Как заверить бумажную копию документа

Копии документов работодатели выдают по запросам работников, госорганов или направляют в суд в качестве доказательств. Их нужно заверять — делать надписи о подтверждении, что копии соответствуют подлинникам. Тогда у них будет такая же юридическая сила, как и у оригинала.

Заверенные копии может потребовать представить налоговая в ходе различных проверок. Есть специальные правила, по которым копии документов заверяют, — о них и расскажем.

В отметке о заверении должны быть:

1. Слово «Верно». Иногда пишут «Копия верна», так тоже можно. Некоторые еще дополнительно ставят штамп «Копия» в верхнем правом углу документа.
2. Должность лица, заверившего копию.
3. Его собственноручная подпись. Факсимиле использовать нельзя.
4. Расшифровка подписи, то есть инициалы и фамилия.
5. Дата заверения копии.

Если заверенная копия нужна, чтобы предъявить ее в другом месте, например в госоргане, то по госту отметку надо дополнить фразой «Подлинник документа находится в организации _____, дело № ___ за _____ год» и поставить печать, если она есть.

Если в документе несколько страниц, то можно заверить каждый лист либо пронумеровать страницы, прошить их и проставить нужные реквизиты на обороте последней страницы документа — там, где документ скреплен.

Копии документов вправе заверять:

1. руководитель организации или лично ИП;
2. другой человек, у которого есть это право по доверенности либо в соответствии с должностной инструкцией.

Когда налоговая инспекция проводит камеральную, выездную или встречную проверку, она может истребовать у проверяемого лица копии документов. Их надо заверять по специальным правилам:

1. Все документы разделите на тома объемом не более 150 листов. Это не касается многостраничных документов, в которых свыше 150 листов, — они формируются одним томом.
2. Листы в каждом томе пронумеруйте сквозным способом арабскими цифрами.
3. Каждый том прошейте так, чтобы инспекторы могли свободно прочесть текст на каждой странице и скопировать ее.
4. Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите.
5. В месте скрепления нанесите бумажную наклейку с заверительной надписью.

В заверительной надписи укажите:

1. Должность лица, удостоверившего подлинность документов.
2. Его подпись, фамилию и инициалы.
3. Количество листов — цифрами и прописью.
4. Дату заверения.

К копиям документов прикладывайте сопроводительное письмо с информацией об:

1. Основании их сдачи или направления — реквизиты требования о представлении документов.
2. Общем количестве листов документов.