«Забыл про рассеянность и тревогу»: как я держу все дела под контролем по методу Дэвида Аллена

«У меня мало времени».

«Слишком много дел враз».

«Опять забыл подать показания. Мне вообще не до этого».

«Почему я такой забывчивый?»

«Вот опять весь день что-то делал, а к важным задачам так и не приступил…»

«Чего я вообще хочу добиться в жизни?»

Знакомо?

У современного городского человека всегда больше задач, чем он может сделать. Из-за этого есть постоянное чувство нехватки времени. Многие испытывают дискомфорт и тревогу по этому поводу, появляется рассеянность и ощущение, что ты что-то забыл и упустил. А после целого дня, когда крутился «как белка в колесе» чувствуешь, что так и не сделал ничего по-настоящему важного — остаётся чувство неудовлетворённости собой. Картина очень распространённая.

Все дело в том, что человеческий мозг не рассчитан на те объёмы информации, которые на него сваливаются в современном мире и просто не в состоянии все это контролировать. Это естественно, ведь биологически современный человек почти не отличается от людей, живших тысячи лет назад, когда жизнь была каждый день такой же, как вчера, а новой информации человек получал очень мало. Всё помещалось в голове, никто ничего не забывал. Сейчас объём информации такой, что мозг постоянно что-то упускает, осознаёт это и начинает тревожиться. Это добавляет стресса, которого и так хватает с избытком.

Метод Девида Алена GTD (Getting Things Done) описывает, как решить эту проблему. На мой взгляд, это исчерпывающий способ организовать дела. Пару лет назад я подробно изучил этот метод, внедрил его в свою жизнь, со временем упростил и адаптировал под современные реалии использования смартфона. Результаты отличные. Про рассеянность и тревогу я забыл и всегда уверен, что все контролирую.

Главный секрет в том, что все дела, заметки и т.д. должны быть записаны. Всё без исключения. Это позволит положиться на список. Это освободит мозгу место для того, что у него хорошо получается — творчество и генерация идей. И стресс сразу снизится.

Еще раз. Это принципиальный момент. В голове не должно остаться ничего, что не было бы записано. Иначе вы не будете доверять списку дела и перестанете его вести через некоторое время.

Недостаточно просто записывать все дела в один список, т.к. задачи бывают разные: большие и маленькие, простые и состоящие из нескольких, со сроком и без, важные и те, которые можно отложить. А ещё есть книги или статьи, которые нужно прочитать, и заметки. Поэтому записывать нужно, придерживаясь определённой структуры, о которой ниже.

Я использую IPhone и фиксирую все в трёх приложениях:

• Для задач «Напоминания»
• Для заметок «Заметки»
• Для документов «Яндекс диск»

На Android есть аналогичные приложения.

Все задачи распределяю по нескольким спискам:

Входящие. Список, который используется как буфер. В него записываются задача, когда она возникла. Это позволяет разгрузить голову и спокойно заниматься текущими делами (как «Омут памяти» в Гарри Поттере). Позже, когда будет несколько свободных минут, вы перенесёте задачу из него в подходящий список. Если заплачу можно сделать за 5 минут — сделайте сразу, далее не переносите в другой список.

Проекты. Сюда заносятся задачи, которые невозможно сделать за раз, и их нужно разбивать на несколько действий (подзадач). Которые можно хранить в карточке проекта в виде чек-листа. Всегда нужно определить следующее действие по проекту и сделать для него отдельную карточку, которая переносится в один из следующих списков.

Календарь. Сюда записываем задачи, у которых есть чёткая дата выполнения. И эта задача не повторяется:

• Поездка
• Конференция
• Аттестация

Если чёткой даты нет, то в этот список задача не заносится, иначе вы не будете доверять датам в этом списке, и он не будет работать. Тут не путаем с календарём Outlook (или аналогами) куда заносятся совместные встречи. Это другое.

Следующие действия. Сюда заносятся простые не составные задачи, у которых нет чёткого обоснованного срока. На практике это основная масса задач. На эти задачи тоже можно поставить срок, но с той целью, чтобы выскочило уведомление, в определённое время, если это нужно в конкретном случае. Но не нужно лепить своё на все задачи, все равно вы постоянно будете его нарушать и переносить.

Регулярные. Немного похоже на Календарь, но эти задачи периодически повторяются:

• Годовщина свадьбы
• День рождения родителей
• Чекап здоровья
• Платёж по ипотеке
• Обслуживание автомобиля

Вот на них обязательно ставим срок и периодичность повторения.

Ожидаю. Задачи, по которым вы ожидаете выполнения от других людей. Например, вы кому-то делегировали задачу или вам кто-то то задолжал.

Чтение. Сюда заносится все, что нужно прочитать в ближайшее время. Только то, что реально проигнорируйте читать.

Когда-нибудь. Отложенные задачи, по которым вы не планируете ничего делать в ближайшие месяцы.

С флажком. В приложении Напоминания есть ещё функция Флажок. Я её использую, чтобы пометить стратегические задачи, которые двигают меня к целям. Тогда они дублируются в отдельном списке и всегда на виду. Флажок — это такой особо важный тэг, я ставлю его не более чем на 3 задачи, чтобы делать фокус.

Теги нужны для того, чтобы быстро найти задачи по контексту. Тегами задаче присваиваются:

• приоритет (А, Б, В)
• время на выполнение (5, 15, 30, 1ч, 4ч)
• Удобное время и место, для выполнения (утро, на работе, обед, домой с работы, вечер, выходные, магазин).

Всем задачам присваиваются теги из каждой категории, если они применимы к этой задаче. Когда наступит подходящий контекст, вы просто выбираете нужный тег и видите все задачи, которые удобно сейчас выполнить. Например, у вас появилось 15 свободных минут, нажимаете на тег «15» и видите, что можно сейчас сделать.

У меня всего 17 тегов. Не разводите их слишком много. Если замечаете, что не пользуетесь тегом, удаляйте его.

• А — делать в первую очередь. Если не сделать, то будут плохие последствия.
• Б — неплохо бы сделать, но если нет, то ничего страшного.
• В — можно не делать, ни на что не влияет.

Приоритеты позволяют понять, в какой очерёдности выполнять задачи, а какие вообще можно не выполнять и можно удалить из списка. Очень помогает сфокусироваться.

Для того, чтобы задачи всегда были перед глазами, я добавил списки на рабочий стол в виде виджетов. Я оставил в правом нижнем углу заметки и документы. Больше у меня нет рабочих столов, т.к. все остальное второстепенно и может быть найдено поиском в общем списке приложений. Телефон для меня прежде всего инструмент эффективности, а не развлечение. Список входящих у меня в левой панели виджетов, чтобы он мелькал перед глазами, когда проверяю погоду.

Храните информацию, нужную для выполнения задачи прямо в задаче:

• ссылка на место встречи в Яндекс картах
• фотографии или скриншоты
• текстовая заметка

Например, у меня в задаче «чекап» перечислены все анализы, которые нужно сдавать и вложена ссылка на полезный ролик на ютубе на эту тему.

Обращаю внимание, это очень важная часть! Все, о чем я рассказал выше, не будет работать, если вы не будете актуализировать систему. На это нужно совсем немного времени, и вот как это делается.

Каждый день разбирайте вписок входящих и раскладывайте задачи по соответствующим спискам. Раз в неделю делайте общий обзор системы, пройдитесь по всем задачам, удалите неактуальные, посмотрите, что предстоит на неделю в «Календаре» и «Регулярных», проверьте, от кого что «Ожидаете». Если что-то выполнили, то отметьте.

Важно удалять те задачи, которые потеряли актуальность или вы понимаете, что никогда не доберётесь. Это очищает место для важных дел. Нужно чем-то жертвовать, все не переделать.

Вот и все, списки актуальны, а вы уверены, что все контролируете и помните.

Заметки. Обязательно ведите заметки, это экономит ваше время на поиск информации. Их можно не структурировать, если их у вас не больше 50. А если больше — приберитесь, все равно вы ими не пользуетесь. Заведите папку «Архив» для таких заметок. Совет: если заметка ассоциирована с конкретной задачей, и она небольшая — ведите её прямо в задаче, там есть для этого место. Это удобнее, чем отдельная заметка. Так и заметок меньше будет.

Документы. А вот документы нужно хранить долго и из копится много: ИНН, полис ОСАГО, скан паспорта, свидетельство о рождении ребёнка, текст искового заявления в суд и т.д.

Как правило, это фотографии и сканы. Их нужно хранить, чтобы быстро найти любой документ, когда он нужен. Раз из много, то их нужно раскладывать по папкам, когда они перестанут влазить на один экран. Примеры папок для документов:

• Машина
• Квартира
• Мои документы
• Документы жены
• Документы по определённому клиенту по работе
• и т.д.

Если вы работаете в офисе, то основная масса рабочих документов у вас хранится в корпоративной системе документооборота или, к примеру, на Яндекс диске. Там их тоже нужно структурировать похожим образом.

Заметки и документы тоже раз в неделю актуализировать, как и списки задач. Главная цель — удалить все, что потеряло актуальность.

Примерно за неделю вы занесёте все задачи, которые были в голове, в «систему. Будет примерно от 100 до 300 записей. Дальше видно продолжать и актуализировать, чтобы доверять системе. Все новые задачи сразу заносить туда. Вы буквально увидите все свои дела и как они структурированы. Ресурсы мозга освободятся от контроля и пойдут на творчество и стратегию, для чего мозг и нужен.

Важно перетерпеть переходный период, может казаться, что на это уходит слишком много времени. Это только в начале. В дальнейшем в день будет уходить 5-10 минут, а иногда и того меньше. Зато эффективность вырастет радикально.

Это важный принцип, который позволяет поддерживать порядок и прослеживается везде. Нужно удалять то, что не работает, не используется и отвлекает ваше внимание:

• задачи, которые вы никогда не выполните;
• задачи, которые могут и должны выполнить другие люди;
• заметки, к которым вы не обращаетесь;
• старые неактуальные документы;
• лишние приложения и иконки на рабочем столе телефона.

Всё это будет отвлекать ваш мозг и пожирать его ресурс без толку. Поэтому избавьтесь от этого.

Лично я очень рассеянный человек и легко отвлекаюсь, поэтому стал изучать способы, как управлять делами эффективно. Метод GTD изменил мою жизнь, поэтому я так хотел поделиться с вами этим инструментом.

Книга по GTD очень большая и осилить её может не каждый. Но оно того стоит. Я долго практиковал и упрощал метод, и рассказываю вам уже стабильную рабочую модель. Берите на вооружение и адаптируйте под себя. Используйте эту статью как инструкцию, читайте, внедряйте и перечитывайте. Надеюсь, мой опыт поможет вам разгрузить голову и сосредоточиться на самом важном. Практические вопросы задавайте в комментариях.