Как сократить количество дел

У Егора нет проблем с нехваткой времени. Если бы в дне было 36 часов, он точно так же ничего бы не успевал, потому что взял на себя ненужные обязательства.

Обязательство — это и большое дело, и все связанные с ним дела поменьше, которые вы пообещали выполнить до конца. Например, вести бюджет семьи, помогать маме с ее машиной, присматривать за кошкой соседки или взять задачи коллеги на время его отпуска. При этом обещать что-либо можно как кому-то, так и самому себе.

Одно обязательство тянет за собой много разных дел.

И тут важно понять вот что.

Американский тренер по личной эффективности и автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер считает, что важно найти среди своих обязательств ненужные, отказаться от них и работать только с важными. Другими словами, чтобы уменьшить нагрузку, необходимо отказаться от лишних обязательств, а не сокращать время для выполнения каждого из них или стараться работать быстрее. Это тоже полезно, но уже на следующем этапе.

Форстер сравнивает обязательства с кустами: их нужно постоянно подстригать, а если этого не делать, вы окажетесь в густом лабиринте. И единственный способ из него выбраться — посмотреть сверху и найти выход. Этим и займемся.

Мы не можем управлять тем, чего не видим и что не можем подсчитать. К делам это тоже относится. Поэтому сначала надо понять, а какие вообще дела у вас есть. Вот что для этого нужно сделать.

Составить максимально полный список дел — и рабочих, и личных. Пусть их будет 20, 30 или 50 — неважно. Стоит выделить на это 15—20 минут и закончить, когда вообще ничего больше не будет приходить в голову.

Вот какой список дел получился у Егора.

Выделить обязательства — для этого посмотреть на свой список дел и подумать, откуда взялся каждый из пунктов. Какое обязательство привело к тому, что его требуется выполнить?

Любое большое дело само по себе может быть обязательством, если вы обещаете выполнить все связанные с ним дела до конца.

А еще в обязательство может входить только одна задача. Например, в обязательство «Позаботиться о бабушке» у Егора пока что входит только задача «Купить бабушке продукты».

Может показаться, что обязательства все только усложняют. Но если мы сразу начнем планировать дела, то рискуем попасть в замкнутый круг, где все «нужно вчера», но при этом не так уж важно. Чтобы выбраться из этого круга или вовсе в него не попадать, важно понимать, откуда берется работа.

Дальше в уроке поговорим о том, как сократить свой список обязательств, и определим, от чего можно отказаться, чтобы себя разгрузить.

К сожалению, невозможно успеть вообще все: мы ограничены временем, энергией, деньгами, близкими людьми и многими другими обстоятельствами.

Чтобы понять, какие из наших обязательств важны, а какие нет, используем методологию MoSCoW. Ее придумал сотрудник Oracle Дай Клегг в 1994 году, чтобы расставить приоритеты в разработке программного обеспечения компании. Методология стала популярной — сейчас ее используют и в разработке, и в проектном менеджменте, а мы попробуем использовать ее для личных приоритетов.

В колонку Must попадают обязательства, которые нельзя не выполнить: все то, что критично важно для жизни, работы, роста, развития.

С Should посложнее — сюда отправляем важные, но не критичные обязательства. Чтобы оценить степень важности обязательства, задайте себе вопрос: «Это двигает меня вперед?» Если обязательство приносит деньги или удовольствие, помогает продвигаться в профессии или бизнесе, требует применения важных для вас навыков и знаний и дает чувство удовлетворенности жизнью, смело добавляйте его в колонку Should.

Если вам трудно принять решение, попробуйте воспользоваться строгим правилом: если не очевидно «да», то очевидно, что это «нет».

В колонку Could отправляем обязательства, которые полезно выполнить, если на это останутся силы и время. Например, отписаться от рекламных рассылок, навести порядок в электронной почте. Если этого не сделать, ничего критичного не случится, но если сделать — это улучшит качество жизни.

Важно не путать такие дела с теми, на которые не хватает времени и сил, но которые серьезно влияют на вашу жизнь. Например, повышение квалификации, которое напрямую повлияет на зарплату. У обязательства «Развить свои профессиональные навыки» часто нет никакого срока — все зависит только от вас. Но если вам важны повышение зарплаты и профессиональный рост, то такое обязательство стоит добавить в колонку Should.

В колонку Won’t отправляется все, что сейчас можно не делать.

Вероятно, у вас останутся обязательства, которые вообще никуда добавлять не захочется. Подумайте, можно ли от них отказаться. Если да, то что для этого необходимо?

В своей книге «Сделайте это завтра» Марк Форстер предлагает соглашаться только на то, что вы действительно хотите делать. Если вам кажется, что с обязательством что-то не так, «душа не лежит» и «как-то через силу идет», не соглашайтесь на него. А если уже согласились, откажитесь — дальше в уроке мы расскажем, как это делать.

В первом уроке курса мы говорили, что тайм-менеджмент не существует в вакууме. Точно так же и с новой системой. Обязательства, которые вы обозначили как неважные, не испарятся просто сами по себе. Некоторые придется завершать неделями, другие — месяцами: сразу же забыть про них не получится. А еще ведь есть дела из категории Could, которые полезно выполнить, но не в первую очередь, а для этого про них важно не забыть.

Чтобы на вас не сваливалось все разом, попробуйте убрать в ящик обязательства из категорий Could и Won’t. Вот как это сделать.

Представьте большой рабочий стол с ящиками. Мысленно откройте один из них, свалите в него все неважные обязательства и закройте. Забудьте, что там лежит, — помните только про само существование ящика. С реальными неважными обязательствами мы рекомендуем поступить точно так же: взять всю информацию по этим делам и тоже куда-нибудь убрать. Например, создать отдельную папку на компьютере или новую заметку, записать туда все такие обязательства, перенести нужные данные — и закрыть. Потом мы будем постепенно доставать дела из ящика и выполнять их.

Дальше в курсе мы поговорим о том, как планировать важные дела, не забывая при этом разбирать свой ящик обязательств. Будем потихоньку доставать дела из ящика так, чтобы закончить их, но при этом не жертвовать качеством жизни и не пытаться успеть все. А когда все дела, связанные с обязательством, будут закончены, от самого обязательства можно будет отказаться.

Бизнес-тренер и автор книги «Эссенциализм» Грег МакКеон считает, что если не расставить приоритеты самостоятельно, это за вас может сделать кто-то другой, например клиент, работодатель или друг. Другими словами, обязательства не закончатся сами собой — кому-то непременно захочется попросить помощи, передать вам ответственность или воспользоваться добротой. Поэтому как бы тяжело ни было, рано или поздно придется научиться говорить нет.

Вот что может помочь это делать.

Говорите честно. Честность и ясность — важные компоненты успешного отказа. Прямо скажите, что больше не будете выполнять обязательство.

Объясните причину. Иначе собеседник может вас не понять или додумать что-то за вас: например, решит, что вы на него злитесь, поэтому не хотите дальше выполнять обязательство. Не нужно придумывать оправдания — вы ни в чем не виноваты. Просто объясните, почему вы не можете больше этим заниматься.

Предложите альтернативу. Не бросайте собеседника с вашим решением, попробуйте ему помочь. Это покажет, что вы заинтересованы в успехе дела, даже если не можете взять задачу лично.

Учитывайте контекст. Вероятно, ваш отказ от обязательств усложнит кому-то жизнь. И принимать такие новости не всегда легко. Поэтому важно выбрать уместное время и место для разговора. Плохая идея — говорить с руководителем в конце рабочего дня или в лифте. Не стоит отказываться от того, что вы раньше обещали коллеге, во время случайной встречи у кулера. Лучше договориться о встрече в отдельном кабинете и там все спокойно обсудить.

С обязательствами по отношению к друзьям и близким действует это же правило: не отказывайтесь от них на бегу, выделите время и место для спокойного разговора, когда никто никуда не торопится и не занят чем-либо другим.

Отказываясь от обязательства, будьте уверены в своем решении. Скорее всего, вас попытаются уговорить не бросать дело. В таком случае не уступайте, но учитывайте новые вводные. Например, если руководитель предложит доплачивать Егору за работу над презентациями или снять с него часть другой нагрузки, возможно, ему стоит взять паузу, подумать и затем обсудить это. А вот если руководитель начнет давить на чувство вины и объяснять, как отделу будет плохо без презентаций Егора, соглашаться не стоит.

Понимание того, что ваше время ценно, поможет избавиться от чувства вины при отказе. Каждый раз, когда вы соглашаетесь на новые обязательства, вы отнимаете время от других важных задач или отдыха.

1. Мы часто ничего не успеваем, потому что фокусируемся на неважных и ненужных делах.
2. Дела не берутся из ниоткуда — все это обязательства, которые мы когда-то на себя взяли.
3. Чтобы управлять обязательствами, их нужно определить, назвать и посчитать. Для этого необходимо выписать все дела, которые надо выполнить, и объединить в группы.
4. Успеть все невозможно, поэтому обязательства надо приоритизировать. Например, по методологии MoSCoW.
5. Часть обязательств лучше отложить на потом и на время забыть про них.
6. Если от чего-то можно отказаться, стоит так и сделать.
7. Главный эксперт по вашим обязательствам — это вы. Никто другой не знает, что именно вам действительно нужно сделать и почему.

В следующем уроке мы поговорим о том, как планировать дела на месяц. Рассмотрим, как выбрать фокус, распланировать календарь и оставить время на непредвиденное, а также научимся постепенно доставать дела из ящика и доводить их до конца.