Как рассчитать и выплатить аванс по зарплате

Аванс — это часть зарплаты, которую работодатель выдает работнику за первую половину месяца.

Его считают пропорционально отработанному времени. Если человек в первой половине месяца не работал ни дня, например, из-за болезни, — аванс можно не платить.

Работодатель должен выплачивать зарплату минимум раз в полмесяца. Можно и чаще, например еженедельно, — это должно быть закреплено в локальном нормативном акте, трудовом или коллективном договоре  .

Дата выплаты должна быть не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Поэтому зарплату за первую половину месяца, то есть аванс, нужно выдать с 16-го по 30-е или 31-е число текущего месяца. А зарплату за вторую половину — с 1-го по 15-е число следующего месяца.

Максимальный разрыв между выплатами за первую и за вторую половины месяца — 15 календарных дней. Но не будет нарушением, если между выплатами прошло больше 15 дней из-за того, что в месяце 31 день или день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем  .

Выдать аванс раньше срока нужно, если дата выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день. Тогда перечислить деньги работодатель должен накануне этого дня.

В исчислении аванса участвуют оклад и надбавки за отработанное время, которые не зависят от выполнения месячной нормы труда. Это, например, компенсация за ночную работу, надбавка за совмещение должностей или за стаж работы. А премии и компенсации, зависящие от исполнения месячной нормы труда, например за сверхурочную работу, учитывают при окончательном расчете и выдаче зарплаты за вторую половину месяца.

Можно установить аванс в фиксированной сумме или в процентах — 40—50%. Но тогда придется каждый раз сравнивать эту сумму с выплатой за отработанные дни в первой половине месяца — вдруг вторая больше. Поэтому некоторые бухгалтерские программы не позволяют установить фиксированный аванс.

НДФЛ нужно исчислять и удерживать с каждой зарплатной выплаты, в том числе с аванса. Перечислить налог и подать уведомление о нем надо в общие сроки — о них в таблице ниже.

Если вы хотите перечислять НДФЛ и подавать уведомление раз в месяц, а не в два, то установите срок выплаты аванса в период с 16-го по 22-е число месяца, а зарплаты за вторую половину месяца — с 1-го по 7-е число следующего месяца.

Тогда между датами выплаты будет полмесяца, а НДФЛ с зарплаты за вторую половину прошлого месяца и аванса текущего вы перечислите одной суммой и включите в единое уведомление об удержанном налоге.

Например: зарплату за январь выдаем 7 февраля, а февральский аванс — 22-го числа. Уведомление об общей сумме НДФЛ с зарплаты и аванса подаем 25 февраля, налог перечисляем 28 февраля.