Что такое табель учета рабочего времени

Работодатели должны учитывать время, отработанное сотрудниками, в специальном табеле.

Обязательной формы табеля учета рабочего времени нет. Можно разработать свою, но проще воспользоваться одной из унифицированных — Т-12 или Т-13. Вторая короче и легче в заполнении.

Это документ, в котором отмечают, как конкретный сотрудник использовал рабочее время в течение месяца: когда трудился, когда нет и почему. Табель нужен, чтобы контролировать соблюдение рабочего режима, получать сведения об отработанном времени и начислять зарплаты. Поэтому каждый месяц нужно составлять новый документ.

Вести табель — обязанность работодателя  . Трудинспекция может оштрафовать бизнес, если этого документа не окажется во время проверки. Руководителям организаций, ИП и малым предприятиям грозит штраф от 1000 до 5000 ₽, средним и крупным компаниям — от 30 000 до 50 000 ₽. При первом нарушении могут вынести предупреждение  .

Табель оформляют в одном экземпляре. Печать на нем не ставят.

В конце месяца документ подписывают:

1. Сотрудник, ответственный за ведение табеля.
2. Руководитель подразделения — например, отдела или управления.
3. Работник кадровой службы.

После подписания табель передают в бухгалтерию для расчета зарплат.

В бизнесе с небольшим штатом табель обычно заполняет сотрудник отдела кадров. А если в компании много подразделений и по каждому ведут свой табель, этим занимается работник конкретного отдела или управления.

Обязанность по ведению табеля надо прописать в трудовом договоре или должностной инструкции, если на нее есть ссылка в договоре. Иногда дополнительно издают приказ о назначении ответственного за ведение табеля, хотя это необязательно.

Есть две утвержденные формы табеля — Т-12 и Т-13. Большинство работодателей использует их и не разрабатывает свои формы.

Форма Т-13 называется «Табель учета рабочего времени». Там один раздел, она проще, чем Т-12, поэтому ее используют чаще.

Т-13 можно вести в «Экселе», «Гугл-таблицах» или бухгалтерских программах — например, СБИС. Работодатели, сотрудники которых трудятся по графику обычной пятидневной недели с фиксированными окладами, могут заполнить табель в конце месяца. Если сотрудники работают два через два, три через два или по другому графику с суммированным учетом времени, заполнять табель нужно каждый день.

В любом случае в конце месяца табель нужно подписать. Можно распечатать его и поставить подпись на бумаге. А если у сотрудников есть УКЭП  — подписать в электронном виде через систему электронного документооборота, ЭДО.

Бухгалтерские программы формируют табель автоматически на основании производственного календаря и введенных в течение месяца данных об отпусках и больничных. Если какие-то сведения не отображаются в программе, например командировки или неоплачиваемые отпуска, их придется вводить вручную.

Форма Т-12 состоит из двух разделов — учета рабочего времени и расчета по оплате труда. Форма приспособлена для подсчета зарплаты вручную, но так мало кто делает, поэтому к ней редко прибегают.

Можно использовать Т-12 только для учета рабочего времени и не заполнять листы, посвященные расчету зарплат. Но смысла в этом мало — проще взять форму Т-13.

Расскажу об основных правилах заполнения.

Внесите всех штатных сотрудников, в том числе внешних совместителей  и тех, кто трудится удаленно. Исполнителей по договорам ГПХ включать в табель не надо. Запишите фамилию, инициалы и должность каждого работника.

Заполняйте данные о рабочем времени каждый день или в конце месяца. Есть два способа вести табель. Можно отмечать только явки и неявки на работу. Это называется сплошной регистрацией времени. Обычно так делают при суммированном учете времени, когда количество отработанных часов в разные дни или смены может отклоняться от нормы. Например, при графике сутки через трое. В конце месяца это позволит выявить, допустим, возможные сверхурочные работы, которые оплачивают в повышенном размере.

Второй способ — фиксировать только отклонения, то есть опоздания, прогулы, сверхурочные часы, больничные. Так можно делать, если продолжительность трудового дня постоянная, количество рабочих часов в день определено трудовым договором или ПВТР  .

Используйте коды. В верхних строках форм Т-12 или Т-13 проставляют цифровые или буквенные коды рабочего времени или причины отсутствия. Например, продолжительность работы в дневное время — Я или 01, в ночное время — Н или 02, а в выходные или нерабочие праздничные дни — РВ или 03.

Коды есть на титульном листе формы Т-12, но их нужно использовать и для формы Т-13, хотя в самом документе они не прописаны.

Для некоторых периодов кодов нет. Работодатель может ввести свои обозначения. Например, для ненормированного рабочего времени — НРД, для приостановления трудового договора с мобилизованным сотрудником — ПТД, для перерывов на кормление ребенка — КР. Свои коды надо утвердить приказом руководителя.

В соответствующую ячейку под кодами вписывают количество отработанных часов и минут. Неявки на работу, например отпуск, болезнь, командировки, можно учитывать в днях — тогда в верхней строке граф проставляют только коды, а строки под ними не заполняют. Иногда неявку все же отражают в часах — например, если человек взял отгул на полдня.

Данные о неявках вносят на основании подтверждающих документов, например:

• больничного листа;
• приказа об отпуске;
• приказа о привлечении к работе в выходной день;
• справке о выполнении государственных или общественных обязанностей.

Иногда записи нужно исправить. Допустим, сотрудник не пришел на работу и никому не сообщил. В табеле проставили код НН или 30 — неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). А потом оказалось, что человеку оформили больничный. Значит, НН нужно исправить на Б или 19 — временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству.

Утвержденного порядка внесения исправлений нет. Если табель заполняют от руки, ответственный сотрудник аккуратно зачеркивает неверные данные, указывает верные, пишет «исправлено», ставит свои ФИО, подпись и дату исправлений.

Но чаще оформляют корректирующий экземпляр табеля с итоговыми данными. Отметку о том, что документ исправленный, можно сделать, например, в графе «номер документа» — через дробь поставить «корр.».

По общему правилу табели хранят 5 лет  , а по сотрудникам, занятым во вредных и/или опасных условиях труда, — 50 лет. Срок хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за тем, в котором табель перестали вести  .

Корректирующие табели хранят вместе с первоначальными.

1. Работодатели обязаны вести учет времени, отработанного сотрудниками. Для этого каждый месяц заполняют табель, в котором отмечают, когда человек работал и сколько часов, а когда — нет и почему.
2. За отсутствие табеля работодателя может оштрафовать трудовая инспекция.
3. Для учета рабочего времени можно использовать унифицированную форму Т-12, Т-13 или разработать свою. Т-13 короче и легче в заполнении.
4. На каждый месяц составляйте отдельный табель. Включите в него всех сотрудников, оформленных по трудовому договору.
5. Заполнять табель можно двумя способами: регистрировать явки и неявки на работу либо фиксировать только отклонения — опоздания, отсутствие, сверхурочные часы.
6. Чтобы внести исправления в табель, как правило, оформляют корректирующий экземпляр с правильными данными.
7. Табели нужно хранить 5 лет, а при вредных и/или опасных условиях труда — 50 лет.