Как рассчитать бюджет крупного мероприятия: 4 шага

Этот текст написал читатель в Сообществе Т⁠—⁠Ж

Шаг № 1
Определите границы бюджета заказчика

Если речь идет о тендере, конечно, нельзя сразу четко узнать бюджет мероприятия, которое вам предстоит организовать в случае выбора вас, как подрядчика. При входящем запросе от клиента можно и нужно согласовать бюджет в первую очередь. Постарайтесь добиться от клиента информации о максимальной планке, за которую нежелательно выходить. Помимо этого, выясните информацию о предполагаемых обязательных затратах, чтобы грамотно распределить бюджет на все его требования к мероприятию.

Шаг № 2
Определите основные статьи расходов

Узнав границы бюджета, начните с того, чтобы выявить основные категории расходов и того, что именно важно для вашего клиента: площадка для проведения мероприятия, развлекательная программа, персонал, кейтеринг, подарки гостям и т.д. В зависимости от поступившей информации, вам будет уже более понятно, на что потратить основную часть расходов. Обговорите с заказчиком все его основные требования перед началом работы и составлением сметы.

Шаг № 3
Определите приоритетные расходы и достаточное качество по ним

После того как вы выявите потребности клиента, обратите его внимание на важный момент, а именно достаточное качество. Важно объяснить, на какой статье расходов можно действительно сэкономить и не потерять на выходе. Вы не сможете навязать заказчику полностью ваше видение и пожелания, так как нужно всегда помнить — вы подрядчик и исполнитель. Ваша задача, как event-менеджера, организовать мероприятие следуя пожеланиям клиента.

Ваша задача поделиться опытом и быть экспертом, донесите свои опасения по бюджетированию, но не настаивайте. Помните: ваша цель донести все варианты расходов на составляющие ивента, если аргументы и доводы не работают, то клиент берет сам на себя риски по результату организации.

Шаг № 4
Подготовьте несколько вариантов смет для мероприятия

Данный пункт не всегда обязателен, действуйте в зависимости от запроса заказчика. Вы можете заранее составить разные сметы, если это требуется. Но я бы порекомендовал обратить внимание на несколько пунктов: выбор площадки, кейтеринг и развлекательная часть. Покажите несколько вариантов по каждому из пунктов и четко объясните, почему вы предлагаете именно так и что это даст по итогу.

Не всегда самое дорогое — лучшее, клиент может думать, что дорогой артист и статусные, важнее всего остального. Если выбор ударяет по бюджету и лишает качества в целом, ищите варианты, которые сохранят конечное положительное впечатления от мероприятия в целом.

Сообщество Т—Ж

Лучшее за неделю