Как составить штатное расписание

Штатное расписание — это кадровый документ, который должен быть у каждого работодателя. В нем указывают:

1. Структурные подразделения организации или ИП — отделы, цеха, департаменты.
2. Должности — как уже занятые, так и вакантные, если работодатель планирует взять сотрудников на эти места.
3. Общее количество работников и оклад для каждой должности.
4. Месячный зарплатный фонд.

ФИО сотрудников, занимающих конкретные должности, в документе не пишут.

Штатное расписание можно составлять по унифицированной форме Т-3 или по собственной, разработанной работодателем. Чтобы ввести его, директор, ИП или другое уполномоченное лицо издает приказ.

Указывать срок действия штатного расписания необязательно, оно может быть бессрочным. Тем более что изменить его можно в любой момент.

Например, если в компании пройдет реорганизация: появятся новые отделы или, наоборот, сокращение штата. Тогда издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. Но если правок в документе много, проще составить новую «штатку» и утвердить ее отдельным приказом.

Расскажу, как заполнить отдельные графы штатного расписания по форме Т-3.

Графа 3 «Должность, специальность, профессия». Есть случаи, когда в этой графе надо указывать должность, специальность или профессию в соответствии с профессиональным стандартом  :

1. если соответствующим сотрудникам положены какие-то компенсации или льготы. Например, на вредных или опасных работах. То есть профессию «машинист подземного самоходного оборудования» нужно писать именно так, как она называется в профстандарте  ;
2. если для какой-то профессии закон устанавливает определенные требования. Это касается, в частности, педагогов, медиков и фармацевтов, работников транспорта, бухгалтеров, работников в сфере госзакупок. То есть если в профстандарте должность называется «специалист в сфере закупок», то в штатном расписании нельзя писать «менеджер в сфере закупок».

Графа 4 «Количество штатных единиц». Здесь указывают число конкретных должностей. К примеру, в организации предусмотрен один секретарь и три менеджера по продажам. Значит, в соответствующих графах пишем 1 и 3. Если же по какой-то должности неполная штатная единица, то указывают долю, например 0,25 или 0,5. Если на одной должности работают три человека, каждый, допустим, по 0,5 рабочего времени, то в штатном расписании указывайте 1,5. Округлять количество штатных единиц, например писать 3 вместо 2,8, нельзя.

Графа 5 «Тарифная ставка». Тут указывают месячную зарплату в рублях до вычета НДФЛ. Для одинаковых должностей оклад должен быть равным. Если для людей одной специальности надо установить разные оклады, можно ввести дополнительные должности: младший юрист, старший юрист, ведущий юрист. Указывать в штатном расписании вилку окладов, например «от 20 000 до 30 000 ₽», нельзя.

Графы 6—8 «Надбавки». Укажите стимулирующие и компенсационные выплаты, которые установлены:

1. Законом, например северные надбавки за стаж.
2. Работодателем, например за знание иностранного языка или прохождение аттестации.

Можно указать эти выплаты как в твердой сумме, так и в процентах от оклада либо в виде коэффициента.

Графа 9 «Всего в месяц». Тут указывают сумму, которая получится, если графу 4 умножить на сумму граф 5—8 при условии, что в графах 6—8 указаны не проценты, а конкретные значения. То есть зарплатный фонд для всех людей одной должности.

Графа 10 «Примечание». Здесь можно пометить, к примеру, вакантные должности. Или сделать ссылку на конкретный пункт локального акта о премировании в организации, где говорится о премиях за то или иное достижение.

Срок действия штатного расписания законом не установлен. Обычно оно актуально до утверждения нового. Поэтому поле «на период ____» в штатном расписании можно не заполнять. Но если заполните, ошибкой это не будет.

Если у компании есть филиалы или представительства, то она решает, утверждать штатные расписания для каждого обособленного подразделения или сделать единое на всю организацию.

Все редакции штатного расписания хранятся бессрочно, вплоть до ликвидации компании или прекращения деятельности ИП.

Если к работодателю придет на проверку трудовая инспекция и выяснит, что штатного расписания нет, она может наложить штраф за нарушение трудового законодательства:

1. для ИП, малых предприятий и руководителей фирм — от 1000 до 5000 ₽;
2. для остальных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.

Но на первый раз можно отделаться предупреждением.