Как оформить документы по госту

47

В ГОСТе Р 7.0.97-2016 описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.
Оформление бланка письма
Оформление бланка письма. Угловой бланк на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают
Оформление бланка письма. Продольный бланк
Оформление бланка письма. Продольный бланк
1/2
Оформление бланка письма. Угловой бланк на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

И. И. Иванову

А теперь — после фамилии:

Иванову И. И.

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовокХороший заголовок
ПриказПриказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документаПриказ
Форма обращенияПервое лицо, единственное число
ПримерПриказываю
Вид документаДокумент от имени органа из нескольких человек
Форма обращенияТретье лицо, единственное число
ПримерСобрание собственников решило (а не «мы решили»)
Вид документаПротокол
Форма обращенияТретье лицо, множественное число
ПримерВыступили, слушали, решили
Вид документаИнструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов
Форма обращенияТретье лицо, единственное или множественное число
ПримерИнструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов
Вид документаДеловые и служебные письма
Форма обращенияПервое лицо, любое число или третье лицо, единственное число
ПримерПрошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

Даже если вам не нравится такое обращение от ведомства или государства, они делают это по госту. Но самим так делать необязательно.

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи
На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух
Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Как ставить отметку об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так
По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра.

Если вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту — лучше перепроверьте.

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту
Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Как поставить гриф «Утверждаю»

Гриф утверждения ставится на документах, которые утверждает должностное лицо или коллегиальный орган, например собрание.

Гриф ставится в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждает должностное лицо, то гриф состоит из слова «Утверждаю», должности того, кто утвердил, его подписи, инициалов, фамилии и даты.

Если документ утверждается решением коллегиального органа, то в грифе «Утверждено» указывается наименование органа, который утвердил документ, и в скобках — дата и номер протокола, которым зафиксировали решение.

«Утверждаю» на документе — образец
«Утверждаю» на документе — образец
«Утверждаю» на документе — образец
«Утверждено» на документе — образец

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

Новости, которые касаются всех, — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @tinkoffjournal

Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка
0

О выравнивании по ширине. Чтобы не было больших интервалов между словами, можно использовать тка называемые принудительные переносы. А вот использовать обычные переносы в документах нельзя.

2

Елена, вы имели ввиду "неразрывные пробелы"?

0

Александра, нет, есть возможность переносить строку без создания нового абзаца. На ПК в Word делается нажатием Shift+Enter

0
0

Как правильно писать аббревиатуру: ГОСТ или гост?

2
Удалённый пользователь

26.11.21, 11:06

Викель, аббревиатура всегда заглавными.

0
0

Спасибо! Буду соблюдать эти правила.

1

Наталья, ГОСТ 2.304-81

1

Олег, ого, древний, наверное. А я с руководителем спорила, а он ещё до войны родился 😂

0
0

Порядок написания писем, СЗ должен быть. Но некоторые дебильные начальники довели этот порядок до маразма. По мне самое главное содержание документа простое и понятное. Набрали школьных учителей в компании по делопроизводству и те изголяются над инженерами например по отступам, шрифтам и прочей хрени!

1
0

Как правильно и где в конце документа (ТКП) писать
Генеральный директор А. А. Петров
Спасибо!

0
0

В договоре я могу использовать фирменный стиль? например: цветные полоски сверху и снизу страницы или логотип на первой странице

0

GG, Да, ограничений в данном случае нет. Согласно статье 1538 ГК РФ коммерческое обозначение можно использовать для индивидуализации предприятий. Единственное ограничение: нельзя использовать несколько таких обозначений для одного предприятия одновременно.
На практике это встречается не так часто, потому что договор составляется между двумя сторонами: странно было бы использовать ваш фирменный стиль и не использовать фирменный стиль партнера. Но тут уж как договоритесь. Этот ГОСТ — дело добровольное.
Есть ещё момент: если вы договор подписываете на каждой странице, то у вас получится огромный колонтитул внизу с элементами оформления, местом для подписи, номером страницы и количеством страниц в документе.

1
0

а в подписи между инициалами и фамилией нужны пробелы ? на практике в ГУ СПБ их не ставят. А как верно?

0
0

как оформлять приложения?

0
0

Здравствуйте можно ли писать в договоре сокращения? Например: договор купли продажи рыб продукции? Не ставив точку после слова рыб?

0

Serg, при чём здесь ГОСТ в таком случае? Есть ещё правила русского языка! Чем Вам точка помешала?

1
0

Добрый вечер! Обьясните пожалуйста как правильно создать шаблон документа в соответствии со схемой расположения реквизитов Госта? Не совсем понятно, если для реквизита 05, 06, 07, 08. 09 по схеме дается 20 мм. Как можно уложиться в эти размеры? Я правильно понимаю,что при продольном расположении реквизитов :название организации, справочные данные, дата. рег.номер. ссылка на рег.номер и дату. адресат и заголовок не должны превышать по высоте 91 мм?

0
0

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, должна ли роспись заходить на таблицу , а именно туда где важная информация и в результате она плохо читается.

0

Alexandr, а что? Место не позволяет? Важная информация должна быть читаема... как ни крути.

0
0

"Плохой заголовок Хороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы"
Маленький нюанс: Приказ - это наименование документа.
Заголовок здесь - "О повышении заработной платы".

0
0

"В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так".

Азиатская традиция, когда сначала — фамилия, потом имя, закрепилась еще в советское время. Стремление к обезличенности. Имя слишком уж персонализирует адресата. Ч точки зрения чиновников, оно неважно.

В нормальном мире, где личность имеет какое-то значение, сначала указывается имя.

Поэтому невзирая на ГОСТы я всегда инициалы пишу перед фамилией. Просто из уважения к человеку, в не к сомнительной традиции.

0
0

Инициалы перед Фамилией ставятся из уважения!

0
0

Инициалы перед фамилией ставятся из уважения!

0
0

В том самом ГОСТ 7.0.97-2016 пробелов между инициалами нет, толбко перед фамилией. Пример: "И.И. Иванов"

0
0

В ГОСТ 7.0.97-2016 пробела между инициалами нет, только перед фамилией. Пример: "И.И. Иванов"

0
0

Я бы добавил ссылочку, что оформление технической документации подчиняется другому ГОСТу (ЕСКД). Ежели я проект оформлю по данному ГОСТу меня с работы выгонят. Хотя сейчас наверно на выгонят, бардака хватает

0
0

Подскажите, пожалуйста, какими законами или вроде того регламентируется написание названий только заглавными буквами, или написание предложений или слов врязрядку, то есть с пробелами между всеми буквами. Заранее признателен.

0
0

Что значит пробел в таблице

0
0

значение символа пробел в таблице. ссылка

0
0

абз.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати")".

Таким образом, если я ставлю в документе МП под подписью, то можно и сверху на подпись печать поставить.

0
0

Добрый вечер. Подскажите пожалуйста. Выдали справку о пенсии с СФР, на одном листе: весь текст - на первой странице, а подпись, фамилия и печать (только) на обратной стороне справки. Это правильно? Не забракуют в другом ведомстве (Консульстве до. страны)?
Спасибо.

0
0

какой обязательный цвет шрифта текста? 26.04.2023 г. БВН

0
0

какой цвет знаков (букв)текста необходим для делового документа?

0
0

Шрифты написанные в статье не являются бесплатными, вы их покупаете вместе с операционной системой...

0
0

Здравствуй.
Для Вас наверное будет сюрпризом, но
Times New Roman и Arial не являются бесплатно распространяемыми шрифтами, насчёт оставшихся двух ничего сказать не могу и в ГОСТе про них ничего не сказано. Не вводите людей в заблуждение.

0
0

Здравствуйте! Нужны ли пробелы между инициалами?

0
0

В деловом этикете направляют сверху вниз, а снизу вверх представляют на рассмотрение и предоставляют в пользование. И после слова «С уважением» запятая не ставится, потому что это не обращение. На этот ГОСТ нужен ещё один ГОСТ )

0
0

Как правильно оформить титульный лист по инструкции делопроизводства

0
0

Есть ли интервал между фамилией и инициалами, а так же между инициалами?

0
0

Если он добровольный, не понятно зачем он написан. Зачем тратить госсредства, на то, что не обязательно к использованию. Получается по-классике: "Наличие законов, компенсируется не обязательностью их исполнения"

0
0

(письмо № 132 от 5.2.2023 прилагается (книга 2)) - как правильно закрыть скобки -двумя или одной?

0

Наталия, не мучайте людей, закрывайте двумя. Если будет одна, глаз тянется найти вторую, тратится время, непонимание где заканчивается взятая в скобки часть.

0
0

(письмо № 132 от 5.2.2023 прилагается (книга 2)). Как правильно закрыть скобки - двумя или одной?

0
0

В наименовании школы, которая носит имя героя Советского Союза инициалы Героя надо тоже ставить после фамилии?

0

Сообщество