Планируем дела на месяц

Мы предлагаем планировать месяц с помощью простого и доступного инструмента — календаря.

Он поможет избежать хаотичных списков, видеть картину целиком и быстро реагировать на изменения. Например, вы прочитали рецензию на новый фильм и загорелись желанием сходить на него в кино. Можно сразу открыть календарь, проверить свободные слоты и записать туда новое дело.

Для планирования можно использовать как бумажный, так и электронный календарь. Второй гибче: в него легче вносить изменения, поэтому дальше в уроке мы будем работать с ним. Подойдет стандартный календарь на компьютере или смартфоне либо специальные сервисы: Google Calendar, «Яндекс Календарь» или Singularity App. В этом уроке мы показываем примеры организации календаря в десктопных приложениях: в них удобнее увидеть планирование на месяц. Разумеется, можно использовать и их аналоги для смартфонов.

С календарями определились, теперь спланируем месяц. Вот как это сделать.

Фокус месяца — то, на чем вы хотите сосредоточиться и обязательно выполнить. Подойдет любое обязательство: и большое дело, которое нужно поскорее закончить, и большая цель, к которой хочется приблизиться. Например:

• доделать ремонт в ванной;
• полностью спланировать отпуск;
• пройти курс про ИИС-3 в Учебнике Т⁠—⁠Ж;
• посетить 8 тренировок с тренером;
• прочитать новую книгу Пелевина;
• пройти оценку навыков на работе.

Мы рекомендуем работать с одним-двумя фокусами в месяц, чтобы не перегружать себя. Представьте, что вы решили улучшить навык публичных выступлений, начать изучать новый язык, читать по книге в неделю и минимум три раза в неделю тренироваться в спортзале — и все это в течение одного месяца. Но энергии на все может не хватить, цели не будут достигнуты, это снизит мотивацию и вызовет чувство вины. Не стоит хвататься за все сразу. Если вы переоцените свои силы, то рискуете выгореть. И тогда фокусом месяца станет поход к врачу.

Чтобы этого избежать, постарайтесь отнестись к планированию на месяц как к эксперименту, в котором вы — любопытный ученый, проверяющий гипотезу. Если эксперимент удастся, то вы продолжите работу, а если нет — скорректируете гипотезу и выберете другие фокусы.

Чтобы лучше понять, о чем идет речь, вернемся к Егору из прошлых уроков. Он выписал все свои обязательства и распределил их в четыре колонки по степени важности. Потом Егор поговорил с руководителем и в итоге отказался от трех обязательств, которые ему не очень-то хотелось выполнять: «Устроить корпоратив», «Отвечать за презентации в компании» и «Подменить коллегу, пока он будет в отпуске». А еще несколько обязательств он убрал в ящик.

Из оставшихся обязательств и стоит выбрать фокус месяца.

Например, Егор решил сфокусироваться на обязательстве «Научиться отдыхать», чтобы не выгореть на работе.

Фокус месяца важно зафиксировать. Можно записать в блокноте на отдельной странице или на стикере, который прикрепите на монитор на рабочем месте. Можно выделить его отдельным пунктом в списке дел или даже поставить повторяющимся событием в календаре, чтобы он почаще попадался вам на глаза. Главное — записать.

Чаще всего фокусом оказываются большие дела с кучей переменных и неизвестных, например: начать вести бюджет, подготовиться к экзамену по английскому, получить водительские права, сделать ремонт в ванной. Чтобы справиться с ними, нужно сделать из большого и непонятного много маленького и понятного — то есть декомпозировать.

Другими словами, декомпозиция помогает получить список конкретных задач на пути к цели и разобраться, что именно нужно сделать. Вот как это работает.

Выделить крупные смысловые блоки. Подумайте, какие шаги нужно сделать, чтобы достичь результата в вашем фокусе на месяц. Двигайтесь от общего к частному. Например, возьмем обязательство Егора «Научиться отдыхать». Попробуем декомпозировать его на крупные смысловые блоки.

Чтобы научиться отдыхать, Егор хочет сделать следующее:

1. Съездить в отпуск, потому что он уже 8 месяцев не брал его на работе.
2. Определить подходящие виды отдыха — зафиксировать то, что уже помогает ему восстанавливаться.
3. Попробовать новые виды отдыха — то есть расширить этот список.
4. Научиться планировать отдых, чтобы не перерабатывать и соблюдать баланс.

Декомпозировать на небольшие задачи. Теперь распишите, что нужно сделать, чтобы выполнить каждый пункт получившегося списка. Уточнять каждый можно до бесконечности, но делать так не нужно. Главный критерий, по которому вы поймете, что дальше декомпозировать некуда, — когда у каждой отдельной задачи будет неделимый результат.

Для примера декомпозируем первый пункт в списке Егора — «Съездить в отпуск». Вот что для этого нужно сделать:

1. Согласовать отпуск с руководителем.
2. Предупредить коллег об отпуске.
3. Написать заявление на отпуск.
4. Прикинуть стоимость поездки.
5. Выбрать, куда поехать.
6. Купить билеты.
7. Забронировать жилье.
8. Составить план поездки
9. Собрать вещи.

Задача «Согласовать отпуск с руководителем» — неделимая, ее результат — даты отпуска. Не стоит делить ее до состояния «Написать руководителю», «Рассказать о желаемых датах», «Подготовить запасные даты, если в нужные не отпустят»: у каждого из этих действий нет результатов для нашего большого дела.

Иногда критерием неделимой задачи считают возможность сделать ее быстро, но для каждого это значит что-то свое: у кого-то «быстро» — это 30 минут, а у кого-то — три часа. Если задача крупнее, скорее всего, ее можно разделить на две и больше. Если задача мельче — это повод задуматься, не слишком ли она маленькая, чтобы быть самодостаточной.

Обычно хватает двух-четырех уровней погружения в зависимости от масштаба проекта. Дальше будут такие мелкие подробности, которые все равно не получится полностью предусмотреть и описать. Декомпозиции посвящен целый урок нашего курса «Как начать и закончить большое дело». Это курс о том, как проектный менеджмент помогает в повседневной жизни, о принятии решений и управлении собой.

Наш герой Егор пока не проходил курс, но уже понимает, что и фокус, и другие обязательства придется декомпозировать и записать в календарь.

Когда с декомпозицией фокуса на месяц разобрались, можно вносить получившиеся дела в календарь. Но и здесь не все так просто. Если Егор сразу составит расписание на месяц вперед, скорее всего, оно поедет. Вот представьте.

Поэтому мы предлагаем разделить планирование на несколько этапов. Посмотрите на список задач и проставьте им дедлайны — сроки, когда они точно должны быть выполнены. Если дедлайны неочевидны, задайте к каждому делу вопрос: «Когда это нужно сделать? И что будет, если не сделаю в это время?» Если в итоге у задачи нет жесткого срока исполнения, ее лучше внести в расписание недели или дня — об этом мы поговорим в следующих уроках.

У задач Егора на первый взгляд нет конкретных сроков, но вот согласовать отпуск с руководителем следует как можно скорее — вдруг не отпустят. А после этого стоит предупредить об отпуске коллег, чтобы успеть передать дела и никого не подвести.

Эти два дела и стоит внести в календарь. Добавим обе задачи на вторник — 1 октября.

То же самое нужно проделать с другими обязательствами, которые вы распределили в колонки Must и Should по итогам прошлого урока: декомпозировать → проверить, есть ли дедлайны → внести в календарь на месяц.

Теперь внесем в календарь на месяц повторяющиеся события. Например, тренировки по вторникам и четвергам, визит к родителям каждую третью субботу месяца, ежемесячную стрижку, выход любимого еженедельного подкаста и другие подобные вещи.

Записывайте все, что вы делаете регулярно — и несколько раз в неделю, и раз в месяц.

Чтобы научиться планировать, тоже требуется время. Выделите один-два часа в месяц, чтобы не спеша распределить дела на следующий и оценить предыдущий.

Что получилось. Закрыли фокус месяца — замечательно! Сделали 80% запланированного — отлично. Следовали расписанию в течение всего вторника — супер. Отмечайте успехи и достижения, хвалите себя, чтобы поддерживать мотивацию и видеть прогресс.

Что не получилось. Изучите, что именно не удалось выполнить, и подумайте почему. Возможно, вы неправильно составили расписание, а может, не могли сосредоточиться, потому что накануне плохо спали, и в таком случае проблема не в планировании.

Как я себя чувствую. Присмотритесь к своему состоянию. Если сильно устали, значит, стоит запланировать больше времени на отдых в следующем месяце. Если какое-то дело бесит и выполнять его не хочется, попробуйте передать его кому-то другому. Не игнорируйте свое состояние, отталкивайтесь от него при принятии решений.

Задаваться такими вопросами бывает сложно. Может показаться, что достаточно просто записывать дела в календарь, а дальше оно там как-нибудь образуется. Образуется, это так. Но чем лучше вы себя понимаете, тем устойчивее станет расписание. Например, если вы поймете, что в этом месяце пропустили три тренировки из четырех, просто потому что они вам не нравятся, то сможете честно себе в этом признаться, отменить эти тренировки, запланировать на следующий месяц что-то более приятное — и ни разу не пропустить.

Мы распланировали дела на месяц. Теперь в календаре есть дедлайны фокуса месяца и важных обязательств, регулярные события и ревью — на это уже удобно опираться, но мы пойдем дальше: в следующем уроке расскажем, как планировать декомпозированные дела в течение недели.

А пока — вот еще несколько идей, которые помогут лучше спланировать месяц.

Добавить напоминания. Иногда в календарь добавляют не важные дела, встречи или задачи, а напоминания. Например, о том, что у друга день рождения, что нужно заплатить налоги или сделать ежегодную прививку от гриппа. Мы рекомендуем вынести напоминания в отдельное приложение, а из календаря убрать, чтобы его не перегружать.

«Напоминания» — стандартное приложение любого телефона или компьютера. Достаточно один раз внести в него заметку и выставить повторяемость, и устройство будет в нужный момент присылать вам уведомление, чтобы вы ничего не забыли.

Добавить цветовое кодирование. Присвойте разным категориям дел собственные цвета. Например, все, что связано с работой, в календаре отмечаем красным, отдых — синим, тренировки — желтым, семейные дела — фиолетовым и так далее. Так вы сразу увидите, из чего состоит месяц, каких дел в нем много, а каких мало.

А еще для каждого обязательства или сферы жизни можно создать отдельный календарь. Так вы сможете фильтровать расписание только по определенным параметрам. Например, выключить все, кроме «спорта», чтобы увидеть, как часто вы тренируетесь, и скорректировать план занятий.

Запланировать хаос. Бывают дни, когда прилетает куча мелких задач. С ними легко расправиться за несколько минут, максимум полчаса, поэтому многие берутся за них сразу. Но здесь скрывается ловушка: когда мы быстро переключаемся с задачи на задачу, то теряем концентрацию, в итоге больше устаем и хуже работаем.

Чтобы сберечь когнитивный ресурс, запланируйте так называемое «Окно хаоса» — время, когда вы работаете только с мелкими задачами, которые накопились в течение дня. Во-первых, они не будут отвлекать вас от запланированного. Во-вторых, вы сможете работать постепенно, переключаясь на другую задачу в тот момент, когда закончите с предыдущей.

«Окно хаоса» тоже можно планировать в календаре, но удобнее делать это при недельном планировании — когда вы больше знаете о делах, предстоящих в ближайшее время. Мы подробнее поговорим об этом в следующем уроке.

Помните, что планирование должно вам помогать, разгружать и расслаблять, а не вгонять в панику. Ориентируйтесь на это чувство. Если заметите, что с планированием что-то не так, корректируйте гипотезу. В конце концов вы главный эксперт по тайм-менеджменту в своей жизни.

1. Месячное планирование — это стратегия. Оно задает направление, помогает увидеть общую картину, распределить ресурсы и наметить шаги, которые приведут вас к цели.
2. Лучший инструмент для планирования месяца — календарь. Он поможет избежать хаотичных списков, видеть картину целиком и быстро реагировать на изменения.
3. Начните планирование месяца с фокуса — того, на чем хотите сосредоточиться. Подойдет и обязательство, и большое дело, которое нужно поскорее закончить, и большая цель, к которой хочется приблизиться.
4. Если обязательства слишком большие и неясные, декомпозируйте их. Декомпозиция помогает получить список конкретных задач на пути к цели и разобраться, что именно нужно сделать.
5. Планируя месяц, вносите в расписание дела с жесткими сроками, а все остальное планируйте в контексте недели.
6. Планированию тоже требуется время. Выделите один-два часа в месяц, чтобы не спеша распределить дела на следующий месяц и оценить предыдущий.

Мы поговорили о том, как планировать дела на месяц, сравнивая это планирование с вашей личной стратегией. В следующем уроке перейдем к тактике и посмотрим, как планировать дела на неделю: какие принципы и инструменты для этого удобно использовать и как оценить, сколько времени потребуется на задачу.