Как заполнить путевой лист

Путевой лист — это документ для учета работы автомобиля и водителя. Он нужен, чтобы обосновать пробег и размер начисленной зарплаты. Для списания расходов на бензин путевой лист понадобится, если в машине нет электронной системы контроля расхода топлива.

Путевой лист оформляют, если компания или ИП:

• занимается перевозкой пассажиров или грузов на собственном транспорте;
• сдает машину с экипажем в пользование по договору аренды как арендодатель.

Также его надо оформлять, если работник перевозит людей или грузы для нужд самой компании или ИП  .

Путевой лист можно оформить на бумаге или электронно. Последний составляют в утвержденном формате в любой бухгалтерской программе или ГИС ЭПД — государственной информационной системе электронных перевозочных документов.

Для бумажного путевого листа обязательной формы нет. Ее можно разработать самим или использовать унифицированные формы, например форму № 3 — для легкового автомобиля или № 4–С — для грузового. Главное, чтобы в путевом листе были обязательные реквизиты.

Можно оформить один путевой лист:

1. на один рейс, если он длится несколько дней;
2. на несколько рейсов, если в течение смены водитель успевает сделать их.

Если несколько водителей работают поочередно на одной машине, то можно составить нескольких путевых листов отдельно на каждого водителя, но только на бумаге.

Чтобы фиксировать движение путевых листов, можно вести журнал учета, но это необязательно.

Есть перечень обязательных данных путевого листа, утвержденный Минтрансом. Перечислю их в таблице.

Информацию о маршруте указывать необязательно. Но если будете использовать путевой лист как документ, подтверждающий расходы на ГСМ и эксплуатацию автомобиля, лучше привести данные о маршруте. И старайтесь не использовать общие формулировки, например «поездка по городу» или «поездка по заданию».

В путевом листе должны расписаться:

1. Медработник, который проводил медосмотры водителя перед сменой и после нее.
2. Сотрудник, ответственный за техническое состояние и безопасную эксплуатацию машины. Он проставляет и заверяет результаты предрейсового или предсменного контроля, а также сведения о выпуске авто на линию.
3. Работник, который проставляет и заверяет показания одометра при возвращении транспорта с линии, когда завершился последний рейс, или водитель, принимающий машину по окончании смены предыдущего водителя.

В путевом листе могут быть подписи и других лиц. Например, данные о количестве израсходованного топлива может заверять бухгалтер или экономист.

На бумажном документе подписи должны быть собственноручные, в электронном — УКЭП.

Исправлять ошибки в путевых листах можно в том же порядке, который предусмотрен для первичных учетных документов:

1. Ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать.
2. Внесите правильную запись.
3. Напишите «Исправлено» и укажите дату исправления.
4. Заверьте исправление подписями лиц, составивших путевой лист, указав их должности и ФИО.

Если машину остановит полиция и обнаружит, что у водителя нет путевого листа, хотя тот должен быть, его могут оштрафовать на 500 ₽ либо на первый раз вынести предупреждение  .

За отсутствие отметок о проведении предрейсовых и послерейсовых медосмотров, а также предрейсового контроля технического состояния машины, выявленное сотрудниками ГИБДД, тоже грозит штраф  :

1. 3000 ₽ — для водителя;
2. 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП;
3. 15 000 ₽ — для малых предприятий;
4. 30 000 ₽ — для остальных организаций.

Если при проверке налоговая выявит неправильно оформленные путевые листы, по которым списывали расходы на ГСМ, она может отказать в признании таких затрат, доначислить налог на прибыль или налог на УСН или АУСН, пени и оштрафовать за неполную уплату налога  .