Как обрабатывать сотни файлов в день и не путаться

Через мой компьютер проходит до сотни документов в день, и я на протяжение трех лет с легкостью справляюсь с таким потоком файлов.

Порой даже самый организованный человек не может справиться с обилием значков на рабочем столе компьютера. У некоторых он может быть заполнен наполовину, а у некоторых — полностью. Кто-то все файлы аккуратно раскладывает по папкам и точно знает, где что лежит. Для тех же, через кого проходит 20—40 файлов в день, это может превратиться в настоящую файловую свалку, если не организовать работу с документами должным образом.

Давайте разберемся, что вам поможет удержать весь поток файлов под контролем.

Для того, чтобы легче было ориентироваться среди значков на рабочем столе, нужно установить правильную фоновую картинку. Изображение должно быть размытым и темным. Надписи под значками на таком фоне читаются легче. Если на картинке будут присутствовать мелкие и контрастные узоры, то буквы под значками будут сливаться и глазу будет сложнее зацепиться. Вы можете найти такие картинки в Интернете по запросу «фон рабочего стола размытый темный»

Если держать рабочий стол абсолютно пустым, то вновь создаваемые файлы аккуратно размещаются в левой части рабочего стола. Для начала можно переместить все в папку «Документы». Однако не стоит просто так перемещать все файлы без разбора. Лучше их сразу раскидать по папкам, иначе потом вы просто не найдете времени, чтобы их перебрать, и они будут копиться.

Допустим, вы очистили весь рабочий стол — осталась только корзина. Пусть она стоит в левом верхнем углу. Теперь вы можете контролировать процесс заполнения стола. Новые файлы появляются в одном месте и нет необходимости их искать среди других значков. Как только вы отработаете с файлом, например, распечатаете, опубликуете на сайте или отправите по электронной почте, то следует сразу же определить его дальнейшую судьбу. Вы можете переместить его в документы, если этот файл вам нужен для дальнейшей работы, или же попросту удалить, переместив его в корзину.

Таким образом вы вновь очистите рабочий стол. Получается, если у вас на столе есть файлы, значит, какая-то задача еще не завершена. Это уже, считай, целая система управления задачами.

Другой важный момент — настроить браузер и другие программы таким образом, чтобы файлы по умолчанию сохранялись на рабочий стол. При таком подходе в папке загрузок перестанут накапливаться файлы, которые вы скачали, запустили один раз и забыли про них. Только что скачанный файл окажется у вас на столе, и вы его удалите или сохраните после использования.

К примеру, заказчик вам прислал по электронной почте три письма, содержащие файлы, которые нужно разместить на сайте. Сейчас они находятся еще в браузере, а рабочий стол еще чистый. Вы щелкаете по каждому файлу, и они скачиваются на компьютер. Благодаря нашей настройке браузера, файлы попадают прямо на рабочий стол, где они укладываются в колонку в левом верхнем углу.

Пользователи, у которых рабочий стол содержит много значков и браузер сохраняет по умолчанию в папку «Загрузки», вынуждены тратить время на поиск только что скачанных файлов среди тысячи других файлов, которые копятся в загрузках.

Разместите окно программ, в которых вы работаете, таким образом, чтобы слева от окна остался промежуток шириной 8—10 см. Это позволит вам всегда иметь доступ к файлам, которые у вас сейчас находятся на столе.

Из вышеприведенного примера про файлы от заказчика следует продолжение. У вас на рабочем столе в колонку выстроены значки. Ваш браузер развернут не на всю ширину, и вы видите файлы на рабочем столе. Вы переходите на вкладку с сайтом, куда нужно их опубликовать, и простым перетаскиванием выгружаете файлы на сайт. Вам даже не придется отрывать диалоговое окно, где нужно будет искать файлы, так как многие сайты позволяют выгружать их простым перетягиванием в окно браузера. После публикации файлы наверняка вам уже не понадобятся, и вы можете их удалить, сделав свой стол снова чистым.

Таким образом с помощью простых действий вы можете организовать работу с большим количеством файлов, не накапливая цифровой мусор.