Как сделать таблицу для ведения бюджета на основе данных об операциях из приложения банка

Этот текст написал читатель в Сообществе Т⁠—⁠Ж

У существующих приложений есть ряд недостатков. Начну с объяснения, почему я не пользуюсь приложениями банков и сторонними приложениями по ведению финансов. У них есть ряд недостатков.

Приложения банков:

Приложение по личным финансам:

Как решить эти проблемы

Все это делает крайне неудобным использования приложений для контроля личных финансов. Ниже кратко описал процесс контроля доходов и расходов, который использую сам. Говорю лишь про формат ведения данных. Выводы из них оставляю за вами.

Выгрузите операции

Важно понять, какой у вас банк. Если Тинькофф, то тут все просто. На главной странице в личном кабинете веб-приложения переходите в раздел «События», выбираете период выгрузки и выгружаете Excel-файл.

Выгрузка данных из личного кабинета Тинькофф. Если у вас другой банк, то тут возникнут проблемы. Например, Сбербанк делает выгрузку в pdf. Чтобы перевести 100 операций в табличный формат, потратите 40 минут, имея уверенный уровень владения Excel. Поэтому рекомендую либо сменить банк на Тинькофф, либо поискать возможности выгрузки данных в Excel или SCV.

Переведите данные в формат для анализа. На этом этапе добавьте несколько столбцов в базу, чтобы вы смогли сделать сводные таблицы:

Если вы используете выгрузку Тинькофф, то в текущей таблице в столбцах «Дата» и «Месяц» уже стоят рабочие формулы. Нужно лишь протянуть их до конца выгрузки

Сформулируйте список категорий

Возьмите список категорий, который предлагает банк. Это можно сделать, выгрузив данные за один или два года. В этом списке точно будут все варианты. С помощью удаления повторов оставьте только уникальные значения категорий. В получившемся списке удалите ненужные и добавьте те, которые считаете правильными. У меня получился следующий список. Для начала можете использовать его.

Поправьте категории в таблице

Теперь ваша задача пройтись по выгрузке и исправить категории на правильные. Первый раз это займет много времени, потому что вы будете делать за долгий период времени. Но потом это не будет занимать больше трех минут

Важно сделать так, чтобы не осталось неопределенных категорий. Например, переводы или другое. Если эти пункты будут занимать больше 5% расходов, то эффективность анализа будет стремительно снижаться.

Сделайте сводные таблицы

Теперь сделайте сводные с общими расходами и с разбивкой по людям, если ведете учет по двум и более людям.

Что важно учесть:

Уберите месяца в фильтре, которые не относятся к этому году. Для каждого года, делайте отдельный лист (или новую сводную на этом же листе). Оставьте лишь одного человека в фильтре по столбику «Владелец», если ведете информацию по двум и более людям.

В итоге получатся сводные по месяцам с расходами и доходами за год:

Если вы используете выгрузку Тинькофф, то достаточно вставить данные из выгрузки на лист «Расходы / Доходы / База». И сводные сами подтянут данные. Сделайте дополнительные сводные. Если помимо столбика «Покупки в поездке» вы выделили еще какие-то значения, то сделайте сразу сводную по ним. На листе «Расходы / Путешествия» привожу вариант сводной по этому параметру.

Обновляйте данные минимум раз в месяц и максимум раз в неделю. Такая частотность не будет напрягать, и вы не забудете, кому и за что делали переводы.

Механика следующая:

  1. Скачиваете выгрузку операций из банка.
  2. Вставляете данные между меню и второй строкой, чтобы не сломать сводные.
  3. Протягиваете формулы месяца и дня.
  4. Проставляете расход и доход.
  5. Правите категории.

Процесс занимает в среднем 3-5 минут. По итогу вы получаете чистые данные и понимаете, как все плохо. У меня было именно так, но потом эта информация даёт огромные возможности для планирования и разумного потребления. Удачи!

Итоги

Для учета расходов и доходов используйте шаблон

  1. Выгрузите данные по операциям в Excel- или CSV-формате и загрузите на лист «Расходы / Доходы / База».
  2. Сформулируйте правильный список категорий.
  3. Поправьте категории от банка.
  4. Сделайте сводные таблицы.
  5. Обновляйте данные раз в неделю или месяц.

Сообщество Т—Ж

Лучшее за неделю