05.02
12K
81

Бесит, когда люди не умеют вести деловую переписку

Бесит, когда люди не умеют вести деловую переписку

Этот текст написал читатель в Сообществе Т⁠—⁠Ж. Бережно отредактировано и оформлено по стандартам редакции.

Когда я училась в школе и мне нужно было писать письма по электронной почте, я всегда начинала с приветствия и заканчивала своей подписью.

В школе нас учили писать такие письма для ЕГЭ по английскому: в начале письма приветствие, потом основной текст, а в конце что-то вроде: «С уважением, Иван Иванов». В университете на первом курсе у нас был предмет «деловое письмо». На лекциях мне казалось, что говорят простые истины: мало кто, обладая хоть каким-то интеллектом, сможет написать письмо без темы, приветствия и подписи. Но нет.

Сейчас я работаю со школами и часто переписываюсь с директорами, секретарями и людьми, ответственными за закупки.

Только 15% из всех, кто мне пишет, в конце ставят хотя бы подпись. Остальные обходятся без формальностей.

Многие заказчики считают, что они единственные, кто нам пишет, поэтому сообщение без темы и подписи в духе «срочно выходите на закупку», присланное с электронного ящика masha007@***.ru от Маши Ивановой, считается нормой. Правда, позже выясняется, что это уважаемый директор областной школы.

Хорошо, если пишут без грамматических ошибок. Бывали случаи, когда заказчики допускали ошибки в словах даже в контрактах. Я молчу про знаки препинания: видимо, в 21 веке ты и без них можешь и должен понимать, что человек хотел написать.

Я не знаю, как бороться с этой проблемой. Просто хочется всем подарить книгу с правилами деловой переписки.

Иногда мне надоедает играть в детектива и пытаться понять, кто пишет. В ответ на такие письма я вежливо, со всеми необходимыми атрибутами электронного письма в виде темы, приветствия и подписи прошу о том, чтобы человек хотя бы представился и написал, из какого он учреждения.


Редакция
Расскажите, если сталкивались с подобным на работе:

А ещё больше бесит, когда каждый ответ начинают новым письмом, не сохраняя предыдущую переписку. Особо оригинальные персонажи умудряются даже свою тему каждый раз ставить.

83

Ольга, и когда нажимают "ответить" вместо "ответить всем" - и приходится по новой собирать всех в переписку и напоминать отправителю, чтобы сохранял всех адресатов.

34

Виталий, хуже этого только когда человек нажимает "ответить всем" на любые сообщения, типа массовых рассылок и начинает задавать свои оригинальные вопросы нескольким сотням человек

48

Виталий, может он просто не хочет "отвечать всем" ) он - в смысле я

6

Напрягает, когда пересылают простыню переписки, длящуюся несколько дней без твоего участия, и пишут "помогите плз по вопросу ниже". И сиди гадай, что же за вопрос из всей этой переписки на самом деле относится к тебе...

Еще напрягает "Заранее спасибо", бессмысленная и беспощадная добавка к обращению.

А если комбо "Помогите по вопросу ниже плз, заранее спс", то иногда хочется стол опрокинуть :D

Присоединяюсь к Алисе Маркиной: "Новые правила деловой переписки" - обязательное чтиво для всех, кто ведет переписку, ну или просто для всех вообще.

28

Бесит, когда:
— в письме нет приветствия;
— используют неуместные англицизмы;
— пересылают историю переписки, в которой для просмотра вложения нужно «промотать» 750 км истории;
— ведут переписку в разных историях по одной и той же теме;
— перечисляешь вопросы (1, 2, 3, N...), а тебе отвечают не на все, а на что-то усреднённое и приходится тратить время на мольбы о внимательном прочтении письма (Аааааа🤬).

Разделяю боль автора статьи в части орфографии и пунктуации.

27

Денис, оооо усредненные ответы - это боль. И как раз из-за них обычно и получаются километры переписки. Сначала он ответит на один вопрос из 3х, ты ему напомнишь ещё про два, он ответит опять на один из 2х, а потом опять из него щипцами вытаскивай.

11

Olga, кстати, уверен, что с таким моветоном сталкивались почти все: переписка плавно переходит из почты в мессенджер, а затем — в аудиосообщения в ответ на текстовые 🤯🤬

2

Денис, поэтому надо устанавливать правило: общение в почте, все деловые важные вопросы и решения - в почте. Тогда очень легко восстановить ход событий в случае разногласий и найти истину. Спасало неоднократно.

0

Новые правила деловой переписки - отличная книга. Согласна, что её нужно иметь в каждой организации, чтобы люди уважали друг друга.

26

Алиса, да, как и "Пиши, сокращай". Вообще грамотный русский язык и информационный стиль — основа нормальной деловой переписки. Без этого собеседников сложно воспринимать всерьёз.

8

Согласен с автором. Дополню. В наше время дистанционки приходится одновременно общаться по всем каналам - почта, ватсап, зум, В контакте и по телефону :) Поэтому желательно не создавать адресату лишних проблем. Во-первых, заполняйте тему письма. Если мне человек шлёт по 10 писем в неделю, очень трудно найти из них нужное. Задоблаешься просматривать. Во-вторых, в начале надо поздороваться ;) При личной встрече мы же не говорим «Ну?!», а все же «Здравствуйте!». И в конце (а можно и в начале) надо бы представиться, если пишешь не другу, которого ты с детства знаешь. Человек не обязан помнить всех подряд, и должен знать, с кем общается. Полезно в подпись вставлять мобильный телефон. Вдруг адресат захочет что-то уточнить быстро, не надо заставлять его копаться в смартфоне и вспоминать, как он вас там записал. Если переписка корпоративная, надо указывать должность и отдел. А то, может, вы даёте указания, а адресат их и не обязан выполнять. Или наоборот обязан. Само письмо должно быть информативным и не требующим разъяснений. «Здравствуйте, я такой-то такой-то, хочу вот этого, готов предложить вот то, если Вам интересно, пишите сюда или звоните туда. С уважением, такой-то».

20

Алексей, а я считаю что переписку надо в одном месте вести
Чтоб потом не вспоминать где же тебе написали: в скайпе, в слаке, в почте, по вотс ап, или кто-то позвонил по пути в туалет.
Честно, надоело уже быть детективом.

28

Аноним, Проблема с Темами, подписями и понятия от кого пришло письмо - очень хорошо решается Системными администраторами при первичном содействии менеджера(Директора)

Так например в норм компаниях на этапе входа в курс дела уже создаётся шаблон письма например в Outlook'e (Написать письмо - полный шаблон, ответить на письмо - сокращённый шаблон, Автоматическая рассылка шаблонного письма при выходе в отпуск) - все эти действия подвластны каждому и по сути хорошо бы их решить при устройстве на работу.

По поводу того, что вам сложно определить кто вам пишет и из какого учреждения - опять же бороться с этим будет тяжело, если вы работаете с Образовательными организациями, т.к. оони не приручены к корпоративной(рабчей) почте и пользуются личными - что кстати тоже должно было бы решаться Системными администраторами при содействии директора, чтобы деловая переписка не осуществлялась с Личных почт.

Способ для определения кто вам пишет, Заведите себе Папки в Outlook'e например Школы и Университеты Техникумы
Например В каждой Школе заведите папочку соответствующей № школы. Получив письмо от одной школы и поняв к какому номеру она принадлежит - настройте фильтр своей почты чтобы письма от данного человека попадали в Папку Школы - №14 Например.

Если вы сторонница Структурировать и общаться деловой перепиской, то можете добавить в свою подпись ссылку на документ в котором будет понятный для вас шаблон.
Пример:

____________________________________________________
С Уважением Иванова Ирина Илларионовна iivanova@mail.ru ООО "Гос Закупки"
Тел: 8(800) 200 600 Добавочный 15
Для ускорения обработки ваших обращений просим вас писать письма по шаблону: Ссылка

Ссылка может быть например на GoogleDocs'e там же на второй вкладке можете указать В каком формате хотели бы видеть Темы и каким образом можно было бы описать наиболее полезное и информативное письмо, например по принципу "Привет ЧГК" (Приветствие Что Где Когда/При каких условиях)
Что - Закупка канцтоваров дала сбой
Где - на портале ГосЗакупок gosZakupki.rururu
Когда/Условия - При оформлении по бланку ТП-38 после нажатия на "собрать корзину"

Получится следующее обращение:
Добрый день.
Закупка канцтоваров дала сбой на портале ГосЗакупок gosZakupki.rururu При оформлении по бланку ТП-38 после нажатия на "собрать корзину"

PS: В ссылке вы можете создать шаблон под копипаст, чтобы заполнялись определённые графы - так будет для вас всегда понятно, например разбив графы.

Описание:
Закупка канцтоваров дала сбой на портале ГосЗакупок gosZakupki.rururu При оформлении по бланку ТП-38 после нажатия на "собрать корзину"
Документ:
ТП-38
Сроки:
28.02.2021 - должен быть оформлен заказ, отчитываться перед руководством

PS2: Переучить большую группу людей у вас не получится, но отчасти вам станет легче, если возьмёте на вооружение часть выше изложенного.

18

Вы пропустили запятую, обозначающую закрытие уточняющего оборота, в последнем предложении между словами "подписи" и "прошу".
Не воспримите за занудство! :-)
Меня тоже раздражают такие письма без тем и подписей.

16

Александр, хороший троллинг)

Хотя действительно не до смеха - когда получаешь письмо вообще без запятых, зато с горой эмодзи.

3

А как вам такое? Текст письма в теме сообщения.

14

Антон, ещё и капслоком и многоточия вместо точек 🙈

2

Работала в консалтинге, навык деловой переписки с клиентом там самый первый и важный, вбили на всю жизнь :) С внешними клиентами, считаю, он обязателен, а внутри компании, особенно если с этими коллегами общаешься постоянно, некоторыми деталями можно пренебречь. Тема письма обязательна всегда, сейчас уже не представляю, как можно отправить письмо без него.

11

Кристина, согласен, как-то стажёром отправил клиенту письмо без подписи, помню до сих пор :)

0

К сожалению, в России только зарождается культура делового письма. Все эти Маши и Пети ещё вчера учились в ВУЗах, где этикет в виде необязательного предмета если и есть, то только первую половину первого семестра. Отсюда и повальная безграмотность.
Ошибки, пропуски знаков препинания, а ещё очень часто хамство. Да-да-да, есть уникумы, которые считают нормой хамить в переписке. У нас на работе подобное существо по имени Миша присутствует. Ему оскорбить, как в носу поковыряться.
Иногда удивляешься, как ему зубы ещё не выбили.
Другой тип выдающихся работников - это передасты-попрошайки. Как правило, они пишут тебе с какой-то просьбой о помощи, прикладывая нереально огромную переписку с половиной компании за три месяца и сопроводительным текстом: "Помогите ответить на вопросы" или "Просьба прокомментировать". То есть им даже лень сформулировать вопрос, просьбу, обращение, они считают, что ты обязан тратить свое время, разбираться в куче переписки, догадываться и разбираться. Ужас.

10

Nikolay, вообще, вот я училась в вузе и именно на первом курсе у меня был предмет "деловое письмо". И на практике я встречаю таких вот "писак", и они как раз таки много старше меня. Мне 26, а средний возраст тех, кто не умеет нормально переписываться - около 45. Хотя, конечно, и моего возраста есть люди.

2

Olga, вам везёт.
У нас тоже были несколько занятий по деловому письму, вел его 45+ инженер, и то, что он предлагал, не особенно современно.
Например, он предлагал всегда обращаться на имя-отчество и на "вы".

0

Коллеги, давайте не будем тут устраивать не понятно что

10

Когда общаешься с китайцами, обращение Dear bro, уже становится нормой

10

Уровень грамотности сильно упал на многих уровнях — и бытовом, где это ещё с натяжкой, но простительно, и там, где это совсем неприемлемо: в юридических документах, в крупных (в том числе федеральных) СМИ, в сообщениях от учителей и преподавателей, на официальных сайтах и страницах фирм.

9

Бесит:
1. Большой список адресатов - если адресатов больше 3-5 чел, то надо чётко понимать зачем их всех включать в переписку, а не "я на всякий случай".
2. Когда отправитель не понимает чем адресат (те кто в поле "кому") отличается от тех, кто в копии.
3. Когда переписку с одной темой используют для совершенно других тем.
4. Письма с пустой темой. Для их авторов в аду есть свое место.

7

Когда твой руководитель пишет "сдесь"

7
Отредактировано

А меня напрягает, когда все свою километровую подпись ставят в каждое сообщение! Хотя достаточно в первом сообщении указать полную подпись, а в следующих обходиться короткой версией.

5

"видимо, в 21 веке ты и без них можешь и должен понимать, что человек хотел написать".

Именно так они и думают)

3
УЧЕБНИК

Как улучшить жизнь с помощью «Экселя»

Узнайте из нашего курса, как таблицы помогут планировать бюджет, считать расходы и структурировать бытовые дела. Даже если с «Экселем» на вы.
  Начать учиться  
Сообщество Т—Ж
Лучшее за неделю

Эта статья могла быть у вас в почте

Избранные материалы Т⁠—⁠Ж, которые не стоит пропускать — в наших рассылках. Выбирайте и подписывайтесь — мы уже готовим письмо для вас.
Подписаться
Вакансии Т—Ж