В прошлый раз я писал о том, как подготовить актуальные документы многоквартирного дома для проведения собрания — имущественный паспорт и реестр собственников.

Теперь расскажу, что делать дальше.

По закону инициировать внеочередное общее собрание в многоквартирном доме может любой собственник. Официальные ресурсы предлагают пойти по одному из путей — обратиться за помощью в УК или в ОМС, орган местного самоуправления.

К сожалению, по моему опыту, эти структуры редко оказывают реальную помощь. Им проще спустить дело на тормозах, никого не извещать о собрании и написать в протоколе, что большинство собственников не явились. Поэтому я написал подробную инструкцию, как организовать общее собрание собственников полностью самостоятельно.

Как меньше тратить и больше зарабатывать
Рассказываем в нашей бесплатной рассылке. Подпишитесь, чтобы получать на почту лучшие статьи дважды в неделю
💎💎💎💎💎

Вот что вам понадобится сделать, чтобы провести по правилам общее собрание собственников:

  1. Договориться с инициативными соседями и председателем совета дома.
  2. Определить дату, время и место собрания.
  3. Составить повестку дня и разместить информацию в интернете.
  4. Собрать деньги и контакты всех владельцев квартир и уведомить их о собрании.
  5. Отправить почтовые уведомления и уведомить город.
  6. Рассчитать количество голосов для каждого собственника.
  7. Подготовить бюллетени для голосования.
  8. Провести собрание.
  9. Провести голосование и собрать бюллетени.
  10. Подсчитать голоса.
  11. Оформить протокол по итогам и сдать его в управляющую компанию или напрямую в орган государственного жилищного надзора — жилищную инспекцию.

Приступать к этим шагам нужно, уже имея имущественный паспорт дома и реестр собственников на руках. На все одиннадцать шагов я рекомендую закладывать не меньше трех, а лучше четырех недель.

Основано на горьком опыте

С 2017 года я развиваю проект «Собдома-рф», в рамках которого помогаю людям организовать самоуправление в многоквартирных домах. За это время я помог организовать больше 500 общих собраний собственников в домах Москвы и других городов: Санкт-Петербурга, Рязани, Калуги, Ярославля, Калининграда, Новосибирска, Южно-Сахалинска и многих других. Еще мы с единомышленниками консультируем людей по всем вопросам, связанным с ЖКХ.

На основе этого опыта и родилась эта инструкция.

В своей работе я активно использую систему «Сквер», которую буду много рекомендовать в этой статье. Это бесплатный автоматизированный сервис для организации самоуправления в многоквартирном доме. Большой раздел на сайте посвящен проведению общих собраний собственников — это альтернатива государственным системам, в которых пока не все доделано и часто не работает как надо.

Я категорически не рекомендую скачивать откуда-либо шаблоны документов, которые вам понадобятся для проведения общего собрания. Дело в том, что большинство таких шаблонов составлены второпях, без внимания к деталям и уж точно без знания нюансов именно вашего дома. Кроме того, шаблоны быстро устаревают, потому что законы меняют буквально каждый месяц. О том, что должно быть в документах для собрания собственников, я по возможности подробно рассказываю в статье.

Шаг 1
Договоритесь с инициативными соседями и председателем совета дома

Когда: за 3—4 недели до собрания.

Организовывать собрание в одиночку, если в вашем доме больше 50 квартир, — гиблая затея. Если сложившаяся ситуация не волнует никого, кроме вас, — ничего не получится.

Поэтому первым делом надо изучить дом и найти союзников.

Самый простой способ заручиться поддержкой соседей — поговорить со знакомыми. Хорошо, если среди них есть старожилы дома: обычно им не наплевать на то, что творится в доме, а кроме того, они часто знакомы с большинством жильцов и смогут привлечь их на вашу сторону.

Кроме того, потенциально главные ваши союзники — члены совета дома и особенно его председатель.

Совет дома по закону должен быть в любом доме, где больше 4 квартир. Его должны избирать общим голосованием раз в 2 года. Именно совет многоквартирного дома инициирует и организует собрания, отчитывается за них перед государством и контролирует выполнение принятых собственниками решений. Совет подписывает бумаги и принимает решения по текущей эксплуатации, подготовке к зиме, оперативным вопросам вроде озеленения двора и т. д.

Если вам удастся найти совет вашего дома, и его председатель захочет вам помогать, организовать собрание будет намного проще. Многие председатели уже знакомы с большинством собственников, у них собраны контакты и налажена связь с УК.

К сожалению, в большинстве домов России совет существует только на бумаге. В реальности его члены даже не подозревают о возложенных на них функциях. А подпись председателя на решении о назначении совета может быть подделана недобросовестными сотрудниками УК.

Чтобы узнать, есть ли совет в вашем доме и кто его председатель, проверьте дом на «Реформе ЖКХ». Для москвичей есть еще сайт «Дома Москвы».

Мы на сайте «Собдома-рф» тоже собираем информацию о домах из всех открытых источников, посмотреть ее можно бесплатно. Но в нашей системе дом появляется только после того, как кто-то попробовал пробить его по поиску и запросил информацию по своему адресу.

Чтобы посмотреть информацию о совете на сайте «Реформа ЖКХ», вбейте в поиск ваш дом, перейдите на вкладку «Управление» → «Общие собрания». Нажимайте «Подробнее» для каждого собрания, начиная с недавних, и скачивайте протоколы. Один из них, возможно, будет о выборе совета дома и председателе совета. Заодно вы узнаете, проводились ли уже в вашем доме собрания, и, возможно, найдете чьи-то контакты — с этими людьми обязательно нужно связаться
Чтобы посмотреть информацию о совете на сайте «Реформа ЖКХ», вбейте в поиск ваш дом, перейдите на вкладку «Управление» → «Общие собрания». Нажимайте «Подробнее» для каждого собрания, начиная с недавних, и скачивайте протоколы. Один из них, возможно, будет о выборе совета дома и председателе совета. Заодно вы узнаете, проводились ли уже в вашем доме собрания, и, возможно, найдете чьи-то контакты — с этими людьми обязательно нужно связаться
На сайте «Дома Москвы» сразу видно, когда избрали совет и кто его председатель. Чтобы скачать протоколы собраний, перейдите по ссылке «Сведения о проведенных общих собраниях собственников помещений» в левом столбце
На сайте «Дома Москвы» сразу видно, когда избрали совет и кто его председатель. Чтобы скачать протоколы собраний, перейдите по ссылке «Сведения о проведенных общих собраниях собственников помещений» в левом столбце

Если найти информацию о совете удалось, свяжитесь с его председателем и попросите помочь с организацией собрания. Если все сложится, вы пойдете по этому пути вместе.

Если информации о совете нет, председатель оказался липовым, уехал в дальние страны или просто не хочет вам помогать — выбор нового совета дома нужно включить в список вопросов на ОСС. Это нужно сделать обязательно, если вы хотите не просто один раз провести собрание, но и в дальнейшем управлять домом. Количество людей в совете никак не регламентировано — это может быть даже один активный собственник.

Если случится так, что собственники не смогут выбрать совет дома, это обязан в течение трех месяцев сделать орган местного самоуправления. Формально они должны для этого организовать новое собрание, но часто этого не происходит. Именно так появляются «ненастоящие» председатели.

В Москве такой орган местного самоуправления — администрация муниципального образования. В других городах это могут быть другие организации. Найти их проще всего так: вбить в Гугл название вашего города + слова «орган местного самоуправления». Обычно нужная вам информация — по первой или второй ссылке.

Вторая ссылка ведет на официальный сайт Перми. Перейдя по ней, вы узнаете, что в Перми в структуру органов самоуправления входят глава города, городская дума, городская администрация и контрольно-счетная палата. В этом случае вашими вопросами будет заниматься администрация
Вторая ссылка ведет на официальный сайт Перми. Перейдя по ней, вы узнаете, что в Перми в структуру органов самоуправления входят глава города, городская дума, городская администрация и контрольно-счетная палата. В этом случае вашими вопросами будет заниматься администрация

Если протокол оказался поддельным, а по факту собрания не проводилось, об этом следует сообщить в компетентные органы — жилищную инспекцию, полицию, прокуратуру и суд. Подробно о том, как это сделать, я писал на сайте «Собдома-рф». Однако срок оспаривания протокола ограничен — это всего полгода, регламентирует это статья 181.4 ГК РФ.

Еще один способ найти союзников — написать объявление о создании инициативной группы. Например:

«Здравствуйте. Я собственник такой-то квартиры в нашем доме. Я хочу сделать жизнь в нашем доме лучше. Для этого я предлагаю наладить в доме самоуправление: разобраться с несправедливо начисленными платежами, организовать вывоз мусора, поддерживать чистоту в подъезде. Если вы тоже этого хотите и готовы принимать участие в управлении, свяжитесь со мной любым удобным способом: по телефону +7 905 123-45-67, электронной почте vladimir33@yandex.ru, в Вотсапе, Вайбере или Телеграме. С уважением, Владимир Иванов».

Важно, чтобы уже на этом этапе вы четко понимали, для чего вы хотите провести собрание. Если ваша цель — поставить во дворе шлагбаум, укажите это в объявлении. Если вы обнаружили поддельные протоколы предыдущих собраний, тоже напишите об этом: так больше шансов, что другие жильцы возмутятся и встанут на вашу сторону. Чем лучше вы объясните, как именно самоуправление будет выгодно соседям, тем больше шансов получить отклик.

Объявление нужно распечатать и разложить по почтовым ящикам. Еще можно повесить его на видном месте в каждом подъезде дома.

Предсказать, сколько людей придет по объявлению, сложно. Но даже если вы не получите ни одного звонка и письма, как минимум соседи будут знать, что в вашем доме что-то затевается. Это снизит возможные подозрения во время поквартирного обхода и сбора денег.

Вне зависимости от того, удалось ли заручиться поддержкой председателя совета, перед следующим шагом обязательно соберитесь вместе со всеми, кто готов помочь — позвонил по объявлению либо выразил интерес в личной беседе. Познакомьтесь друг с другом, обменяйтесь контактами и узнайте, кто и чем готов помочь. Например, экономисты помогут при подсчете голосов. Завуч или просто опытная учительница, полицейский или кадровый военный могут стать отличным председателем на собрании — скорее всего, у них получится сохранить порядок.

Еще узнайте, какую из ролей люди готовы выполнять на собрании — председателя, секретаря или члена счетной комиссии. Об этих ролях я напишу дальше.

Советую на этом же этапе создать общий чат дома в любом удобном мессенджере — обычно это Вотсап или Вайбер. Так вы сможете оперативно обсуждать ситуацию и делиться информацией. В идеале пригласите в этот чат экспертов — тех, кто профессионально занимается организацией самоуправления или хотя бы тех, кто уже проводил собрание в своем доме.

Шаг 2
Определите дату, время и место собрания

Когда: за 3 недели до собрания.

Определиться с датой, временем и местом собрания нужно заранее: вы обязаны указать их в повестке дня и не сможете изменить. А еще нужно будет успеть оповестить собственников.

Назначать собрание нужно на удобное для всех время: будним вечером или в выходные. Летом предпочтительнее первый вариант, потому что по выходным многие уезжают на дачи.

Место понадобится такое, где все поместятся и при этом не будут зависеть от погоды. Однажды летом мы проводили собрание на детской площадке. В мороз или дождь вариантов всего два — подъезд или чья-то квартира.

Еще вы можете попробовать обратиться в орган местного самоуправления, чтобы они помогли вам найти помещение. Для этого нужно письменное обращение от инициативной группы. По закону они должны оказать помощь — например, предоставить помещение в школе поблизости.

Как только определились с датой, временем и местом — составляйте повестку дня.

Шаг 3
Составьте повестку дня и разместите информацию в интернете

Когда: за 3 недели до собрания.

Повестка дня общего собрания собственников — это список всех без исключения вопросов, которые вы планируете обсудить и решить на собрании. Ее нужно разместить в интернете и передать в орган государственного имущества — в каждом городе это разное учреждение.

Как составить повестку. В повестке должны быть прописаны адрес дома, инициатор собрания и форма собрания. Если планируете использовать «Сквер», указывайте «очно-заочное» — это означает, что люди смогут голосовать и на бюллетенях, и через информационную систему. Также обязательно нужно указать дату, время и место собрания.

Вопросы для обсуждения можно писать в столбик, желательно их пронумеровать. По каждому вопросу должен быть отдельный пункт — объединять их нельзя. Формулируйте максимально конкретно: на собрании вы будете голосовать по каждому из вопросов. У собственников должна быть возможность однозначно ответить по ним «за», «против» или «воздерживаюсь».

Пункт «другое» вносить в повестку запрещено, протокол собрания с такой повесткой у вас не примут.

Лучше всего использовать формулировки из законов и постановлений, можно оптимизированные под ваш дом.

Я рекомендую включить в повестку первого собрания следующие пункты:

  1. Определение председателя и секретаря собрания.
  2. Определение состава счетной комиссии.
  3. Определение способа уведомления о предстоящих собраниях.
  4. Определение способа уведомления о решениях, принятых на собрании.
  5. Использование информационной системы для проведения собраний и голосования.
  6. Определение администратора общего собрания при голосовании через информационную систему.
  7. Порядок финансирования расходов, связанных с созывом и организацией проведения общих собраний.
  8. Срок и порядок проведения ежегодных общих собраний собственников.

Подробнее об этих вопросах я расскажу ниже.

Также в повестке могут быть, например, такие вопросы:

  1. установка ограждающих устройств на придомовой территории;
  2. выборы состава совета многоквартирного дома;
  3. определение полномочий совета и срока их действия;
  4. выборы председателя совета из числа членов совета и наделение его полномочиями;
  5. принятие решения о формировании фонда капитального ремонта, определение размера ежемесячного взноса — если необходимо превышение взноса, установленного фондом регионального оператора капитального ремонта;
  6. принятие решения о благоустройстве земельного участка;
  7. предоставление (некому лицу) права пользования общим имуществом (тут написать, каким именно) с целью (какой именно) с компенсацией в виде (описать форму компенсации без указания конкретных цифр).

Лучше, если вопросов будет не слишком много — иначе собрание растянется на вечность, собственники устанут и запутаются, и получится только хуже. По сложным вопросам, например о смене УК, при составлении повестки по возможности консультируйтесь с опытными специалистами. Может случиться так, что вашу повестку попробуют оспорить в суде. Если промахнетесь с формулировками — ничего не добьетесь.

Перенести собрание, изменить, добавить или убрать вопросы к обсуждению после публикации повестки нельзя.

Что делать с готовой повесткой. Во-первых, ее нужно передать в орган управления государственным или муниципальным имуществом. В Москве это ГКУ ИС вашего района — представитель департамента имущества города Москвы. В других городах подобные организации могут называться по-другому. Найти их можно таким же способом, как и орган местного самоуправления: вбить в Гугл название вашего города + слова «муниципальное имущество».

Например, в Астрахани нужная организация называется «Управление муниципального имущества». Сайты по закону есть у всех таких органов в России. Иногда эти сайты заброшены и не обновляются, но контакты там есть — а вам только они и нужны
Например, в Астрахани нужная организация называется «Управление муниципального имущества». Сайты по закону есть у всех таких органов в России. Иногда эти сайты заброшены и не обновляются, но контакты там есть — а вам только они и нужны

Кроме того, везде, кроме Москвы, повестку можно сдать в ОМС.

Уведомление с повесткой собрания в орган государственного имущества можно принести лично и сдать под подпись в канцелярии, а можно отправить заказным письмом по обычной почте. По электронной — нельзя.

Чиновники могут предложить вам скорректировать повестку, например, поменять формулировки. Обычно предлагаемые изменения — не в пользу собственников. Вы имеете право отказаться от этих изменений, но будьте готовы к возможному суду.

В управляющую компанию отдавать повестку не обязательно.

Если используете информационную систему, например «Сквер», вы также обязаны опубликовать повестку там. Альтернатива — опубликовать ее на любом общедоступном сайте в интернете и отправить ссылку всем собственникам. Самостоятельно создать сайт с простым адресом можно, например, через конструктор сайтов «Тильда». Это просто и бесплатно.

Сайт можно использовать не только как площадку для повестки. Он может пригодиться и в дальнейшем: чтобы информировать соседей о подготовке к следующим собраниям, о результатах собраний, о сборе денег или проблемах, к которым хотите привлечь внимание.

Если не хотите самостоятельно создавать сайт, можно сделать страницу дома через «Собдома-рф» — ссылку на нее получат только жители вашего дома. В системе предусмотрен функционал для решения самых разных задач по самоуправлению, например сбор контактов жильцов дома.

Шаг 4
Соберите деньги на собрание и контакты всех владельцев квартир. Уведомите их о собрании

Когда: начинать лучше за 20 дней, чтобы успеть всех уведомить не менее чем за 10 дней до собрания.

По закону вы обязаны уведомить о собрании всех без исключения собственников не позднее, чем за 10 дней до него. Сделать это можно двумя способами: лично под подпись, либо заказным письмом. Второй способ быстрее, но дороже, и не так эффективен: если вы хотите действительно что-то поменять, лучше знакомиться и общаться с людьми.

Уведомлять объявлением в подъезде нельзя: вы никак не сможете доказать, что все собственники его увидели. Единственное исключение — если решение о таком способе уведомления было принято на прошлом собрании.

Поэтому перед собранием вам или вашим помощникам придется лично обойти все квартиры в доме. Кроме уведомления о собрании, у такого обхода есть еще две цели: собрать контакты и получить согласие на обработку персональных данных. Все цели можно закрыть за один визит, но иногда людей подолгу не удается застать дома, а другие подозрительно настроены — тогда приходить придется не единожды.

Я не рекомендую во время первого обхода собирать деньги на проведение собрания. По закону такие расходы несет инициатор собрания либо вся инициативная группа. Обычно это довольно ощутимая сумма — не меньше 50 000 Р с учетом расходов на реестр собственников, отправку писем, распечатку документов и т. д. Вы можете предложить скинуться всем жильцам, но, по моему опыту, соглашаются обычно не больше 50% собственников. Поэтому, если вы посчитали сумму, не стоит делить ее поровну на всех — останетесь в сильном минусе.

Собирать деньги можно только под расписку или с мобильным банковским терминалом для приема карт — в этом случае вы сможете сразу отдавать чеки. Никаких привилегий и дополнительных голосов деньги не означают. Скидываться или нет — сугубо добровольное дело. Повторюсь, лучше не предлагать это сделать во время знакомства при первом обходе: это самый простой способ настроить людей против себя.

Перед обходом обязательно распечатайте два документа: согласие на обработку персональных данных и реестр личного вручения сообщений.

Согласие на обработку персональных данных нужно, чтобы вы могли легально использовать номера телефонов собственников для уведомления о следующих собраниях. В нем должна быть такая формулировка:

«Я, такой-то, даю согласие на обработку и предоставление третьим лицам моих персональных данных, включая ФИО, дату рождения, семейное положение, паспортные данные, фотографию, адрес регистрации места жительства, адрес фактического места жительства, пол, номера контактных телефонов, адрес электронной почты, информацию о моих аккаунтах в социальных сетях, информацию и документы о недвижимости в моей собственности. Настоящее согласие действует бессрочно. Мне известно, что я могу в любое время отозвать свое согласие, уведомив об этом в письменном виде».

Подписать такое согласие нужно только один раз. Печатайте бланки согласия с запасом, лучше как минимум 12—15 на 10 собственников. Какие-то бланки могут потеряться, другие будут случайно испорчены.

Вместо отдельного бланка на каждого собственника можно сделать общую таблицу с соответствующим заголовком и именами собственников и предлагать людям указать телефон и расписаться прямо в ней. Но не каждому понравится, что соседи увидят его номер телефона.

Реестр личного вручения сообщений — это таблица с подписями, которыми собственники подтвердят, что в курсе собрания. Строк в этой таблице тоже должно быть с запасом — на 30—40 больше, чем в доме живет собственников.

Название документа и первая строка таблицы должны быть напечатаны на каждом листе реестра личного вручения сообщений
Название документа и первая строка таблицы должны быть напечатаны на каждом листе реестра личного вручения сообщений

Еще советую сделать бейджик с фотографией, фамилией и указанием рода деятельности, например «организатор общего собрания собственников в доме по адресу <…>». Это вызовет доверие у соседей.

С бейджиком и документами можно приступать к личному уведомлению собственников о собрании.

Если в подъезде есть консьерж, сначала обратитесь к нему: часто у них уже собраны контакты собственников. Поквартирный обход делать придется в любом случае, чтобы получить подписи. Но если заранее раздобыть телефон, можно сначала позвонить, представиться и договориться на удобное время.

Если консьержа нет или у него нет контактов, придется действовать с нуля. Начинайте обходить квартиры в будни с 18:00 до 22:00. В ближайшие выходные устройте контрольный проход: вдруг кто-то работает допоздна или приезжает только на субботу и воскресенье.

Обязательно помечайте себе, от кого подписи не удалось получить — не застали дома или получили категорический отказ.

Посторонних к обходу лучше не привлекать, а вот соседей — очень желательно. Как показывает мой опыт, лучше всего делать обходы парой мужчина + женщина. Женщинам больше доверяют, а мужчина нужен для безопасности: люди бывают разные. В моей практике был и мужчина, который вышел открывать дверь в трусах и с ножом, и пожилая женщина, спустившая на нас собаку. К некоторым я приходил только с участковым.

Бывало, что разговор начинался со слов «что ты тут ходишь», а заканчивался словами «на тебе денег, поможем, чем сможем». В целом если правильно объяснить, кто вы и зачем пришли, большинство воспринимают это адекватно, а некоторые предлагают помощь.

По моему опыту, люди отказываются подписать не так часто. Но к согласию на обработку персональных данных все относятся с подозрением. Без причины никто его не подпишет. Поэтому говорите всё сразу, прямо и четко: «Здравствуйте! Я ваш сосед. Я живу в такой-то квартире. Я инициировал общее собрание, вот наша инициативная группа, в которой по одному человеку из каждого подъезда. Мы проводим собрание на такую-то тему. Вам ведь не нравится, что у вас счет в платежке на 1500 рублей больше? Мы это исправим».

Обход квартир — еще и хороший способ познакомиться с соседями. Принимайте помощь, которую вам предлагают, и сами поощряйте людей участвовать в подготовке собрания.

Если в квартире никто не открыл, прикрепите на ее дверь бумажное уведомление. В нем напишите, что планируете организовать собрание, укажите дату и тему собрания, свой номер телефона и сайт, где можно узнать обо всем этом подробнее.

Такая бумажка на двери помогает отследить, живет ли человек в доме: если прошло уже несколько дней, а бумагу никто не забрал, значит, собственник уехал как минимум в отпуск. Искать его не надо. Просто отметьте себе, что этого собственника придется оповестить о собрании по почте.

Шаг 5
Отправьте почтовые уведомления и уведомите город

Когда: за 15—20 дней, чтобы успеть всех уведомить не менее чем за 10 дней до собрания.

Всем собственникам квартир и комнат, которых застать не удалось, а также собственникам нежилых помещений отправляйте заказные письма на адреса в доме на имена собственников из реестра. Каждому собственнику нужно отправлять отдельное извещение. Обычным письмом извещать нельзя. При этом уведомление о вручении вам не понадобится — достаточно того, что письмо отправлено.

Отправить одно заказное письмо в среднем стоит около 50 Р плюс конверт — еще 8—12 Р. Чтобы сэкономить на конвертах, я отправляю обычную почтовую открытку с нужным текстом. Так можно.

В уведомлении должны быть сведения о собрании: форма его проведения, дата, место, время, повестка дня, как и до какого числа можно проголосовать. Также нужно указать сведения об инициаторе: ФИО, адрес собственности, реквизиты правоустанавливающего документа.

С текстом лучше не импровизировать, пишите по шаблону:

«Уважаемый собственник, сообщаем вам, что такого-то числа такого-то месяца по инициативе Иванова Ивана Ивановича мы проведем очное обсуждение вопросов, поставленных на голосование. Дата начала собрания <…>, место и время <…>, дата окончания голосования <…>. В повестке дня вопросы <…>. Ознакомиться с повесткой можно на сайте <…>. Проголосовать можно таким-то образом до такого-то числа».

Письма должны быть отправлены не позднее, чем за 10 дней до собрания. Заранее рассчитайте с запасом сроки доставки на сайте Почты России.

Уведомить всех собственников о первом общем собрании — сложно, муторно и долго. Но если вы все сделаете правильно, дальше будет легче. При первом поквартирном обходе в моем доме мне удалось собрать контакты всего 30% собственников. На первое собрание пришло довольно много людей, с ними я тоже обменялся контактами. К сегодняшнему дню, спустя три года после первого собрания, после которого мы провели еще много встреч, у меня на связи 96% собственников жилья в моем доме.

На первом же собрании мы обсудили способ уведомления, и все выбрали то, что им удобно. Теперь я просто отправляю три письма, а всех остальных оповещаю по телефону или Вотсапу. Все это занимает три дня. О том, как выбрать на собрании способ уведомления, читайте ниже.

Уведомлять людей о собрании нужно всеми доступными способами. Повесьте плакаты в подъезде и объявления в лифтах, раскидайте в почтовые ящики листовки со ссылкой на ваш сайт или куар-кодом. Будет удобно, если человек, который перешел по ссылке, сможет легко оставить свои контактные данные. Но это ни в коем случае не должна быть обычная форма, например, из Гугла — подойдет только специальная для хранения персональных данных. Например, такая есть в системе «Собдома-рф».

Обязательно удостоверьтесь, что персональные данные, передаваемые через форму, защищены от несанкционированного доступа.

Жильцам нашего дома я отправляю и смс, и сообщения в Вотсапе, а если не получил ответ — еще и звоню. А еще распечатываю и клею объявление на подъезд, а если его кто-то срывает — распечатываю и клею заново.

Информация о собрании должна звучать из каждого утюга. Сделать так, чтобы все узнали о собрании, — не пустая формальность: от этих людей зависит, получится ли у вас решить проблему. А еще это способ подстраховаться, чтобы никто не мог сказать, что вы никого не уведомляли.

Уведомляем город. Почти во всех домах есть муниципальное имущество — квартиры и нежилые помещения, которые принадлежат городу. По таким в Справочной информации по объектам недвижимости в режиме онлайн в строке «Форма собственности» указано «государственное».

Эта квартира жилая и принадлежит городу
Эта квартира жилая и принадлежит городу

Уведомление для города нужно принести лично или отправить через интернет-приемную уведомление в тот же орган государственного имущества, куда вы отдавали повестку.

На всякий случай я советую извещать город всегда. Единственное исключение — кооперативные дома, в которых все имущество принадлежит дольщикам — частным лицам.

Шаг 6
Рассчитайте количество голосов для каждого собственника

Количество голосов у каждого собственника разное и пропорционально доле собственности в доме. Рассчитываются голоса по сложным формулам.

Правом голоса на собрании обладают собственники всех жилых помещений и тех нежилых помещений, которые находятся в собственности. Например, если в подвале есть магазин, который оформлен в собственность, его владелец имеет право голосовать.

Для расчета голосов вам понадобится имущественный паспорт дома, инструкцию по созданию которого я дал в предыдущей статье.

Считать я предлагаю в несколько этапов:

  1. Посчитать общую площадь помещений в доме.
  2. Рассчитать голоса совместных собственников и собственников, которые единолично владеют квартирами или нежилыми помещениями.
  3. Рассчитать голоса долевых собственников.
  4. Рассчитать голоса собственников комнат в коммуналках.

Совместная собственность — это обычно квартира, купленная супругами в браке либо приватизированная людьми, которые жили вместе. По такой собственности решения принимают совместно. Долевая собственность — это когда собственники владеют разными или равными долями в квартире. Для коммуналок отдельная формула, потому что каждый собственник в ней имеет право не только на свою комнату, но и на часть общего имущества, причем размер этой части зависит от размера его комнаты.

Ниже я приведу все необходимые формулы. Чтобы было проще, объяснять подсчеты я буду на примере.

Возьмем условный дом, который состоит из трех квартир и двух нежилых помещений — чердака и полуподвала — и рассчитаем голоса собственников в нем.

Площадь квартиры № 1 — 100 м². Она находится в долевой собственности и принадлежит двум собственникам.

Площадь квартиры № 2 — 100 м². Она коммунальная. В ней три комнаты с разными собственниками, площадью 30, 20 и 10 м².

Площадь квартиры № 3 — тоже 100 м². Она находится в совместной собственности четырех владельцев, членов одной семьи. Это означает, что собственники владеют квартирой без выделения долей, а значит, не могут единолично распорядиться ею, например продать или сдать, без письменного согласия остальных собственников.

Площадь чердака — 100 м². Он не оформлен в ничью собственность.

Площадь полуподвала — 200 м². Весь полуподвал занимает магазин, у которого один собственник.

Считаем общую площадь помещений, собственники которых могут голосовать. Для этого складываем только площадь жилых помещений и нежилых, которые оформлены в собственность. В нашем примере к таким помещениям не относится чердак — поэтому его мы исключаем из расчетов. Будьте внимательны: площадь комнат в коммуналках мы не прибавляем, чтобы не «вырастить» дом на бумаге.

Площадь квартиры № 1 + площадь квартиры № 2 + площадь квартиры № 3 + площадь полуподвала = 100 + 100 + 100 + 200 = 500 м².

Цифра, которая у вас получится, — это 100%, или большой знаменатель. Его мы будем использовать во всех дальнейших расчетах.

Считаем голоса совместных собственников и собственников, которые единолично владеют помещениями. В нашем примере это собственники полуподвала и квартиры № 3. Их голоса рассчитываются по такой формуле:

{Площадь объекта} / {Общую площадь} × 100%

200 / 500 × 100% = 40% — для магазина

100 / 500 × 100% = 20% — для квартиры № 3

У совместных собственников один бюллетень решения на всех, но количество подписей в нем должно соответствовать количеству собственников, либо надо приложить доверенность. Юридическим лицам для голосования обязательно нужны доверенность или приказ о назначении — они обязательны при голосовании.

Таким же образом считают количество голосов у города. Город всегда — один собственник. Площадь всех городских помещений суммируется.

Считаем голоса долевых собственников. В нашем примере это квартира № 1 площадью 100 м², которая принадлежит двум собственникам — Ивану и Сергею. Доли этих собственников указаны в их свидетельстве о праве собственности, всегда в формате ⅓, ¾ и так далее. Например, собственник Иван владеет ¾ квартиры, а собственник Сергей — ¼ квартиры.

Формула для долевой собственности следующая:

{Площадь квартиры} / {Количество долей в квартире} × {Долю собственника} / {Общую площадь} × 100%

Считаем голоса Ивана: 100 / 4 × 3 / 500 × 100 = 15%

Считаем голоса Сергея: 100 / 4 × 1 / 500 × 100 = 5%

Считаем голоса собственников комнат в коммуналках. В нашем условном доме это комнаты в коммунальной квартире № 2. Собственники комнат в коммуналках имеют право не только на свою комнату, но и на общее имущество коммунального пользования в пределах квартиры. Это та же долевая собственность, но доли могут быть не указаны в правоустанавливающих документах — подсчитать их придется самостоятельно.

Формула такая:

({Площадь комнаты} / {Площадь всех комнат в квартире, которые оформлены в собственность} × {Площадь остальных помещений в квартире} + {Площадь комнаты}) / {Общую площадь дома} × 100%

Площадь квартиры в нашем примере — 100 м². В ней три комнаты с разными собственниками, площадью 30, 20 и 10 м². Получается, площадь всех оформленных в собственность комнат = 60 м², а площадь остальных помещений = 40 м².

Считаем голоса собственника самой большой комнаты: (30 / 60 × 40 + 30) / 500 × 100 = 10%.

Считаем голоса собственника средней комнаты: (20 / 60 × 40 + 20) / 500 × 100 = 6,7%.

Считаем голоса собственника самой маленькой комнаты: (10 / 60 × 40 + 10) / 500 × 100 = 3,3%.

Мы подсчитали голоса всех собственников дома. К сожалению, в реальности все гораздо сложнее. Круглых чисел не будет. Поэтому не переживайте, если итоговые проценты не сойдутся ровно в 100% — погрешность в 1—2% никак не регламентирована и не критична.

Бывают ситуации еще сложнее. Самая популярная проблема — коммунальная квартира, в которой на кадастровом учете стоит только одна комната. Для таких приходится действовать вслепую: предположить на основе других квартир в доме, сколько в этой квартире может быть комнат и какой они могут быть площади.

Всё, что насчитали, вносите в реестр собственников.

Подсчитать все это самостоятельно очень сложно. Как автоматизировать этот процесс, пока никто не придумал. Когда с такой задачей приходят к нам в «Собдома-рф», мы тоже считаем вручную.

В идеале подсчитывать количество голосов у каждого собственника в доме обязана управляющая компания. В том реестре, который вы перед собранием получите в своей УК, эти подсчеты должны быть. К сожалению, этот реестр почти никогда не соответствует действительности — поэтому готовьтесь к тому, что придется пересчитывать все вручную.

Шаг 7
Подготовьтесь к очному обсуждению вопросов и подготовьте бюллетени для голосования

Когда: за 2—5 дней до собрания.

Проголосовать люди могут двумя способами: на бюллетенях или через информационную систему на выбор — например, ГИС ЖКХ или «Сквер». Оба способа можно совместить — пусть все голосуют так, как им удобно. Это называется очно-заочное голосование.

Перед собранием примерно подсчитайте, сколько людей будут голосовать на бюллетенях и распечатайте бюллетени с запасом. Их количество ничем не ограничено: вы можете даже разместить в интернете для самостоятельной распечатки и подписи. Главная ваша задача — чтобы бюллетень был у каждого собственника либо у его представителя.

В бюллетене на каждой странице должна быть вся информация о собственнике: ФИО, номер и площадь помещения, реквизиты правоустанавливающих документов. Если это юридическое лицо, владеющее, например, магазином в подвале, внесите в бюллетень: наименование, ИНН, ОГРН, номер помещения, реквизиты правоустанавливающих документов и данные документа, подтверждающего полномочия голосующего. Если человек голосует не лично, а по доверенности, то это надо указать в бюллетене, а копию доверенности приложить к решению.

Также в бюллетене должны быть решения по каждому без исключения вопросу из повестки дня: «за», «против» или «воздерживаюсь». По вопросам, которые не попали в повестку, голосовать нельзя. Вносить их в бюллетень не нужно.

Отдельно попросите людей указывать в бюллетенях свои контактные данные. Объясните, что им могут позвонить из районной администрации или жилищной инспекции с проверкой.

Кроме того, я советую прописать в бюллетенях количество голосов для каждого собственника — это сильно облегчит работу счетной комиссии. Иногда это проще делать уже после сбора бумажных бланков, вписывая расчетные проценты из таблицы-реестра.

Вот некоторые пункты, которые я рекомендую включить в повестку и в бюллетень.

Голосование через информационную систему. Чтобы иметь возможность голосовать через «Сквер» или другую информационную систему, включите в бюллетень такой текст:

Выбор способа голосования, использование интернет-системы при проведении общего собрания собственников в форме заочного голосования (п. 3.2 и 3.4 ч. 2 ст. 44 ЖК РФ):

  1. Использовать для заочных голосований: систему «Сквер», систему ГИС ЖКХ, систему «Электронный дом» (только для Москвы), иную ИС ____________ (можно выбрать несколько вариантов).
  2. Выбрать администратором информационной системы собственников <…>, <…>, <…>. Выбранные лица от имени собственников помещений в МКД уполномочены на использование выбранной информационной системы при проведении общего собрания собственников помещений в МКД в форме заочного голосования.

Администратор информационной системы — это человек, который будет вносить в систему информацию о голосующих и следить за тем, чтобы результаты голосования были опубликованы в официальных отчетных системах, в т. ч. ГИС ЖКХ. На самом собрании он может не присутствовать, быть владельцем одной из квартир тоже не обязан. Даже хорошо, когда в роли администратора, как и в качестве членов счетной комиссии, выступают независимые люди на третейской роли.

Выбор метода оповещения. Чтобы в дальнейшем не проводить поквартирный обход, включите такой текст с возможностью выбрать несколько вариантов:

Выбор метода оповещения о проведении общего собрания и способа уведомления о результатах ОСС МКД.

Определить методом оповещения:

  1. смс по номеру мобильного тел. +7 (____) ____-___-___;
  2. по электронной почте __________;
  3. бумажным уведомлением в почтовый ящик.

Метод оповещения должен быть журналируемым — то есть в нем должен быть отчет о доставке. Подходит любой мессенджер, в котором существует отчет о том, кто был получателем соответствующего сообщения.

Обязательно определите способ уведомления о результатах собраний, иначе после собрания вы будете обязаны вручить такое уведомление лично или отправить заказным письмом, а также составить реестр уведомлений.

Финансирование собраний. Чтобы проводить последующие собрания за счет УК, напишите в бюллетене:

Порядок финансирования расходов, связанных с созывом и организацией проведения общих собраний (п. 3.5 ч. 2 ст. 44 ЖК РФ).

Включить расходы на проведение собраний в план финансово-хозяйственной деятельности УО по МКД.

Шаг 8
Проведите собрание

По закону очное собрание проводить не обязательно: голосуют собственники все равно на бумаге или через информационную систему. Но я рекомендую не пренебрегать встречей. Это хорошая возможность лично обсудить вопросы и донести до собравшихся, как важно взять управление в доме в свои руки.

Главная опасность очного собрания — в том, что на него могут прийти провокаторы. Обычно это не собственники, единственная их задача — устроить скандал. В одном доме, где я проводил собрание, была женщина, которая раздавала всем в доме письма: мол, наша встреча — это диверсия УК с целью брать со всех еще больше денег. Выяснилось, что эта женщина не была собственником. Пришлось еще раз подробно объяснять всем, что именно мы предлагаем и зачем.

После этого случая мы стали регистрировать всех, кто пришел на собрание — спрашиваем на входе имя и номер квартиры и просим предъявить документ. Правда, во дворе такие ограничения вводить затруднительно. Еще удобно использовать для регистрации участников систему «Сквер». Официально посторонним не запрещено посещать собрания собственников, но это остается на усмотрение организатора.

Иногда на собрание целесообразно специально пригласить посторонних — например, юристов. Если приглашаете кого-то, это необходимо будет отразить в протоколе собрания.

Открывает собрание обычно тот, кто его инициировал. Он предлагает выбрать председателя, секретаря и счетную комиссию. По этим вопросам собственники голосуют поднятием рук, возражения фиксируются в протоколе очного обсуждения.

Никаких ограничений и требований к председателю, секретарю и членам счетной комиссии нет. Один человек может выполнять сразу все три функции.

В счетной комиссии может быть сколько угодно человек — берите туда всех, кто захочет. Это не обязательно должны быть собственники, но желательно, чтобы в комиссию вошел хотя бы один человек из инициативной группы. Если не захочет никто, считать придется самим. Если захотят те, кому вы не доверяете — отказывать нельзя, но можно включиться в счетную комиссию и пересчитать все за остальными.

Председателем должен быть хладнокровный и громкоголосый человек. Я советую запастись микрофоном, динамиком, достаточным количеством бумаги и ручек, а также средствами для горла и успокоительными.

Секретарь ведет протокол. Хорошо, если он также сможет позаботиться о фото- и видеосъемке. Это поможет приструнить провокаторов и будет аргументом в суде, если кто-то попытается оспорить результаты вашего собрания.

Выбрать председателя, секретаря и счетную комиссию можно на одно собрание, а можно на долгий срок — например, год. Если выбрали надолго, можно в дальнейшем не включать эти вопросы в повестку. Но если кто-то из них не сможет присутствовать на одном из собраний, нужно будет выбирать их заново.

Если выбрать председателя либо другие должности не удалось, все их функции может взять на себя инициатор собрания. Он же будет подписывать протокол.

Обсуждать на собрании можно только вопросы из повестки. Длиться собрание может сколько угодно долго — хоть час, хоть неделю. Если за день не договорились, встречаются еще раз.

В конце собрания раздайте каждому собственнику бюллетень, объясните, как его заполнить и передать вам, и попросите расписаться в том, что бюллетень получили. Вместо собственника может голосовать его представитель, которым может быть кто угодно — достаточно доверенности по примерной форме.

Собрание считается состоявшимся, если собрался кворум — проголосовали собственники, которым принадлежит более 50% голосов. Даже если на встрече меньше людей, чем нужно для кворума, паниковать рано. Кворум считается по голосам, поэтому узнать точные результаты можно только после голосования. Но имейте в виду, что если людей мало, значит, после собрания вам придется развить дополнительную активность, чтобы уговорить соседей проголосовать.

Шаг 9
Проведите голосование и соберите бюллетени

Когда: не позднее даты окончания голосования, указанной в уведомлении.

До 5 марта 2019 года голосовать можно было поднятием рук. Но теперь, со вступлением в силу нового приказа, голоса засчитывают только в письменной форме. Это хорошо — потому что правильно посчитать результаты голосования поднятием рук фактически невозможно, если в доме больше 50 собственников.

Сейчас закон предусматривает два способа голосования, которые можно совместить: на бюллетенях или через информационную систему на выбор — например, ГИС ЖКХ, «Сквер» или систему «Электронный дом» для Москвы.

На мой взгляд, просить людей заполнить бюллетени на месте не очень удобно. Там нужно указать много информации вроде площади собственности и правоустанавливающих документов. Людям неудобно заполнять все это самостоятельно, а делать это вручную организаторам каждый раз трудоемко.

Поэтому я предпочитаю заочное голосование. Но использовать для этого системы ГИС ЖКХ и «Электронный дом» не люблю по нескольким причинам. Во-первых, через них нельзя голосовать на первом собрании: нужно, чтобы сначала собственники большинством голосов приняли решение, что голосуют через эту систему. Во-вторых, в них не предусмотрено смешанное с бумажными носителями голосование, а это усложняет процесс для тех, кто не пользуется компьютером.

Я использую «Сквер». В нем данные собственника уже заполнены в бюллетене, а проголосовать через него можно уже на первом собрании. Когда все проголосуют, система автоматизированно подсчитает результат.

После того как человек проголосовал, он получает ПДФ-файл с инструкцией, как распечатать, подписать, сфотографировать и загрузить готовый бюллетень на сайт. Чтобы всем было удобно распечатывать, мы ставим принтер у консьержа или в квартире одного из ответственных лиц и говорим всем, в какое время можно приходить и пользоваться им.

Проголосовать можно только один раз. Если человек получил бюллетень и расписался за него, он уже не может голосовать через информационную систему. Если он потерял бюллетень, можно получить новый, но нужно обязательно его сдать.

Часто собрание проваливается именно на этом шаге — люди получили бюллетени, но так и не сдали их, либо проголосовали через информационную систему и не распечатали решение. Поэтому регулярно напоминайте людям о том, как важно проголосовать и сдать бюллетень. Используйте все доступные каналы — почту, смс-рассылку, мессенджеры, а в крайнем случае и телефон.

Мы пишем прямо на бюллетене, что его можно положить в такой-то ящик в каждом подъезде. Обычно это ящик главы совета дома или кого-то из инициативной группы, он на ключе. На ящик клеим яркую наклейку, чтобы никто не перепутал.

Шаг 10
Подсчитайте голоса

Когда: в течение 5—7 дней после проведения ОСС.

Если вы не используете автоматический подсчет через «Сквер», либо если голосование смешанное, голоса считает счетная комиссия. Считать нужно очень внимательно, сверяясь с реестром собственников. Ошибки в подсчетах — по моему опыту, самая распространенная причина, по которой собрание признают недействительным.

Бюллетени, которые собственники сдали после собрания, уносить с собой члены счетной комиссии не имеют права. Оригиналы бюллетеней нужно будет сдать в орган государственного жилищного надзора — об этом ниже.

Голосование считается состоявшимся, если собрался кворум — проголосовали владельцы не менее 50% голосов. Голоса проголосовавших на бюллетенях и через «Сквер» суммируются, в остальных информационных системах такой функционал не предусмотрен.

Для совместных собственников голоса считаются вместе — если проголосовал только один из владельцев помещения, которое находится в совместной собственности, засчитываются голоса и всех остальных. Если же несколько совместных собственников проголосовали по-разному, их голоса не учитываются вовсе.

Для принятия большинства решений достаточно, чтобы за него было отдано больше 50% голосов участников собрания. Это все вопросы по проведению собраний, способу управления домом — в том числе выбор УК, совета дома, текущему ремонту и т. д. Исключение — принятие решений о фонде капитального ремонта и о наделении совета дома полномочиями на принятие решений о текущем ремонте. Для этих решений нужно больше 50% голосов от общего числа собственников в доме.

Кроме того, некоторые решения принимаются, только если за них отдали больше ⅔ голосов. Это такие вопросы, как:

  1. Ограничение использования земельного участка дома.
  2. Размещение на доме или в подъезде рекламных конструкций и баннеров.
  3. Проведение капитального ремонта, использование фонда капремонта, размер взносов на капремонт, получение кредита на капремонт и др.
  4. Реконструкция дома.
  5. Определение лиц, которые от имени собственников уполномочены заключать договоры на пользование общим имуществом.

Еще есть один случай, когда необходимо, чтобы «за» были все 100% собственников, — это отчуждение общего имущества.

Ситуация, в которой количество голосов «за» и «против» равное, маловероятна. Бывает, что голоса делятся в пределах погрешности. Тогда перепроверяют каждый голос по этому вопросу. Но если вдруг голоса поделились поровну, значит, решение не принято — тогда оно переносится на следующее голосование, и так до бесконечности.

Если собственник отметил больше одного пункта голосования по одному вопросу или не отметил ничего, его решение по этому вопросу признают недействительным, но остальные решения остаются в силе. Если собственник проголосовал неправильно по всем вопросам или просто испортил бюллетень, считается, что он не принял решение.

Шаг 11
Оформите протокол по итогам и сдайте его в управляющую организацию или напрямую в орган государственного жилищного надзора — ГЖН

Когда: в течение 10 дней после проведения ОСС или окончания голосования, если голосовали в заочной или очно-заочной форме.

Последний шаг — составить по итогам подсчета голосов протокол общего собрания собственников. Это нужно сделать не позднее, чем через 10 дней после окончания голосования.

В протоколе должны быть:

  1. Дата и регистрационный номер протокола — это порядковый номер с начала календарного года.
  2. Дата и место проведения собрания.
  3. Адрес дома и сведения об общей площади жилых и нежилых помещений в нем.
  4. Сведения об инициаторе собрания, его председателе, секретаре и членах счетной комиссии, а также о присутствующих и приглашенных.
  5. Место, где будут храниться копии документов собрания.
  6. Подписи председателя собрания, секретаря собрания и членов счетной комиссии и дата подписи. Если их не выбрали, подписывает протокол инициатор собрания.

Кроме того, в протокол вносится повестка дня, все вопросы в ней нумеруются. По каждому вопросу пишут формулировку вопроса, сколько голосов было отдано за какое решение, сколько всего человек проголосовали по вопросу и какое решение принято. Все формулировки по решению должны быть в третьем лице множественного числа — «приняли», «не приняли», «воздержались».

Если кворума не было, протокол все равно нужно оформить — и так и написать в нем.

Ответственность за подлинность протокола лежит на секретаре, председателе и членах счетной комиссии. За поддельный протокол предусмотрена ответственность по 327 статье УК.

Протокол составляют в четырех одинаковых экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один из экземпляров протокола, а также оригиналы бюллетеней и всех документов, которые были использованы в ходе собрания, по закону нужно сдать в УК. В свою очередь та в течение трех дней после этого обязана передать его в ЖИ — жилищную инспекцию.

Среди документов, которые обязательно нужно приложить к протоколу:

  1. Реестр собственников помещений.
  2. Уведомление о проведении собрания.
  3. Реестр вручения уведомлений о проведения собрания собственникам — когда примете решение о другом способе уведомления, он будет не нужен.
  4. Список собственников помещений МКД, присутствовавших на собрании, а также список приглашенных лиц.
  5. Доверенности или их копии, если за кого-то из собственников голосовали их представители.
  6. Документы, которые обсуждались в повестке и по поводу которых принимались решения.
  7. Бюллетени голосования.

Чтобы убедиться, что документы дойдут из УК до ЖИ, можно попробовать действовать так: прийти с протоколом в УК, поставить штамп о передаче документов и оставить там копию протокола, а оригинал лично отвезти в инспекцию. Но недавно был случай, когда жильцам дома, который я курирую, отказали в приеме протокола в ЖИ. Пришлось сдавать его в управляющую компанию.

Один из экземпляров протокола должен храниться в надежном месте, которое собственники определяют на голосовании. Обычно это квартира председателя или секретаря.

Чтобы оповестить собственников о результатах собрания, разместите итоговый протокол на вашем сайте, а также в подъезде на видном месте. А вот копии бюллетеней лучше не публиковать, потому что они содержат номера телефонов. Лучше просто перечислить в протоколе список проголосовавших квартир, без упоминания, кто как проголосовал.

После собрания я рекомендую отметить в календаре даты, в которые должны быть выполнены решения собственников, и напоминайте о них УК. А еще не забывайте держать в курсе соседей о том, как все продвигается — так вы завоюете больше доверия.

Желаю удачи.