Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовые книжки?
Я устраиваюсь на работу впервые в 2024 году. Хочу вести электронную трудовую книжку и бумажную. Можно ли это сделать? Разрешат ли мне?
До 31 декабря 2020 года работники могли выбирать вариант ведения трудовой книжки: на бумаге и параллельно электронно или только электронно. Для этого нужно было подать работодателю заявление.
В 2024 году действуют другие правила: если трудоустраиваетесь в первый раз, независимо от вашего желания вам заведут только электронную трудовую.
Расскажу, кому до сих пор нужна бумажная трудовая книжка и можно ли отказаться от электронной.
Когда работодатель ведет бумажные и электронные трудовые книжки
Электронные трудовые книжки, ЭТК, ввели в 2020 году. Работники тогда сами решали, как фиксировать их трудовую деятельность: только электронно или электронно и на бумаге одновременно .
Если сотрудник выбирал электронный вариант, ему возвращали бумажную с соответствующей записью, а информацию о работе сохраняли только электронно. Если он выбирал вариант «электронно + на бумаге», специалист по кадрам заполнял бумажную книжку и вносил сведения о работнике в электронном виде.
Если человек после 1 января 2021 года устраивается на работу впервые, ему оформят только ЭТК, и бумажную книжку не заведут . Заявления подавать не нужно — достаточно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу, если его издавали. Дальше наниматель подаст в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — и фонд заведет ЭТК.
Как перейти на электронную трудовую книжку
При приеме на работу руководитель запрашивает у работника бумажную трудовую книжку. Если последний уже отказался от нее, в документе должна быть закрывающая запись об этом. Тогда работодатель будет вести только ЭТК. Если закрывающей записи нет, одновременно придется вести и бумажную трудовую. Работник может отказаться от бумажной трудовой в любой момент. Для этого нужно подать работодателю заявление о переходе на ЭТК .
После этого работодатель сделает в бумажной трудовой книжке записи :
- В графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».
- В графе 4 — о документе, на основании которого делается запись: заявление о переходе на ЭТК, дата и номер его регистрации.
- В графах 1 и 2 — о порядковом номере записи и дате выдачи бумажной трудовой на руки.
Книжку вручат в течение трех рабочих дней после подачи заявления.
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку
Если работник написал заявление об отказе от бумажной трудовой и получил ее на руки с закрывающей записью, он уже не сможет отменить это решение .
Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК указаны кратко — только места и периоды работы, при условии что работодатель сдавал в пенсионный фонд персонифицированную отчетность. Если человек хочет добавить подробности или каких-то мест работы не хватает, ему нужно подать заявление в СФР:
- лично в клиентской службе фонда или МФЦ;
- через госуслуги или личный кабинет на сайте СФР.
Услугу называют «Корректировка индивидуального лицевого счета».
CФР проверит, совпадают ли сведения из бумажной трудовой с данными, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, изменения не внесут.
Если не подать заявление, трудовую деятельность до 1 января 2020 года, не зафиксированную в лицевом счете, будет подтверждать только бумажная трудовая .
Что в итоге
Тем, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, оформляют только электронные трудовые книжки.
Работники с трудовым стажем до 1 января 2021 года, могут выбрать: отказаться от бумажного варианта или продолжить вести его вместе с ЭТК. При отказе работодатель делает в книжке закрывающую запись и выдает ее сотруднику на руки. С этого момента все записи будут вносить только в ЭТК.
Переход на ЭТК окончательный — вернуться к ведению бумажной книжки нельзя.
