Как я сделал таблицу, чтобы всегда понимать, сколько денег есть на руках

Мой отец ведет учет своих расходов с начала нулевых в табличках в «Экселе».

Он следил за семейным бюджетом столько, сколько я себя помню. Однажды даже случилась такая история: мне понадобилась дискета на урок информатики, я нашел ее дома, вставил в компьютер и увидел какие-то файлы. Подумал, что наверняка есть их копии, и удалил, даже не сохранил данные на компьютере: ума не приложу, почему я так сделал. В итоге я удалил отцовские таблицы с расходами за шесть лет в периоде конца девяностых — начала нулевых.

Отец и подначил меня завести свою табличку. Так, в старших классах я тоже начал записывать, сколько денег у меня есть и сколько я трачу. Считал каждую монетку, но спустя время забивал и начинал сначала. В то время таблица быстро наскучивала, ведь я и так знал, что у меня есть 500 ₽ и мне нужно накопить еще столько же, чтобы купить игрушку, которую я хочу. В учете расходов не было нужды, но сама идея прижилась.

В студенческие годы я начал следить за бюджетом серьезнее. Моя таблица становилась сложнее и в 2016 году переехала в «Гугл». Главной задачей для меня стало постоянное четкое понимание количества денег, которые есть на руках. Когда все деньги лежали бумажками в кошельке и их было не более 15 000 ₽, это было несложно. Но когда появились безналичные — сначала на одной карте, потом на двух, затем прибавилась кредитка — и я стал жить со своей дамой, вообще перестал понимать, сколько у нас денег. Под решение этой задачи и стала затачиваться таблица.

В ранней версии в таблице не было даже разделения по месяцам: на одном листе находился поток дат более чем за год. Но постепенно у меня появлялись новые источники доходов и расходов, записей становилось все больше, а листать страницу приходилось слишком долго.

Тогда я стал разделять периоды жизни на разные листы в рамках одного файла, добавляя что-то новое на каждую новую страницу. Потом возникла потребность самоанализа, и я стал выделять недели цветами, чтобы примерно представлять, сколько трачу за определенный период. Затем я решил начать контролировать различные категории расходов и доходов. В самом начале это было вызвано скорее любопытством, нежели необходимостью самоконтроля: я хотел увидеть числа на большом отрезке времени.

Сейчас таблица состоит из нескольких листов, каждый из которых выполняет свою задачу.

Лист «Шаблон» — основной, которым предстоит пользоваться, его можно скопировать и размножить на разные месяцы. Он состоит из нескольких столбцов: доходы, расходы и кредит. Каждый столбец разделен на четыре пункта: категория операции, сумма, дата и комментарий. В правой части есть дополнительные поля, которые позволяют следить за текущим балансом или проверять траты в различных категориях.

Лист «Категории» позволяет суммировать показатели во всех категориях за все время заполнения таблицы. Теперь вы всегда будете знать, сколько денег ушло на тот или иной тип расходов, сколько вы потратили в среднем по месяцам или за год. Здесь же можно добавлять новые категории и адаптировать под себя те, что есть. Процесс выбора категорий и подсчета расходов по ним автоматизирован. Также здесь есть раздел долгов, в котором можно посчитать, сколько вы или вам должны.

Лист «Инструкция». Здесь есть подробное описание всех возможностей таблицы и пояснения, как ими пользоваться.

Таблица требует дотошного ведения расходов и доходов — вплоть до рубля. Это трудоемкое занятие, особенно в процессе формировании привычки. Но с наступлением эпохи безналичных расчетов стало проще: сейчас все расходы хранятся в приложении банка, откуда их можно перенести в таблицу даже с задержкой в несколько дней.

Чтобы вести учет наличных денег, я использую следующий лайфхак: с тех пор как у меня появилась настоящая зарплата, я перестал учитывать монеты в кошельке и записываю расходы купюр. Например, если покупка обошлась мне в 80 ₽, я записываю 100 ₽, а 20 ₽ убираю в карман. В будущем покупку на 120 ₽ я запишу как 100 ₽, добавив 20 ₽ монетами из кармана.

При постоянном заполнении таблицы вы всегда будете видеть ваш текущий баланс. Математика простая: стартовая сумма ± стартовые долги + доходы − расходы − кредиты ± новые долги.

Лимит на день. Вы можете ограничивать свои траты в формате квеста, пользуясь лимитами на день, которые каждый день повышают допустимую сумму расходов на выбранную категорию на указанное значение. Часто такие функции представлены в виде API или дополнительных программ, но у меня все работает исключительно на штатных возможностях таблиц, хотя это решение и вышло достаточно громоздким.

Лимиты на день помогают завязать с вредными финансовыми привычками либо сформировать новые полезные. Например, можно выставить 400 ₽ в день на развлечения, притом что обычно вы столько не расходуете, и заставлять себя тратить деньги на эту категорию каждый месяц. Я пользовался этой функцией, когда начинал чувствовать свою зависимость от чего-либо. Это могут быть безобидный кофе, походы в кино или любимые вкусняхи, а могут быть алкоголь и сигареты.

Работает функция так: таблица каждый день дает вам сумму, которую можно потратить на выбранную категорию. Если хотите что-то купить, сначала накопите денег на свою хотелку. А если не удержались и все-таки купили, лимит на день покажет отрицательное значение. Условно говоря, вы заняли денег сами у себя и теперь должны их вернуть.

Чтобы «включить» лимиты, нужно:

1. Перейти на лист «Шаблон» или конкретного месяца.
2. В разделе «Лимиты на день» указать интересующие вас категории и прикинуть максимальную сумму, которую вы можете потратить на них каждый день. Если делаете это на странице «Шаблон», имейте в виду, что после нужно перенести все, что вы зафиксировали, на страницу текущего месяца.
3. В строке с датой указать первый день текущего месяца и потянуть за нижний угол ячейки, чтобы растянуть ее вниз. Дальше таблица будет работать сама по себе.

Калькулятор для самопроверки. Со временем некоторые расходы могут ускользнуть — например, произойдет неожиданное списание с карты или сотка выпадет из кармана. Это неизбежно, ведь жизнь не компьютерная модель, поэтому иногда расчетный баланс требует корректировки.

Чтобы провести корректировку, придется заглянуть во все приложения и кошельки и записать общее количество финансов вручную в подтаблицу «Баланс де-факто». После этого в таблице «Результаты самопроверки» отобразится разница фактического баланса и расчетного. Можно проанализировать это значение, попытаться найти потерянные или лишние деньги либо просто принять и жить дальше.

Чтобы исправить ошибку, нужно внести получившуюся разницу в специальную подтаблицу «Корректировка расчетного баланса», которая находится справа от «Баланса де-факто» на странице каждого месяца, и указать дату проверки. В результате общая сумма доступных средств изменится, разница станет равна нулю, а записанное значение пройдет мимо всех категорий.

Как я и говорил, каждое приложение и каждая таблица заточены под нужды их создателей, и эта — не исключение. Преимущества моей таблицы — удобство и дружелюбный интерфейс. А результат ее ведения — понимание своих финансов в моменте и в перспективе.

Но есть и недостатки, которые могут быть для кого-то критичными:

1. Технически таблицу вести очень легко, практически — нужно вводить все расходы и доходы вплоть до рубля. Не каждый справится с этой задачей. А если вы хотите вести в ней семейный бюджет, перфекционистами должны быть вы оба.
2. Таблица учит планированию, но в ней нет функционала, который заранее «блокирует» деньги на ежемесячные траты типа ЖКХ. О таких расходах нужно помнить самому. Таблица лишь формирует понимание того, сколько на это дело тратится ежемесячно.
3. В таблице нет возможности разбить трату на подкатегории. Тем, кому важно понимать, сколько денег уходит именно на мясо, сколько — на рыбу, сколько — на фрукты, а сколько — на сладости к чаю, будет непросто. Чтобы разбить категорию «Продукты» на эти пункты, придется изучать каждый чек. Это сложно и долго.
4. В таблице нет графиков. Но при желании вы сможете собрать их самостоятельно, все необходимые данные есть.
5. Таблицу можно вести только в одной валюте. Если вы получаете деньги и тратите их в нескольких валютах сразу, вам придется постоянно приводить их к одному значению. Для этого в таблице есть актуальные курсы валют, на которые можно умножить любую сумму.

Если для вас эти недостатки допустимы, возможно, с этой табличкой у вас все получится.

В самой таблице на последнем листе есть подробная инструкция по использованию. Чтобы начать вести бюджет в этой таблице, вам нужно:

Создать копию таблицы в своем гугл-диске. Для этого нужно перейти по ссылке и нажать соответствующую кнопку в выпадающем окне. Копия становится вашей личной.

Заполнить подтаблицу «Баланс де-факто» на листе «Шаблон». Вам нужно будет обозначить все места хранения денег: карты, вклады, наличные. Левая часть раздела нужна, чтобы фиксировать деньги, которые вы не хотите учитывать в ежемесячном бюджете, например сбережения. Столбцы в середине — это все карты и наличные, которые находятся у вас в обороте. А столбцы справа — кредитные карты с их лимитами и остатками.

Создать копию страницы «Шаблон» и указать в названии нового листа текущий месяц. Например, «январь».

Заполнить таблицу «Входные долги» на листе «Категории» — просуммируйте ваши долги и запишите их в соответствующие ячейки.

Указать необходимые категории на листе «Категории». После того как вы добавите нужные категории на этой странице, они автоматически подтянутся на остальные листы и появятся в столбцах, выделенных голубым цветом. В доходах и расходах появится выпадающий список с перечисленными категориями, которые можно дополнять в любой момент.

Заполнить подтаблицу «Баланс де-факто» на листе текущего месяца и записать все рубли, которые есть в наличии на данный момент. Получится три значения: «Всего», «Баланс на месяц» и «Кредит». Первое — это все ваши сбережения, второе — деньги, на которые планируете жить, третье — сумма по всем кредитным картам.

Вписать значение из «Баланса на месяц» в первую строку доходов. Если у вас есть кредит, нужно вписать его в разделе «Кредит» аналогичным образом. Разница с расчетным балансом станет равна нулю.

Внести доходы и расходы. Все готово, теперь можно просто добавлять актуальные данные в течение месяца.

По завершении месяца создать копию листа «Шаблон» и перенести «Текущий баланс» в первую строчку доходов нового листа. Если хотите проверить правильность расчетов, нужно снова заполнить «Баланс де-факто» и внести разницу с расчетным балансом в раздел «Корректировка расчетного баланса» — текущее значение будет обновлено.

Таблица — это мой инструмент самоконтроля. Сейчас я смогу обойтись и без нее, хотя это будет непривычно, так как она помогла мне стать более дисциплинированным. Если бы я изначально не пришел к этому способу ведения бюджета, мне было бы гораздо сложнее планировать крупные траты и распоряжаться сбережениями.

Моя жена тоже пользуется этой таблицей: мы стали вести общий бюджет, как только начали жить вместе. Она приняла мой подход и сразу подключилась к процессу. Может быть, у нее не было того же интереса, что и у меня, но она понимала, что это дело хорошее и важное для нас обоих. Сейчас каждый имеет доступ к таблице и записывает свои расходы по факту покупки или вечерком после похода по магазинам. Жена привыкла к этой системе достаточно быстро, так как с годами таблица стала не только удобной, но и красиво оформленной и интуитивно понятной.

В итоге за три года мы ни разу не попадали в финансовые западни. У нас всегда есть деньги на текущий месяц с запасом в полтора раза, а также подушка безопасности на непредвиденные расходы.