Как внедрить в организации сменный график работы?

Вы можете перейти на сменный график, если производственный цикл в вашей организации длится дольше 8 часов — обычной продолжительности рабочего дня. Можно установить работу в две, три или четыре смены — не больше.

Каждый работник должен отработать столько, чтобы не нарушить нормальное количество часов рабочего времени. Все правила, которые действуют при обычном режиме, распространяются и на сменный.

Сменный режим означает, что одни работники сменяются другими хотя бы один раз в течение суток по графику сменности. Если человек отработал 8 часов, выключил компьютер, закрыл офис и ушел домой, а на следующий день на работу вышел другой человек, это не сменный график. Хотя многие привыкли считать именно так при графике день через два или сутки через трое.

Сменный режим работы действует в круглосуточных организациях, например в больницах или на железнодорожных вокзалах: их деятельность останавливать нельзя.

Сменная работа может быть на непрерывных производствах — химических заводах, энергетических и других предприятиях, где производственный процесс нельзя останавливать по экономическим причинам или из соображений безопасности. Например, круглосуточно работают теплоэлектростанции, потому что останавливать производство электричества просто опасно.

Кроме того, работодатель и работник любой организации могут сами договориться о сменном режиме работы.

Стандартная продолжительность трудовой недели — 40 часов. Но при сменном графике соблюдать ее невозможно. Поэтому работодатель ведет суммированный учет рабочего времени: выбирает учетный период, например месяц или квартал, и следит, чтобы продолжительность рабочего времени не превышала норму.

Месячную норму рабочего времени считают по формуле: 40 часов / количество рабочих дней в неделе × количество рабочих дней в месяце.

Порядок ведения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка — ПВТР.

По трудовому кодексу некоторые категории граждан имеют право на сокращенную рабочую неделю или меньшую продолжительность рабочего дня. Например, по состоянию здоровья. Эти правила распространяются и на сменный режим работы.

По закону сменный график допускается в организации, если:

1. Длительность производственного цикла дольше допустимых законом 8 часов.
2. Есть экономическая выгода от длительного использования оборудования, увеличения объема продукции или услуг.

Если ваша производственная деятельность отвечает одному из этих критериев, вы можете ввести сменный режим труда.

Требований к числу и продолжительности смен в законе нет. Сказано только, что максимальное количество смен в сутки — четыре, а также что работа в течение двух смен подряд запрещена.

Остальные вопросы работодатель решает сам исходя из особенностей сферы деятельности. Например, он устанавливает, сколько длится каждая смена конкретной категории персонала и как именно сменщики передают друг другу результаты труда.

При сменном графике персонал разбивают на группы. Работники сменяют друг друга так, чтобы для каждой группы соблюдалась норма рабочего времени.

Можно составить двух-, трех- или четырехсменные графики, которые будут отличаться продолжительностью работы и количеством персонала.

Можно установить разные режимы сменной работы для разных категорий работников. Например, для фармтехнологов ввести работу в три смены по 8 часов, а для уборщиков помещений — в две смены по 12 часов.

График смен составляют исходя из количества:

1. Смен.
2. Рабочих часов.
3. Сотрудников.

График обычно составляют в виде таблицы. В шапке указывают реквизиты работодателя и период действия документа. В табличной части — фамилии и табельные номера работников.

Рассчитать график можно вручную или онлайн — сейчас много бесплатных программ. Сделать это нужно так, чтобы избежать недоработок или переработок. В жизни норму рабочего времени часто соблюдают за счет компенсации недоработок в одном периоде переработками в другом.

После того как пройдет учетный период, работодатель проводит сверку нормы рабочего времени с количеством фактически отработанного, чтобы избежать ошибок при начислении зарплаты.

При сменном графике можно устанавливать любую систему оплаты труда: окладную, сдельную или другую.

Оплата ночных часов при сменном графике работы. График работы не сказывается на правилах доплаты. Оплата ночных часов при сменном графике работы ничем не отличается от оплаты при стандартной пятидневной рабочей неделе. За время работы с 22:00 до 06:00 сотруднику положена дополнительная оплата — не менее 20% от часовой ставки тарифа или оклада.

Оплата сверхурочных при сменном графике работы. Переработки при сменном графике оплачиваются как сверхурочная работа. Первые два часа в полуторном, все последующие — в двойном размере. Эти минимумы можно увеличить локальным нормативным актом, коллективным или трудовым договором.

При суммированном учете рабочего времени может возникнуть вопрос, какие часы оплачивать в полуторном, а какие — в двойном размере, если переработка становится известной суммарно и только после окончания отчетного периода.

Минздравсоцразвития считает, что нужно сложить все часы сверхурочной работы и поделить на количество смен. Если полученное значение меньше 2, все часы оплачиваются в полуторном размере. Если больше, первые два часа за смену оплачиваются в полуторном размере, последующие — в двойном.

Если работник трудился сверхурочно в ночное время, его работу надо оплатить и как сверхурочную, и как работу в ночное время.

Оплата праздничных дней при сменном графике работы. Накануне праздничного дня длительность смены сокращают на 1 час, но оплачивают как полную.

Оплату труда за нерабочий праздничный день рассчитывают так же, как за работу в выходной день, — в зависимости от системы оплаты в организации, но не менее чем в двойном размере.

Все приготовления нужно начать минимум за месяц до начала работы по новым правилам и с согласия всех работников организации.

Издайте приказ о введении сменного режима работы на предприятии, в котором укажите причины, сроки и процедуру его введения.

Издайте приказ о внесении изменений в ПВТР. Укажите в нем:

1. Для каких категорий работников устанавливается новый режим.
2. Число смен в сутки.
3. Продолжительность ежедневной работы, смены.
4. Время начала и окончания работы в каждой смене, время перерывов в работе, чередование рабочих и нерабочих дней.
5. Порядок введения суммированного учета рабочего времени.

Ознакомьте с изменениями всех работников, которых они коснутся, под подпись.

Для этого можно использовать лист ознакомления с ПВТР. В листе должны быть:

1. Реквизиты новой редакции правил или приказа о внесении изменений в правила.
2. ФИО и должности работников, которых ознакомили с изменениями. Можно указать подразделение, в котором трудятся эти работники.
3. Дата ознакомления и подписи работников.

Заключите с работниками дополнительные соглашения к трудовому договору. В них сделайте отсылку на измененные ПВТР.

Разработайте и утвердите графики сменности. При разработке графиков помните, что:

1. Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормальное количество рабочих часов.
2. Продолжительность ежедневной смены для отдельных категорий работников не должна превышать продолжительность, установленную законом. Например, для людей с инвалидностью первой или второй группы рабочая неделя должна длиться не дольше 35 часов.
3. Минимальная продолжительность времени отдыха в неделю — 42 часа.
4. Работа в течение двух смен подряд запрещена.
5. Продолжительность рабочей смены, предшествующая нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.
6. Продолжительность смены в ночное время, как правило, сокращается на один час без последующей отработки.
7. Есть категории работников, которые к работе в ночное время не допускаются или допускаются только с их письменного согласия и при условии, что такая работа не запрещена им по состоянию здоровья. Например, к ночной работе нельзя привлекать беременных женщин.

Если установить нормальное число часов за смену или учетный период невозможно, отслеживайте переработку. Переработка будет считаться сверхурочной работой, и она не должна превышать 120 часов в год.

Минимум за месяц до вступления в силу доведите новый график до ведома сотрудников под подпись.

Отправьте проект графика в представительный орган работников, например в профсоюз, чтобы учесть его мнение. После этого утвердите документ — поставьте на нем гриф «Утверждено» или издайте приказ.

График сменности, как правило, оформляют как приложение к коллективному договору. Если коллективного договора нет, график сменности принимают как отдельный локальный акт.

Если сменный режим прописан в ПВТР, в трудовом договоре можно ничего не указывать. Достаточно получить от работников подписи в листе ознакомления с поправками в ПВТР.

Если сменный режим работы установлен для отдельного сотрудника, в трудовом договоре нужно прописать все элементы режима рабочего времени и времени отдыха:

1. Продолжительность рабочей недели.
2. Продолжительность, время начала и окончания рабочих смен, а также число смен в сутки.
3. Чередование рабочих и выходных дней.
4. Время и продолжительность перерывов в работе.
5. Учетный период, если вводится суммированный учет рабочего времени.

По закону доводить график до сотрудников нужно минимум за месяц до начала действия. Если в это время работник в отпуске или на больничном, после выхода на работу он может не согласиться с новым расписанием, и это будет законно. Перейти на новый режим работы вся организация не сможет.

Ситуацию можно решить с помощью сотрудников, указанных в графике сменности. На смену, в которой не хватает людей, можно привлечь тех, кто уже отработал в предыдущую смену. Но нужно помнить, что:

1. Сверхурочный труд не должен превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
2. Работа в течение двух смен подряд запрещена.
3. Привлечь к работе в выходной день можно только того, кто уже отдыхает по графику вторые или третьи сутки.

Поэтому выйти в проблемную смену сможет только тот, кто отработал свою смену и успел отдохнуть хотя бы один день.Таким способом можно закрывать смены временно — до нахождения полноценной замены.

Еще можно поступить так. На период, когда в смене недостаточно людей, привлекать работников из других подразделений или филиалов вашей организации. Естественно, это должны быть сотрудники со сходной или смежной специальностью. С ними можно заключить постоянные договоры совместительства на периодические работы и доплачивать за это.

Изменять условия трудового договора, в том числе режим работы, можно только по письменному соглашению между работником и работодателем. Устные договоренности не считаются.

Но иногда работодатель может это сделать без согласования с коллективом. Такое возможно, если переход на сменный график связан с изменением структуры организации или технологии производства.

Тогда алгоритм перехода на новый график немного меняется:

1. Минимум за два месяца до начала работы по новым правилам работникам нужно раздать уведомления.
2. Тем, кто не согласен работать по графику сменности, предложить другие должности.
3. Далее нужно делать так, как указывали выше: издать приказ о переходе на сменный режим работы, ознакомить с ним работников, внести изменения в ПВТР, составить график и согласовать его с профсоюзом.

Если работник отказывается выходить на работу по новому графику, его можно уволить по части 7 статьи 77 трудового кодекса за отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.

Вы можете перевести работников предприятия на сменный график, если этого требует длительность производственного цикла или экономическая целесообразность.

При сменном графике сложно соблюсти норму 40 часов работы в неделю. Поэтому работодатель может установить норму для учетного периода: месяца, квартала или года. И следить, чтобы работник соблюдал ее.

Изменить режим работы можно с согласия всех работников. Если не все работники согласны, а в организации меняются технологические процессы, можно изменить режим по своей инициативе. Тогда работника, не согласного трудиться по новому режиму, можно уволить по части 7 статьи 77 трудового кодекса.