Как спланировать свой день: 6 приемов, чтобы больше успевать
Мозг
24K
Фотография — Mlenny / iStock

Как спланировать свой день: 6 приемов, чтобы больше успевать

Учитывайте свой хронотип и учитесь отличать важное от срочного

25

Планирование помогает не забывать важного, соблюдать сроки и испытывать меньше стресса.

Но составить расписание дел, которым будет удобно и легко пользоваться, получается не всегда. Рассказываем о приемах, которые облегчат эту задачу.

Мозг: рассылка об эмоциях и психике
Лайфхаки о том, как не поддаваться стрессу, — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно
Прием № 1

Расписание с учетом хронотипа

Составляя расписание, мы обычно ориентируемся на дедлайны и первым делом беремся за самое срочное. Но автор книги «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя» Дэниел Пинк утверждает, что это не лучшая стратегия. Он советует планировать дела в соответствии с циркадными ритмами — циклами биологических процессов в нашем организме, связанными с наступлением дня и ночи.

Так, известно, что утром большинство людей обычно чувствуют себя бодрыми и воодушевленными, а также лучше относятся к окружающим. Во второй половине дня позитивные эмоции сменяют другие — апатия и усталость, но к вечеру настроение снова улучшается и остается таким до отхода ко сну.

Ученые считают, что причина этого — работа одной из областей нашего мозга, супрахиазматического ядра, расположенного в гипоталамусе. Это своего рода таймер для человека: зона регулирует выработку гормонов и помогает засыпать ночью и просыпаться утром, а еще заставляет нас чувствовать себя по-разному в разное время дня.

Вот другая закономерность, которую описывает Пинк, опираясь на данные исследований: аналитическая острота мышления достигает своего пика поздним утром или в районе полудня. То есть по утрам нас сложнее обмануть, мы лучше находим ошибки, решаем сложные и требующие размышления задачи и меньше поддаемся стереотипам. Обычно это состояние проходит после обеда: мы устаем, поэтому мозг больше не может работать так же эффективно. Зато во второй половине дня, когда внимание и контроль ослаблены, люди лучше справляются с творческими и требующими нестандартного подхода заданиями.

Но еще один важный фактор, от которого зависит, в какое время суток у вас наблюдается наибольшая продуктивность и результативность труда, — это хронотип. Часто всех людей делят на два ярко выраженных типа — вечерних «сов» и утренних «жаворонков». Но все же большинство относится к смешанному хронотипу, или «голубям»: у них нет ярких взлетов и падений активности в течение дня, а при необходимости такой человек может достаточно эффективно работать как утром, так и вечером. Определить, кто вы — «сова», «жаворонок» или «голубь», — можно с помощью опросника.

Дэниел Пинк советует составлять расписание с учетом хронотипа и характера деятельности, которой нужно заниматься. Вот как должен выглядеть график оптимального планирования с учетом циркадных ритмов.

Примеры расписаний для разных хронотипов

«Жаворонок»«Голубь»«Сова»
Раннее утроАналитические задачи
УтроДела, в которых нужно произвести впечатление: встречи, презентацииДела, в которых нужно произвести впечатление: встречи, презентацииКреативные задачи, дела, в которых нужно произвести впечатление: встречи, презентации
Утро до 11 часовПринятие решенийАналитические задачи, принятие решений
Предвечернее время и ранний вечерКреативные задачиКреативные задачиАналитические задачи, принятие решений

Примеры расписаний для разных хронотипов

Раннее утро
«Жаворонок»Аналитические задачи
«Голубь»
«Сова»
Утро
«Жаворонок»Дела, в которых нужно произвести впечатление: встречи, презентации
«Голубь»Дела, в которых нужно произвести впечатление: встречи, презентации
«Сова»Креативные задачи, дела, в которых нужно произвести впечатление: встречи, презентации
Утро до 11 часов
«Жаворонок»Принятие решений
«Голубь»Аналитические задачи, принятие решений
«Сова»
Предвечернее время и ранний вечер
«Жаворонок»Креативные задачи
«Голубь»Креативные задачи
«Сова»Аналитические задачи, принятие решений

Правда, в реальности придерживаться такого расписания будет не так просто. Иногда вам придется делать что-то во время, не соответствующее вашему хронотипу. В таких случаях Пинк советует усиливать бдительность и учиться контролировать свое состояние.

Например, если нужно придумать необычное решение, можно прогуляться на свежем воздухе, это поможет мозгу работать. А по вечерам стоит дважды проверять свои расчеты, так вы сделаете в них меньше ошибок.

Прием № 2

Объединение задач в блоки

В любой системе тайм-менеджмента предполагается, что перерывы в работе обязательны. К примеру, по правилам известной техники Pomodoro работать или учиться нужно получасовыми интервалами: 25 минут заниматься делами и 5 минут отводить на отдых.

Но психолог Говард Вайс с такой методикой не согласен: он считает, что на созидательные и требующие погружения задачи, например написание текста или кода, человеку, напротив, нужны большие отрезки времени без перерывов.

Поэтому Вайс советует объединять очень похожие или однотипные задачи в большие блоки. К примеру, ставить встречи одну за другой, а соцсети и электронную почту проверять один раз в день, сразу же отвечая на все нужные письма и сообщения.

По мнению Вайса, такой способ планирования поможет не перегрузить себя многозадачностью и улучшить концентрацию внимания. Ведь исследования показывают, что человеку нужно от 11 до 25 минут, чтобы сосредоточиться на определенном занятии после переключения на что-то другое.

Кроме того, благодаря этому приему можно войти в так называемое состояние потока, то есть полностью погрузиться в работу и за счет этого выполнять задачи легко и с удовольствием.

Есть и более радикальный подход. В 2009 году основатель акселератора Y Combinator Пол Грэм написал эссе о том, почему бывает тяжело работать вместе двум типам сотрудников: менеджерам и тем, кто что-то создает, например программистам или писателям.

Все дело в том, что расписание менеджера состоит из коротких временных отрезков — совещаний и встреч, в то время как «создателям» обычно удобнее работать долгими периодами. К примеру, погрузиться в свое занятие на полдня. Но только менеджеры этого не учитывают и собирают сотрудников на встречи в разгар их работы.

Грэм писал, что он сам и его коллеги в Y Combinator работают по графику «создателей», а не менеджеров: планируют встречи только на вечер, под конец рабочего дня. Другим предпринимателям и инвесторам он советовал поступать так же, чтобы экономить рабочее время и ресурсы своих сотрудников и бизнес-партнеров.

Но в реальности далеко не всем удается выполнять только менеджерские или только креативные функции. Зачастую два типа работы приходится совмещать, особенно если вы предприниматель или фрилансер. Этим людям рекомендуют выделять целые дни для работы над похожими задачами: к примеру, один-два дня посвящать встречам, а на остаток рабочей недели погружаться в креативные дела.

Но если полностью разделить дела по дням не получается, для тех из них, что требуют творческого подхода, можно выделить определенное время, скажем, час каждое утро.

Прием № 3

Разделение дел на четыре типа

Прием планирования, который использует блогер Сахил Блум, тоже основан на разделении времени для выполнения менеджерских задач и творческого труда. Но только к ним добавились еще два вида активности: потребление контента, например чтение или обучение, и работа с идеями — мозговой штурм, ведение записей, саморефлексия или даже прогулки, во время которых могут появиться интересные мысли. Для наглядности в расписании каждый тип деятельности можно выделить определенным цветом.

Кроме этого Блум советует периодически устраивать себе дни мыслей: отключить уведомления на телефоне, отложить все обязанности и посвятить время размышлению над целями, способами облегчить свою работу и другими важными темами.

Прием № 4

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, придуманный 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, наверное, один из самых известных. Согласно ему, все свои дела нужно разделить на четыре группы и поместить в соответствующую графу таблицы, или матрицы Эйзенхауэра.

Пользоваться матрицей несложно. Дела из колонки важных и срочных нужно выполнить в первую очередь, а из колонки не важных, но срочных задач — во вторую.

Важные, но не срочные дела лучше делегировать или отложить на потом. Чтобы понять, что можно перепоручить, стоит спросить себя: «Я единственный, кто мог это сделать?» Если окажется, что это не так, передавайте задачи другим исполнителям.

За неважные и несрочные дела можно не браться вообще — по крайней мере, пока остальные ячейки не опустеют.

В теории такое распределение задач кажется простым и понятным, но на самом деле определить, что именно считать важным, не всегда бывает легко. Так, в одном исследовании выяснилось, что люди часто путают важность и срочность: те дела, по которым дедлайн ближе, оцениваются как более значимые, даже если за них положено меньшее вознаграждение, чем за менее срочные задачи.

В этом случае может помочь техника психологической дистанции: нужно представить, что задачу выполняет кто-то другой и он обратился к вам за помощью в оценке ее значимости. Например, вы наверняка посоветуете другу не откладывать визит к врачу и перенести встречу с клиентом, хотя сами можете пренебрегать своим здоровьем ради работы.

Когда мы выстраиваем дистанцию между собой и задачей, нам проще понять ее приоритет. Это позволяет избежать многих когнитивных искажений. По данным ученых, когда мы обдумываем свои и чужие дела, оказываются задействованы разные области мозга. В результате оценить ситуацию проще, как и избавиться от иллюзии, что быстро все успеем.

Также бывает сложно понять, за какое дело браться в первую очередь, если важных и срочных дел несколько. В этом случае психологи советуют применять технику сравнительного приоритета: нужно взять две задачи и сопоставить их между собой, оценив, что произойдет, если не выполнить какую-то одну из них. Потом так же нужно сравнить две следующие. Так получится понять, какие задачи самые важные, и, следовательно, именно их нужно выполнить в первую очередь.

Прием № 5

Метод структуры

Его часто советуют использовать, чтобы определить глобальные жизненные приоритеты для себя или бизнеса. Но этот способ подходит и для того, чтобы понять, какое дело в расписании следует поставить раньше.

Согласно этому методу, все задачи нужно разделить на три категории.

Что нужно сделать. В эту категорию попадают самые важные задачи, например те, за которые вам положено самое высокое вознаграждение. Или, наоборот, в случае невыполнения которых ждут самые серьезные последствия.

Сюда же стоит отнести задачи, которые тормозят остальные дела. Например, у вас плохо работает ноутбук, поэтому вам приходится постоянно прерываться на его перезагрузку и терять время. В этом случае приоритетной задачей будет отнести ноутбук в ремонт.

Что следует сделать. Это важные, но не критичные дела. К примеру, то, без чего несколько пострадает качество вашей работы, хотя она и будет выполнена. Допустим, вы вовремя напишете текст, где будут все оговоренные с заказчиком темы, но его можно было бы дополнить примерами, которые вы не успели найти.

Что неплохо было бы сделать. В такую категорию стоит отправить не слишком важные дела, отказ от которых не испортит результат вашей деятельности. Но если такую задачу вы выполните, это может сделать его лучше. Например, если вы найдете подходящие иллюстрации для своего отчета, это сделает информацию в нем более наглядной.

Есть еще один похожий метод приоритизации, который называется MoSCoW. К столице России он никакого отношения не имеет, его название — это акроним категорий, в которые попадают задачи:

  1. M — must do, надо сделать.
  2. S — should do, следует сделать.
  3. C — could do, можно сделать.
  4. W — won’t do, не нужно делать.
Прием № 6

Метод Айви Ли

Прием, придуманный американским журналистом и колумнистом Айви Ли более ста лет назад, можно использовать и в расписании современного человека. Главное правило — в день нужно ограничиваться только шестью задачами и не добавлять в свои планы больше ничего. Эти задачи стоит планировать с вечера на следующий день, располагать в расписании в порядке значимости и просто выполнять последовательно одну за другой. Если что-то сделать в течение одного дня не получится, задача переносится на завтра.

Задачи нужно выполнять последовательно — одну за одной. Это позволит фокусировать все внимание на одном деле и не столкнуться с прокрастинацией и «остановкой перегрузки»: когда дел слишком много, мы испытываем стресс, поэтому мозг включает реакцию замирания.

Благодаря методике Айви Ли получится простое и понятное расписание, но при этом ограничение в шесть задач поможет не перегружать себя делами. Но такой прием не подойдет тем, у кого в расписании могут неожиданно возникнуть встречи и срочные дела.

Другая техника, которая позволяет ограничивать количество ежедневных задач, — «метод 1—3—5», или метод девяти дел. Согласно ему на день действительно нужно планировать девять задач:

  • одну самую важную и потому приоритетную задачу;
  • три задачи средней важности, которые требуют решения в течение дня;
  • пять незначительных задач, которые нужно выполнить по возможности.

На самый конец дня стоит оставлять как раз одно из пяти незначительных дел. А еще лучше, если это будет что-то приятное, например покупка билетов к отпуску или встреча с коллегами, с которыми вам нравится общаться. Ученые из Политехнического университета Гонконга выяснили, что это позволит меньше уставать от выполнения других задач, трудозатратных и монотонных. Исследование проводилось учеными в личных целях: они хотели узнать, как сделать свои списки необходимых дел не такими пугающими и чувствовать себя лучше после работы.

Исследователи стали перемешивать сложные дела, которые нужно было выполнить испытуемым, с легкими и приятными. Оказалось, что это действительно помогало, но только если легкой оказывалась последняя выполненная задача. Ученые объясняют это когнитивным искажением — эффектом новизны, заставляющим людей лучше запоминать то, что они узнали позже.


Знания о психологии и работе мозга, которые помогут выжить в этом безумном мире, — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_dopamine

Тэги: мозг
Ольга Карасева
Расскажите, как вы составляете расписание и какие приемы вам помогают:
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка
0

Комбинирование всех техник. Мне очень помогает подход полужесткого планирования по Архангельскому и создание контекста по Манну.

Я не всегда вольна в своём расписании, точнее так, в нём первым приоритетом идут задачи, "рвущие" день (удаленка и проектные задачи – наше всё), поэтому стараюсь прикидывать, что я могу сделать во время вынужденного ожидания в условиях, когда есть интернет и когда нет интернета, и в зависимости от того, какой пункт плана у меня следующий.

Вообще когда читаю истории о тайм-менеджменте и максимальной продуктивности, вспоминаю историю какого-то известного японца, который оооочень жестко планировал свой день, впихивал в него уйму проектов – и языки, и духовное совершенствование, и физическое, на общение с семьёй закладывал буквально 15 минут в день, и все в итоге закончилось плохо.

У Шварца есть сказка о двух братьях, там описан пример предельно рациональной жизни, прямо-таки до абсурда доведенной. Не надо так.

По логике классиков ТМ и эффективности семейные дела, общение с детьми и родственниками – то самое won't do. И в маниакальном стремлении выжать максимум из 24 часов эта важная часть жизни теряется. У кого-то и не находится потом.

15

Елизавета, а чем все закончилось у японца?

1
Герой

27.11.23, 18:31

Отредактировано

Котямба, сын самоубился, жена ушла или умерла, не помню сейчас точно, давно эту историю читала.

Меня поразило, что эти процессы шли в то же время, пока он совершенствовался! И мог предотвратить, помочь.

Воистину: хочешь идти быстро - иди один. Хочешь идти далеко - иди вместе с другими.

21

Елизавета, видимо у японца зона семьи была не приоритетной)

0
0

Составлять расписание - одно удовольствие. А вот что сделать, чтобы ему следовать...

9

lapsus_naturae, брать и делать, отбросив рефлексию. Помнить о последствиях: не сделаешь рабочую задачу — тебя уволят, не вылечишь зубы — останешься беззубым, не купишь корм коту — кот тебе припомнит. А если от невыполнения задачи никаких серьёзных последствий не будет, значит, ну её.

0

Анна, это все "важные-срочные" задачи)) а я скорее про "важные-несрочные")) ну, как изучение английского. можно и не учить, никто тебе за это ничего не сделает. но если заниматься, то скорее всего это пригодится тебе-будущему)

и опять же речь не про ситуации, когда "летом еду в Лондон, срочно учу английский"))

в общем, как сделать так, чтобы любовь к себе-будущему была больше, чем жалость к себе-настоящему))

2

lapsus_naturae, уверена, что для важных несрочных дел все же в основе должно быть наличие свободного ресурса. Если - в вашем примере - английский просто некуда впихнуть, так как всё время горишь по срочным рабочим проектам и к ночи приходишь, дома ребенок, семья, то и не получится заняться. А если уже отдохнул, посмотрел сериальчик, порисовал, а потом думаешь - пора и позаботится о будущем, тогда и более реально найти возможность. Т.е. на мотивации без ресурса далеко не уедешь, есть же физические ограничения.
В общем, не быть в настоящем реально слишком жалким, чтобы жалость не пересиливала) Сначала позаботиться о настоящем, потом о будущем.

4

Mmmar, резонно) "сначала маску на себя..."))

0
0

Вот сейчас пришла мысль, что помимо "важных", "срочных" и т.д. дел их ещё можно разделить на "приятные", "нейтральные" и "неприятные". Многим неприятные, хотя и очень важные задачи (вроде похода к врачу), выполнять настолько не хочется, что они откладываются, а потом снова откладываются, и ещё...

У кого есть лайфхаки на этот счёт? :)

6

Саша, неприятные задачи делю на подзадачи. Часто не хочется и начинать, потому что не понятно, за что браться. В этом случае полезно просто остановиться и расписать по этапам. Сделать маленькую подзадачу проще, а потом и продолжить не так противно.
Например, первый этап - изучить вопрос, просто почитать. Или найти человека, у кого можно спросить.
Или с ненавистными мне документами- я себе ставлю задачу тупо собрать в одном месте. Потом отдельно уже подписать и отдельно отправить.
Ещё хороший способ - метод помидорки.
Тупо ставишь будильник на 5-10-15 минут.
В это время заставляешь себя и делаешь, звенит будильник - можно остановиться, если все ещё страшно не хочется продолжать.

+ Полезно бывает сесть и подумать, что конкретно тебя так вымораживает. Меня, например, дико бесят всякие бумажки и их отправления по почте/курьером. Я купила себе ЭДО и стало легче.

5

Екатерина, у вас очень хороший подход
Могу рассказать историю, какой способ оказался действенным, когда я уперлась у порога и отказалась идти на третью за полгода операцию (спойлер - предварительная подготовка и дробление не помогли).

3

Елизавета, расскажите, конечно)

1

Екатерина, пригрозили стаканчиком!

Это была очередная операция на челюсти, а ещё на этапе знакомства мой дивный хирург, зная о моем предыдущем печальном опыте со стоматологией, обещал лично проследить или за моим комплексным лечением, или, в случае моих "взбрыков", за тем, чтобы у меня была самая красивая в мире съемная челюсть.

И перспектива челюсти меня не особо пугала, у врачей юмор такой, но вот готовность родных купить мне самый клевый и дорогой стакан для этой самой челюсти оооочень замотивировала🤣

Представление последствий отказа от поступка или промедления вот в таких конкретных деталях довольно действенна, как выяснилось.

5

Саша, стараюсь ставить запись к врачу на первый приём, 8-9 утра в зависимости от клиники. Чтобы не откладывать и остальные дела воспринимать как что-то более приятное.

Но не скажу, что я иду туда с радостью.

2

Саша, это ж "лягушка" по Архангельскому — её едим в первую очередь. Остальные дела потом идут гораздо легче.

1
0

Не составляю расписание, так как и так достаточно ограничений по времени - встать по будильнику, прийти в офис итд. Если ещё и самой себе часы с минутами писать, вообще швах.
Пишу ручкой в ежедневник. Ежедневник всегда рядом в офисе, мысли посещают по каким-то делам, домашним или рабочим- тут же записала. Ношу в сумке. В него же дни рождения сотрудников (веду кадры), напоминалки. Пробовала заметки итд в телефоне - не идут они мне.
На день планирую одно-два дела, которые надо сделать кроме работы, лучше одно. Так как две работы, из которых одна офис с 8 до 5, стараюсь не оставлять всё на выходные, а делать на неделе (врачи, заказы с маркетплейсов, вторая работа, бытовые услуги типа химчистки).

2
0

просто сядьте и сделайте свою работу или признайтесь себе, что не тянете, не нравится и т.п.

1
0

Составляю список что хочу сделать, но делаю все по ходу, по ситуации. Но потом все равно сделаю что хочу

1
0

Многое совпадает, да?

0
Герой реалити

+1

28.11.23, 10:49

Михаил, читала статью до этого графика, где появилось Ранее утро, Утро и вдруг Утро до 11.. Чта?? а предыдущие два утра это во сколько - с 6ч что ли отсчёт надо вести? Или они по часу на дела встречи презентации закладывают? Представила, как я в 9 утра произвожу хоршеее впечатление на важной встрече (предварительно конечно проснувшись в 7 чтобы позавтракать, подготовиться, нарядиться, доехать, и тд итп) впечатление сонной совы с красными глазами и стаканчиком кофе из того мема - гарантированно!

3

ValRyb, мне кажется, автор книги из США, а там очень любят в 6 утра уже начинать рабочий день, пихать встречи, ходить на тренировки, везде ломиться. Страна жаворонков какая-то. Я помню, была в шоке от того там спортклуб в 6 уже открыт и там полно народу. Даже у блогера, на которого тут ссылка, на сайте в расписании на 6 утра стоит утреннее чтение уже. То есть встать надо минимум в 5:30, чтобы глаза продрать и умыться и за это самое чтение сесть

2
0
Герой реалити

+1

28.11.23, 10:40

Отредактировано

Эм.. Утро, раннее утро.. У меня вот день с 10ч начинается и это - моё утро. Довольно странно говорить про личные циркаидные ритмы, а потом указывать какие-то общие часы. Всё в кучу в общем. Возможно авторив той книге говорил более конкретно, надо почитать.

0
0
Герой реалити

+1

28.11.23, 10:56

Отредактировано

Пишу огромное количество списков - что надо сделать по работе квартире для себя для мужа куда поехать что посмотреть и тд и тп
Мелкие текущие дела беру из списка, делаю по ходу.
С отдыхом и развлечениями довольно просто - можно заглянуть в список, увидеть что давно хотели в тот музей/коттедж/каток и план на вечер или выходные готов!
Если идея долгого путешествия, сложного похода - это планировать одно удовольствие!
С важным и срочным сложнее - заглядываю в календарь, вижу дедлайн и сломя голову несусь выполнять в последний момент. Иногда получается вовремя или даже чуть заранее. Иногда дела сдвигаются, накладываются сроки и это провоцирует стресс..

0
0
Герой

28.11.23, 21:03

Отредактировано

Если вы работаете в большой команде и /или с клиентами, то расписание не имеет смысла, максимум ту ду лист и жёсткий букинг для нескольких совершенно необходимых встреч. Весь остальной "разбор почты " и прочее подобное вам все равно порушат.

0

Сообщество