ПРОМО
Tinkoff Black с бесплатным обслуживанием

Как считать НДФЛ работника, который уехал за границу и не получает зарплату?

Ситуация такая. В нашей компании сотрудник взял отпуск за свой счет и уехал за границу. К концу года он станет налоговым нерезидентом. После отъезда и до конца года заплату он получать не будет.

Нужно ли работодателю в конце года пересчитать по ставке 30% ранее перечисленный по ставке 13% НДФЛ? Как быть, если из-за перерасчета мы не сможем удержать доплату? Передать в налоговую информацию об этом? Сотрудник потом сам сдаст декларацию 3-НДФЛ и доплатит налог?

Если до конца года сотрудник не вернется в Россию и станет нерезидентом, придется пересчитать НДФЛ со всех доходов, которые он получил от вас в 2022 году. И неважно, что после отъезда работник не получал зарплату в вашей компании.

Зарплату, начисленную до отъезда, нужно обложить НДФЛ по ставке 30%. Уже удержанные 13% налога можно зачесть.

Так как зарплату сотруднику вы больше не выплачиваете, удержать долг по налогу в размере 17% будет не из чего. Но вы и не должны этого делать.

По окончании года подайте на этого работника справку о доходах — бывшую 2-НДФЛ. Сейчас такая справка — часть расчета 6-НДФЛ за истекший год, отдельно ее не сдают. В ней нужно указать статус нерезидента и сумму неудержанного налога — его нужно будет отразить и в годовом 6-НДФЛ. Уточненные расчеты за прошлые периоды в инспекцию подавать не придется.

На этом все — дальше разбираться с сотрудником будут налоговые инспекторы. Они пришлют ему уведомление с суммой НДФЛ, которую он должен уплатить в бюджет, и будут взыскивать ее, если он не сделает этого.

Расскажу подробнее, как отчитаться за работников-нерезидентов.

Для чего нужно отслеживать налоговый статус работника

Если работник находится в России 183 дня и более в течение 12 месяцев подряд, то он налоговый резидент РФ. А если он пробыл в стране 182 календарных дня и менее — нерезидент. Дни отъезда или приезда тоже считаются днями нахождения в России.

От статуса работника зависит, по какой ставке работодатель будет рассчитывать НДФЛ, удерживать его из доходов и потом отчитываться перед налоговой:

  1. 13% с доходов до 5 млн рублей и 15% с доходов свыше 5 млн рублей — у резидентов. Налогом облагаются доходы, которые человек получил в России и из зарубежных источников;

  2. 30% — со всех доходов нерезидентов, полученных от источников в России.

Если работник оформлен на дистанционную работу, порядок расчета и уплаты НДФЛ зависит от того, какое место работы указано в трудовом договоре: Россия или иностранное государство. Но из вопроса понятно, что это не ваш случай, поэтому рассматривать такую ситуацию мы не будем.

За определение налогового статуса сотрудника отвечает работодатель. Если вы ошибетесь и не удержите НДФЛ по ставке 30%, налоговые инспекторы вас накажут:

  1. Оштрафуют за неполное удержание налога — на 20% от неудержанной суммы.
  2. Взыщут налог с вас. Придется заплатить НДФЛ за свой счет: взыскать его с работника не получится.

Как следить за статусом работника

При расчете НДФЛ работодателю нужно проверять статус сотрудника — резидент или нерезидент — на каждую дату выплаты дохода. А на конец года надо определить его окончательный статус.

Если оказалось, что на 31 декабря работник — резидент, то все его доходы облагаются по ставке 13%. И если раньше доходы облагались по ставке 30%, нужно делать перерасчет. Возвращать переплаченный НДФЛ будет налоговая инспекция, а не работодатель.

Если же на 31 декабря работник — нерезидент, то все его доходы от источников в РФ облагаются по ставке 30%. Если раньше доходы облагались по ставке 13%, придется делать перерасчет налога. И при возможности работодатель должен доудержать НДФЛ или передать его на взыскание налоговым инспекторам.

Поясню расчет НДФЛ на примере вашей ситуации. Допустим, оклад сотрудника — 100 000 Р. Он написал заявление на отпуск за свой счет с 16 июня 2022 года и 20 июня уехал за границу. Его доход за июнь — 50 000 Р.

Зарплата работника с января по июнь — 550 000 Р: 100 000 Р × 5 месяцев + 50 000 Р. За эти месяцы вы удержали НДФЛ по ставке 13% — 71 500 Р: 550 000 Р × 13% — и перечислили эту сумму в бюджет.

До конца года сотрудник находился в отпуске за свой счет и из-за границы не вернулся. На 31 декабря он пробыл в России 171 день:

Значит, работник — нерезидент и 31 декабря вы должны пересчитать НДФЛ с зарплаты с января по июнь по ставке 30%. Это 165 000 Р: 550 000 Р × 30%.

Но вы уже удержали 71 500 Р НДФЛ, и после их зачета остается долг перед бюджетом в размере 93 500 Р: 165 000 Р − 71 500 Р. Поскольку деньги от вас работник не получает, удерживать этот долг не из чего. Вам остается только сообщить о нем в налоговую инспекцию.

Как отчитаться о неудержанном НДФЛ

Отдельное сообщение о неудержанном с работника НДФЛ подавать не нужно. Это правило отменили в 2021 году.

По окончании 2022 года нужно сдать в налоговую расчет 6-НДФЛ и справки о доходах на всех людей, которым вы выплачивали доходы. Эти справки — неотъемлемая часть годового расчета 6-НДФЛ.

Из-за того, что вы сделали перерасчет НДФЛ по ставке 30%, уточненные расчеты 6-НДФЛ за прошлые периоды подавать не надо.

Налоговая служба разъяснила, что в расчете нужно отражать показатели по ставке, которая соответствует статусу работника на конец года. То есть с учетом уже сделанного перерасчета.

Поэтому в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2022 год по сотруднику, ставшему нерезидентом, отразите:

  1. В поле 140 — НДФЛ, рассчитанный по ставке 30%. В нашем примере — 165 000 Р.
  2. В поле 160 — НДФЛ, удержанный по ставке 13%. В нашем примере — 71 500 Р.
  3. В поле 170 — НДФЛ, не удержанный налоговым агентом. В нашем примере — 93 500 Р. Это разница между исчисленным и удержанным налогом за год.

В справке за 2022 год по сотруднику-нерезиденту из примера нужно будет указать:

  1. В разделе 1 в поле «Статус налогоплательщика» — цифру 2, которая означает, что он нерезидент.
  2. В разделе 2 в полях «Общая сумма дохода» и «Налоговая база» — 550 000 Р.
  3. В разделе 2 в поле «Сумма налога исчисленная» — 165 000 Р.
  4. В разделе 2 в полях «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» — 71 500 Р.
  5. В разделе 4 в поле «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом», — 550 000 Р. Хотя с этого дохода НДФЛ частично удержан, высчитывать сумму доплаты не нужно. Налоговые инспекторы сами разберутся.
  6. В разделе 4 в поле «Сумма неудержанного налога» — 93 500 Р.

В приложении к справке надо привести помесячную расшифровку с кодами вида доходов. Поскольку в нашем примере была только зарплата, то будет код 2000.

После того как вы сдадите в ИФНС справку с долгом по налогу, инспекторы сами будут взыскивать его с вашего сотрудника.

В 2023 году инспекция пришлет ему налоговое уведомление, в котором укажет сумму долга по НДФЛ 93 500 Р. Уплатить ее в бюджет ваш сотрудник должен будет до 1 декабря 2023 года.

Точно такую же справку с долгом по НДФЛ, которую отправили в ИФНС, нужно выдать и работнику. Чаще всего ее выдают лично человеку под подпись. Но можно выдать и любым другим способом, который позволяет подтвердить и саму отправку, и ее дату. Можно отправить по почте на домашний адрес, например ценным письмом с описью вложения. Или на электронную почту работника.

Когда нужно подать расчет 6-НДФЛ и справки

Годовой расчет 6-НДФЛ вместе со всеми справками о доходах физлиц обычно сдают в налоговую до 1 марта следующего года. То есть за 2022 год — не позже 1 марта 2023 года.

Однако с 1 января 2023 года для всех компаний и ИП вводится единый налоговый платеж с определенным сроком уплаты налога и сдачей отчетности.

Для годового 6-НДФЛ будет другой срок отправки в налоговую — не позже 25 февраля года, следующего за отчетным.

Пока непонятно, будут ли налоговые инспекторы требовать представить расчет за 2022 год уже в новый срок. Но на всякий случай будьте готовы сдать 6-НДФЛ за 2022 год вместе со справками до 25 февраля 2023 года.

Мария Чибирева
Мария Чибирева
Если вы стали нерезидентом, работая по найму, расскажите, с какими сложностями столкнулись при расчете НДФЛ:
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка
Заур
Автор
Отредактировано

Не надо никому создавать проблем. Откуда вы знаете, что работник стал налоговым нерезидентом. Мало ли, куда и когда он ездит по отпускам. Налоговая это тоже не узнает, если ей кто-нибудь не доложит (например, вы). Живите спокойно и сдавайте всю отчетность как будто он налоговый резидент. Прижмут его вдруг - сам доплатит.

0

Сообщество

Популярное за неделю