Как уйти в отпуск и не потерять на отпускных

Есть месяцы, в которые отдыхать невыгодно: отпускные будут меньше.

Я давно заметила, что если возьму отпуск, к примеру, в январе или в мае, то получу меньше отпускных, чем в другие месяцы. Когда стала разбираться, поняла, что если хочешь получить максимум, то нужно рассчитывать подходящее время. С тех пор отдыхаю только в выгодные периоды.

Расскажу, когда лучше идти в отпуск, чтобы не потерять деньги.

Отпуск — это время, когда человек не трудится и за ним сохраняют место работы. Он может быть ежегодным оплачиваемым или без сохранения зарплаты.

Здесь речь пойдет только о ежегодном оплачиваемом отпуске. Он бывает основным и дополнительным.

Основной отпуск полагается всем, кто устраивался по трудовому договору. У большинства работников он длится 28 календарных дней. Но бывает более длинный или короткий основной отпуск. Например, сезонным работникам и тем, с кем заключили трудовой договор на срок до двух месяцев, положено два дня отпуска за каждый отработанный месяц.

Основные отпуска не суммируются, а дополнительные можно складывать.

Отпуск работника по внешнему совместительству не отличается от отпуска основного работника, кроме одной льготы. Внешний совместитель может брать отпуск одновременно с основным, в том числе авансом, то есть без отработки 6 месяцев. Для этого достаточно подать заявление работодателю. Если у сотрудника несколько мест работы по совместительству, в отпуск он может уходить везде одновременно.

Если отпуск совместителя по основному месту работы длиннее отпуска по второму месту трудоустройства, придется догуливать разницу в днях за свой счет. Поясню на примере.

График отпусков — локальный нормативный акт, в котором указано, кто, когда и на сколько дней идет в отпуск. Работодатель готовит его с учетом пожеланий сотрудников и своих потребностей.

График надо утвердить минимум за две недели до следующего календарного года, то есть до 17 декабря. А если это выходной, то и раньше. Утвержденный график обязателен и для работника, и для работодателя.

Задача графика отпусков — организовать отдых сотрудников без ущерба трудовому процессу. Поэтому в нем нужно указать всех работников — даже тех, кто вправе взять отпуск в любое время. Затем они могут изменить дату начала отпуска на любую другую.

В график нужно включать основные и дополнительные отпуска сотрудников, а также дни, которые у них остались с предыдущих лет. Отпуск можно брать целиком, а можно разделить на части. Главное, чтобы одна часть была не меньше 14 дней.

При составленном графике заявление работника на отпуск не нужно. А вот работодатель будет обязан предупредить его о начале отпуска минимум за две недели.

Отпускные — это средний дневной заработок (СДЗ) работника, умноженный на количество дней отдыха. Подробности расчета — в другой статье Т⁠—⁠Ж, а также в калькуляторе. Поэтому здесь об отпускных коротко.

Обычно СДЗ считают по такой формуле:

Доход — это зарплата, премии и надбавки. Не учитывают, например, больничные, отпускные, материальную помощь и командировочные.

Расчетный период — это 12 месяцев перед месяцем начала отпуска. Если сотрудник устроился на работу меньше чем 12 месяцев назад, расчетный период — отработанное время. Заработок с предыдущего места трудоустройства не учитывается.

Чтобы рассчитать отпускные, СДЗ умножают на количество дней отпуска. Если на отпуск пришлись нерабочие праздничные дни, например 23 Февраля, 8 Марта или 1 Мая, их не оплачивают, но благодаря им сотрудник отдыхает дольше.

Теперь на примере покажу, как рассчитать отпускные за 28 календарных дней.

Доход работника за последние 12 месяцев — 480 000 ₽. Но в расчетном периоде в феврале 2023 года человек был на больничном 10 дней и получил за них 10 000 ₽. То есть полностью он отработал 11 месяцев, а еще месяц — не полностью.

Вычисляем, сколько календарных дней человек отработал полностью. Для этого умножаем число полностью отработанных месяцев на среднее число календарных дней в месяце за вычетом праздников — 29,3.

Дальше считаем количество отработанных календарных дней в феврале. Из 28 дней вычитаем 10, проведенных на больничном, делим остаток на календарное количество дней месяца и умножаем результат на 29,3.

Всего отработанных дней для расчета отпускных:

Вычисляем СДЗ:

Отпускные за 28 дней:

Отпускные сезонным работникам и тем, кто работает по срочному трудовому договору, заключенному максимум на два месяца, рассчитывают по другой формуле, но ее рассматривать не будем.

Также на отпускные влияют график работы сотрудника, система оплаты труда и принцип учета рабочего времени. Даже если расчетный период отработан полностью. Работа по одному графику с одинаковым окладом будет оплачиваться по-разному, если, например, в одном случае определять норму времени по графику сотрудника, а в другом — по норме 40-часовой недели производственного календаря за месяц. В результате выплаты, входящие в расчет СДЗ, и сам СДЗ выйдут разными.

Отпускные обычно бывают меньше зарплаты, поскольку ее начисляют за рабочие дни, а отпуск — за календарные. Последних больше, чем будней, поэтому они стоят дешевле.

Но изредка день отпуска стоит дороже рабочего. Например, если работник получил большую премию в последние 12 месяцев перед отпуском, она войдет в расчет СДЗ. Поэтому стоимость одного дня отпуска получится выше стоимости рабочего дня в том же месяце. Значит, и отдыхать в такое время будет выгоднее, чем работать.

Отпуск длительностью 28 календарных дней лучше планировать в месяцы с наибольшим количеством рабочих дней, например в августе. Стоимость одного рабочего дня в эти месяцы получается ниже — лучше уж отдохнуть. Поэтому в августе и иных месяцах без праздничных дней отпускные будут близки к зарплате.

Узнать, сколько рабочих дней в месяце, можно из производственного календаря. Например, вот календарь на 2024 год.

Если работник собирается разделить отпуск, например отдохнуть два раза по две недели, ориентироваться только на месяцы с большим количеством рабочих дней недостаточно. Нужно считать, сколько выигрываешь на выходных и сколько проигрываешь на разнице в оплате. Объясню на примере.

Допустим, сотрудник с окладом 30 000 ₽ собирается взять отпуск с 5 по 16 августа 2024 года. Расчетный период отработан полностью. Рассчитаем СДЗ:

Теперь рассчитаем, сколько мог бы заработать сотрудник за это время, если бы не ушел в отпуск. В августе 22 рабочих дня, значит, стоимость одного такая:

С 5 по 16 августа 10 рабочих дней. Получается, что без отпуска сотрудник мог бы заработать:

Потеря в деньгах в случае отпуска:

Если сотрудник возьмет отпуск с 14 по 25 августа 2024 года, сумма отпускных за 12 дней не изменится. Но количество рабочих дней в отпускном периоде сократится до 8, а число оплачиваемых выходных увеличится до четырех.

Получается, что человек заработает меньше, продолжая трудиться вместо отпуска:

А отпуск в этот период обеспечит прибавку к зарплате:

Чтобы не потерять в деньгах, важно выбрать для отпуска правильные даты — периоды с оптимальным соотношением рабочих и выходных дней. Определить точку безубыточности, то есть минимальное необходимое количество выходных в отпуске, чтобы не потерять в деньгах по сравнению с зарплатой, можно по формуле:

Сверяйте результат расчетов с производственным календарем: иногда достаточно изменить границы отпуска за счет выходных, чтобы получить больше отпускных. Начинать и заканчивать отпуск выходными не запрещено.

Приведу пример с отпуском во второй половине года, который поможет понять, как определить наиболее выгодный период отдыха.

Работнику надо выбрать время отпуска в 22 календарных дня с июля по декабрь 2024 года. За последние 12 месяцев работник был в отпуске дважды: с 2 по 5 мая и с 10 по 12 мая. Оклад — 30 000 ₽.

Сначала рассчитаем количество календарных дней в полностью отработанных 11 месяцах:

Количество отработанных календарных дней в мае:

Значит, в расчете СДЗ участвует столько дней:

В мае сотрудник отработал 12 дней и получил зарплату:

За остальные 11 месяцев вышло так:

Теперь рассчитаем СДЗ:

Стоимость рабочего дня:

• в июне — 30 000 ₽ / 19 рабочих дней в месяце = 1578,94 ₽;
• в июле и октябре — 30 000 ₽ / 23 рабочих дня в месяце = 1304,34 ₽;
• в августе — 30 000 ₽ / 22 рабочих дня в месяце = 1363,63 ₽;
• в сентябре, ноябре и декабре — 30 000 ₽ / 21 рабочий день в месяце = 1428,57 ₽.

Теперь по производственному календарю нужно подобрать периоды с минимальным количеством рабочих дней, максимальным количеством выходных и низкой стоимостью рабочего дня.

Например, отпуск с 5 по 26 октября включает 12 рабочих и 6 выходных дней, стоимость рабочего дня минимальна.

Найдем для этих периодов точку безубыточности, то есть необходимое количество выходных, и сравним, что выгоднее делать в эти дни — работать или отдыхать.

Для отпуска в октябре точка безубыточности такая:

Получается, если в отпуск попадут минимум 4 выходных дня, он станет выгоднее зарплаты. В период с 5 по 26 октября выходных 6.

Посмотрим, сколько выручил бы сотрудник за работу в эти дни:

А вот сколько отпускных он может получить:

Выгода:

Аналогичный расчет для точки безубыточности с 5 по 26 ноября:

В этом периоде 4 выходных дня, значит, он нам невыгоден.

Если человек будет трудиться с 5 по 26 ноября, он заработает столько:

А вот сумма отпускных за то же время:

Выгода в пользу работы: 568,92 ₽.

Таким образом, наиболее выгодный отпуск при заданных условиях — с 5 по 26 октября 2023 года.

Чем больше зарплата, тем заметнее выгода от такого расчета.

1. Чем больше работник получил за 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска, тем больше будут его отпускные.
2. Рекомендации о выгодных месяцах с большим количеством рабочих дней и невыгодных с большим количеством праздников актуальны для долгого отпуска. Например, такой отпуск будет выгоден в августе.
3. Полностью избегать невыгодных месяцев необязательно. При дроблении отпуска можно найти безубыточные периоды и в эти месяцы с помощью специальной формулы.
4. Производственный календарь меняется каждый год. Общие рекомендации полезны, но зачастую их бывает недостаточно. Отпускные, рассчитанные в прошлом году, будут отличаться от отпускных в тот же период текущего года. Для точной оценки нужно рассчитать выгоды и потери за конкретный период.