Как организовать свое время и работать эффективнее

Этот текст написал читатель в Сообществе Т⁠—⁠Ж

Умение управлять своим временем позволяет в разы повысить личную эффективность. Если вы пока не обладаете этим полезным навыком, его вполне можно приобрести.

Один из ценнейших навыков для любого руководителя — умение грамотно распределить время и максимально эффективно работать в условиях многозадачности. Как и любой другой навык, его можно развить и укрепить, что однозначно идет на пользу бизнесу и способствует личностному росту. Например, мы помогаем своим франчайзи правильно настроить тайм-менеджмент, чтобы всегда хватало времени на работу, семью и хобби и не приходилось вязнуть в болоте из нерешенных задач.

Конечно, наши рекомендации — это не тайна за семью печатями: обо всем этом можно прочитать в сотнях книг, узнать из множества курсов и вебинаров по теме тайм-менеджмента. Главное же новшество — это подход к управлению временем. Мы считаем, что эти методики и рецепты необходимо применять не от случая к случаю, а постоянно, и только тогда они дадут эффект.

Многозадачность: что с ней делать?

Начали с пункта «а», плавно перешли к пункту «б» и, наконец, остановились на пункте «я» — четко и последовательно. Хотелось бы, чтобы каждый рабочий день выглядел именно так. Однако в реальности нам очень часто приходится решать несколько задач одновременно, и неудивительно, что от этого страдают и качество работы, и моральный дух, и атмосфера внутри коллектива.

Так, руководители детских садов могут одновременно улаживать проблемы с поставками продуктов, проводить рабочие планерки с персоналом и отвечать на вопросы родителей. Как успеть сделать все в срок, учитывая специфику сферы? Как распределить свои силы, чтобы сделать все хорошо и при этом не выдохнуться раньше времени? Нам помогают простые, но эффективные инструменты.

Органайзер. Простой бумажный блокнот, приложение в телефоне или программа на компьютере — это надежные помощники для любого, кто живет в режиме многозадачности под девизом «Успеть все». Это удобно не только потому что наглядно: так можно распределять задачи по степени важности, составлять расписание, исходя из ваших приоритетов. В конечном счете привычка планировать и фокусироваться на самом главном делает вас более организованным, а вашу работу — намного эффективнее. Благодаря органайзеру вы сразу видите, на каком этапе находитесь, кто и за что сейчас отвечает и какие нужно ставить задачи перед командой в первую очередь.

Делегирование полномочий. Часто это гораздо целесообразнее, чем стараться делать все самим. Сотрудники вполне способны решать текущие вопросы и закрывать рутинные задачи, освобождая руководителю время для разработки стратегии и решения глобальных проблем. Роль главы компании, как мы ее понимаем, гораздо шире роли простого администратора: он еще и вдохновитель, и организатор творческого процесса. Но этого трудно добиться, если руководитель тратит время на текучку. Поэтому необходимо делегировать полномочия соответственно тем навыкам и способностям, которыми обладают члены команды.

Планерки. Регулярные встречи с коллективом не только дисциплинируют сотрудников, помогают вовремя выявить те или иные потребности в оборудовании, материалах, продуктах и так далее, но и настраивают команду на общую работу. Именно на планерках руководитель может объявить о стратегических планах, рассказать о планирующихся новшествах, узнать мнение сотрудников по тем или иным вопросам.

Правильная последовательность

Говоря о тайм-менеджменте, мы не имеем в виду, что теперь надо работать в режиме 24/7. Скорее, речь идет о возможности так распланировать время и распределить усилия, чтобы жизнь в целом стала более комфортной и насыщенной, а работа — максимально эффективной.

Вот один из примеров. Руководитель должен встретиться с родителями — потенциальными клиентами, которые хотели бы познакомиться с работой детского сада. Есть выбор, когда назначить эту встречу. Оптимальнее всего организовать такую экскурсию в первой половине дня, когда дети играют и занимаются с педагогами до обеда и сна. Решать деловые вопросы, такие как обсуждение контрактов с поставщиками или рекламные заказы, напротив, лучше во время тихого часа, когда у руководителя минимум других задач. Во второй половине дня удобнее контролировать работу персонала и общаться с родителями, которым комфортнее встречаться с директором после работы, чтобы обсудить те или иные нюансы, связанные с пребыванием ребенка в детском саду.

Таким образом, тайм-менеджмент вместе с планированием, использованием органайзера и делегированием полномочий — это действенная система, которая позволяет организовать рабочее и личное время наиболее рационально. Одно из ключевых условий успеха здесь, как показывает опыт, — регулярность. Необходимо не просто попробовать раз или два, а придерживаться этой системы постоянно, и тогда увидите, как вырастет эффективность вашей жизни во всех направлениях.

Слишком общие фразы, мало конкретных инструментов и приёмов.

2

Какое счастье, что на текущем месте работы у меня нет никаких "планерок".

1