Как я принимаю гибкие методы управления, чтобы не перегореть от операционки

Операционные задачи забирают до 80% времени в любом бизнесе, но погружение руководителя исключительно в них мешает взглянуть на стратегические перспективы компании. Вопрос стоит остро: как эффективно делегировать эти задачи, не снижая качества работы?

В ранние годы моей карьеры как онлайн-менеджера, мой опыт и навыки ограничивали меня работой только над малыми проектами с годовым оборотом в 10—20 млн. Это зачастую приводило к ситуации, когда приходилось выполнять множество разнообразных задач одновременно, от написания текстов до настройки рассылок, превращая меня в «многорукого-многоногого» существа проекта. Эта ситуация, когда вся работа крутится вокруг операционных задач, не оставляла места для стратегического планирования, приводя к постоянной борьбе с текущими проблемами, а не развитию проекта.

Принцип «Голова профессора Доуэля». Извлекая уроки из классической научной фантастики Александра Беляева, представьте себя в роли «головы», а не «рук» в вашем проекте. Это упражнение заставляет задуматься о необходимости каждой «руки» в вашей команде, указывая на места, где нужны новые сотрудники для выполнения задач, которые вы не можете или не должны делать сами.

Многие лидеры склонны брать на себя избыточную нагрузку, считая, что проще выполнить работу самому, чем обучать других. Однако ключевая роль управления заключается в том, чтобы не только исправлять ошибки, но и научить команду извлекать уроки из них, способствуя их самостоятельному росту и развитию.

Рекомендации для эффективного управления:

Ответственность: Каждая задача должна иметь ответственного, четкий дедлайн и определенный итог.

Прямая коммуникация: Избегайте неформальных поручений. Задачи должны восприниматься как обязательные к исполнению, а не как необязательные предложения.

Обратная связь: Для сложных задач установите этапы для обратной связи, чтобы исправления в процессе были проще, чем доработка конечного продукта.

Проверка понимания: Используйте метод «повторения» задачи сотрудником, чтобы убедиться в их понимании инструкций так, как вы их задумали.

Эти подходы не только улучшат процесс управления, но и помогут вашей команде расти, становясь более самостоятельной и ответственной.

Принятие системы управления. Отсутствие систематизированного подхода к управлению неизбежно приводит к хаосу. Моя стратегия для создания порядка и эффективности заключается в применении принципов Agile, включая методы Scrum и Kanban. Эти подходы основаны на ключевых принципах, признающих ценность людей, продуктивности, клиентоориентированности и гибкости перед жестким планированием и документированием.

Ключевые принципы Agile включают:

Приоритет людей: Команда и её потребности стоят выше процессов и инструментов.

Фокус на результате: Рабочий продукт важнее обширной документации.

Важность отношений: Отношения с клиентами ценнее договорных условий.

Готовность к изменениям: Гибкость и открытость к изменениям важнее строгого следования первоначальному плану.

Применение Scrum через организацию работы в спринтах позволяет команде сфокусироваться на коротких циклах разработки с четкими целями, в то время как Kanban поддерживает непрерывный поток задач с визуализацией работы на доске Kanban. Эти инструменты не только улучшают организацию работы, но и способствуют более глубокому вовлечению команды и лучшему пониманию приоритетов.

Принятие и следование системе управления, основанной на этих принципах, не только снижает хаос в проектах, но и способствует созданию более гармоничной, ответственной и продуктивной рабочей среды.

Применение Kanban доски структурирует поток работы, помогая четко визуализировать задачи на всех этапах выполнения от начального планирования до завершения. Вот как это работает:

Надо сделать: Здесь фиксируются все предстоящие задачи. Этот столбец служит вашим общим списком дел.

Анализ: Перенесите сюда задачи, требующие детального рассмотрения или подготовки к разработке. Этот этап помогает понять область и объем работы.

Разработка: Задачи, находящиеся в процессе выполнения, перемещаются сюда. Это сердце вашего рабочего процесса.

Тестирование: Задачи, которые проходят проверку качества или тестирование. Если задача требует доработки, она возвращается на предыдущий этап.

Готово: Завершенные задачи переносятся сюда, отмечая их полное выполнение.

Для тех, кто чувствует, что полная Kanban доска может быть избыточной, можно начать хотя бы с трех основных столбцов: «Надо сделать», «В работе» и «Готово». Это упрощенный вариант помогает поддерживать фокус на текущих приоритетах и следить за прогрессом работы.

Внедрив эти два ключевых пункта управления в вашу ежедневную практику, вы обнаружите значительное снижение операционной загруженности. Это освободит вам больше времени для занятия стратегическим планированием и выполнением задач, имеющих решающее значение для развития вашего проекта или компании.

Использование канбан-метода и недельного календаря в инструменте вроде WEEEK может значительно облегчить управление проектами в различных бизнесах, например, в digital агентстве и цветочном магазине. В этом подходе ключевое внимание уделяется визуализации работы и задач как на индивидуальном, так и на командном уровне, что обеспечивает ясность и контроль за процессами.

В канбан-доске проекты разделяются на этапы, и каждая задача может быть привязана к определенной дате в календаре, позволяя легко отслеживать сроки и приоритеты. Это позволяет видеть полную картину по всем проектам и задачам, облегчая планирование и выполнение работ.

Канбан-доска делит процесс на шаги, например, от идей для постов до оформления визуала, что позволяет наглядно отслеживать прогресс по каждому направлению. Этот метод не только упрощает организацию работы, но и помогает выявлять и решать возможные проблемы на ранних стадиях, повышая общую продуктивность.

Основы гибкого управления: Пошаговые руководства начинают с основ, предоставляя четкое понимание принципов гибкого управления. Это позволяет новичкам быстро войти в курс дела и начать применять эти методы в своей работе.

Для тех кому все вышеперечисленное слишком трудно, могу рекомендовать пошаговые руководства от сheckbusiness и подобных ресурсов. Станут отличным стартовым пунктом для тех, кто стремится внедрить гибкие методы управления в свою работу, улучшая эффективность проектов.