Как я планирую время, работая проджект-менеджером с 10 проектами

Всем привет! Меня зовут Яна, я работаю проджект-менеджером в агентстве контент-маркетинга. Мы занимаемся удаленными редакциями, ведем соцсети, пишем статьи в блоги, делаем страницы сайтов. Моя работа состоит в том, чтобы управлять такими проектами. Согласовать бюджет и документы, подобрать команду, договориться о сроках, проследить за качеством работы и собрать обратную связь.

Сейчас я веду 10 проектов и параллельно учусь в магистратуре. В статье поделюсь идеями, как организовать свое время, чтобы проследить за всем и не сойти с ума.

Совет 1. Четко ограничивать рабочие часы. Я удаленщица, поэтому границы между личным и рабочим порой сильно размываются. Кажется, нет ничего плохого в том, чтобы поспать до обеда, а потом доделать отчет в ночи. Но тогда не останется времени на качественный отдых и личную жизнь.

Поэтому я работаю строго с 9 до 18. Все клиенты и подрядчики в курсе, в остальное время чаты на мьюте.

Совет 2. Фиксировать все встречи и дедлайны в одном календаре. Немного очевидный совет, но и здесь есть нюансы. Раньше я записывала задачи в разных местах: что-то в личных сообщениях, что-то в заметках, что-то в календаре. Намного удобнее, когда все важные штуки фиксируются в одном месте. Мы с коллегами пользуемся Планфиксом, но его можно заменить даже на бумажный ежедневник. Главное, записывать там прям все дела.

Совет 3. Составлять списки с зонами ответственности. У меня есть список из 10 рабочих проектов. Каждый день я прохожусь по каждому из них и сверяюсь с текущими задачами, а затем обновляю статусы в планировщике. Выглядит это примерно так:

Планировщик утром:

• Проект 1 — нужно согласовать акт с клиентом и загрузить его в ЭДО
• Проект 2 — дизайнер обещал прислать прототип лендинга
• Проект 3 — вносим правки в статью про капибар, нужно отдать на корректорскую вычитку статью про енотов и назначить дату интервью для статьи про опоссумов

Планировщик вечером:

• Проект 1 — загрузили акт в ЭДО, ждем подписания
• Проект 2 — дизайнер обещает внести правки к 22.01
• Проект 3 — ждем ОС по статье про капибар, клиент принял статью про енотов, интервью для статьи по опоссумов назначили на 24.01

Совет 4. Разбивать крупные задачи на мелкие и назначать им дедлайны. Думаю, многие согласятся, что сложнее всего планировать большие задачи. Потому что непонятно, как к ним подступиться и сколько времени они вообще займут. Например, сейчас я пишу магистерскую диссертацию про влияние бренд-медиа на репутацию компании.

Выделила следующие этапы:

1. Найти научного руководителя
2. Сформулировать и согласовать тему
3. Написать и согласовать план
4. Написать и согласовать Главу 1
5. Написать и согласовать Главу 2
6. Составить дизайн опроса
7. Провести опрос и проанализировать результаты
8. Описать результаты в Главе 3
9. Написать введение и заключение
10. Согласовать текст работы с руководителем и оформить ее по методичке

У каждого из этих этапов есть реалистичные сроки, которых стараюсь придерживаться. Выглядит уже не так страшно, как «надо написать диплом на 100 страниц»

Совет 5. Делить задачи по приоритету. Думаю, многие слышали о матрице Эйзенхауэра. В ней все задачи делятся на срочные/несрочные и важные/неважные. Можно прямо нарисовать квадрат и выписать в него все свои дела на сегодня.

Но я чаще всего просто проставляю статусы в уме. Например, «собрать ежемесячный отчет для клиента» — важно, но не срочно, запланирую время через неделю. Или «приготовить обед» — срочно, но не супер важно, в занятой день можно заказать доставку.

Надеюсь, мои советы вам пригодятся:) Поделитесь в комментариях, как вы организуете рабочее время?