«От усталости притупились реакции»: как я научилась делегировать, управляя 60-ю автосалонами

Почему руководитель может делегировать абсолютно все, кроме стратегии, найма и мотивации сотрудников?

Я управляла 60-ю автосалонами по всей стране, что нереально сделать, если не умеешь делегировать. Я управленец с 25-летним опытом, бизнес-психолог, построила более 100 команд для известных международных брендов. И помогаю предпринимателям преодолевать ограничения, находить точки роста для быстрых изменений личности и бизнеса, в том числе формировать эффективные команды, которые мотивированы на качественную работу.

Раньше я долгое время занимала руководящие позиции в ведущих компаниях, управляла командами до 1000 сотрудников. И параллельно с наймом открыла собственный бизнес — консалтинговое агентство Komaro Group.

Я, как и все, в начале пути совершала ошибки. Был вечный цейтнот, и я совершала самую распространенную ошибку под названием «сделай сам». Нет времени ни объяснять, ни учить, ни контролировать. Хочешь сделать хорошо и быстро — сделай сам. И я делала сама. Пока со мной не случилась история. В 2 часа ночи ко мне в кабинет пришел начальник охраны и спросил — чувствую ли я запах. Я ничего не чувствовала. Оказывается разлилась солярка. От усталости притупилось обоняние и реакции. Тогда я поняла — как бы я ни горела своим детищем, пора увеличить время на отдых через делегирование.

Повторяющиеся. К примеру, если вы регулярно ведете ежедневный отчет, гуглите площадки для выступлений, публикуете посты, пишите тексты, придумываете акции и рекламные слоганы, общаетесь с клиентами, делаете презентации, то делегируйте ассистенту все, что не нравится, всю рутину.

Я работала с руководителем двух ортопедических салонов, которая считала себя обязанной обеспечивать трафик продавцам. Для этого еженедельно делала обход местных врачей, которым оставляла рекламную продукцию и напоминала о сотрудничестве. Так как чувствовала в этот момент она себя крайне некомфортно, то и клиентов от этих врачей было мало. Как только делегировала эту задачу одному из своих продавцов — в 5 раз увеличились продажи.

Переросли, стали неинтересны. Сбор и обработка информации, анализ конкурентов, формирование базы для обзвона, исследование удовлетворенности клиентов, самостоятельная работа с клиентами, ведение “обкатанных программ” и тд.

Легко научить. Календарь, запись клиентов, собирать обратную связь, отправлять заранее составленные письма или договора и т.д.

Узкоспециализированные Вам, как предпринимателю, не нужно 5 лет изучать бухгалтерский баланс. Наймите бухгалтера.

• Стратегия. Никто кроме вас не определит ваши цели. Вам нужна определенная доля рынка? Первое место по продажам в России? Определенный уровень прибыли? Повысить оборот для погашения кредитов? Только вы знаете, куда поплывет ваш корабль. К примеру, стратегическая задача — выбор партнера в совместный бизнес.
• Переговоры с ключевыми клиентами.
• Ценообразование.
• Найм непосредственных заместителей. Руководитель оценивает не только профессиональные качества кандидата, но и его личностные особенности. Кандидат может быть мега профессионален, но медлителен, что не соответствует вашему темпу работы. Или же не умеет доносить свои мысли, что вызывает у вас раздражение.
• Поощрение и наказание.
• Конфиденциальные задачи от собственника, если вы ТОП менеджер.

• Больше выполненных KPI в единицу времени и как следствие, вы быстрее придете к намеченным целям. Каждый предприниматель сталкивается с тем, что погряз в рутине, крутится, как белка в колесе и на развитие и масштаб нет ни времени ни сил. С командой у вас появляются новые временные ресурсы.
• Риск выгорания гораздо меньше. Во-первых у вас есть время на развитие, отдых и семью. Во-вторых, вам не нужно заниматься тем, что вам не нравится.
• Улучшается психологическое и физическое здоровье. Недосып и цейтнот отрицательно влияют на психику. У меня была клиентка, руководитель, которую увезли с работы прямо в реанимацию. Вам это надо?
• Делегирование укрепляет семью. Мне встречались клиенты, которые находились на грани разрыва отношений из-за постоянных переработок и зависания в телефоне.

Для делегирования подойдет сотрудник, который

• Может — есть соответствующие навыки и знания
• Хочет — задача в рамках интересов или карьерного трека сотрудника.
• Соответствует — есть ли способности для выполнения.
• Обладает — временем для решения задачи.

Зачастую руководитель валит на исполнительного сотрудника все подряд. Кто везет на том и едут. И это грозит потерей хороших сотрудников. Таким образом компания потеряла ведущего аналитика, когда повесила на него еще и составление договоров.

1. Определите, что вы хотите делегировать и продумайте образ результата.
2. Используйте методику SMART. Задача должна быть конкретна и ограничена во времени. “Сделай срочно” не работает. У кого-то срочно 10 минут, а у кого-то в течение суток.
3. Обязательно убедитесь, что человек правильно понял. Слушать не равно слышать.
4. Расставьте точки контроля. Даже самый ответственный сотрудник, если его не контролировать «забывает» выполнить задание.

Елена, предприниматель, поручила своему новому ассистенту связаться с клиентами, которые оставили контакты после мероприятия и хотят записаться на встречу с ней. Через 4 дня Елена узнала, что ассистент ни с кем не связался и хочет уволиться.

Как предотвратили ситуацию — ввели систему контроля результатов контактов с клиентами в Гугл таблице. Расставили промежуточные точки контроля, 1 раз в 3 часа, и уже через 3 часа увидели, что новый помощник прекрасно выполняет поручение. Таким образом Елена сохранила клиентов.

1. Ставить задачу группе людей, а не конкретному сотруднику. Если задачу ставить группе — не выполнит никто.
2. Не ставить сроки. В результате управленец бросается делать сам, когда горит дедлайн.
3. Не контролирует. В итоге образуются не сделанные, криво сделанные задачи, которые ТОП менеджер переделывает сам

Я рекомендую обратить внимание на делегирование, когда объем планирования перевалил за 50% рабочего времени. Если ваш ежедневник пестрит задачами, их некуда писать — делегируйте. Если вы работаете больше 8 часов — делегируйте.

Если откладываете задачи — делегируйте. Если вы заметили апатию, желание вместо работы позалипать в соцсетях и сериалах — делегируйте. Если в вашем плане появились задачи, которые вам не нравятся, на зажигают, не двигают вас к результату — делегируйте.

В конце концов, вся бизнес-деятельность может быть сведена к трем словам: люди, продукты и прибыль.

«Если у вас нет хорошей команды, вы мало что можете сделать с двумя другими». Президент и генеральный директор Chrysler Ли Якокка.