Правила внутреннего трудового распорядка в 2024 году

Правила внутреннего трудового распорядка, ПВТР, — документ, который должен быть почти у каждого работодателя.

В нем прописывают порядок приема и увольнения сотрудников, права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания.

Расскажу, как составить правила внутреннего трудового распорядка, утвердить их и что будет, если этого не сделать.

Чтобы принять сотрудника на работу, ИП и компании должны разработать правила внутреннего трудового распорядка. Это локальный нормативный акт, который уточняет нормы трудового законодательства для конкретного работодателя. Например, в ТК РФ сказано, что в течение рабочего дня у сотрудника должен быть перерыв для отдыха и питания от 30 минут до 2 часов. А в ПВТР работодатель может прописать, сколько именно будет длиться перерыв и в какое время он начинается.

Работники знакомятся с этим документом перед трудоустройством.

Что должно быть в ПВТР. Правила составляют в произвольной форме — как самостоятельный документ или приложение к коллективному договору  .

Что обязательно должно быть в ПВТР:

1. Порядок приема и увольнения сотрудников.
2. Основные права и обязанности работников и работодателя.
3. Ответственность сторон трудового договора.
4. Режим работы и время отдыха.
5. Меры поощрения и взыскания, применяемые к работникам.

Подробнее о каждом пункте расскажу дальше.

Другие вопросы работодатель прописывает в ПВТР по желанию. Например, требования к внешнему виду сотрудников, запрет пользоваться рабочим интернетом в личных целях, порядок использования электронной пропускной системы для фиксации времени прихода и ухода персонала.

Работодатели, у которых нет локального акта об оплате труда, также устанавливают в ПВТР конкретные даты перечисления зарплаты, чтобы не включать это условие в каждый трудовой договор. Если даты изменятся, не придется заключать со всеми работниками допсоглашения. Достаточно внести изменения в ПВТР.

При составлении правил нужно учитывать специфику бизнеса. Например, если по работе сотрудники часто общаются с клиентами, можно прописать, что при общении недопустимы повышенный тон, грубые и резкие выражения.

Единственное ограничение — ПВТР не должны ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством. Допустим, нельзя прописать, что работодатель может переносить дату начала отпуска без согласия сотрудника, так как это запрещено ТК РФ. Если такой пункт окажется в ПВТР, он будет недействителен.

Кому нужны ПВТР, а кому нет. Такой документ нужен почти всем ИП и компаниям с сотрудниками, но есть исключения  .

Вот у каких работодателей может не быть ПВТР:

1. Микропредприятия. Это компании и ИП, среднесписочная численность сотрудников которых не превышает 15 человек, а доход за предыдущий год — до 120 млн рублей. Для компаний также есть ограничения по уставному капиталу. Минимум 51% УК должен принадлежать физлицам или организациям, относящимся к малому или среднему бизнесу. Доля государства, регионов или НКО максимум 25%. Проверить, относится ли ИП или компания к микропредприятиям, можно в реестре налоговой службы.
2. Некоммерческие организации с таким же лимитом по персоналу и доходам, как для микропредприятий.

Но если у этих работодателей не будет ПВТР, им придется включать в трудовые договоры с работниками все условия, которые обязательно должны быть в правилах, а сами договоры заключать по типовой форме.

Кроме того, если работодатель перестанет отвечать установленным требованиям, например утратит статус микропредприятия, ему все равно придется утвердить ПВТР в течение 4 месяцев.

Чем грозит отсутствие ПВТР. Если трудинспекция придет к работодателю с проверкой и обнаружит, что у него нет ПВТР либо в документе отсутствуют обязательные разделы, ему могут назначить штраф. Об этом говорит Роструд в руководстве по соблюдению трудового законодательства.

Руководители фирм, ИП и малые предприятия могут получить штраф от 1000 до 5000 ₽, средняя и крупная компания — от 30 000 до 50 000 ₽  . В первый раз могут вынести предупреждение.

В любых ПВТР обязательно должны быть разделы, которые указаны в трудовом кодексе. Дополнительную информацию работодатель включает по своему усмотрению. Расскажу подробнее про обязательные разделы, опираясь на рекомендации Роструда.

Прием на работу. В ПВТР прописывают, какие документы работник должен представить при трудоустройстве, какой договор с ним заключают, какие приказы издают. Также в этом разделе можно предусмотреть заполнение специальной анкеты при приеме на работу и порядок выдачи пропуска новому работнику.

Увольнение. Процедура прекращения трудового договора прописана в гл. 13 ТК РФ. Так что в этом разделе ПВТР можно написать общую фразу: «Трудовой договор может быть прекращен в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством РФ».

Стоит также указать, кому и когда работник при увольнении должен передать дела, а еще прописать обязательное оформление обходного листа, по которому работник вернет выданные ему ранее документы и рабочее оборудование. Но нельзя закреплять в ПВТР условие, что если работник не сдаст обходной лист, ему не выплатят окончательный расчет и не отдадут трудовую книжку, а если ее нет — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Работодатель не вправе так поступить, это трудовое нарушение  .

Режим работы. Этот раздел включает в себя много пунктов.

Что нужно в нем прописать:

1. Продолжительность рабочей недели. Например, пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, неделя с выходными по скользящему графику или неполная рабочая неделя.
2. Категории работников с ненормированным рабочим днем, если такие есть.
3. Продолжительность ежедневной работы или смены.
4. Время начала и окончания работы. Тут можно конкретизировать, что, например, 09:00 — начало рабочего дня и в это время компьютер сотрудника уже должен быть включен и нужная программа запущена.
5. Число смен в сутки, если работа сменная.
6. Порядок введения суммированного учета рабочего времени, если он нужен. Суммированный учет вводят, когда продолжительность рабочего времени отклоняется от нормальной, это 40 часов в неделю. Обычно так бывает при сменном графике. Поэтому работодатель выбирает учетный период, например месяц или квартал, и следит, чтобы за этот период рабочее время сотрудника не превысило норму.

Отдельным работникам можно установить режим работы, отличающийся от указанного в ПВТР. Тогда режим надо прописать в трудовом договоре или в допсоглашении к нему.

Время отдыха. Тут указывают виды времени отдыха, которые работодатель предоставляет работникам, и их продолжительность, в частности:

1. Перерывы в течение рабочего дня. Напомню, что минимальное время обеденного перерыва — 30 минут в день, а максимальное — 2 часа.
2. Выходные дни. Общий выходной — воскресенье. При сменной работе в ПВТР надо указать, что выходные предоставляются по графику. Если работодатель предоставляет своим работникам дополнительные выходные, например в профессиональный праздник или в день рождения сотрудника, это тоже надо прописать в правилах.
3. Отпуска. Кроме ежегодного основного оплачиваемого отпуска надо также здесь перечислить все виды дополнительных оплачиваемых отпусков, которые положены вашим работникам. В частности, нужно предусмотреть продолжительность допотпуска для сотрудников с ненормированным рабочим днем. Он должен быть минимум три календарных дня.

Права и обязанности работника и работодателя. Они прописаны в статьях 21 и 22 ТК РФ. Можно продублировать в ПВТР некоторые права и обязанности и сделать отсылку к указанным нормам.

Если работодатель предоставляет работникам дополнительные права-гарантии, например, добровольное медстрахование или доплату по больничному листу до фактического заработка, это тоже стоит закрепить в правилах.

Дополнительные обязанности работника тоже можно включить в ПВТР, например:

• сообщать о болезни непосредственному руководителю любым возможным способом в день открытия больничного;
• использовать рабочий интернет только для работы;
• быть вежливым с коллегами и клиентами;
• соблюдать дресс-код.

Ответственность работника и работодателя. Она установлена законом, и работодатель не может придумать и прописать собственные правила. Так что в этом разделе можно ограничиться формулировкой: «Работник и работодатель несут ответственность в соответствии с действующим законодательством».

Меры поощрения и взыскания, применяемые к работникам. Здесь обычно указывают основные виды поощрений за труд: объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии. Если у работодателя применяются другие меры поощрения, их тоже можно прописать в ПВТР либо ограничиться формулировкой: «Работодатель вправе поощрить работников иным образом».

Про меры взыскания достаточно написать следующее: «В случае совершения работником дисциплинарного проступка работодатель вправе применить дисциплинарные взыскания, предусмотренные законодательством РФ». Законных взысканий всего три: замечание, выговор и увольнение по отдельным основаниям.

Можно указать в ПВТР, за какие нарушения трудовой дисциплины в вашей организации объявляют замечание, а за какие — выговор.

Не надо бездумно дублировать в правилах внутреннего трудового распорядка все нормы трудового кодекса. От этого они не станут более обязательными. Кроме того, при каждом внесении поправок в ТК РФ такое дублирование создаст работодателю лишние проблемы — придется утверждать новую редакцию правил и знакомить с ней весь персонал.

В ПВТР не должно быть норм, которые противоречат ТК РФ и ухудшают положение работников. Например, возлагают на них дополнительные обязанности, которые ничем не установлены.

Нельзя прописать в ПВТР, что сотрудник должен:

• приезжать на работу уже в форменной одежде;
• заблаговременно предупреждать начальство о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
• при устройстве на работу приносить документы, которые не названы в ТК РФ: фото, свидетельство о браке, справку о несудимости, кроме случаев, когда по закону предстоящую работу не могут выполнять судимые лица;
• не увольняться в период сдачи отчетности или до сдачи какого-то важного проекта;
• не вступать в брак с коллегой, а если такое случится, уволиться;
• не работать в другом месте по совместительству или подрабатывать по гражданско-правовому договору;
• не общаться с другими работниками, например встречаться коллективом вне работы или разговаривать «без производственной необходимости» во время рабочего дня, не трудоустраиваться к конкурентам в течение определенного времени после увольнения.

Незаконные или дискриминирующие положения в ПВТР не будут применяться, даже если работник расписался, что ознакомлен с ними. Также наличие этих положений — повод для штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Руководителя фирмы, ИП и малое предприятие могут оштрафовать на 1000—5000 ₽, среднюю и крупную компанию — на 30 000—50 000 ₽.

Правила утверждения ПВТР зависят от того, есть ли у бизнеса профсоюз или нет.

Если профсоюза нет, можно издать приказ об утверждении правил и подписать его у руководителя. Также можно использовать специальный гриф утверждения  .

Если профсоюз есть, при утверждении ПВТР нужно учесть его мнение. Работодатель направляет в профсоюз проект правил. В течение пяти рабочих дней профсоюз должен прислать письменное мнение по проекту  .

Когда согласие получено, ПВТР можно утверждать. На первой странице документа делают отметку «Мотивированное мнение первичной профсоюзной организации (протокол от _________ № _____) учтено».

Если профсоюз не согласен с проектом, работодатель должен провести дополнительные консультации с профсоюзом в течение трех дней. Если и после этого останутся разногласия, их надо оформить протоколом, после чего утвердить ПВТР. Но тогда профсоюз может обратиться в суд.

С утвержденными правилами нужно ознакомить всех работников. Вновь принимаемых сотрудников знакомят с ПВТР до подписания трудового договора  .

Сотрудники должны расписаться в том, что они прочитали документ. Подписи собирают в листе ознакомления с ПВТР, его обычно оформляют как приложение к правилам. Если работников много, используют журнал ознакомления.

С сотрудниками на удаленке можно обменяться электронными документами  .

Иногда правила внутреннего трудового распорядка надо изменить. Например, если работодатель меняет режим работы, время обеда, вводит ДМС, доплату для больничных или электронную систему пропусков.

Как именно вносить изменения, в законах не сказано. На практике все зависит от количества поправок. Если поправок немного, можно составить приказ о внесении изменений в ПВТР и указать в нем:

1. Причину внесения поправок, например в связи со структурными изменениями в компании.
2. Дату, с которой вводятся поправки.
3. Мероприятия, которые надо провести в связи с поправками. Например, заключить допсоглашения к трудовым договорам.
4. Перечень изменений.

Если в правила вносят масштабные изменения — например, добавляют большой новый раздел, лучше составить новую редакцию ПВТР, в которой будут свежие и прежние положения, иначе в приказе об изменениях будет много страниц. Новую редакцию можно оформить как приложение к приказу о ее утверждении.

Работодатели, у которых есть профсоюз, должны учесть его мнение по изменениям. Перед тем как их утвердить, надо направить ему проект поправок в ПВТР с их обоснованием.

С изменениями в ПВТР нужно под подпись ознакомить всех работников, на которых распространяются поправки.

Правила внутреннего трудового распорядка действуют, пока существует работодатель, то есть до ликвидации компании или снятия физлица с учета в качестве предпринимателя.

Старые версии ПВТР нужно хранить 1 год. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором ПВТР или их конкретная редакция перестали применяться.

Работники обязаны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Те, кто их нарушают, совершают дисциплинарный проступок  . Работодатель вправе применить к нарушителям одно из трех дисциплинарных взысканий: замечание, выговор и увольнение. Других взысканий, например, строгих выговоров или штрафов, быть не может.

В законе нет правил, по которым один проступок наказывается замечанием, а другой — выговором. Это работодатель решает индивидуально, в зависимости от характера проступка, его последствий и личности провинившегося сотрудника. Исключение — увольнение. Случаи, когда работника можно уволить, перечислены в статье 81 ТК РФ. Это, например, прогул, появление на работе в нетрезвом виде или разглашение коммерческой тайны.

1. Правила внутреннего трудового распорядка — это документ, который должен быть почти у каждого работодателя, будь то компания или ИП. Исключение — микропредприятия и небольшие НКО.
2. В любых ПВТР должны быть разделы, которые названы в трудовом кодексе. Это порядок приема и увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания. Остальные разделы включают в документ по желанию работодателя.
3. Правила не должны ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством. Такие пункты в ПВТР недействительны.
4. ПВТР утверждают приказом руководителя или при помощи грифа утверждения.
5. С правилами нужно ознакомить всех сотрудников под подпись. Новых сотрудников знакомят с ПВТР до подписания трудового договора.
6. К работникам, которые не соблюдают ПВТР, работодатель может применить дисциплинарное взыскание: замечание, выговор и увольнение по отдельным основаниям.