Что такое закрыва­ющие документы

Закрывающие документы подписывают стороны после завершения сделки — например, когда исполнитель сдал работу заказчику.

Это может быть акт оказанных услуг или выполненных работ, товарная накладная, счет-фактура или другой документ. Такие документы подтверждают, что сделка состоялась. Они нужны для налогового и бухгалтерского учета.

Расскажу, когда и какие закрывающие документы подписывают и что делать, если контрагент их не отдает.

Компаниям обязательно оформлять закрывающие документы для обоснования доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Предпринимателям такие документы нужны для налогового учета, для ответов на запросы банка и при встречных налоговых проверках  .

Люди без статуса ИП, включая самозанятых, оформляют закрывающие документы, чтобы подтвердить, что сделка состоялась.

Часто оплату по договору переводят только после подписания закрывающих документов. Пункт об этом добавляют в договор.

Закрывающие документы обычно нужны для таких видов сделок:

• купля-продажа товаров;
• поставка товаров;
• оказание услуг;
• выполнение работ.

Перечень закрывающих документов зависит от сделки. Это может быть накладная, акт выполненных работ или оказанных услуг, универсальный передаточный документ или счет-фактура. Кассовый чек — тоже закрывающий документ, он подтверждает оплату чего-либо в рознице. Иногда нужно несколько документов.

Это документ, который подтверждает поставку товаров, материалов и основных средств  . Товарную накладную обязательно составляют, если покупатель — ИП или компания. В остальных случаях — по желанию сторон сделки.

Обычно товарную накладную составляет продавец в двух экземплярах. При передаче товара покупатель подписывает ее и возвращает один экземпляр продавцу. Подпись продавца подтверждает, что он передал товар, а подпись покупателя — что он его принял.

Для транспортной накладной есть унифицированная форма — ТОРГ-12, но продавец может использовать свою. В ней должны быть все реквизиты первичного учетного документа  .

Обязательные реквизиты товарной накладной:

1. Название документа.
2. Дата составления.
3. Название компании или ФИО предпринимателя, составившего документ.
4. Наименование товара.
5. Количество и стоимость.
6. Должности ответственных лиц, подписывающих документ со стороны продавца и покупателя.
7. Подписи ответственных лиц, их фамилии и инициалы.

Другие реквизиты, например ИНН и ОГРН, номер банковского счета и телефона, можно включать в товарную накладную по желанию.

Подтверждает поставку товаров, которые перевозят автомобильным транспортном. В ней указывают сведения не только о товаре, но и о транспорте.

ТТН обязательно использовать при перевозке этилового спирта, алкогольной или спиртосодержащей продукции автомобилем  . Например, если ресторан заказал у поставщика доставку вина. В остальных случаях товарно-транспортную накладную составлять не обязательно.

ТТН оформляет грузоотправитель на каждую поездку автомобиля в четырех экземплярах:

1. Для грузоотправителя.
2. Для продавца.
3. Для грузополучателя.
4. Для покупателя.

Экземпляров может быть меньше, если грузоотправитель и продавец или грузополучатель и покупатель — одно лицо.

Товарно-транспортные накладные составляют по форме № 1-Т.

Этот документ подтверждает, что услуга по перевозке груза автомобильным транспортом оказана. В транспортной накладной, в частности, указывают характеристики груза: массу брутто, количество грузовых мест, объявленную стоимость и цену перевозки.

Есть унифицированная форма транспортной накладной, но применять ее не обязательно.

Документ составляют в трех экземплярах — по одному для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Вместо бумажной транспортной накладной участники перевозки могут обмениваться электронными. Для этого стороны должны заключить соглашение об электронном документообороте с аккредитованным оператором государственной информационной системы электронных перевозочных документов ГИС ЭПД. Электронную транспортную накладную подписывают КЭП и направляют в ГИС ЭПД.

Такой документ выставляет продавец или исполнитель, если он платит НДС. Счет-фактура подтверждает, что продавец или исполнитель начислил НДС, и дает право покупателю или заказчику на ОСН принять его к вычету.

Выставляют счета-фактуры:

1. Компании и ИП на ОСН и ЕСХН, даже если у них освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ.
2. Агенты, которые продают товары, выполняют работы, оказывают услуги от своего имени в интересах заказчика — плательщика НДС.
3. Налоговые агенты по НДС. Например, российская компания, которая покупает товары у иностранной организации, не состоящей на учете в российской налоговой инспекции.

Не выставляют счета-фактуры компании и ИП на УСН, АУСН или патенте, а также на ОСН, если совершают операции, освобожденные от уплаты НДС, например продают медицинские изделия.

Счета-фактуры выписывают в дополнение к документам об отгрузке товара, выполнении работ или оказании услуг. Без накладной или акта они не доказывают, что сделка состоялась.

Документ составляют по утвержденной форме не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг.

Еще счета-фактуры нужны на полученную предоплату. Их выписывают в течение 5 календарных дней со дня получения аванса.

В большинстве случаев счет-фактуру можно составлять на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров, например холодильников, мониторов или детских колясок, документ составляют только в электронном виде  .

Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: один остается у продавца или исполнителя, второй передают покупателю или заказчику. Документ подписывает только продавец или исполнитель. Подпись покупателя или заказчика на втором экземпляре не нужна.

Это документ, который подтверждает, что исполнитель выполнил задачу, а заказчик принял результат. Например, что дизайнер сделал макеты для рекламы или что фирма отремонтировала технику.

Этот акт может называться по-разному: акт выполненных работ, оказанных услуг или сдачи-приемки.

Нормативно рекомендована только форма акта при приемке выполненных работ в сфере строительства — КС-2. Для других случаев можно использовать свою форму документа со всеми обязательными реквизитами.

Акт обычно оформляет исполнитель в двух экземплярах — для себя и заказчика.

Он объединяет счет-фактуру и сведения из накладной об отгрузке товаров, акта выполненных работ или оказания услуг.

Составлять УПД вместо счета-фактуры можно только при продаже товаров, работ, услуг. Использовать такой документ на предоплату вместо счета-фактуры нельзя  .

Универсальный передаточный документ можно составлять по рекомендованной форме, а можно дополнить другими реквизитами.

Документ составляют на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров возможен только второй вариант.

УПД на бумаге составляют в двух экземплярах, один для продавца или исполнителя, второй — для покупателя или заказчика. Подписывают его обе стороны.

Можно составить документы вручную — например, скачать унифицированный бланк, заполнить его и распечатать, а можно ускорить процесс с помощью специальных сервисов.

Вот как быстро оформить закрывающие документы:

1. Сформировать документ в бухгалтерской программе, например 1С или СБИС, и распечатать его.
2. Сформировать документ в системе электронного документооборота — например, «Контур-диадок», «Астрал ЭДО», — и подписать квалифицированной электронной подписью.
3. Воспользоваться онлайн-сервисами по заполнению бланков, в которых можно ввести свои данные и получить заполненную форму акта, товарной накладной, УПД или счета-фактуры.

Обычно при регулярном сотрудничестве — отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг — пользуются бухгалтерскими программами. В них есть формы документов, которыми пользуется бизнес, заполнены реквизиты продавца и справочник товаров, работ и услуг. Для разовой операции можно воспользоваться онлайн-сервисами или заполнить скачанный бланк.

Подписывать закрывающие документы должен руководитель организации или ИП. Также он может передать это право работнику по доверенности  . Использовать факсимиле  в закрывающих документах нельзя. Иначе принимающая сторона не сможет использовать их для уменьшения налоговых обязательств.

К собственноручной подписи приравнивается квалифицированная электронная подпись. У заверенных ею документов такая же юридическая сила, как у бумажных, подписанных ручкой.

Как отправлять закрывающие документы. Бумажный документ можно передать контрагенту с курьером или транспортной компанией или направить письмом по почте. Вернуть второй экземпляр можно теми же способами.

Электронный документ передают через операторов ЭДО. Принимающая сторона подписывает его и направляет обратно. Это занимает несколько минут. Чтобы обмениваться электронными документами, оба контрагента должны быть подключены к операторам ЭДО, между которыми возможна передача документов.

Чтобы направлять электронные документы по требованию налоговой, они должны быть составлены по форматам, утвержденным ФНС. Это можно сделать через любого оператора ЭДО.

Самозанятый после получения денег должен передать покупателю или заказчику чек из приложения «Мой налог»  . Он должен сформировать чек сразу, если получил деньги наличными, и не позднее 9-го числа следующего месяца — если безналичным переводом.

Чека с указанием ИНН заказчика достаточно, чтобы подтвердить передачу товара, оказание услуги или выполнение работы самозанятым  . Дополнительно можно составить акт, чтобы подтвердить, что стороны не имеют претензий друг к другу, заказчик принял товары, а работы и услуги выполнены вовремя и с должным качеством. Но это остается на усмотрение сторон договора.

Обычно обе стороны заинтересованы подписать и передать документы вовремя, но бывает так, что контрагент не делает это — забывает или намеренно не хочет. Заставить его можно только через суд. Еще можно заранее принять меры — например, включить в договор условие об обязательном возврате второго экземпляра документов и санкции за невозврат.

Также можно добавить в договор или в сам закрывающий документ условие о том, что он автоматически считается подписанным, если от контрагента не поступило возражений в течение определенного срока — например, 10 рабочих дней.

Еще одной причиной невозврата документов может быть то, что у одной из сторон нет ответственного за это работника. Например, экспедитор может считать, что главное — доставить товар, а работать с документами — дело бухгалтерии или менеджеров. Если назначить ответственного и мотивировать его возвращать подписанные документы — например, премией, — это должно помочь.

В системах электронного документооборота можно назначать задание оформить или вернуть документы электронно. Так работник о нем не забудет.

1. Закрывающие документы подтверждают, что сделка состоялась. К таким документам относятся: товарная, товарно-транспортная или транспортная накладная, акт выполненных работ или оказанных услуг, универсальный передаточный документ, счет-фактура, чек самозанятого.
2. Перечень закрывающих документов, которые надо оформить, зависит от типа сделки.
3. Закрывающие документы подписывает ИП, руководитель компании или ее работник по доверенности. Можно использовать квалифицированную электронную подпись. Ставить факсимиле нельзя.
4. Заставить контрагента вернуть закрывающие документы можно только через суд. Еще можно предусмотреть санкции за это в договоре и назначить ответственных.