Как работодателю рассчитать отпуск­ные в 2024 году

Отпускные — это сумма, которую работодатель должен перечислить сотруднику в счет оплаты грядущего отпуска как минимум за три дня до начала.

Формула расчета отпускных простая:

А вот так считают среднедневной заработок:

То есть, чтобы вычислить среднедневной заработок, нужно определить три показателя:

1. Расчетный период.
2. Доход работника за этот период.
3. Сколько дней он отработал в расчетном периоде.

Расчетный период для отпускных — это 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.

Если в эти 12 месяцев у работника не было заработка, например женщина была в декрете, а потом в отпуске по уходу за ребенком, период надо сдвинуть на предыдущие 12 месяцев. В нашем случае — на 01.09.2022—31.08.2023.

Если сотрудник перед отпуском отработал в компании меньше года, расчетный период у него — все время, когда он числился у работодателя.

При расчете учитывают не только будни, но и выходные, праздники, а также дни отпуска без содержания, если их было не больше 14.

За каждый полностью отработанный месяц, то есть когда сотрудник отработал все рабочие дни по производственному календарю, учитывают 29,3 дня  .

Отработанные дни в месяце, который отработан не полностью, считают по формуле:

В отработанные дни не входят периоды, когда сотрудник:

• был в командировке;
• в любом отпуске — основном, дополнительном, учебном, декретном или по уходу за ребенком;
• на больничном;
• брал выходные как донор или для ухода за ребенком с инвалидностью;
• освобождался от работы по иным основаниям, например чтобы пройти обязательный медосмотр.

Дни неоплачиваемого отпуска, превысившие 14-дневный лимит, тоже в расчет не включаются.

Для среднего заработка учитывают зарплату за отработанные дни и премии в особом порядке:

1. Премия по итогам года — ее учитывают, если она была начислена за год, предшествующий году отпуска. Например, премия за 2023 год участвует в расчете отпускных в 2024 году, а премия за 2022 год — нет.
2. Полугодовая, квартальная, месячная — в расчет берут одну премию за один показатель премирования. Например, в июле работнику начислили премию за перевыполнение плана и за наличие благодарностей от контрагентов. Обе суммы включаются в расчет.
3. Разовая премия — ее учитывают, если она предусмотрена в локальном нормативном акте, например в положении о премировании. Исключение — премии к праздникам, их в расчет не включают.

Не учитывают при расчете отпускных следующие суммы:

• материальная помощь, например в связи с юбилеем;
• оплата дней командировки;
• отпускные;
• пособия по больничному;
• компенсация за использование личного автомобиля сотрудника;
• другие случаи выплаты среднего заработка, например оплата выходных для ухода за ребенком с инвалидностью.

Если известен доход работника за расчетный период и количество отработанных дней, то среднедневной заработок посчитать легко. В нашем примере он равен 2921,2 ₽ = 990 000 ₽ / 338,9 дня. Соответственно, за 14 дней отпуска Анна Володина получит отпускных 40 896,8 ₽ = 2921,2 ₽ × 14 дней.

За каждый день отпуска работнику надо заплатить не меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ, — в 2024 году это 656,72 ₽ (19 242 ₽ / 29,3 дня). Если у человека средний дневной заработок недотягивает до этого значения, ему надо рассчитать отпускные из МРОТ.

Сотрудникам, которые трудятся в режиме неполного рабочего времени, например неполный день, отпускные считают так же, как для работников с полным днем. Но, сравнивая фактический среднедневной заработок с МРОТ, последний надо уменьшить пропорционально рабочему времени.

Как и другие доходы, отпускные облагаются НДФЛ, и на них надо начислить страховые взносы.