Как заполнять расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер, РКО, — первичный документ, который должны оформлять компании при выдаче наличных денег из кассы. Его составляют по унифицированной форме КО-2 в одном экземпляре.
Индивидуальные предприниматели оформляют РКО только по желанию.
Нормативная база
- Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами».
- Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
- Информация Минфина № ПЗ-10/2012.
- Ч. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- П. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Когда оформляют расходный кассовый ордер
Организации оформляют РКО при любой выдаче наличных денег из кассы, например:
- при выплате зарплаты или подотчетных сумм;
- при возврате денег за товар;
- при сдаче налички в банк для зачисления на расчетный счет.
При возвратах денег розничным покупателям РКО на каждую сумму не оформляют, но выбивают чеки с признаком расчета «Возврат прихода». В конце смены составляют единый РКО на всю возвращенную за день сумму.
Кто оформляет и подписывает расходник
РКО в одном экземпляре оформляет:
- главный бухгалтер;
- обычный бухгалтер или иное должностное лицо, например кассир, если эти работники вправе выдавать наличные деньги.
Подписывать расходный ордер могут главный бухгалтер, простой бухгалтер и кассир. Если в организации нет ни бухгалтера, ни кассира, РКО оформляет и подписывает руководитель компании.
Как заполнить РКО
В строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «аванс на командировочные расходы» или «заработная плата за вторую половину августа 2024 года».
В строке «Приложение» РКО — номера и даты составления прилагаемых к расходнику документов.
В строке «Сумма прописью» напишите сумму в рублях прописью с заглавной буквы, слово «рублей» писать не нужно.
В строке «По» укажите паспортные данные человека, которому выдаете деньги.
Вносить исправления в расходный ордер нельзя. Если ошибетесь во время оформления, надо уничтожить документ и сделать новый.
Печать или штамп на расходнике ставить не обязательно.
![Строку «По» не заполняют, если РКО оформили на выдачу зарплаты или других выплат по платежной или расчетно-платежной ведомости](https://opis-cdn.tinkoffjournal.ru/mercury/rashodnik-scrn-1b.png)
Как выдать деньги по РКО
Сначала кассир, получивший расходный ордер, должен проверить, что:
- В расходнике стоит подпись главбуха или бухгалтера, а если их нет в компании — подпись руководителя.
- Сумма цифрами соответствует сумме прописью.
- Подтверждающие документы, указанные в РКО, есть на самом деле.
Затем кассир:
- Убеждается, что наличные деньги примет человек, указанный в РКО.
- Просит получателя расписаться на расходнике.
- Выдает ему деньги.
- Ставит свою подпись в РКО.
Как вести учет РКО
Информацию о выдаче наличных из кассы и о номере расходника нужно внести в кассовую книгу по форме КО-4. Ее можно вести как электронно, так и на бумаге, но это уже редкость.
Бухгалтерские программы автоматически формируют кассовую книгу за каждый день, когда оформлялись РКО. В конце дня надо распечатать два одинаковых листа книги и подписать их. Первый экземпляр остается и хранится у кассира, а второй надо отдать в бухгалтерию, прикрепив к нему все РКО за день.
Еще для учета РКО можно вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме КО-3. Но это не обязательно.
Сколько хранить расходные кассовые ордера
Как и другие кассовые документы, РКО надо хранить минимум 5 лет с года, в котором они составлены.
Но если 5 лет уже на исходе, а по конкретному расходнику возникли разногласия, например судебный спор с контрагентом, документ храните до принятия решения по делу.
Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes