Как составить график отпусков на 2024 год

Работодатели должны утвердить график отпусков на следующий год минимум за две недели до конца текущего года.

Обычно его утверждают до 17 декабря, но в 2023 году эта дата выпала на воскресенье. Поэтому утвердить график отпусков на 2024 год надо не позднее последнего рабочего дня накануне выходного, то есть 15 декабря. Если этого не сделать, можно получить штраф.

Расскажу, как составить и утвердить график отпусков и как учесть желание сотрудников пойти в отпуск в определенное время.

График отпусков — документ с информацией о времени и продолжительности оплачиваемых отпусков работников, нанятых по трудовому договору. В нем указывают, сколько дней отпуска есть у каждого сотрудника и на какие даты он запланирован.

В график отпусков вносят почти всех работников, с которыми подписан трудовой договор на момент составления документа. Исключение — женщины в отпуске по уходу за ребенком, если в ближайший календарный год они не планируют выходить на работу. Их в график отпусков не включают.

Людей, которые планируют уволиться в следующем году, тоже вносят в график отпусков. Сделать это надо, даже если они уже написали заявление и планируют уйти из компании в январе.

При составлении графика учитывают все оплачиваемые дни отпусков:

1. Основной — для большинства сотрудников это 28 календарных дней, для некоторых может быть больше. Например, воспитатели в детских садах отдыхают 42 дня, а люди с инвалидностью — 30 дней.
2. Дополнительный — отпуск, который предоставляют за вредные или опасные условия труда, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему областях и по некоторым другим причинам.
3. Дни оплачиваемых отпусков, которые остались у работников с предыдущих лет.

Отпуск можно давать целиком, а можно разделить на части, но одна из них должна быть минимум 14 дней.

Кто должен составлять график отпусков. Это обязанность почти всех работодателей — предпринимателей и компаний. Отказаться от графика могут только микропредприятия  . Проверить, относится ли ИП или организация к микропредприятиям, можно в реестре налоговой службы.

Вместо графика отпусков микропредприятия могут использовать письменные соглашения работника с работодателем. Такой документ надо подписывать с каждым сотрудником — если штат большой, это неудобно, проще утвердить один общий график.

Чем грозит отсутствие графика отпусков. Его может запросить трудовая инспекция при проверке. Если документа не окажется, работодатель может получить предупреждение или штраф. За повторное нарушение руководителя могут дисквалифицировать на срок от года до трех лет  .

Обычно график отпусков оформляют по форме Т-7, но использовать именно ее не обязательно. Можно составить и утвердить свой вариант документа.

Вот как обычно составляют график отпусков:

1. Собирают пожелания сотрудников о дате отпуска. Это не обязательно, но часто работодатели делают это, чтобы поддерживать хорошую атмосферу в коллективе. Если есть люди, которые по закону могут уйти в отпуск без согласия работодателя, стоит поинтересоваться их планами и составить график с учетом этого. Подробнее я расскажу дальше.
2. Составляют черновик графика.
3. Проверяют, не совпадают ли отпуска сотрудников с одинаковыми обязанностями и достаточно ли работников в периоды большой нагрузки. Корректируют график при необходимости.
4. Утверждают график. Документ должен подписать руководитель организации или ИП. Если есть профсоюз, надо также согласовать график отпусков с ним.

Как утвердить график отпусков у профсоюза. Работодатель направляет в профсоюз проект графика отпусков. В течение пяти рабочих дней профсоюз должен прислать письменное мнение  .

Когда согласие получено, график отпусков можно утверждать. На первой странице графика делают специальную отметку о согласии профсоюза.

Надо ли учитывать пожелания сотрудников о датах отпуска. Работодатель не обязан учитывать мнение всего персонала при составлении графика  . Но есть отдельные категории работников, которые могут выбирать время отпуска, например мужчина, жена которого находится в отпуске по беременности и родам. В этом случае работодатель не может отказать.

Такие сотрудники могут написать заявление и уйти в отпуск даже вне графика. Лучше заранее узнать об их планах и учесть это в документе, чтобы в работе компании или ИП не возникло сложностей.

Может ли сотрудник отказаться от отпуска. Просто так — нет. Соблюдение графика отпусков обязательно для работника и работодателя  . Отпуск можно продлить или перенести, если во время него сотрудник заболел или выполнял государственные обязанности, которые предусматривают освобождение от работы, например был на военных сборах  .

Человек может отказаться идти в отпуск, если не получил отпускные за три дня до его начала или не был предупрежден о начале отпуска за две недели. Тогда работодатель должен перенести отпуск по заявлению сотрудника  .

Иногда часть отпуска можно заменить денежной компенсацией — например, отпуск за ненормированный рабочий день или северный отпуск. Для этого сотрудник должен написать заявление, а работодатель — издать приказ с указанием срока выплаты компенсации.

Нельзя заменить компенсацией:

1. Основной отпуск в 28 календарных дней.
2. Любой ежегодный отпуск беременным женщинам.
3. Любой ежегодный отпуск работникам до 18 лет.
4. Дополнительный отпуск за вредность продолжительность до семи календарных дней. Дни свыше этого количества можно заменить денежной компенсацией.

График отпусков можно изменить по соглашению сторон. Например, если работник хочет перенести даты отпуска и работодатель идет ему навстречу или если это нужно по производственной необходимости и сотрудник согласен.

Льготник хочет пойти в отпуск не по графику. Человек из категории работников, которые могут идти в отпуск когда захотят, может написать заявление об отпуске с желаемыми датами. Работодатель не может отказать. Тогда издают приказ об отпуске и вносят изменения в график.

Сотрудник без льгот захотел перенести сроки. Он пишет заявление, где просит работодателя сдвинуть отпуск на другие даты. Если работодатель согласен, издают приказ и вносят новые даты в график отпусков.

Работодатель может не согласовать новые даты отпуска. Тогда человек пойдет отдыхать по графику.

Работодатель хочет перенести отпуск сотрудника. Он может предложить изменить даты отпуска, но работник может отказать.

Если отпуск сотрудника плохо отразится на работе бизнеса, работодатель с согласия работника может перенести его отпуск на следующий год. В этом случае работодатель направляет сотруднику уведомление о переносе отпуска, где обосновывает причины. Если человек согласен с переносом, он пишет заявление, на основании которого работодатель издает приказ о переносе отпуска на другой срок. После этого новые даты отпуска вносят в график.

Нельзя перенести на следующий год отпуск некоторых сотрудников даже с их согласия:

1. Несовершеннолетних.
2. Тех, кто работает во вредных или опасных условиях труда.
3. Тех, кто не был в отпуске два рабочих года подряд.

Новый сотрудник идет в отпуск. Если сотрудник устроился на работу после утверждения графика отпусков, работодателю не нужно менять документ. Право на отпуск у новичка возникает спустя полгода работы — тогда надо обсудить с ним даты отдыха для дополнения графика. Но, если работодатель согласен, дать отпуск можно и раньше — по заявлению сотрудника.

Знакомить персонал с графиком отпусков под подпись не обязательно  , а вот уведомить о дате начала отдыха нужно. Как это сделать — зависит от того, идет человек в отпуск по графику или нет.

Если сотрудник идет в отпуск по графику, работодатель должен известить его о начале отпуска минимум за две недели. Для этого работнику направляют уведомление, в котором он должен расписаться. Утвержденной формы такого уведомления нет, документ составляют в произвольной форме.

Если сотрудник идет отдыхать не по графику, он должен написать заявление. Тогда работодатель не уведомляет его об отпуске.

После того как сотрудник расписался в уведомлении или подписал заявление на отпуск:

1. Издают приказ об отпуске. Можно использовать унифицированную форму Т-6 или Т-6а — если на отдых отправляются несколько работников. Его подписывают руководитель и сотрудник.
2. Выплачивают отпускные минимум за три календарных дня до начала отпуска  .

1. График отпусков на следующий год нужно утвердить минимум за две недели до конца текущего года. График на 2024 год утверждают до 15 декабря 2023.
2. Отказаться от графика отпусков могут только микропредприятия. Вместо него они могут подписать соглашение с каждым сотрудником.
3. Знакомить персонал с графиком отпусков под подпись не обязательно, а вот уведомить сотрудника о дате отпуска нужно минимум за две недели.
4. Работодатель и персонал должны соблюдать график отпусков, но могут изменить его по соглашению.
5. Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск когда захотят. Для этого они должны написать заявление.
6. Основной отпуск в 28 дней нельзя заменить денежной компенсацией, как и дополнительный отпуск за вредность продолжительностью до семи календарных дней. Остальные дополнительные отпуска, например за ненормированный рабочий день, можно заменить компенсацией.
7. Когда сотрудник идет в отпуск, издают приказ. Отпускные выплачивают минимум за три календарных дня до начала отпуска.