Что вы узнаете
- Зачем вести списки дел.
- Почему новые задачи не стоит делать в тот же день.
- Почему задачи важно выполнять по очереди.
- Как планировать перерывы.
Зачем вести списки дел
В третьем уроке мы говорили, что месячное планирование — это стратегия, а недельное и дневное — тактика. Если вы не пропустили предыдущие уроки, то большая часть дел на день уже будет в расписании, но в этом и сложность: нужно так маневрировать между задачами, чтобы вовремя реагировать на срочное, но и успевать задуманное. Главный инструмент, который нам в этом поможет, — список.
Держать все дела в голове — плохая идея. Исследования в области когнитивной психологии показывают, что в течение 20—60 секунд мы можем одновременно удерживать в голове только 7±2 единицы информации. И это не список из семи задач с подробным описанием, а скорее задача из семи слов.
Записывая, вы освобождаете оперативную память мозга, меньше переживаете о том, что что-то забудете, и получаете больше ресурса на то, чтобы концентрироваться и придумывать. Именно поэтому в прошлых уроках мы использовали таблицы и календарь, а в этом — поработаем со списком.
Вот чем он может быть полезен.
Помогает поддерживать порядок. Список задач — это структура дня. Если она перед глазами, вы можете быстрее реагировать на изменения. Допустим, в конце дня вы запланировали большую творческую задачу — снять ролик для своего канала. Если утром вы поймете, что плохо спали и сил на эту задачу не хватит, то можете изменить порядок дел: снять ролик утром, а на вечер оставить какую-то простую рутинную задачу вроде заполнения таблиц. Без списка задач на день такое провернуть труднее.
А еще список помогает оценить, насколько реалистично выполнить за день все, что вы записали. Возможно, не сразу, но со временем вы начнете точнее оценивать нагрузку: «Вот такую задачу сделаю только одну, а таких — четыре!»
Позволяет разгрузить свою память и при этом не терять задачи. Вам не нужно запоминать все свои дела, но они никуда не потеряются: записали → забыли → вернулись к списку → вспомнили. Например, если в течение дня вам позвонят из налоговой и попросят уплатить 1 рубль 27 копеек пени до конца недели, вы можете внести дело в список и вернуться к работе.
Главное — записывать. Составили список дел на день — запишите. Надо купить корм кошке — запишите. Пришла гениальная идея, которая вас озолотит, — запишите.
Записали — имеете право забыть.
Позволяет замечать прогресс. Когда вы постепенно продвигаетесь по списку задач, вычеркивая сделанное, испытываете удовлетворение от выполненных дел, и появляется мотивация продолжать.
Вычеркивайте из списка завершенные задачи
Во-первых, вычеркивать, зачеркивать и подчеркивать попросту приятно.
Во-вторых, так вы чувствуете завершенность — закрываете задачу и буквально вычеркиваете ее из своей памяти.
В предыдущих уроках для месячного и недельного планирования мы использовали календарь, но записывать в него ежедневные задачи — неудобно. Обычно списки на день ведут в трекерах вроде Evernote, Todoist, бумажных и цифровых блокнотах.
В этом уроке мы будем работать со стандартным блокнотом операционной системы, в нашем случае — iOS. Формат записи здесь не так важен, как подход, — об этом мы и поговорим.
Почему новые задачи не стоит выполнять в тот же день
Представьте, что ваш день начинается с тщательно составленного списка дел. Но уже к обеду планы рушатся: руководитель просит подготовить отчет, коллеги отвлекают вопросами, а на почте появляется десяток новых писем, требующих ответа. Так часто бывает, когда ваш список дел открытый — и вы вписываете в него поступающие в течение дня задачи.
Чтобы не давать списку разрастаться до бесконечных размеров и в итоге не страдать от того, что ничего не успели, автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер предлагает вести закрытые списки дел: утром или накануне вы составляете список дел на день и подводите под ним черту — все, она закрывает ваш список.
Этот принцип лежит в основе книги Форстера. Поэтому она и называется «Сделай это завтра».
Все новые входящие задачи от коллег, партнера, друга, руководителя или бабушки вы записываете отдельно — в буфер, область для временного хранения информации. Буфером может быть любое место, где вам удобно фиксировать новые задачи, кроме самого списка на день. Подойдет даже соседняя страница блокнота.
Если дела несрочные, планируйте их не раньше чем на следующий день. Если срочные и важные — планируйте в течение дня. Главное — не соглашайтесь сразу все бросить и бежать «тушить пожар»: сначала запишите, потом возьмите в работу.
При этом в своем закрытом списке дел тоже можно запланировать время на «тушение пожаров». Автор этого курса называет небольшие срочные задачи апдейтами и заранее планирует на них время — 20—30 минут в день.
Что добавить в список на день
Теперь поговорим о том, из чего составить ежедневный список задач.
Актуальная инициатива — то, что вы делаете в первую очередь. В прошлом уроке мы говорили о том, что актуальной инициативой могут быть обязательства, которые вы достаете из ящика или пытаетесь разделаться с ними в течение длительного времени.
Попробуем составить дневной закрытый список для героя нашего курса — Егора. Напомним, что он назначил своей актуальной инициативой обязательство «организовать рабочий процесс» и декомпозировал его на пять задач:
- Проверить и разобрать почту.
- Купить новый рабочий стол.
- Разобрать архив документов.
- Настроить рабочий компьютер.
- Спланировать неделю.
Добавим актуальную инициативу Егора в список.
Основные задачи. Запишите все, что требуется сделать в течение дня. Обычно это небольшие задачи и декомпозированные дела. Есть два популярных приема для составления такого списка:
- Сначала выполнить простые мелкие задачи, чтобы включиться, настроиться на работу, вычеркнуть сделанное и почувствовать себя королем продуктивности. Ну и освободить время для больших и сложных дел.
- Начать с самого сложного или неприятного дела, выполнить его, почувствовать себя свободным и пойти доделывать все остальное. Этот метод еще называют «Съесть лягушку».
Мы предлагаем не выбирать что-то одно, а комбинировать оба подхода. Бывают дни, когда нужно разогнаться — и тогда лучше начать с легких задач. А иногда с утра так много сил и вдохновения, что хочется взяться за самое сложное или даже разобраться с неприятным. Пробуйте и ищите новые способы планирования дел, чтобы найти собственный рецепт продуктивности.
Задачи, связанные с общением — переговорами и договоренностями. Например, попросить у коллеги данные по аналитике, обсудить план действий по составлению отчета, поручить задачу стажеру, собрать у команды информацию по их планам на отпуск, уточнить время работы химчистки.
Такие задачи часто бывают растянуты во времени, потому что коллеги или другие собеседники необязательно отвечают сразу. А еще может потребоваться обсудить задачу в переписке, чтобы все уточнить и друг друга понять.
В задачах, связанных с общением, важно перекинуть мяч на чужую сторону. Допустим, если вам нужно собрать данные для отчета, важно их запросить: запустить диалог, поставить задачу и таким образом перекинуть мяч исполнителю.
Чтобы не просидеть весь день в «Телеграме» или на телефоне, попробуйте работать по такой схеме:
Такие задачи тоже можно вычеркивать из списка. Если вы перекинули мяч, но пока не получили ответа — зачеркните сегодняшнюю задачу, но добавьте новую на завтра. Так вы не забудете проверить ответ или напомнить собеседнику, что ждете его.
Организационные задачи. Сюда относятся мелкие дела, которые блокируют выполнение больших и важных. Например, открыть доступ к документам, зарегистрироваться на сайте, что-то кому-то отправить, настроить программу, заполнить опрос. Такие задачи не требуют много когнитивного ресурса — их просто нужно сделать.
Если утром вы чувствуете, что пока не готовы приступить к основной работе, займитесь этими задачами.
Группируйте похожее
Объединяйте задачи одного типа или с похожими требованиями, чтобы выполнять их подряд в течение определенного времени. Например, можно запланировать 30 минут на ответы в мессенджере и почте, организацию встреч с коллегами и друзьями, проверку счетов.
Это поможет снизить время на переключение между разными видами работы: вы потеряете меньше когнитивного ресурса и будете продуктивнее.
Сколько задач должно быть в списке на день — зависит от вас. Кто-то записывает три-пять главных дел, другие — пару десятков, третьи работают по методике американского журналиста Айви Ли и планируют девять задач:
- Одну самую важную — и потому приоритетную.
- Три задачи средней важности, которые требуют решения в течение дня.
- Пять незначительных задач, которые нужно выполнить по возможности.
Опирайтесь на собственный опыт и комфорт, пробуйте и комбинируйте разные подходы. Главное, чтобы в списке оставались стратегические задачи, которые приближают вас к глобальным целям недели и месяца, с которыми мы частично работали в предыдущих уроках.
Почему задачи важно выполнять по очереди
Кажется, что многозадачным быть круто — можно одновременно писать отчет, сидеть на встрече с коллегами и отвечать на электронную почту, когда появляются уведомления. Но попытка делать несколько дел сразу или быстро переключаться с одного на другое на работе обходится нам дорого: мы думаем, что делаем больше, но на самом деле замедляемся.
После того, как человек отвлекся, ему нужно около 15 минут, чтобы снова сфокусироваться на прежней задаче. Из-за многозадачности продуктивность снижается на 40%, а вероятность ошибок растет.
Каждое переключение с задачи на задачу съедает наше время и когнитивный ресурс: отключаемся от первой задачи → переходим ко второй → вспоминаем, что нужно сделать → прикидываем план действий → только потом действуем.
Поэтому лучший способ продуктивно работать со списком дел — двигаться постепенно, выполняя по одной задаче за раз. Это значит, что пока задача не доделана, вы не приступаете к следующей. Именно поэтому и нужен буфер. Он помогает не отвлекаться на срочные дела, а планировать их: делать хаос предсказуемым и экономить когнитивный ресурс.
Как планировать перерывы
Перерывы можно не вносить в список дел, но важно их вообще делать.
Самый простой способ не забывать про перерывы — метод Pomodoro . Он помогает концентрироваться на задаче и не забывать отдыхать. По этой технике работают интервалами: обычно чередуют 25 минут работы и пять — отдыха. Один интервал — одна «помидорка». После четырех «помидорок» делают большой перерыв — 15—20 минут. Потом цикл повторяется.
Главное — не отвлекаться в течение этих 25 минут и полностью отключаться от работы во время перерыва. Чтобы контролировать время, можно пользоваться таймером в браузере или установить приложение на телефон — Move On для iOS или Pomodoro Timer для Android.
Для напоминаний подойдет и бот в «Телеграме», например RMB. Вы отправляете боту сообщение и устанавливаете время, а он присылает напоминание в назначенный час.
Вариант еще проще — Pomodoro Bot. Вы выставляете таймер — например, на 15 минут. И каждые 15 минут бот будет присылать уведомление.
Не всем подходит интервал в стандартные 25 минут. Некоторые устают, им нужны рабочие интервалы по 15 минут, другие — только разгоняются, им комфортнее работать по 45. Меняйте таймеры под себя. Начните со стандартного интервала и корректируйте перерывы и работу, чтобы найти оптимальный темп.
Во время перерыва важно отходить от рабочего места: вставать, разминаться, прогуливаться, а не читать соцсети за тем же компьютером. Для разминки спины стоит двигаться хотя бы по 5—10 минут после 30—50 минут работы сидя. В Учебнике Т—Ж есть бесплатный курс о том, как позаботиться о спине, чтобы она не болела от долгого сидения за компьютером.
Как составить список дел на завтра
Хорошо, если в конце дня есть время для рефлексии, чтобы посмотреть на выполненные дела и спланировать следующий день. Вот в каком порядке предлагаем двигаться:
- Проверьте, что осталось недоделанным. Если это стоит закончить, запланируйте задачу на другой день, если нет — попробуйте отказаться.
- Проверьте буфер. Посмотрите, что можно сделать завтра, и внесите задачи в список.
- Проверьте календарь на следующий день — добавьте новые дела.
По возможности запланируйте время на действительно срочные задачи, которые могут прийти в течение дня, запишите это в список. И помните, что нужно оставить время на перерывы.
Еще в конце дня можно использовать технику Бенджамина Франклина. Он каждый вечер задавался вопросом: «Что хорошего я сделал сегодня?» Такая практика помогает замечать свой прогресс и присваивать достижения.
Представим, что Егор хочет собрать друзей в баре после рабочего дня. Предварительно он решил спросить, как у ребят дела. Вот что они ответили:
Запомнить
- Держать все дела на день в голове — плохая идея. Используйте списки задач, чтобы не забивать голову текучкой, но ничего не упускать.
- Чтобы не давать списку разрастаться до бесконечных размеров и в итоге не страдать от того, что ничего не успели, ведите закрытые списки дел — такие, в которые нельзя добавить новые задачи.
- Записывайте новые входящие задачи в буфер — область для временного хранения информации.
- Список на день может состоять из актуальной инициативы, декомпозированных задач, организационных дел и задач, связанных с общением. Если вы чувствуете, что определенной категории дел не хватает, добавляйте. Помните, что список — ваша опора в ежедневных делах.
- Не забывайте делать перерывы.
Что дальше
На бумаге бывает одно, а на деле — совсем другое. В финальном уроке курса поговорим о том, как быть, когда все валится из рук и уже идет не по плану. А еще расскажем, как не отчаиваться в трудные моменты и продолжать поддерживать систему организации дел в рабочем состоянии.
Делимся лайфхаками и главным из курсов Учебника. Чит-коды для реальной жизни — в нашем телеграм-канале: @t_uchebnik
