Бесит, когда люди не умеют вести деловую переписку

13K

Бесит, когда люди не умеют вести деловую переписку

Этот текст написал читатель в Сообществе Т⁠—⁠Ж. Бережно отредактировано и оформлено по стандартам редакции.

Аноним

переписывается с директорами

Когда я училась в школе и мне нужно было писать письма по электронной почте, я всегда начинала с приветствия и заканчивала своей подписью.

В школе нас учили писать такие письма для ЕГЭ по английскому: в начале письма приветствие, потом основной текст, а в конце что-то вроде: «С уважением, Иван Иванов». В университете на первом курсе у нас был предмет «деловое письмо». На лекциях мне казалось, что говорят простые истины: мало кто, обладая хоть каким-то интеллектом, сможет написать письмо без темы, приветствия и подписи. Но нет.

Сейчас я работаю со школами и часто переписываюсь с директорами, секретарями и людьми, ответственными за закупки.

Только 15% из всех, кто мне пишет, в конце ставят хотя бы подпись. Остальные обходятся без формальностей.

Многие заказчики считают, что они единственные, кто нам пишет, поэтому сообщение без темы и подписи в духе «срочно выходите на закупку», присланное с электронного ящика masha007@***.ru от Маши Ивановой, считается нормой. Правда, позже выясняется, что это уважаемый директор областной школы.

Хорошо, если пишут без грамматических ошибок. Бывали случаи, когда заказчики допускали ошибки в словах даже в контрактах. Я молчу про знаки препинания: видимо, в 21 веке ты и без них можешь и должен понимать, что человек хотел написать.

Я не знаю, как бороться с этой проблемой. Просто хочется всем подарить книгу с правилами деловой переписки.

Иногда мне надоедает играть в детектива и пытаться понять, кто пишет. В ответ на такие письма я вежливо, со всеми необходимыми атрибутами электронного письма в виде темы, приветствия и подписи прошу о том, чтобы человек хотя бы представился и написал, из какого он учреждения.

Бесит! Читатели — о вещах и явлениях, из-за которых они впадают в ярость

Рассказать свою историю

работа

РедакцияРасскажите, если сталкивались с подобным на работе:

Алиса МаркинаНовые правила деловой переписки - отличная книга. Согласна, что её нужно иметь в каждой организации, чтобы люди уважали друг друга.26
Алексей ПетровСогласен с автором. Дополню. В наше время дистанционки приходится одновременно общаться по всем каналам - почта, ватсап, зум, В контакте и по телефону :) Поэтому желательно не создавать адресату лишних проблем. Во-первых, заполняйте тему письма. Если мне человек шлёт по 10 писем в неделю, очень трудно найти из них нужное. Задоблаешься просматривать. Во-вторых, в начале надо поздороваться ;) При личной встрече мы же не говорим «Ну?!», а все же «Здравствуйте!». И в конце (а можно и в начале) надо бы представиться, если пишешь не другу, которого ты с детства знаешь. Человек не обязан помнить всех подряд, и должен знать, с кем общается. Полезно в подпись вставлять мобильный телефон. Вдруг адресат захочет что-то уточнить быстро, не надо заставлять его копаться в смартфоне и вспоминать, как он вас там записал. Если переписка корпоративная, надо указывать должность и отдел. А то, может, вы даёте указания, а адресат их и не обязан выполнять. Или наоборот обязан. Само письмо должно быть информативным и не требующим разъяснений. «Здравствуйте, я такой-то такой-то, хочу вот этого, готов предложить вот то, если Вам интересно, пишите сюда или звоните туда. С уважением, такой-то».20
ТучаРаботала в консалтинге, навык деловой переписки с клиентом там самый первый и важный, вбили на всю жизнь :) С внешними клиентами, считаю, он обязателен, а внутри компании, особенно если с этими коллегами общаешься постоянно, некоторыми деталями можно пренебречь. Тема письма обязательна всегда, сейчас уже не представляю, как можно отправить письмо без него.11
Снорри СтурлусонСергей, > Кроме учителей русского языка это никого не напрягает. Ошибаетесь. Усвоить основными правила родного языка не составляет большого труда, а намеренное игнорирование норм оставляет не самое приятное впечатление о собеседнике.33
OльгаСергей, ну лично меня напрягает, когда вместо "как будто" пишут "как буд то". Если я переписываюсь с человеком, который допускает грамматические ошибки в проверяемых ударением словах или вот то, что вы описали, у меня сразу складывается мнение, что я переписываюсь с каким-то дегенератом и не могу воспринимать его серьезно. Уважающий себя и своего собеседника человек так делать не будет, к тому же, это очень бьет по имиджу компании, в которой он работает. К тому же, в большинстве случаев, когда человек неграмотен, это значит, что он мало читает, ибо если бы читал, то хотя бы на уровне интуиции запомнил. А в проверяемых словах ошибки - это отсутствие логики. Запятые ещё ладно, хотя опять же, бывают ситуации, когда без них вообще непонятен смысл: "казнить нельзя помиловать", ну и в этом ключе. Иногда я даже и подруг в соц.сетях не понимаю, потому что знаков препинания нет. Так что с фразой "Русский язык переусложнён всякими никому не нужными правилами, отступление от которых не делают речь менее понятной. В деловой переписке главное — максимально быстро донести смысл до собеседника" - вообще не согласна. И да, максимально быстро и понятно донести мысль до собеседника - это как раз четко, правильно и корректно написать письмо, а не "вы нам давали кп на обарудавание по физики срочно учитель просит дайте ещё два на химию что у вас имеется. школа".52
Иван ДрагоСергей, орфография и грамматика - это не "формальности", в просто признак уровня. Умеете писать грамотно - к вам одно отношение. Не умеете, пишете как 6классник-второгодник с 5 ошибками на 10 слов - ну ОК, не вопрос, "сэкономили время". Не удивляйтесь результатам.15
ЗабудкаА ещё больше бесит, когда каждый ответ начинают новым письмом, не сохраняя предыдущую переписку. Особо оригинальные персонажи умудряются даже свою тему каждый раз ставить.85
Ольга БекасоваСергей, унифицированные правила придумали как раз для того, чтобы был сразу понятен смысл и адресат не тратил лишнее время и силы на попытки разобрать, что имел в виду автор письма. Лишние знаки и пробелы в тексте отвлекают так же, как если бы в личной беседе человек внезапно издавал неуместные звуки и корчил рожицы.12
Aleksandr K.Вы пропустили запятую, обозначающую закрытие уточняющего оборота, в последнем предложении между словами "подписи" и "прошу". Не воспримите за занудство! :-) Меня тоже раздражают такие письма без тем и подписей.17
OльгаСергей, что значит не поехать в шиномонтажку, где сотрудник пишет правильно? По вашей логике все сотрудники хороших шиномонтажек должны быть неграмотными, а если он вдруг нечаянно учился в школе нормально, то он не должен быть сотрудником шиномонтажки и не должен грамотно писать?)))) Жесть. Я бы наоборот поехала в такую шиномонтажку ещё быстрее, чем в другую, т.к. раз человек запомнил, как правильно писать, то может он и шины менять лучше умеет. И может быть, это был его осознанный выбор работать там, а не только из-за того, что никуда больше не брали.14
Воинствующий котеистУровень грамотности сильно упал на многих уровнях — и бытовом, где это ещё с натяжкой, но простительно, и там, где это совсем неприемлемо: в юридических документах, в крупных (в том числе федеральных) СМИ, в сообщениях от учителей и преподавателей, на официальных сайтах и страницах фирм.10
Дама с АмстердамаАлексей, а я считаю что переписку надо в одном месте вести Чтоб потом не вспоминать где же тебе написали: в скайпе, в слаке, в почте, по вотс ап, или кто-то позвонил по пути в туалет. Честно, надоело уже быть детективом.30
АнонСергей, и как вы поняли фразу "что у вас имеется" без знаков препинания? "Из числе того оборудования, что у вас имеется (с которым мы уже ознакомлены и согласны)"? "Что у вас имеется в наличии (то есть отправьте нам список)?" Не говоря уже о том, что непонятно: какая школа, когда мы ей что-то давали и что конкретно она имеет в виду под словом "срочно". День? Неделя? Начало следующей четверти? Да, зачастую можно понять и вырвиглазно написанную фразу, вот только усилий на это придётся потратить гораздо больше. И искать по ключевым словам потом тоже затруднительно, если они написаны неправильно. То есть собсеседник экономит собственные усилия один раз, чтобы получатель письма затем страдал неоднократно.16
АнонСергей, изношенная футболка с въевшимися пятнами и батины треники — тоже одежда, всё понятно, человек не голый. Но стоит ли так приходить на деловые встречи?11
OльгаСергей, а что конкретно вам понятно? Просто интересно узнать, а потом ответить вам, как оно на самом деле. Потому что эту фразу можно очень по-разному понять. Как минимум, 3 варианта: 1) Вы давали нам КП по физике, нам нужно ещё два. Это срочно нужно для учителя. Какое оборудование по химии у вас имеется? 2) Вы нам давали КП по физике. Учитель просит ещё два КП по химии, срочно. Что у вас имеется? 3) Вы нам давали КП по физике. Учитель просит ещё два по химии из того, что у вас уже имеется в наличии. И именно для быстрой и понятной переписки, было бы намного удобнее, если заказчик сразу бы расставил все знаки. Тогда не пришлось бы спрашивать его, что он имел в виду. А если ему задать просто вопрос: "Что вы имеете в виду?", - он ведь тоже не поймет. Для него то итак все понятно. Ещё и обидится. Поэтому ему приходится тоже вот так писать много текста и расписывать варианты, которые могут быть. А на это тратится время. И получается совсем не быстро. Проще один раз сказать все четко и понятно, чем 10 раз писать по одному сообщению с одной непонятной фразой.3
АнонСергей, чего вы прицепились к сантехникам? В статье акцент делался на учителях и директорах. Никто не требует от сантехника "белый костюм Brioni". И от простой деловой переписки никто не требует изысканности, безупречного хитромудрого форматирования, модного почтового домена и вычурной деловой трёхэтажной подписи. Речь идёт об элементарных нормах приличия. Конечно, лучше пусть мне починит раковину грязный воняющий сантехник, чем не починит никто. Но если можно будет выбрать чистого и опрятного матера — я выберу именно его. А если он ещё и изъясняться будет грамотно... Это вызывает уважение и желание работать именно с этим человеком, уверенность в том, что он вообще способен на осмысленную деятельность.16
АнонСергей, вы приводите крайние случаи как пример нормы. Естественно, если у человека нет выбора, он будет делать то, что обязан. И тухлятину будет есть, если умирает от голода. Это не говорит о том, что просто есть тухлятину в наше время — абсолютно нормально, "ачотакова".18
Павел ОнегинАноним, Проблема с Темами, подписями и понятия от кого пришло письмо - очень хорошо решается Системными администраторами при первичном содействии менеджера(Директора) Так например в норм компаниях на этапе входа в курс дела уже создаётся шаблон письма например в Outlook'e (Написать письмо - полный шаблон, ответить на письмо - сокращённый шаблон, Автоматическая рассылка шаблонного письма при выходе в отпуск) - все эти действия подвластны каждому и по сути хорошо бы их решить при устройстве на работу. По поводу того, что вам сложно определить кто вам пишет и из какого учреждения - опять же бороться с этим будет тяжело, если вы работаете с Образовательными организациями, т.к. оони не приручены к корпоративной(рабчей) почте и пользуются личными - что кстати тоже должно было бы решаться Системными администраторами при содействии директора, чтобы деловая переписка не осуществлялась с Личных почт. Способ для определения кто вам пишет, Заведите себе Папки в Outlook'e например Школы и Университеты Техникумы Например В каждой Школе заведите папочку соответствующей № школы. Получив письмо от одной школы и поняв к какому номеру она принадлежит - настройте фильтр своей почты чтобы письма от данного человека попадали в Папку Школы - №14 Например. Если вы сторонница Структурировать и общаться деловой перепиской, то можете добавить в свою подпись ссылку на документ в котором будет понятный для вас шаблон. Пример: ____________________________________________________ С Уважением Иванова Ирина Илларионовна iivanova@mail.ru ООО "Гос Закупки" Тел: 8(800) 200 600 Добавочный 15 Для ускорения обработки ваших обращений просим вас писать письма по шаблону: Ссылка Ссылка может быть например на GoogleDocs'e там же на второй вкладке можете указать В каком формате хотели бы видеть Темы и каким образом можно было бы описать наиболее полезное и информативное письмо, например по принципу "Привет ЧГК" (Приветствие Что Где Когда/При каких условиях) Что - Закупка канцтоваров дала сбой Где - на портале ГосЗакупок gosZakupki.rururu Когда/Условия - При оформлении по бланку ТП-38 после нажатия на "собрать корзину" Получится следующее обращение: Добрый день. Закупка канцтоваров дала сбой на портале ГосЗакупок gosZakupki.rururu При оформлении по бланку ТП-38 после нажатия на "собрать корзину" PS: В ссылке вы можете создать шаблон под копипаст, чтобы заполнялись определённые графы - так будет для вас всегда понятно, например разбив графы. Описание: Закупка канцтоваров дала сбой на портале ГосЗакупок gosZakupki.rururu При оформлении по бланку ТП-38 после нажатия на "собрать корзину" Документ: ТП-38 Сроки: 28.02.2021 - должен быть оформлен заказ, отчитываться перед руководством PS2: Переучить большую группу людей у вас не получится, но отчасти вам станет легче, если возьмёте на вооружение часть выше изложенного.21
Ze ZelСергей, грамотная речь — это не дорогой костюм и не пиджак, это простая чистая одежда.21
Виталий АлексеевОльга, и когда нажимают "ответить" вместо "ответить всем" - и приходится по новой собирать всех в переписку и напоминать отправителю, чтобы сохранял всех адресатов.35
Александра БыковскаяНапрягает, когда пересылают простыню переписки, длящуюся несколько дней без твоего участия, и пишут "помогите плз по вопросу ниже". И сиди гадай, что же за вопрос из всей этой переписки на самом деле относится к тебе... Еще напрягает "Заранее спасибо", бессмысленная и беспощадная добавка к обращению. А если комбо "Помогите по вопросу ниже плз, заранее спс", то иногда хочется стол опрокинуть :D Присоединяюсь к Алисе Маркиной: "Новые правила деловой переписки" - обязательное чтиво для всех, кто ведет переписку, ну или просто для всех вообще.32
Natalia ShakhoffАлиса, да, как и "Пиши, сокращай". Вообще грамотный русский язык и информационный стиль — основа нормальной деловой переписки. Без этого собеседников сложно воспринимать всерьёз.8
Снорри СтурлусонСергей, но в этом же нет абсолютно ничего хорошего. Лично меня даже собственные опечатки расстраивают, хотя я понимаю, что часто причина в очень низком зрении - набираю частично вслепую. Но, по крайней мере, я знаю, что мой мозг заточен на сложные взаимосвязи. А на что заточен мозг человека, который ленится потрудиться над грамотным написанием, чтением длинной книги, просмотром сложного фильма? Который стремится к максимальному упрощению?11
Иван ДрагоСергей, точно. Я поеду только в шиномонтажку, где сотрудник отвечает голосовыми вида "ааа, брат, приежжай, поменяем тваю резину, мамой клянусь!"8
Иван ДрагоСергей, похоже, вы вообще не понимаете, что такое диалекты. Их никто специально не придумывал, это работает не так. Просто когда жители некой деревни выезжают за ее пределы только раз в год в город на ярмарку - они неизбежно будут говорить чуть по другому, чем жители другой деревни в 100 км от них. И так веками. XX век с его индустриализацией, урбанизацией, централизованным радио, а потом телевидением существенно "размешал" и выровнял языковую среду в рамках отдельных стран. Поэтому существуют "RP English", "московский русский" и "пекинский путунхуа". И одно дело, когда на своем диалекте говорит чужак, и совсем другое - когда местный, который учился в соседней с вами школе. "- Скажите, Галя, вы коренная москвичка? - Пускай цэ будет моей тайной."7
Ivan PetrovВиталий, может он просто не хочет "отвечать всем" ) он - в смысле я6
Ivan PetrovСнорри, если даже исландец из 12 века топит за правила русского языка, то нам, русским людям, не знать стыдно!3
OльгаСергей, не угадали. Речь была о 2х КП по физике. А по химии заказчику нужен был список ходовых позиций. А никто и не говорит здесь про то, что сотрудники будут хамить. «Клиент всегда клиент» - это итак понятно. Но совершенно не значит, что такое написание писем должно считаться в порядке вещей. Особенно теми, кто работает в образовательной системе и учит детей грамотности, объясняя, как это важно. А на деле вот что.8
OльгаСергей, академический русский язык и простое умение грамотно писать слова - немного разные вещи.7
К сожалению, в России только зарождается культура делового письма. Все эти Маши и Пети ещё вчера учились в ВУЗах, где этикет в виде необязательного предмета если и есть, то только первую половину первого семестра. Отсюда и повальная безграмотность. Ошибки, пропуски знаков препинания, а ещё очень часто хамство. Да-да-да, есть уникумы, которые считают нормой хамить в переписке. У нас на работе подобное существо по имени Миша присутствует. Ему оскорбить, как в носу поковыряться. Иногда удивляешься, как ему зубы ещё не выбили. Другой тип выдающихся работников - это передасты-попрошайки. Как правило, они пишут тебе с какой-то просьбой о помощи, прикладывая нереально огромную переписку с половиной компании за три месяца и сопроводительным текстом: "Помогите ответить на вопросы" или "Просьба прокомментировать". То есть им даже лень сформулировать вопрос, просьбу, обращение, они считают, что ты обязан тратить свое время, разбираться в куче переписки, догадываться и разбираться. Ужас.10
Mishka PandaА меня напрягает, когда все свою километровую подпись ставят в каждое сообщение! Хотя достаточно в первом сообщении указать полную подпись, а в следующих обходиться короткой версией.7
Велена"видимо, в 21 веке ты и без них можешь и должен понимать, что человек хотел написать". Именно так они и думают)3
Mikhail PodmoskovnyВиталий, хуже этого только когда человек нажимает "ответить всем" на любые сообщения, типа массовых рассылок и начинает задавать свои оригинальные вопросы нескольким сотням человек51
Анна ЛещоваСергей, в Японии даже сантехник придет к тебе домой в нормальной чистой рабочей форме. Потому что прийти в грязной растянутой футболке на работе это неуважение к клиенту и удар по имиджу компании. А специальная рабочая форма (возможно, не прямо вчера купленная/постиранная/поглаженная, но опрятная и без дырок) гораздо удобнее и безопаснее.4
Денис ЛеоновБесит, когда: — в письме нет приветствия; — используют неуместные англицизмы; — пересылают историю переписки, в которой для просмотра вложения нужно «промотать» 750 км истории; — ведут переписку в разных историях по одной и той же теме; — перечисляешь вопросы (1, 2, 3, N...), а тебе отвечают не на все, а на что-то усреднённое и приходится тратить время на мольбы о внимательном прочтении письма (Аааааа🤬). Разделяю боль автора статьи в части орфографии и пунктуации.30
Мэттью ПрокофьевКоллеги, давайте не будем тут устраивать не понятно что10
Asker 80Бесит: 1. Большой список адресатов - если адресатов больше 3-5 чел, то надо чётко понимать зачем их всех включать в переписку, а не "я на всякий случай". 2. Когда отправитель не понимает чем адресат (те кто в поле "кому") отличается от тех, кто в копии. 3. Когда переписку с одной темой используют для совершенно других тем. 4. Письма с пустой темой. Для их авторов в аду есть свое место.7
Hey YouКогда общаешься с китайцами, обращение Dear bro, уже становится нормой10
АнтонА как вам такое? Текст письма в теме сообщения.15
ToptyshКогда твой руководитель пишет "сдесь"7
Yaroslav VelikiyАлександр, хороший троллинг) Хотя действительно не до смеха - когда получаешь письмо вообще без запятых, зато с горой эмодзи.4
OльгаNikolay, вообще, вот я училась в вузе и именно на первом курсе у меня был предмет "деловое письмо". И на практике я встречаю таких вот "писак", и они как раз таки много старше меня. Мне 26, а средний возраст тех, кто не умеет нормально переписываться - около 45. Хотя, конечно, и моего возраста есть люди.2
OльгаДенис, оооо усредненные ответы - это боль. И как раз из-за них обычно и получаются километры переписки. Сначала он ответит на один вопрос из 3х, ты ему напомнишь ещё про два, он ответит опять на один из 2х, а потом опять из него щипцами вытаскивай.15
Денис ЛеоновOlga, кстати, уверен, что с таким моветоном сталкивались почти все: переписка плавно переходит из почты в мессенджер, а затем — в аудиосообщения в ответ на текстовые 🤯🤬3
Янис Смирновольга, в чём смысл ставить пробел перед запятыми и точками?7
Oleg NaumofOlga, вам везёт. У нас тоже были несколько занятий по деловому письму, вел его 45+ инженер, и то, что он предлагал, не особенно современно. Например, он предлагал всегда обращаться на имя-отчество и на "вы".0
Oleg NaumofКристина, согласен, как-то стажёром отправил клиенту письмо без подписи, помню до сих пор :)0
Марта ТалдыкинаАнтон, ещё и капслоком и многоточия вместо точек 🙈3
ThisisДенис, поэтому надо устанавливать правило: общение в почте, все деловые важные вопросы и решения - в почте. Тогда очень легко восстановить ход событий в случае разногласий и найти истину. Спасало неоднократно.1
Pavel MartynovБесит, когда в тело письма вставляют графические элементы дизайна или баннеры компании. Уууу, да вы никак освоили проклятый HTML особенно отправленный с винды, когда на маке это все ваше оформительское рюше-говнище представляется в виде десятка вложенных графических файлов из которых только 1-2 тебе действительно нужно открыть и просмотреть. Пишите кратко, по существу, конкретному адресату, используя UTF-8|16, plain text и благословит вас Аллах! А еще есть №удаки которые вставляют "в подвал" целые письмена-портянки про корпоративный копирайт+экологию+миссиюговнокомпании и что "если вы получили по ошибке письмо от нашего сотрудника-алкаша с кривыми руками...." горите вы все в аду! В моем ящике за год собирается 70000 писем с важной инфой от людей и промышленных роботов, но из них 4/5 объема - гигабайты вашего бестолкового мусора! Это бессмысленная нагрузка на it-инфраструктуру любой компании.4