Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Пошаговая инструкция
Когда человек увольняется, работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска.
Или, если договоритесь, предоставить неиспользованный отпуск непосредственно перед увольнением.
И в том и в другом случае могут возникнуть трудности с расчетами. Но все не так страшно, как кажется на первый взгляд: есть многочисленные калькуляторы дней отпуска. Они помогут рассчитать сумму хотя бы приблизительно.
Рассчитать точную сумму немного сложнее. Я юрист и часто консультирую, как следить за своими правами на работе. Поэтому раскрою всю арифметику, чтобы вы поняли, как учитывать нюансы, и могли отстоять свою позицию перед работодателем.
Определите начало рабочего года
Отпуск предоставляется ежегодно. Минимум за две недели до наступления календарного года работодатель должен утвердить график отпусков. В нем указано, когда каждый сотрудник компании или ИП уйдет на отдых.
Работодатель составляет график для всех работников на календарный год: с 1 января до 31 декабря. Но чтобы определить, когда конкретный сотрудник может пойти в отпуск, в законодательстве есть понятие «рабочий год». Он у каждого свой и исчисляется со дня поступления на работу.
Сотрудника приняли на работу 1 сентября 2023 года. Если он будет трудиться без прогулов, его рабочий год закончится 31 августа 2024. А 1 сентября 2024 начнется новый рабочий год.
Проще всего, если с даты начала рабочего года прошло 11 месяцев и сотрудник ни разу не отдыхал. Тогда при увольнении он может получить компенсацию за все 28 дней стандартного основного отпуска. Или уйти отдыхать на такое же время перед увольнением с выплатой отпускных.
Усложним ситуацию. Сотрудник увольняется через 9 полных месяцев: с 1 июня 2024 года. В таком случае ему надо рассчитать отпуск за последний рабочий год, который он отработал не полностью. Для этого нужно определить, сколько дней отпуска дает месяц работы.
Вычислите, сколько дней отпуска дает месяц работы
За один отработанный месяц полагается 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Если разделить 28 дней отпуска на 12 месяцев, получится именно такая цифра.
Для некоторых работников предусмотрен удлиненный отпуск: для людей с инвалидностью — 30 дней, несовершеннолетних — 31 день, педагогов — от 42 дней и больше.
Отпуск учителя — 42 дня. Поступаем так же, как и при стандартном отпуске: делим 42 дня отпуска на 12 месяцев в году. Получаем 3,5 дня отпуска за 1 месяц работы: 42 / 12 = 3,5.
Посчитайте отработанные месяцы
Для расчета используют отработанные, а не календарные месяцы. Например, с 10 апреля по 9 мая отработан 1 месяц, а не 2 календарных: апрель и май.
Если в месяце сотрудник отработал меньше 15 календарных дней, их не учитывают при расчете. Если же 15 и больше, дни округляют до полного месяца.
С 1 марта по 15 мая отработано три месяца, а вот с 1 марта до 14 мая — только два. Другой пример: сотрудник отработал с 4 марта до 18 марта. В периоде 15 календарных дней, поэтому он округляется до полного месяца.
Рассчитайте длину отпуска
Мы уже определились, сколько дней отпуска дает один месяц работы: при стандартном отпуске в 28 дней это 2,33. Также мы посчитали, сколько месяцев отработано. Теперь надо умножить эти цифры друг на друга.
Сотрудник перед увольнением отработал 9 месяцев. У него стандартный отпуск в 28 дней, поэтому за 1 отработанный месяц ему полагается 2,33 дня отпуска. Значит, за 9 месяцев он заработал 20,97 дня отпуска:
9 × 2,33 = 20,97
Дни неиспользованного отпуска можно округлить, но только в пользу работника. То есть 2,33 до 3, 9,32 — до 10, а 20,97, как в примере, до 21.
Сколько дней полагается при стандартном отпуске в 28 дней
| Отработанное время | Положенные дни отпуска |
|---|---|
| 1 месяц | 2,33 |
| 2 месяца | 4,66 |
| 3 месяца | 6,99 |
| 4 месяца | 9,32 |
| 5 месяцев | 11,65 |
| 6 месяцев | 13,98 |
| 7 месяцев | 16,31 |
| 8 месяцев | 18,64 |
| 9 месяцев | 20,97 |
| 10 месяцев | 23,30 |
| 11 месяцев | 28 |
| 12 месяцев | 28 |
Сколько дней полагается при стандартном отпуске в 28 дней
| Отработанное время | Положенные дни отпуска |
| 1 месяц | 2,33 |
| 2 месяца | 4,66 |
| 3 месяца | 6,99 |
| 4 месяца | 9,32 |
| 5 месяцев | 11,65 |
| 6 месяцев | 13,98 |
| 7 месяцев | 16,31 |
| 8 месяцев | 18,64 |
| 9 месяцев | 20,97 |
| 10 месяцев | 23,30 |
| 11 месяцев | 28 |
| 12 месяцев | 28 |
Бывает, что работник несколько лет подряд не берет отпуска или использует их не полностью. Тогда может накопиться больше 12 отработанных месяцев.
Если с прошлого года у вас осталась часть отпуска
Часто работники не используют предыдущий отпуск или используют его не полностью. Поэтому оставшиеся части накапливаются.
Трудовой кодекс запрещает не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. Поэтому многие работники думают, что после этого неиспользованный отпуск сгорает. Но это заблуждение.
Постановление КС РФ от 25 октября 2018 года № 38-П
Поэтому даже если у вас остались неиспользованные дни отпуска за два года или более, вы вправе их использовать. Тогда расчет компенсации при увольнении будет сложнее.
Считаем, сколько месяцев всего вы отработали
Чтобы посчитать это, нужно знать дату начала и окончания работы.
Теперь о дате окончания работы. По умолчанию это день увольнения. Но если вы берете отпуск с последующим увольнением, датой окончания работы для расчета компенсации будет последний рабочий день перед таким отпуском. А днем увольнения — последний день отпуска.
29 декабря 2008 года с врачом заключили трудовой договор. В нем указали, что сотрудник приступает к работе 1 января 2009 года. В сентябре 2023 года работник решил уволиться и попросил предоставить отпуск с 17 сентября 2023 года. Для расчета возьмут дату начала работы — 1 января 2009 года, а также последний день перед отпуском — 16 сентября 2023 года. Получится, что сотрудник отработал 14 лет и 9 месяцев. Поскольку расчет ведется в месяцах, это 177 месяцев.
Вычитаем дни, которые не засчитывают в стаж для отпуска
Не берут в расчет дни, когда сотрудник:
- отсутствовал на работе без уважительных причин;
- был отстранен от работы из-за того, что по своей вине не прошел обязательный медицинский осмотр.
Дни отпуска по уходу за ребенком вычитают, а дни декрета — нет. Также в расчет не возьмут дни, если работник был в отпуске без сохранения зарплаты больше 14 календарных дней за каждый рабочий год.
Округляем до полных месяцев
Скорее всего, отработанное время будет включать в себя неполные месяцы, например 129 месяцев и 16 дней. Их надо округлить до полных.
Если сотрудник отработал меньше 15 календарных дней в месяц, эти дни не учитывают при расчете. Если же 15 и больше, дни округляют до полного месяца.
Ищем информацию об использованных отпусках
Иногда работники не помнят, сколько дней отпуска использовали. Для начала поищите информацию на своей страничке в соцсети, в ежедневнике, поднимите билеты на поезда или самолеты. Также можно запросить историю операций по зарплатной карте. Минимум за три дня до даты начала отпуска работодатель должен перечислить отпускные. Сумма, которая существенно отличается от обычных поступлений, скорее всего, будет либо премией, либо отпускными.
Если самому вспомнить не удалось, запросите у работодателя копии личной карточки работника, если работодатель ее ведет, графика отпусков или уведомления о предстоящем отпуске. Он обязан предоставить эти документы не позднее трех дней с той даты, когда вы подали заявление. Его составляют в произвольной форме.
Считаем неиспользованные дни отпуска
Для подсчета дней неиспользованного отпуска можно применить эту формулу:
Продолжительность ежегодного отпуска / 12 × Количество полных месяцев − Количество дней использованного отпуска = Количество дней неиспользованного отпуска
Допустим, у работника стандартный отпуск — 28 дней. Он отработал 129 полных месяцев и за это время использовал 187 дней отпуска. Значит, осталось 114 дней, вот расчет:
28 / 12 × 129 − 187 = 114
Как рассчитать размер компенсации за неиспользованные отпуска
Для этого надо исчислить среднедневной заработок и умножить его на количество неиспользованных дней отпуска. Вот как это делается.
Определяем период расчета. Это 12 месяцев, которые предшествовали месяцу отпуска.
Работник увольняется 11 апреля 2019, значит, расчетный период будет с 1 апреля 2023 по 31 марта 2024. Всего — 365 дней.
Считаем дни, отработанные в расчетном периоде. Из этих 12 месяцев надо исключить время и полученные за этот промежуток суммы: когда сотрудник был на больничном, в декрете, не работал в связи с простоем, который возник не по его вине, использовал дни ухода за детьми с инвалидностью, не мог работать из-за забастовки других сотрудников. Также исключают время, когда работник был в командировке и в отпуске.
Если весь расчетный период выплат не было, например женщина была в отпуске по уходу за ребенком, то берут 12 месяцев, предшествующих расчетному периоду.
Например, работница была в отпуске по беременности и родам с 11.04.2020 по 28.08.2020, а после этого — в отпуске по уходу за ребенком с 29.08.2020 по 24.06.2023. В этом случае расчетный период будет с 01.04.2019 по 31.03.2020.
Складываем полученные на работе выплаты. Мы определили период для расчета среднедневного заработка. Теперь суммируем все выплаты за работу в этот период: зарплату, премию, бонусы, стимулирующие и компенсации за условия труда.
Социальные выплаты в расчет не берут. Вот примеры:
- оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха;
- материальная помощь;
- беспроцентные займы;
- выплаты за рождение ребенка или за смерть близкого родственника.
Например, если работодатель компенсировал обучение английскому языку, такая выплата целиком не войдет в расчет. Также в расчете не участвуют отпускные и командировочные.
Проще всего запросить историю операций по зарплатной карте за расчетный период и сложить все поступления. Но если работодатель перечисляет одной суммой зарплату и компенсации за проезд, обучение или жилье, можно запутаться. Тогда надо поднять выданные ранее расчетные листки или запросить их копии. Работодатель обязан их предоставить по письменному заявлению.
Подсчитываем премии. В расчет отпускных включают премии, которые начислены за расчетный период: 12 месяцев до месяца отпуска. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год учитывают. А за год, предшествующий предыдущему, — нет.
С квартальными сложнее. Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию за полквартала.
Например, премию выплачивают за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда премию зачтут только за февраль и март.
Считаем среднедневной заработок. Есть две формулы для расчета оплаты за один день отпуска.
Если все 12 месяцев отработаны полностью и не было исключений из расчетного периода, пользуемся этой формулой:
(Сумма выплат за расчетный период / 12) / 29,3,
где 12 — количество месяцев в году, а 29,3 — это среднемесячное число календарных дней за минусом 14 нерабочих праздничных дней
Если же из расчетного периода исключались некоторые периоды, применяем такую формулу:
Сумма выплат за расчетный период / ((29,3 × Количество полных календарных месяцев) + Количество отработанных календарных дней в неполных календарных месяцах)
При этом количество календарных дней в неполных календарных месяцах рассчитывается отдельно по каждому такому месяцу:
29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество отработанных дней в месяце
Например, в расчетном периоде работник был в отпуске и на больничном. Ничего из расчетного периода не исключают, это всегда 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Поэтому пользуемся формулой с не полностью отработанными месяцами.
С 1 апреля 2023 по 31 марта 2024 работник получил 345 620 ₽. Он отработал 10 полных месяцев и 2 неполных месяца: в июне 2023 года у него было 7 дней отпуска, а в феврале 2024 — 7 дней больничного. Сначала подсчитываем количество календарных дней в июне и феврале:
июнь 2024: (29,3 / 30) × (30 − 7) = 22,31
февраль 2024: (29,3 / 28 ) × (28 − 7) = 21,97
Теперь можем подсчитать среднедневной заработок:
345 620 ₽ / ((29,3 дня × 10 месяцев) + 22,31 дня + 21,97 дня) = 1 024,72 ₽
Рассчитываем компенсацию. Мы подсчитали, сколько дней отпуска не использовано. Также мы определились, сколько работодатель должен за один день отпуска. Перемножаем эти две цифры и получаем сумму компенсации за отпуск.
Работник не использовал 31 день отпуска. Его среднедневной заработок — 1024,72 ₽. Сумма компенсации — 31 766,32 ₽.
Обратите внимание: на руки вы получите не всю рассчитанную сумму, из нее удержат НДФЛ. Какой была компенсация до и после удержания, можно посмотреть в расчетном листке.
Зарплата, которую работодатель скрывал от налоговой и платил в конверте, не войдет в компенсацию отпускных. Мы уже писали об этом и о других последствиях черной зарплаты.
Куда жаловаться, если что-то не так
Работодатель обязан сам выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска — без заявления сотрудника. Если работодатель отказался выплачивать компенсацию, жалуйтесь в инспекцию труда.
Если же работодатель выплатил заниженную компенсацию, за защитой своих прав надо идти в суд. Мы уже рассказывали, как это сделать.
Запомнить
- Когда сотрудник увольняется, работодатель обязан выплатить ему денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска. Или по договоренности работник может взять неиспользованный отпуск непосредственно перед увольнением.
- Если с даты, когда сотрудник начал работать или когда начался его очередной рабочий год, прошло 11 месяцев и человек ни разу не отдыхал, он может получить компенсацию за все 28 дней основного отпуска.
- Трудовой кодекс запрещает не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. Но даже если это произошло, отпуска не сгорают и при увольнении работодатель обязан компенсировать все накопившиеся дни, хоть за 10 лет.
- Иногда работники не помнят, сколько дней отпуска они использовали. Эту информацию можно узнать из личной карточки сотрудника, графика отпусков или уведомления о предстоящем отпуске.
- Если при увольнении работодатель не предоставил компенсацию за все неиспользованные отпуска, ее можно взыскать в суде.
