Счет и счет-фактура: в чем разница

Основное отличие счета от счета-фактуры — в назначении этих документов.

Счет используют, например, как оферту: продавец выставляет его покупателю, предлагая перевести предоплату или полностью оплатить товары, работы или услуги и одновременно с этим заключить договор.

А счет-фактура — документ, по которому покупатель на ОСН, а с 2025 г. — иногда и на УСН принимает НДС к вычету, то есть уменьшает сумму своего налога к уплате на НДС, который ему предъявил продавец.

Из общего — и тот и другой документ можно составить на бумаге и в электронном виде. А еще ни счет, ни счет-фактура не относятся к первичной учетной документации.

Для счетов обязательной формы нет, компания или ИП могут разработать свой шаблон или использовать образец из учетной программы. Так как счет — это предложение об оплате, в нем следует указывать:

1. Номер документа и дату выставления.
2. Данные поставщика — наименование, ИНН, адрес, телефон, банковские реквизиты.
3. Наименование и адрес покупателя.
4. Наименование товаров, работ, услуг, которые надо оплатить, либо ссылку на договор между поставщиком и покупателем.
5. Сумму платежа со ставкой НДС и суммой налога либо с пометкой «Без НДС».
6. Должность и подпись работника, ответственного за правильности оформления счетов.

Если между сторонами заключен договор, счет выставлять необязательно.

Счета-фактуры составляют продавцы при совершении операций, облагаемых НДС, или налоговые агенты по НДС, например, при аренде или покупке государственного и муниципального имущества.

Счет-фактуру, в отличие от счета, надо составлять только по утвержденной форме, в нем должны быть обязательные реквизиты  .

Налоговая откажет в вычете НДС, если в документе не будет этих реквизитов либо они будут указаны неверно:

• наименования продавца или покупателя, их ИНН;
• название и стоимость товаров, работ, услуг;
• ставка и сумма НДС.

Счет-фактура без номера, с неверным КПП, адресом или индексом, без реквизитов платежного поручения допустим. Оформить вычет эти некорректные данные не помешают.

Различают три вида счетов-фактур:

1. Первичный, или отгрузочный, — подтверждает фактическую реализацию.
2. На аванс — подтверждает, что продавец получил предоплату.
3. Корректировочный — выставляют, если изменились количество или стоимость товаров, работ, услуг.

Утвержденного срока для выставления счета нет. Он может быть предусмотрен в договоре между продавцом и покупателем.

А вот счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав или со дня получения предоплаты  .

В таблице привели основные различия двух документов.