.
  5. Перейти на удаленку, если еще не, и тратить время не на дорогу, а на свое большое дело. Минус — работать из дома. Плюс — работать из дома, пара часов в день.
  6. Договориться с боссом о временном сокращении рабочих часов. Минус — деньги, плюс — время.
  7. Взять отпуск или несколько отгулов на время работы над проектом. Минус отпуск, плюс время.

Часто люди выбирают отказаться от сна или отдыха — не делайте так на регулярной основе! Не поспать одну ночь еще куда ни шло, но если не высыпаться постоянно, можно так вымотаться, что будет уже не до проектов.

Автор этого курса почти полностью отказалась от вечеринок на время его написания, чтобы не было соблазна слишком поздно лечь спать, временно перешла на четырехдневную рабочую неделю. А еще стала чаще работать из дома, чтобы вечером успевать и отдохнуть. Расписание выглядело примерно так:

А теперь вот так:

Календарь автора курса, которая работает над большим делом. Желтое — дела. Сиреневое — запланированный отдых. Зеленое — еда и все, что с ней связано. Красное — работа над большим делом
Календарь автора курса, которая работает над большим делом. Желтое — дела. Сиреневое — запланированный отдых. Зеленое — еда и все, что с ней связано. Красное — работа над большим делом

Увидеть все дела в одном календаре. Все это время мы смотрели на примерный еженедельный календарь — он хорошо подходит для общей прикидки своих ресурсов. А в еженедельной работе лучше заменить его реальным календарем на эту неделю, но продолжать в одном и том же календаре планировать и рабочие, и личные дела. Так у вас будет полная картина собственного дня. Это поможет реально понимать, какие у вас дела на сегодня, завтра и через неделю, и успеете ли вы сделать все, что хотели, или нужно позаботиться о сдвиге сроков. Можно прямо в календарь ставить встречи с друзьями, визиты к врачам, уборку квартиры и прочие дела, которые незаметно забирают время.

Если ваши планы на неделю изменились — можно сразу понять, как распределить свое время так, чтобы в него уместилось все важное. А если на время проекта нужно будет поставить что-то другое, вы поймете, куда переместить часы, которые хотели потратить на него.

Здесь появились синие блоки. Это новые дела, которые автор не планировал изначально. Не будь в календаре пустых слотов, не получилось бы подвигать дела относительно друг друга
Здесь появились синие блоки. Это новые дела, которые автор не планировал изначально. Не будь в календаре пустых слотов, не получилось бы подвигать дела относительно друг друга

Как следовать собственному плану

Когда вы составите календарь, останется ему следовать. Со следованием собственному плану обычно две проблемы: не хочется и не можется.

Не хочется — это когда «блин, сегодня играет моя любимая группа», «такой интересный сериал, хочу досмотреть до конца» и «ну просто не-хо-чу!» Не хотеть трудиться — в целом нормально. Если не хочется ничего делать по проекту иногда — это абсолютно нормально. Скорее всего, вы просто устали или у вас действительно есть настолько интересное дело, что вы заинтересованы в нем сильнее, чем в проекте.

А если не хочется ничего делать регулярно, это может быть звоночком одной из нескольких причин:

  1. хронической усталости — подробнее об этом расскажем в следующей главе;
  2. того, что проект не приоритетен, — стоит признать и задуматься, а так ли этот проект для вас важен;
  3. страха и неуверенности — страх ошибки, страх, что не получится, страх перед белым листом — все это синоним «незнания».

Вот несколько рабочих способов организовать себя, если вам не очень хочется, страшновато, но нужно, и вы этого хотите.

Подружитесь со страхом. Страшно = «не знаю, получится ли», «сделается ли», «все ли я учел». Такой страх естественен, но иногда мешает. Чтобы справиться со страхом, можно попробовать сделать его своим другом, считать страх и неуверенность компасом, указывающим направление движения.

Например, вы пишете курс для Т—Ж, и вам очень страшно писать главу Учебника про самоорганизацию. Вы-то про себя знаете, что не самый организованный в мире человек, а еще в курсе, что такое синдром самозванца и как с этим работать. Страх не значит, что вам есть чего бояться: это значит, что вы просто чего-то не знаете. Например, не знаете, как подступиться к задаче, или не уверены, что у вас получится. В этом случае стоит начать с простого действия — например, открыть «Гугл-документы» и написать название, завести папку, скачать программу.

Планируйте на завтра с вечера. Выделите себе полчаса вечером и каждый день планируйте, что будете делать завтра, прямо списком задач. Помогает оценить нагрузку на завтра и уже сегодня понять, что вы точно не успеете, и планировать это даже не нужно пытаться. А еще справиться со страхом перед необъятным списком задач.

Закрывайте список задач на день. Составляете список дел на сегодня — и больше не вносите в него ничего нового. То есть если вы пишете статью, а вас просят посмотреть еще комментарии к иллюстрациям — ставим иллюстрации в буфер. Это место, где скапливаются новые задачи за день. Их можно разбирать вечером и планировать на завтра, а не делать сегодня — сразу, как пришли. Это помогает не закапываться в списке начатых и недоделанных дел.

Если не создавать буфер, то за один день список дел может вырасти минимум в два раза. Закрытый список помогает подумать, как и когда лучше сделать эту задачу, чтобы не потерять фокус на текущих
Если не создавать буфер, то за один день список дел может вырасти минимум в два раза. Закрытый список помогает подумать, как и когда лучше сделать эту задачу, чтобы не потерять фокус на текущих

Приоритизируйте. Задачи бывают важные и неважные, срочные и несрочные. Нужно отличать одни от других, а также стараться не иметь «срочных» и «неважных» задач. Чтобы от них избавиться и оставить только нужное, берем свой список задач и распределяем их все в четыре квадрата:

Необходимо делать это вдумчиво, потому что сначала будет соблазн вообще все разместить в важном и почти все — в срочном. Ваша цель — увидеть полную картину своих дел, чтобы потом с каждой из этих групп поступить по-своему:

Включайте таймер. Если работа кажется трудоемкой, а нужно начать ее делать, включите таймер на 25 минут — и эти 25 минут работайте. Потом поставьте таймер на 5 минут отдыха — и отдыхайте. Это называется «техникой помидора». Один интервал в 30 минут считают одним помидором. После каждых четырех помидорок отдыхайте 15—20 минут. Так вы сможете сконцентрироваться на задаче и не забыть отдохнуть.

Можно начать с указанных здесь интервалов работы и отдыха, а потом подстроить их под себя. Например, работать по 30 или 40 минут и отдыхать по 10—15 минут. Выбирайте, как вам удобнее. Главное — не отключать отдых вообще, иначе после нескольких помидорок можно расхотеть делать что-либо.

Можно ставить обычный таймер на телефоне, а можно пользоваться бесплатными расширением для «Гугл-хрома» или сервисом «Помидорко». Можно купить себе и физический таймер в виде помидора, от которого и пошло название метода.

Придумайте ритуал. Он помогает обрести комфорт в работе. Если вам не сидится на рабочем месте или диване, не получается сконцентрироваться и вообще хочется чего-то другого, придумайте себе рабочий ритуал. Это может быть:

Автор этого курса, чтобы создать вокруг себя рабочую атмосферу, придумала по выходным завтракать вне дома и там же оставаться работать. А в будни — ездить в библиотеку, по дороге взяв себе черный кофе и финики.

Работайте с другими. Если вы из тех, кому не сидится на месте, или склонны отвлекаться на социальные сети, а вид работающих людей вокруг вам помогает, то стоит позвать на помощь друзей. По этому принципу часто готовятся к экзаменам студенты: несколько человек сидят рядом, каждый занимается своим делом, но могут вместе отвлечься на чай или обед. В современных реалиях можно работать в компании и удаленно в «Зуме». Автор этого курса звала бывших коллег на работу в «Зуме» пару раз, включала для всех таймер — и вся группа работала.

Отключите гаджеты и чаты. Если загоревшийся индикатор «Телеграма» гипнотизирует вас, отключите все мессенджеры, почту и социальные сети. Отключите уведомления. Отключите звук на телефоне и переверните его экраном вниз. Сделайте так, чтобы мир вокруг не мог до вас дотянуться.

И в Айфонах, и в гаджетах на Андроиде можно настроить режим запрета пользования социальными сетями свыше установленного количества часов или минут в день.

Лимит автора в «Инстаграме» — 15 минут в день. Очень быстро заканчивается, но ничего не поделать
Лимит автора в «Инстаграме» — 15 минут в день. Очень быстро заканчивается, но ничего не поделать
В устройствах на Андроиде тоже можно настроить ограничения — в разделе «Цифровой баланс»
В устройствах на Андроиде тоже можно настроить ограничения — в разделе «Цифровой баланс»

Есть милое приложение Forest, которое помогает отключиться от телефона: вы запускаете приложение, и на экране появляется росток. Чем дольше вы не трогаете телефон, тем больше вырастает саженец — до целого дерева. За несколько дней концентрированной работы можно вырастить целую рощу.

Начните делать что угодно. Мы немного говорили про этот метод в одном из первых уроков. Если работа не идет, заставьте себя сделать самый маленький, ничего на первый взгляд не значащий шаг: открыть документ, набросать структуру, найти одну подходящую картинку. Когда вы сделаете пару таких шагов, вы с большой вероятностью втянетесь в процесс и дальше уже будете просто спокойно работать.

Обратный метод — не делайте ничего. Совсем ничего. Не медитируйте, не думайте, не чешите голову, не размышляйте, не слушайте музыку, не гладьте кошку. Сидите, не шевелитесь и смотрите в одну точку. Через некоторое время вам станет невыносимо скучно и захочется заняться чем-то интересным. Как и любой метод, этот не универсален и может не подойти, но попробовать стоит.

Пообещайте кому-то. Пообещайте другу, коллеге, маме — кому-то, кем вы дорожите, — что вы что-то сделаете, и обещайте не подвести. Можно сделать это публично. Например, в «Инстаграме», чтобы уже все ваши друзья были в курсе, что вы там что-то делаете. Когда на ваш дедлайн будут направлены глаза общественности, провалить его будет сложнее. Этот способ не для слабонервных и не для тревожных.

И в завершение разговора о том, как предупредить перегруз. Повторяйте себе как мантру: «Я бегу марафон» — и бегите, бегите медленно. Не нужно себя гнать, поторапливать, ругать. Не пытайтесь сделать все сразу, мощно, сильно, идеально и за полчаса.

Как быть, если уже перегрузились

Сейчас главное — сделать две вещи: позаботиться о себе и проверить, насколько вы реально успеваете или нет. Вот рабочий алгоритм для этого.

Остановитесь. Вот прямо в секунду, как поняли, что что-то не так, — перестаньте делать, что делали. Возьмите паузу прямо сейчас: если бежали со встречи с поставщиками в чат к подрядчикам, просто не пишите в этот чат следующие полчаса.

Если вы не можете остановиться на полчаса, дождитесь вечера и остановитесь. Если вечером у вас какое-то дело — отложите его.

Вот несколько советов по «остановке»:

  1. отключить чаты;
  2. закрыть почту;
  3. пересесть на другое, более удобное рабочее место;
  4. заглянуть в свой календарь и убрать из него все дела, которые можно убрать. Ключевое слово — «дела». Встречу с друзьями и поход на маникюр нужно оставить.

Успокойтесь и немного отдохните. У всех свои методы: чай, полежать, погладить кота, йога, танец, горячая ванная, подышать, медитация, позвонить родным — выбирайте свой. Любимый метод автора этого урока — составление списков. Списки дел, задач, покупок успокаивают, потому что устаканивают мысли.

Приоритизируйте дела. Взгляните на свой проект трезво и письменно: поднимите план, оцените прогресс. Подумайте, что для вас сейчас реально важно, а что — нет. Выше мы уже рассказали, как сортировать задачи по приоритетам. Если в вас больше не влезает, возможно, стоит отказаться от чего-то на время.

Обновите план. Посмотрите, в какой точке плана вы сейчас, и оцените, как вы можете прийти к цели в намеченный срок. Возможно, стоит пока отказаться от части задач? Или сменить модель с водопадной на итерационную? Или потратить больше денег? Или потратить больше времени? У вас много вариантов. Теперь, когда вы видите, где реально находитесь, — сможете принять решение из этой точки, а не из паники.

Как организовать задачи на проекте

Вы — главный человек на проекте, его руководитель и лидер, несете ответственность за все дело. Когда речь идет о задачах на проекте, вы можете столкнуться с двумя проблемами: задачи расползаются и теряются, а некоторые непрозрачны для всех участников процесса, что вызывает путаницу.

Как руководителю вам придется справиться только с первой, если ваше большое дело вы делаете в одиночку, и с обеими — если вас на проекте двое и больше.

Вот какие принципы помогут с этим справиться.

Все задачи — в одном месте. Смысл в том, чтобы не искать свои задачи по разным источникам, а смотреть в одну страницу блокнота, календаря или списка дел, и видеть все дела в одном месте.

Задачи доступны всем заинтересованным. Нужно сделать так, чтобы всем было легко найти все задачи в одном месте и пользоваться ими: читать, выполнять, задавать вопросы. Когда вам легко, то и работать проще. А еще полная картина списка задач дает представление о том, в какой точке находимся мы и наш проект. В конце концов, с одним источником правды работать проще, чем с несколькими.

Если работаете в одиночку и любите канцелярию — хватит и блокнота. Если вас двое — хватит чата. Если двое и больше — придется завести общий список на физической доске и бумажках либо список в задачнике в интернете.

У задач есть описание, статус, срок. Что уже есть у задачи — должно быть записано. Если какой-то параметр задачи обновился, стоит обновить и задачу.

Исполнители тоже имеют зону ответственности. Не стоит замыкать все задачи на себе. Быть главным — не значит вручную делать вообще все. Поэтому будет хорошо, если вы договоритесь с исполнителями, что они не будут ожидать вашего «пинка». А станут самостоятельно сообщать, когда задача готова, нужно посмотреть промежуточный результат или есть вопросы.

Если можете автоматизировать — автоматизируйте. Придумайте пометки, обозначающие задачи в процессе или сложные задачи, которые не удается решить. Настройте отправку напоминаний из календаря. Придумайте шаблоны документов, писем, форм. Такие автоматизирующие вещи упростят жизнь.

Пример постановки задачи. Цель происходящего здесь объяснять не нужно, потому что эту задачу автор поставила сама себе. Но здесь есть основное описание, срок, отметка о важности и статус
Пример постановки задачи. Цель происходящего здесь объяснять не нужно, потому что эту задачу автор поставила сама себе. Но здесь есть основное описание, срок, отметка о важности и статус

Вести задачи можно в разных форматах — выбирайте те, что вам больше нравятся. Вот самые популярные.

Список. Хорошо работает для понятного списка дел с единственным исполнителем. Неудобен, если каждый пункт нужно пояснять или между ними есть зависимости. Также не очень удобно следить за статусом сложнее, чем «готово». Приложений очень много, выбирать можно любое, где вам действительно удобно работать. Например:

Пример списка в «Гугл-календаре». Можно поставить дедлайн и завести пункт списка как встречу
Пример списка в «Гугл-календаре». Можно поставить дедлайн и завести пункт списка как встречу
А вот список текстов с дедлайнами по этому курсу в «Ноушене». Автор использует его, чтобы точно знать, от чего зависят сроки
А вот список текстов с дедлайнами по этому курсу в «Ноушене». Автор использует его, чтобы точно знать, от чего зависят сроки
Более сложный список — со статусами и исполнителями. Исполнитель здесь один, но их может быть и больше
Более сложный список — со статусами и исполнителями. Исполнитель здесь один, но их может быть и больше

Таймлайн, или временная линия. Здорово, что можно увидеть сроки выполнения задач визуально — в формате календаря или таймлайна. Так проще понять, что дедлайн приближается.

Из минусов — для длинных, растянутых проектов может быть физически не очень удобным.

Список задач, выстроенных по временной шкале
Список задач, выстроенных по временной шкале

Канбан-доска. Канбан — метод управления задачами, когда есть нескольких колонок с задачами с предельно понятным статусом у каждой. Одна колонка — один статус: «не начали», «нужно сделать», «в процессе», «выполнено».

Каждый раз, когда собираешься заниматься проектом, можно взять любую задачу из «нужно сделать» — и начать делать. Система хороша тем, что она прозрачна для всех участников и очень наглядна: удобно видеть, кто нагружен сильнее остальных, и, возможно, помогать ему.

Огромный плюс канбан-доски — она визуализирует процесс работы, и двигать карточки просто приятно. При этом их можно двигать онлайн в сервисах или физически, если завести дома большую доску со стикерами. Такая система еще хорошо подходит для задач с очевидным процессом.

Минус — долгосрочно планировать дела не получится. А еще, если вас больше пяти-шести человек, то задач будет больше и пользоваться доской станет сложнее. Каждому придется сортировать список по себе как исполнителю либо искать в ворохе задач нужную.

Ни таймлайн, ни канбан вести на бумаге или в заметках телефона уже не получится. Здесь снова много вариантов сервисов по управлению задачами. Одни из самых популярных — «Трелло» и «Ноушен».

«Трелло» в первую очередь канбан-доска, но у нее есть и дополнительные инструменты, включая таймлайн. Из «Ноушена» почти все примеры. Его очень удобно использовать, если вы готовы сами настраивать под себя задачник: включать или выключать фильтры, создавать таблицы, делать сортировку, удобную именно вам. Это несложно, и в «Ноушене» есть для этого симпатичные шаблоны.

Классический канбан. Карточки, статусы — все как положено
Классический канбан. Карточки, статусы — все как положено
Это канбан, в котором колонки соответствуют этапам работы над уроком: сначала черновик, потом чистовик, потом тест, письмо и публикация
Это канбан, в котором колонки соответствуют этапам работы над уроком: сначала черновик, потом чистовик, потом тест, письмо и публикация

Как хранить и передавать информацию

В проекте много информации: это документы и договоренности, фотографии и списки. Эту информацию нужно где-то хранить и как-то друг другу передавать. Чем больше на проекте людей, тем больше информации может потеряться и тем ниже скорость и качество передачи информации.

Например, у вас есть поставщик дерева для дома и бригадир рабочих. Если поставщик задерживает поставку, а вы не сообщите об этом бригадиру, то получите простой. Для бригады это не страшно, для поставщика и подавно, а вот вы потеряли время — и, может, даже деньги. Здесь бы помогла привычка сообщать новости одних участников проекта другим — это и есть координация.

Или вы собираетесь в отпуск компанией друзей и все время забываете, где какие документы нужны, когда сдать ПЦР-тест, у кого просрочен паспорт, а кто не может в какие-то там даты. Здесь был бы полезным общий чат, а еще документ, в котором лежит вся актуальная информация.

Вот несколько приемов, которые могут помочь координировать информацию на проекте. Можете считать этот список шпаргалкой о том, что стоит сделать.

Чат команды. Для повседневного общения и чтобы не было испорченного телефона. Можно сделать отдельный чат, даже если на проекте вас всего двое: тогда все личное общение будет в «личке», а общение по проекту — в отдельном чате.

Чат с командой по подготовке курса
Чат с командой по подготовке курса
Все личные чаты с коллегами из Т—Ж собраны в одну папку. Удобно, когда приходит уведомление, сразу видеть, из какой оно группы
Все личные чаты с коллегами из Т—Ж собраны в одну папку. Удобно, когда приходит уведомление, сразу видеть, из какой оно группы
А это чат автора с самой собой в «Телеграме» — туда она записывает идеи по работе и курсу, кидает вещи на почитать. Это своеобразный хаб от идеи до задачи: если нет возможности сразу записать задачу в список, автор кидает ее сюда и отмечает непрочитанной, так появляется красный огонек уведомления, который всегда означает забытую идею
А это чат автора с самой собой в «Телеграме» — туда она записывает идеи по работе и курсу, кидает вещи на почитать. Это своеобразный хаб от идеи до задачи: если нет возможности сразу записать задачу в список, автор кидает ее сюда и отмечает непрочитанной, так появляется красный огонек уведомления, который всегда означает забытую идею

Документ со всеми основными материалами: ссылками, договоренностями, бюджетом. В него вы сможете подглядывать сами, а еще давать на него ссылки членам команды или подрядчикам. Если документов получается много, соберите одну страницу со ссылками на все остальные. Если совсем много, сгруппируйте по смысловым разделам.

Общий список задач, в котором работает вся команда, — если вы именно команда и работаете сообща. Подрядчикам такие списки обычно неинтересны — лучше отдавать им только список их собственных задач. Это поможет отследить готовность, вовремя напомнить о задаче и получить результат.

Это страница со всеми материалами курса. Ниже еще список задач
Это страница со всеми материалами курса. Ниже еще список задач
В примере автора — список личных задач, потому что вся переписка и планирование — в чате
В примере автора — список личных задач, потому что вся переписка и планирование — в чате

Перечень договоренностей. Если вы видите, что договоренности все время расплываются и кто-то что-то забывает, — здорово завести привычку записывать все, о чем договорились, и выкладывать в общий доступ. Для ведения такого перечня подойдут и чат, и документ, смотря где вам удобнее работать.

Понятная организация хранения документов. Чем очевиднее все хранится, тем проще вам объяснить, где техническая документация, а где чек на краску.

Последняя задача и ответ автора обычно доступны в чате — тут можно увидеть, какие у нас последние договоренности. Это самый простой пример документации договоренностей
Последняя задача и ответ автора обычно доступны в чате — тут можно увидеть, какие у нас последние договоренности. Это самый простой пример документации договоренностей
Это хранилище примеров: скриншотов, таблиц, ссылок и прочего. Все рассортировано по урокам
Это хранилище примеров: скриншотов, таблиц, ссылок и прочего. Все рассортировано по урокам
Это список всех текстов на «Гугл-диске». Здесь нет сортировки по урокам: мне проще все файлы по одному проекту, если их меньше 30, хранить в одной папке — ведь у них вполне очевидные нумерованные названия
Это список всех текстов на «Гугл-диске». Здесь нет сортировки по урокам: мне проще все файлы по одному проекту, если их меньше 30, хранить в одной папке — ведь у них вполне очевидные нумерованные названия

Запомнить

  1. Постарайтесь не перегреваться: вы у себя и проекта один, вам нужно быть в тонусе, а не загнанной лошадью.
  2. Чтобы не перегружаться, не забывайте отдыхать и здраво оценивайте свои силы.
  3. Не все задачи одинаково важны — приоритизируйте важное и избавляйтесь от неважного.
  4. Одна из ваших задач — организовать свои и чужие задачи так, чтобы с ними было удобно работать. Сделайте такой задачник, который вам помогает, а не мешает.
  5. Информация на проекте должна быть удобно структурирована и доступна всем, кто с ней работает.

Что дальше

В восьмом уроке вы узнаете, как закончить проект, с какими трудностями вы столкнетесь и как их победить.