Как заполнять приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер, ПКО, — первичный документ, который должны оформлять организации при приеме наличных в кассу. Его составляют по унифицированной форме КО⁠-⁠1.

Индивидуальные предприниматели могут не оформлять ПКО, как и другие кассовые документы.

ПКО оформляют почти при любом поступлении наличных денег в кассу организации, в том числе если деньги:

• сняты со счета в банке для выплаты зарплаты;
• изъяты из терминала или кассового аппарата в магазине и внесены в центральную кассу организации;
• получены от участника ООО как материальная помощь.

Когда подотчетный работник возвращает непотраченные деньги, тоже надо составить ПКО.

Но если в расчетах наличными компания должна применять кассовый аппарат, ПКО на каждую принятую сумму не оформляют — только выдают чек покупателю. На итоговую выручку за смену составляют единый ордер.

Это делают главный бухгалтер и обычный бухгалтер или другое должностное лицо, например кассир, которое уполномочено принимать наличные деньги.

Если в организации нет ни бухгалтера, ни кассира, приходный ордер оформляет и подписывает руководитель компании.

В приходном кассовом ордере две части:

1. Левая — собственно ПКО.
2. Правая — квитанция к нему.

Сам ордер, то есть левая часть, остается в кассе организации, а квитанцию надо отдать вносителю денег — она подтверждает их прием.

Посмотрим, как надо заполнять отдельные строки приходного кассового ордера.

Строка «Основание». В ней указываем содержание хозяйственной операции, например — получение наличных в банке на командировочные расходы.

Строка «В том числе». Здесь пишем сумму НДС цифрами. Если операция не облагается налогом, то нужно указать: «Без НДС».

Строка «Приложение». Сюда вписываем номера и даты прилагаемых документов, например — «Корешок банковского чека от такого-то числа номер такой-то».

Вносить исправления в приходный ордер нельзя. Если вы ошиблись при составлении ПКО, ордер надо уничтожить и составить новый.

А теперь рассмотрим, как нужно заполнять ПКО в отдельных ситуациях.

Печать или штамп нужно ставить только на квитанции к приходнику. В законе нет конкретного перечня реквизитов, которые должны быть на этой печати. Так, это может быть штамп с названием организации, ее ИНН и словом «Получено».

Сначала кассир, получивший приходный кассовый ордер, должен проверить, что:

1. В приходнике стоит подпись главбуха или бухгалтера, а если их нет в компании — тогда подпись руководителя.
2. Сумма цифрами соответствует сумме прописью.
3. Подтверждающие документы, указанные в ПКО, есть на самом деле.

Потом кассир принимает наличность и пересчитывает ее на виду у того, кто принес деньги. После кассир сверяет полученную сумму с указанной в ПКО. И если все верно — подписывает приходник, ставит печать на квитанции к ПКО, отрезает эту квитанцию и отдает вносителю наличных.

При оформлении электронного ордера квитанцию можно направить на электронную почту вносителя. Но для этого у всех подписантов ПКО должна быть квалифицированная электронная подпись.

Если сумма вносимых денег не соответствует сумме в ПКО — меньше или больше, кассир предлагает вносителю добавить необходимую сумму либо возвращает часть денег. Если вноситель отказывается дать недостающую сумму, кассир должен вернуть ему деньги, а неверный приходник — перечеркнуть и отдать главбуху или бухгалтеру, чтобы тот переоформил ПКО на правильную сумму.

Информацию о поступлении наличных в кассу и о номере приходника нужно внести в кассовую книгу по форме КО⁠-⁠4. Книгу можно вести как электронно, так и на бумаге, но последний вариант уже редкость.

Бухгалтерские программы автоматически формируют кассовую книгу за каждый день, когда оформлялись ПКО. В конце дня надо распечатать два одинаковых листа книги и подписать их. Первый экземпляр остается и хранится у кассира, а второй надо отдать в бухгалтерию, прикрепив к нему все ПКО за день.

Также для учета ПКО можно вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме КО⁠-⁠3. Но это необязательно.

Как и другие кассовые документы, ПКО надо хранить не менее 5 лет с года, в котором они составлены.

Но если 5 лет уже на исходе, а по конкретному приходнику возникли разногласия, например судебный спор с контрагентом, то кассовый документ надо хранить до принятия решения по делу.