Как я нанял личного ассистента и высвободил себе 2 часа рабочего времени каждый день

Меня зовут Павел Молянов. Вот уже восемь лет я руковожу контент-агентством «Сделаем» и веду канал в Telegram про бизнес и маркетинг. Еще консультирую по управлению агентством и редакциями, запуску курсов, продвижению личного бренда и поиску B2B-клиентов.

С ростом числа проектов все чаще проявлялась проблема: оказалось, я не умею делегировать. Часто приходилось самому делать рутинные задачи: дизайнить карточки в Figma, оформлять и публиковать посты в соцсетях, строить таблицы и даже добавлять отзывы на сайт агентства.

Пока тратил время на мелочи, не мог сосредоточиться на более значимых делах: планировании, улучшении процессов, поиске партнеров и клиентов, обучении сотрудников. Как итог — меньше ресурса вкладывал в развитие компании.

Расскажу, как вышел из этой ситуации и нанял личного помощника. Если вы тоже погрязли в рутине и не успеваете заниматься стратегически важными задачами, мой опыт вам пригодится.

Давно задумывался о личном ассистенте и периодически предлагал партнеру по бизнесу нанять помощника — дальше разговоров мы никогда не заходили. Потом я начал делать визу талантов и нанял адвоката, который регулярно напоминал мне, какие документы нужно собрать. Моя задача заключалась в подготовке всех нужных справок.

Контракт с адвокатом стоил $10 000 и длился полгода. Затем нужно продлевать и платить еще $5000. С одной стороны, я занимался огромным пакетом документов, а с другой — строил дом, получал водительские права, руководил агентством, развивал Telegram-канал и создавал курсы по копирайтингу. Потом добавился переезд в Турцию.

Из-за большого количества дел собрать документы я не успел. Контракт с адвокатом закончился, а заявку мы не подали — потратил деньги и время в никуда. Около недели я рефлексировал, почему мне не хватило времени и внимания и как предотвратить такие ситуации в будущем. Общался с другими предпринимателями, читал про делегирование, а затем сходил на консультацию.

В итоге понял, что рутина затянула меня. Я регулярно тратил свое время на мелкие задачи, которые можно передать другому человеку. Например, собирать документы, искать информацию, публиковать контент в соцсетях и добавлять отзывы на сайт и прочее.

«Хватит это терпеть, Паша!» — сказал я себе и опубликовал вакансию личного ассистента.

Выписал задачи, создал анкету и собрал больше 200 откликов. Собрал в файле Google Docs задачи, которые занимают много времени и внимания, и выбрал те, что можно делегировать. Например, публиковать посты в соцсетях и оформлять презентации к выступлениям.

Что еще я планировал передать помощнику:

• искать TG-каналы для размещения рекламы и узнавать условия;
• модерировать обсуждения в сообществах;
• мониторить новости диджитал-маркетинга и скидывать мне самые интересные;
• вести мой календарь и напоминать о встречах;
• искать нужную информацию по бизнесу, налогам, ВНЖ;
• посещать интересные мне вебинары и делать краткую выжимку;
• вести базу знаний в Notion;
• полностью общаться с рекламодателями: от запросов на размещение до сбора отзывов.

На основе этих задач я составил текст вакансии, описал свои требования и пожелания к кандидату. Сначала я опубликовал вакансию только у себя в соцсетях, потому что хотел работать с людьми, которые меня знают. Неожиданно ссылка разошлась по фрилансерским Telegram-каналам. Вместо ожидаемых 100 откликов получил 205 — было приятно.

Чтобы избежать большого количества сообщений в личке, сделал анкету в Google Forms и прикрепил ее к вакансии. Все ответы собирались в удобную таблицу, где я мог легко сравнивать кандидатов, отмечать подходящих и скрывать нерелевантных.

Какие навыки и компетенции хотел видеть у кандидата:

• разбираться в терминах диджитала;
• обладать минимальной базой в копирайтинге и дизайне;
• быстро обучаться и дружить с компьютером и другими технологиями;
• быть ответственным, организованным и собранным;
• знать английский — не обязательно идеально;
• предлагать идеи, а не просто выполнять задачи по ТЗ.

Идеальным для себя помощником я представлял редактора или SMM-специалиста, уставшего от своей работы, — чтобы ему хотелось заняться чем-то новым, но при этом остаться в знакомой сфере.

Из 205 откликов я отобрал 20 кандидатов. Ориентировался не только на скилы — важную роль играли близкий часовой пояс, опыт работы личным помощником и адекватные зарплатные ожидания. Часть желающих отсеялась, потому что они не хотели заниматься большинством предложенных задач или вообще не имели опыта в онлайн-маркетинге и бизнесе. Откликались также студенты-очники — я понимал, что они не смогут быть на связи в мое рабочее время.

Три дня потратил на созвоны и уже потом догадался, что надо было сильнее сокращать предварительный список претендентов. На собеседованиях я задавал стандартные вопросы о прошлом опыте, мотивации, навыках и готовности работать полный день. Обращал внимание на то, насколько легко и комфортно общаться с кандидатом, — хотелось быть на одной волне.

Семерым финалистам предложил сделать тестовое задание — за 1000 рублей. Какие задачи придумал:

1. Найти несколько новостей о диджитал-маркетинге, сделать по ним саммари и объяснить, почему выбрал именно их.
2. Оформить в Figma мой пост из Telegram-канала в виде карточек для Instagram*.
3. Организовать подготовку презентации для лекции, чтобы я все успел и ничего не забыл.

Первое задание ни у кого не вызвало проблем. На втором начались шероховатости. Например, несколько человек потратили слишком много времени, чтобы просто подобрать шрифт в Figma. Они перебирали десятки вариантов — искали похожий на тот, что я использую. Почему-то они не догадались спросить у меня напрямую.

Третье задание оказалось самым важным: мне хотелось увидеть, как будущий помощник предлагает разные идеи. Я могу забыть про срочные дела, пропустить созвон и не добавить контакт клиента в CRM. Вариант ставить напоминания в мой календарь точно не подойдет.

Самым реалистичным решением оказались внутренние дедлайны, когда помощник будет лично напоминать о них. Такой вариант предложила Лена — в итоге я нанял ее и не пожалел.

С ноября 2022 года Лена помогает мне со всеми рабочими задачами. Сначала она взяла на себя мелкие рутинные дела по соцсетям, новостям, рекламе и вебинарам — их я упоминал ранее. Также Лена забрала расшифровки кастдевов, таблицы с вопросами, саммари консультаций и еще множество мелких задачек, которые пожирали мое время.

Почти за два года нашей работы зарплата ассистента выросла в два с половиной раза, соразмерно задачам. Сейчас Лена ведет финансы и документооборот агентства, заполняет тендерные заявки, помогает сотрудникам освоиться в нашем таскменеджере. В CRM-системе ее должность указана как «чудо и радость».

В маркировке рекламы Лена разобралась настолько хорошо, что даже начала консультировать по этой теме. Приятно видеть, как сотрудник развивается, — значит, работа ему интересна.

Ассистент полностью заменил мне все таскменеджеры. Я просто пишу Лене в Telegram в любом формате (текст, голосовые сообщения, переписки), а она превращает их в задачи, заносит в календарь и напоминает мне, что и когда нужно сделать. Не представляю уже работу по-другому.

Еще я могу прийти к Лене почти с любой личной задачей, и она поможет мне ее решить. Например, найти грузоперевозки из Турции в РФ и организовать доставку вещей.

Помимо серьезных и времязатратных задач, мой ассистент отвечает за актуализацию информации в рейтинге Рунета, оплату и оптимизацию сервисов и поздравления ребят из основной команды агентства. Эти задачи она сама считает невидимыми, но они тоже важны для бизнеса.

В целом наем личного ассистента — лучшее мое решение в 2022 году. Для опытных предпринимателей мысль может показаться очевидной, но я, как руководитель малого бизнеса, словил инсайт.

Если у вас много дел, вы ничего не успеваете и постоянно тратите время на рутину, а потом забываете сделать что-то важное — нормальный ассистент это исправляет. Благодаря помощнику я освободил минимум два часа в день, которые теперь могу тратить на стратегически важные задачи. Это позволило мне более эффективно управлять бизнесом и заниматься развитием компании.

Как найти своего ассистента:

1. Выписать все рутинные задачи, которые занимают много времени. Подумать, какие из них вы готовы делегировать.

2. Создать список hard skills и soft skills идеального кандидата для работы с вами.

3. Решить, сколько этапов будет в отборе и сколько дней вы будете принимать отклики.

4. Составить текст вакансии. Лучше придерживаться структуры:

• пара строк о себе;
• примерные задачи помощника;
• необходимые скилы;
• занятость по дням и часам;
• зарплатная вилка.

5. Выделить время под разбор откликов, хотя бы по 5−10 минут каждый день. Сюда же включить слоты под собеседования.

6. Опубликовать вакансию у себя в соцсетях. Если планируете охватить большую аудиторию, нужно стучаться в предложку тематических каналов и сообществ.

7. Разбирать отклики. Сразу помечать интересных кандидатов и отсеивать неподходящих. Затем сортировать по другим важным для вас критериям.

8. Составить шорт-лист кандидатов и провести с ними собеседования.

9. Дать тестовое задание и отранжировать по качеству.

10. Нанять на работу подходящего кандидата — возможно, с испытательным сроком.