Как заполнять расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер, РКО, — первичный документ, который должны оформлять компании при выдаче наличных денег из кассы. Его составляют по унифицированной форме КО-2 в одном экземпляре.

Индивидуальные предприниматели оформляют РКО только по желанию.

Организации оформляют РКО при любой выдаче наличных денег из кассы, например:

• при выплате зарплаты или подотчетных сумм;
• при возврате денег за товар;
• при сдаче налички в банк для зачисления на расчетный счет.

При возвратах денег розничным покупателям РКО на каждую сумму не оформляют, но выбивают чеки с признаком расчета «Возврат прихода». В конце смены составляют единый РКО на всю возвращенную за день сумму.

РКО в одном экземпляре оформляет:

1. главный бухгалтер;
2. обычный бухгалтер или иное должностное лицо, например кассир, если эти работники вправе выдавать наличные деньги.

Подписывать расходный ордер могут главный бухгалтер, простой бухгалтер и кассир. Если в организации нет ни бухгалтера, ни кассира, РКО оформляет и подписывает руководитель компании.

В строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «аванс на командировочные расходы» или «заработная плата за вторую половину августа 2024 года».

В строке «Приложение» РКО — номера и даты составления прилагаемых к расходнику документов.

В строке «Сумма прописью» напишите сумму в рублях прописью с заглавной буквы, слово «рублей» писать не нужно.

В строке «По» укажите паспортные данные человека, которому выдаете деньги.

Вносить исправления в расходный ордер нельзя. Если ошибетесь во время оформления, надо уничтожить документ и сделать новый.

Печать или штамп на расходнике ставить не обязательно.

Сначала кассир, получивший расходный ордер, должен проверить, что:

1. В расходнике стоит подпись главбуха или бухгалтера, а если их нет в компании — подпись руководителя.
2. Сумма цифрами соответствует сумме прописью.
3. Подтверждающие документы, указанные в РКО, есть на самом деле.

Затем кассир:

1. Убеждается, что наличные деньги примет человек, указанный в РКО.
2. Просит получателя расписаться на расходнике.
3. Выдает ему деньги.
4. Ставит свою подпись в РКО.

Информацию о выдаче наличных из кассы и о номере расходника нужно внести в кассовую книгу по форме КО-4. Ее можно вести как электронно, так и на бумаге, но это уже редкость.

Бухгалтерские программы автоматически формируют кассовую книгу за каждый день, когда оформлялись РКО. В конце дня надо распечатать два одинаковых листа книги и подписать их. Первый экземпляр остается и хранится у кассира, а второй надо отдать в бухгалтерию, прикрепив к нему все РКО за день.

Еще для учета РКО можно вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме КО-3. Но это не обязательно.

Как и другие кассовые документы, РКО надо хранить минимум 5 лет с года, в котором они составлены.

Но если 5 лет уже на исходе, а по конкретному расходнику возникли разногласия, например судебный спор с контрагентом, документ храните до принятия решения по делу.