Если график с 9 до 18 не для вас: как фрилансеру планировать рабочие дни

Я зарабатываю фрилансом почти 5 лет — 2 года совмещала с офисом, 3 года только фриланс. У фриланса есть огромный минус — нет четкого рабочего времени «от начальника», поэтому есть соблазн работать по ночам, садиться за задачи в последний момент или просто отвлекаться. «Внутренние часы» редко у кого работают — человек обычно не понимает, сколько времени он тратит на проекты. Поэтому либо берет много задач, либо мучается, что нет денег.

Чтобы четко планировать день и быть более эффективной, 4 месяца назад я начала фиксировать, сколько времени уходит на каждый текст. Оказалось — меньше, чем я думала. Поэтому я спокойно начала брать себе больше заказов и более удачно строить свой график.

Адекватно оценивать свои силы. Это помогает четко понимать, какую нагрузку ты способен выдержать, а какая — уже перебор. Принято, что восьмичасовой рабочий день — это норма, но это средний показатель, и не все физически могут столько интенсивно работать. Это правило работает и в обратную сторону — если все вокруг работают по 4 часа в день, это не значит, что и вам столько будет достаточно.

Ситуация. К вам приходит новый клиент, и нужно понять, сможете ли вы потянуть нагрузку.

Лучше планировать график. Чтобы знать, сколько дел в один рабочий день можно уместить или стоит ли оставлять задачи на время, которое граничит с другими важными делами.

Ситуация. Вы распланировали день, последней поставили задачу, которая по факту занимает 1 час.

Быть более сосредоточенным и делать сразу. Без плана хочется во время работы отвлекаться на соцсети и другие дела, а во время отдыха лезть в телефон и проверять почту — нет четкого графика. С планом все на своих местах.

Ситуация. Вам нужно выполнить большую рабочую задачу, которая займет весь день.

Я пробовала разные инструменты учета времени — гугл-календарь, таймер Помодоро, разные задачники. Сейчас пользуюсь приложением Ticktick — года три назад открыла его для себя как почти идеальный вариант вести свои дела и планы. А четыре месяца назад увидела, что с ним на каждой задаче можно «‎фокусироваться» — и видеть, сколько времени ты работал сегодня, на этой неделе, весь месяц.

Функционал, который сейчас у меня, доступен с платной подпиской — она стоит 28 долларов в год. Но и бесплатной версии хватит, если вы не хотите тратить деньги или просто ищете свой рабочий инструмент.

Каждой задаче даю название по определенному шаблону. Пишу имя фамилию, площадку, тему текста. Фамилию добавляю, чтобы не запутаться — иногда попадаются клиенты с одинаковыми имена.

Благодаря шаблону соблюдается порядок и мне визуально приятно на это смотреть.

На один текст я формирую одну общую задачу, а не делю его на подзадачи. Многие советуют большие задачи делить на мелкие и вносить их в план примерно так: подготовить вопросы → написать черновой вариант → написать итоговый вариант. Я пробовала, мне неудобно.

К каждой задаче ставлю тег (метку). У меня это названия крупных проектов или имена крупных заказчиков, которые дают много мелких задач — потом в статистике я могу посмотреть, какие клиенты дают больше работы, и ставить их в приоритет.

Когда сажусь за работу — включаю таймер в приложении. И работаю час-два без перерывов. Это помогает не отвлекаться, например, на соцсети, потому что когда ты работаешь за телефоном или ноутбуком, всегда есть соблазн зайти и посмотреть, что там изменилось за последний час. Вид таймера напоминает, что сейчас рабочее время, которое я могу закончить или приостановить, чтобы отдохнуть.

Конкретно в этом приложении можно посмотреть, сколько ты работал в день или месяц, какие твои самые продуктивные часы. Это помогает наглядно увидеть, в какое время ты наиболее продуктивен и что не всегда надо садиться за работу с утра, как все.

Эти простые шаги помогают мне быть более продуктивной и организованной и, соответственно, больше зарабатывать. Рабочий процесс оцифрован, я уже точно знаю, сколько я работаю и что могу больше.

Вам может подойти и какой-то другой вариант планирования. Я пробовала разные, и в определенные моменты жизни они мне были полезны и помогали.

Google-календарь. Помогает организовать задачи и составить расписание, создавать и редактировать события, устанавливать напоминания и приглашать других людей к совместной работе. Он синхронизируется со всеми устройствами, подключенными к учетной записи Google, поэтому всегда есть доступ к расписанию. Пользователи также могут делиться своим календарем с другими, чтобы согласовывать встречи и совместно работать над проектами.

Можно как раскидать задачи по дню, так и прописать блоками время работы и отдыха. Мне это оказалось неудобным, потому что постоянно приходилось что-то двигать по времени или редактировать саму задачу, ведь в ней сразу прописывается промежуток времени, который ты ей уделяешь.

Заметки в телефоне. Можно быстро записать и организовать все необходимые дела и идеи. Они всегда под рукой, их легко редактировать и перемещать по приоритетам.

Мне нравилось, что это очень простой формат и нет ничего лишнего. Помогает, когда хочется не загружать свою голову лишним. Хотя видела, например, у блогеров, как они абсолютно все дела прописывают в заметках — кому-то и правда удобно.

Бумажный блокнот. Это может быть ежедневник или просто список дел по типу заметок в телефоне. Для любителей писать от руки и тех, кто так лучше воспринимает информацию. Помогает в гибком формате планировать дела, добавлять заметки и не ограничиваться каким-то одним форматированием.

Недавно я впервые за очень долгое время выписала дела на листок бумаги, потому что хочу видеть все перед глазами.

Notion. Он скорее для фиксирования глобальных планов — цели на год, стратегия развития соцсетей, финансовый план. Можно без проблем создавать списки дел, разделять задачи на категории, определять приоритеты и устанавливать сроки выполнения. Добавлять файлы для более подробного описания задач. Есть уведомления.

Там можно здорово все оформить, но нужно время, чтобы с ним разобраться. А еще считаю его слишком сложным для простого задачника.

Часто головой мы понимаем, зачем нам нужно что-то делать, но все равно не делаем — ленимся, откладываем на потом или отказываемся от этой идеи. Так и с ведением планера. Рассказываю, что с этим делать.

Осознайте потребность. Поймите, зачем вам на самом деле это нужно — после будет легче реализовать свою идею.

Протестируйте несколько инструментов и выберите действительно удобный. Разработчиками созданы тысячи приложений для планирования. Да, многие похожи друг на друга и копируют функционал, но важно тестировать и искать то, что подойдет именно вам. Попробуйте внести основные дела в новый задачник, попользоваться им неделю — даже если сразу может быть непривычно, за прошедшую неделю вы поймете, как настроить чтобы было удобно. Или нет, и тогда перейдете в другой планер.

Например, я оставила «‎Ноушен» для глобальных планов типа стратегии на год, заметки в телефоне использую чтобы быстро записывать идеи, а TickTick — для основного планирования.

Не бойтесь избавляться от ненужного и пробовать новое. Даже если сначала вам понравилось, а потом надоело. Совмещайте несколько инструментов или используйте функционал только частично. Меняйте, если вам стало скучно и захотелось разнообразия — всегда можно вернуться к старому привычному планированию.

Найдите друзей для поддержки. Найдите в своем окружении людей, которым также важно ставить цели и планировать. Можно устроить чат поддержки, созваниваться раз в неделю, обсуждать дела и поддерживать друг друга.

Назначьте себе вознаграждение за планирование. Придумайте список вознаграждений, которые вам интересны и стимулируют к выполнению планов. Установите сами себе небольшие, но достижимые цели и свяжите их с конкретными вознаграждениями. Планируйте и договаривайтесь с собой о том, когда и как вы достигнете своих целей и какой вид вознаграждения получите.