Как Notion помог мне организовать личные дела и стать продуктивнее

Впервые я столкнулась с Notion, когда мне понадобилось несколько раз за неделю переверстывать свое резюме.

Старое я делала в очень неудобной программе для верстки печатной продукции. Спасением стал Notion с приятным редактором. Мне понравилось, что созданную страницу можно сразу опубликовать в сети. А Notion автоматически ее обновляет, когда вносятся изменения.

Я заинтересовалась и стала экспериментировать с программой. Вскоре я перевела всю рабочую документацию из PDF-файлов и презентаций в Notion. После этого я решила, что сервис подходит для организации личных дел — такая потребность давно назревала.

Я два месяца разбиралась в программе, настраивала шрифты, искала картинки, изучала функции, пробовала разные шаблоны. И в итоге пришла к рабочему пространству, которое мне нравится и эстетически, и функционально. Новичку в Notion легко потеряться — расскажу, как я изучала программу и что у меня получилось в итоге.

Я работаю арт-директором в геймдев-студии, выполняю функции менеджера и художника. На работе я познакомилась с разными инструментами для трекинга задач и проектов, но ни одним не хотелось пользоваться в обычной жизни.

При этом я очень люблю порядок в ведении своих дел, в том числе бытовых. Творчества и хаоса мне вполне хватает в своей работе. Поэтому в течение нескольких лет я записывала все в бумажные ежедневники.

До Notion моя организация себя выглядела так.

Список дел на ближайшие пару дней. Я выписывала пункты из головы в блокнот, чтобы огромный пласт задач ощущался не таким пугающим. Это помогало приступить к делам и расставить приоритеты. Такой список мог начинаться с пункта «загрузить стиралку», а заканчиваться строкой «доделать заказ». Часть дел переезжала на другие дни. Мне не нравилось, что бытовые дела перемешивались с рабочими, а некоторые пункты приходилось переписывать несколько раз, если задачи сдвигались.

Календарь с уведомлениями в телефоне — для важных и спланированных дел, на которые нельзя опоздать. Рабочие созвоны, маникюр, встречи с друзьями. Блокнот в этом уже не поможет, а вот уведомления — да. С напоминаниями календарь справляется, но мне хотелось выписывать долгосрочные планы вроде поездок и отпусков с подробными деталями.

Однажды мой друг Денис сказал, что пользуется Notion для организации своих дел. Он продюсер, занятый самыми разными творческими проектами, так что я прислушалась и пошла изучать программу.

На этот раз я решила создать доску для организации всех задач. Первым делом я перенесла из рабочих пространств в Notion все свои личные задачи. А потом принялась оформлять странички в духе онлайн-дневников с «Дайри-ру» из нулевых — с картинками, гифками и разноцветными шрифтами.

Notion объединяет в себе заметки, таск-менеджер, рабочее пространство и органайзер. Им можно пользоваться в веб-версии, а также скачать для Windows, MacOS, Android или iOS. Русскоязычного интерфейса нет.

Главная особенность программы — модульные блоки. Их можно передвигать и трансформировать в таблицы, списки, таймлайны, базы данных, галереи и доски. Модули настраиваются под любые нужды.

Шаблоны — лучший способ познакомиться с программой. Это уже готовая страница, состоящая из блоков и созданная для выполнения конкретной задачи. Это может быть как простой список дел, так и сложная база данных для управления заказами.

Шаблоны позволяют быстро начать организацию дел и не тратить время на создание страницы с нуля. В Notion много неочевидных функций, которые можно не заметить или не понять с ходу. А в шаблонах сразу все работает.

Чтобы начать работу с шаблоном, его нужно скопировать себе в пространство. После этого его можно адаптировать: удалить лишние инструменты или добавить нужные. Рекомендую изучить библиотеку бесплатных шаблонов, скопировать понравившиеся и разобрать их на кусочки. Насколько удобен конкретный шаблон или блок, можно понять только в процессе использования, так что экспериментируйте.

Из разных шаблонов я собрала первую версию своего пространства в Notion. Вот что я использовала и что меня вдохновляло:

🍵 Matcha Home — первый шаблон, который меня заинтересовал, хотя он и предназначен для учебы. В основном все бесплатные шаблоны выглядят минималистично и строго, а увидев его, я поняла, что именно хочу в визуальном плане: яркие цвета, картинки и эстетику.

📖 Ruddro — шаблон для организации всей жизни. Там есть блоки с календарем, целями, трекером привычек, задачами на день. Но мое внимание привлек только список для чтения. Его я превратила в таблицу курсов и обучающих видео, которые я хочу пройти.

Мне понравились разноцветные теги и возможность ставить статус задаче — «сделано», «в процессе», «не начато».

👩‍🏫 University Dashboard — шаблон для организации учебы в университете. Понравился визуально из-за карточек с прогресс-барами по разным предметам. Я переделала университетские курсы в сферы жизни и проекты, в которых мне нужна организация.

Похожие карточки есть и у Ruddro, главное различие в визуальном отображении прогресса. У Ruddro в превью карточки написано, сколько дней прошло с момента последней активности, а в University Dashboard — прогресс-бар с процентами. Последний вариант более приятный эстетически.

✅ Mindful Habit Tracker — очень скучный трекер привычек. В нем нужно отмечать, занимались ли вы спортом сегодня и пили ли достаточно воды, а он собирает информацию о том, какой процент дел за день вы сделали.

Трекер замотивировал меня погрузиться в изучение структуры страницы. Мне хотелось понять, как она устроена и почему информация о чек-боксах отображается в ежемесячном прогрессе. Оказалось, что все дело в базах данных.

Базы данных — самый мощный инструмент Notion, на котором строится весь сервис. Они содержат набор информации с определенными атрибутами, который отображается разными способами. Одну и ту же базу данных можно посмотреть в виде таблицы, календаря, списка.

Базы данных позволяют сортировать информацию и устанавливать связи между разными таблицами — например, создать базу клиентов и связанные с ней проекты для отслеживания задач и встреч. Это удобно для работы в команде, потому что можно делиться информацией и вместе над ней работать.

Чаще всего я использую базы данных в виде таблицы. Ячейки в них могут быть заполнены самой разной информацией: тегами, текстом, формулами, числами, датами, ссылками, чек-боксами, индикаторами выполнения задач, кнопками.

Кнопки можно настроить так, чтобы одно нажатие изменяло несколько параметров одновременно. Например, можно создать кнопку в таблице задач, которая автоматически устанавливает статус задачи на «завершено» и обновляет дату исполнения на текущий день. Это полезно, если вы используете Notion для трекинга рабочих задач.

Связи позволяют мне отображать данные сразу в двух таблицах. Я использую эту функцию в личной бухгалтерии. У меня есть таблица, в которой я веду учет заказов на фрилансе. Как только появляется новый, я завожу карточку и указываю стоимость.

Благодаря настроенной связи эта сумма отображается в моей таблице с бюджетом — и я вижу обновленную сумму заработка за месяц.

Что оказалось ненужным. Способов использовать Notion множество. Вряд ли вам понадобятся все. Я отказалась от многих вещей, которые изначально скопировала в свое пространство из разных шаблонов. Например, в первой версии у меня был трекер дел для формирования привычек, помодоро-таймер, виджет с плейлистом Spotify.

Трекер привычек раздражал, я не люблю незакрытые чек-боксы в планере, а всякие бытовые ежедневные мелочи и так спокойно выполняю без напоминаний. А помодоро-таймером и виджетом с музыкой я просто не пользовалась.

Ненужные виджеты и инструменты легко удалить и не сломать весь ваш шаблон, опустевшее место можно занять новым блоком. Если замечаете, что чем-то не пользуетесь, смело удаляйте. Это неизбежно в процессе организации Notion.

Я чувствую себя в Notion как дома. Как будто я сижу за письменным столом, а вокруг меня наклеены разные стикеры, лежат скетчбуки и блокноты с идеями и зарисовками. Рядом на полке — аккуратная стопка документов.

У меня есть несколько маркеров для выделения текста и закладок. На стене висит виш-лист. Он не нужен для продуктивности, но вычеркивать в нем пункты очень приятно. И все рабочее место в стикерах, гифках, с разноцветными блоками текста и ссылками.

Мне нравится открывать мой Notion. Это главное преимущество, которое мне не может дать ни один рабочий таск-трекер или хранилище документов. Их я стараюсь быстрее закрыть, как только заканчивается рабочий день.

На главной странице располагаются ссылки на основные разделы моего пространства: виш-лист, путешествия, пет-проект, бюджет, заказы на фрилансе и легализация. Справа я написала подбадривающие слова, чтобы не сдаваться и вдохновляться всякий раз, когда я открываю страницу.

Заказы. Здесь находится канбан-доска  для моих заказов на фрилансе. В каждой карточке содержится информация о заказчике, ссылка на его контакты, пожелания и референсы, стоимость заказа и прогресс в выполнении задачи.

На этой же странице я сделала таблицу с постоянными заказчиками, чтобы не забывать, когда они в последний раз ко мне обращались, и вспоминать о них, если давно ничего не заказывали.

Notion автоматически отслеживает мой прогресс по задачам. В шаблоне есть прогресс-бар, где 100% — цель по сумме заказов, которую я устанавливаю сама. Даже если не получится ее достичь, такой подход помогает мне планировать доход каждый месяц. Так я понимаю, какие услуги предложить и кому, а также решить, стоит ли в этом месяце запустить акцию или лучше обратиться к постоянному клиенту. Благодаря этой системе я меньше переживаю из-за отсутствия постоянной очереди заказчиков.

Виш-лист — это таблица со ссылками на конкретные товары и услуги. Возле каждого есть чек-бокс. Если я его закрываю, формула прибавит долю к общей цели в 100%. Прогресс-бар нужен для того, чтобы не забывать о своих желаниях и выполнять их в течение года.

Существует много приложений для составления виш-листов, но мне кажется, что желания часто меняются. В сервисах виш-листы составляются обычно один раз — на праздник для друзей, которые спрашивают, что подарить. А потом теряешь пароль и перед следующим днем рождения составляешь новый, забывая, что тебя интересовало в прошлом.

В Notion я вижу все свои желания: не забываю про старые и постоянно добавляю новые.

Бюджет — моя самая большая и продуманная страница. Я веду основные статьи расходов и доходов. Записываю все, поскольку каждый месяц суммы разные. Я получаю не только зарплату, но и дополнительные деньги с фриланса, подарки, доход от инвестирования.

Пока заполнено мало: год только начался. Но ближе к его концу я увижу, сколько всего заработала на основной работе, фрилансе и с дополнительных доходов. А также сколько потратила на большие покупки и ипотеку.

Я настроила в таблице связи и формулы. В столбце «Работа» — размер зарплаты, который указывается автоматически по нажатию на кнопку в крайнем правом столбце. Но иногда я ввожу доход вручную, если его задерживают или, наоборот, приходит премия.

У столбца «Фриланс» настроена связь с данными со страницы про заказы, которую я уже упоминала, когда рассказывала про связи. Столбец «Дополнительные доходы» я заполняю вручную. Прописываю там подарки, доходы с инвестиций или от участия в арт-маркете.

После столбца с общей суммой дохода за месяц — столбцы с расходами. Я могла бы добавить их в формулу, но поняла, что текущий вид меня устраивает и я не хочу усложнять все конвертацией валют. Я зарабатываю в основном в тенге, а трачу в тенге, рублях и долларах.

Другие страницы. На остальных страницах у меня пока что хаос, который я постепенно оформляю в таблицы. Некоторые совсем простые и без формул, другие пока находятся в разработке. Так, например, выглядит страница моего пет-проекта — весело благодаря разноцветным тегам:

Большинство функций Notion доступно бесплатно, но в базовой версии функции общих пространств сильно ограничены. Я купила тарифный план Plus, чтобы создавать больше страниц и добавлять людей в свои общие пространства.

Вот какие основные преимущества дает подписка. Это только малая часть, важная для меня. Все остальные возможности можно посмотреть на сайте Notion.

Кроме личного у меня есть еще два пространства. Первый — для ведения семейного бюджета и быта с мужем. Второй — для управления пет-проектом, которым я занимаюсь с друзьями. Плачу я только за первый, поскольку во втором нет необходимости выдавать права администратора нескольким людям.

Всего я отдаю 20 $⁣ (2000 ₽) за совместное пространство с правами владения для двух участников — для себя и мужа.

20 $

я трачу на все платные функции Notion в месяц

Если вам не нужны совместные пространства, не вижу смысла платить. Для ведения личных страниц бесплатного набора функций обычно хватает за глаза, никаких лимитов нет. А если вы собираетесь переводить команду в Notion, покупка подписки оправдана.

Отдельно за 10 $⁣ (1000 ₽) в месяц доступна подписка на нейросеть Notion Al. Если вы уже оплачиваете Plus или Business, вам сделают скидку 10%. ИИ-ассистент может сократить или увеличить текст, выделить ключевые темы, сменить тон сообщения, перевести его на несколько языков. В каждом пространстве доступно 20 бесплатных запросов.

Ассистент мне понадобился пока только один раз: для создания cover letter на английском. Я не настолько хорошо владею языком, чтобы с нуля написать важную вещь на профессиональном сленге, поэтому я начала с черновика на русском.

Я попросила сократить мой текст, но ИИ повторил формулировки в соседних выражениях, удалил важное, заменил слова на синонимы, хотя это не делает текст короче. Кажется, он довольно скуп в выражениях на русском. Мне не очень понравилось, поэтому покупать подписку я не стала.

Я узнала про Notion примерно полгода назад, а пространство обустроила за два месяца. Теперь я пользуюсь программой каждый день. Сервис помогает мне в планировании — как в краткосрочном, так и в долгосрочном. Я вижу все цели на день, неделю, месяц, год, могу их быстро корректировать и не забывать о важном.

Еще сервис меня мотивирует. Мне нравится видеть заполняющиеся прогресс-бары и закрытые чек-боксы. Смотреть на визуальное отображение своей продуктивности всегда приятно. Получается геймификация всей жизни.

Среди всех сервисов для организации дел у Notion самый привлекательный дизайн и солидный набор функций. Мне нравится удобная верстка текста, раскрывающиеся списки, кликабельные ссылки, возможность вставлять картинки и любые другие файлы, доступ к редактированию страницы для всех, кто находится в пространстве.

При создании своего пространства я придерживалась правила «лучше попробовать и понять, что тебе это не нужно, чем не попробовать». Я перебрала десятки шаблонов, поэтому поначалу моя главная страница выглядела как монстр Франкенштейна.

Постепенно я избавилась от лишних инструментов и адаптировала шаблоны под себя. В итоге я получила красивое и функциональное пространство в любимой эстетике, куда мне приятно возвращаться. Мне нравится туда заходить, планировать задачи или просто мечтать на странице с виш-листом.

Но я все еще думаю, что мое пространство выглядит неидеально. Предела совершенству нет, а оптимизация никогда не закончится. Ведь я не только изучаю новые функции, но еще и меняются мои потребности и приоритеты.

Несмотря на картинки и обилие визуальных элементов, я предпочитаю минималистичный подход. Поэтому пока не планирую создавать новые страницы — скорее сокращать и объединять старые. Благо изменения вносить не слишком времязатратно.