Что такое первичная документация

Первичные документы подтверждают факт хозяйственной жизни бизнеса: покупку или продажу товаров, выплату денег, перемещение материалов, начисление резервов.

На основе первичной документации проводят платежи, делают бухгалтерские проводки, признают доходы и расходы в налоговом учете.

Примеры первичных документов:

1. Товарная накладная. Ее оформляют при передаче товара от продавца покупателю.
2. Акт приемки выполненных работ, в том числе по форме КС⁠-⁠2. Акт подтверждает, что подрядчик, например при строительстве, выполнил договорные обязательства перед заказчиком.
3. Акт ОС⁠-⁠1. Его составляют, когда принимают на учет основное средство, например здание, и вводят его в эксплуатацию либо когда оно выбывает.
4. Авансовый отчет. Его заполняет и сдает в бухгалтерию работник, которому выдали деньги под отчет для хозяйственных нужд. К авансовому отчету прикладывают кассовые чеки, счета-фактуры, квитанции.
5. Бухгалтерская справка и справка-расчет — это внутренние первичные документы, которые составляют, если операцию нельзя оформить иначе. Их используют при начислении резервов, признании отложенных налоговых обязательств и активов, для исправления ошибок, расчета дивидендов.

Договор, как правило, не первичный документ: он фиксирует намерения сторон и в нем нет всех обязательных реквизитов первички  . Но при исполнении договора оформляют документы, которые относятся к первичке. Например:

• акт об оказании услуг;
• универсальный передаточный документ, УПД;
• счет на оплату;
• транспортную накладную — при оказании услуг перевозки за плату.

Унифицированные, то есть утвержденные государством, формы обязательны только для банковских и кассовых документов, например для приходных и расходных ордеров. А еще — для транспортной накладной.

Для остальных документов формы можно разработать самим. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты:

1. Наименование документа и дата.
2. Название компании, составившей документ, или ФИО ИП.
3. Содержание факта хозяйственной жизни.
4. Величина и единица измерения факта хозяйственной жизни.
5. Должность лица, ответственного за оформление документа, его ФИО и подпись.

Применяемые формы утверждают в учетной политике. Если разработали их сами — приведите в качестве приложений к учетной политике, а если они унифицированные — перечислите названия форм, которые применяете в работе.

Первичные документы можно оформлять на бумаге или электронно.

Подписывать первичные документы может руководитель, главный бухгалтер, работник, ответственный за конкретную операцию, например кассир. Право подписи первички можно передать любому лицу приказом или доверенностью. Тогда реквизиты того или другого нужно указать рядом с подписью и ФИО подписанта в первичном документе.

Подпись должна быть собственноручной, факсимиле на первичных документах использовать нельзя.

Можно принять к учету электронный первичный документ и подтвердить им расходы, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Внутренние документы организации с простой или усиленной неквалифицированной ЭП можно принять к учету, если это закреплено в учетной политике, внешние — если есть соглашение с контрагентом о применении таких документов.

Дату составления первичного документа определяют по дате его подписания лицом, ответственным за операцию. Если дата составления документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, в документе указывают обе.

Дата подписания электронного документа — та, что зафиксирована в метке доверенного времени. В зависимости от настроек ПО эта дата может отображаться, например, на штампе электронной подписи или в файле, присоединенном к полученному по ЭДО документу.

Вносить исправления в первичку можно, запрещено исправлять только кассовые и банковские документы.

Бумажные документы исправляйте так:

1. Зачеркните ошибку вручную.
2. Впишите верные данные.
3. Напишите «Исправлено» и поставьте дату.

Исправление заверяют лица, подписавшие исходный документ. Для исправления электронного документа нужно оформить новый.

Принять документ к бухучету надо в том периоде, когда произошел факт хозяйственной жизни, даже если документ поступил с опозданием. Для налогового учета расходы и доходы по опоздавшей первичке учитывают только после ее получения, но, по общему правилу, в периоде, к которому они относятся.

Скан или копию документа можно принять к бухучету, но потом ее надо будет заменить оригиналом. В налоговом учете используют только оригиналы документов, сканом или копией расходы подтвердить нельзя.

Первичные документы хранят в том виде, в котором они были составлены: бумажные — на бумаге без перевода в электронный вид, электронные — в электронном, распечатывать их не надо.

Общий срок хранения первички — 5 лет считая с года, когда ее в последний раз использовали для бухучета или налогообложения, потом ее можно утилизировать.