Как заполнять приходный кассовый ордер

Обсудить
Аватар автора

Марина Суховская

разобралась в нюансах

Страница автора

Приходный кассовый ордер, ПКО, — первичный документ, который должны оформлять организации при приеме наличных в кассу. Его составляют по унифицированной форме КО⁠-⁠1.

Индивидуальные предприниматели могут не оформлять ПКО, как и другие кассовые документы.

Нормативная база

  1. Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210⁠-⁠У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами».
  2. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций».
  3. Информация Минфина № ПЗ⁠-⁠10/2012.
  4. Ч. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402⁠-⁠ФЗ «О бухгалтерском учете».
  5. П. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда нужно оформлять приходный кассовый ордер

ПКО оформляют почти при любом поступлении наличных денег в кассу организации, в том числе если деньги:

  • сняты со счета в банке для выплаты зарплаты;
  • изъяты из терминала или кассового аппарата в магазине и внесены в центральную кассу организации;
  • получены от участника ООО как материальная помощь.

Когда подотчетный работник возвращает непотраченные деньги, тоже надо составить ПКО.

Но если в расчетах наличными компания должна применять кассовый аппарат, ПКО на каждую принятую сумму не оформляют — только выдают чек покупателю. На итоговую выручку за смену составляют единый ордер.

Рассылка для тех, у кого свой бизнес
Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно

Кто оформляет и подписывает приходник

Это делают главный бухгалтер и обычный бухгалтер или другое должностное лицо, например кассир, которое уполномочено принимать наличные деньги.

Если в организации нет ни бухгалтера, ни кассира, приходный ордер оформляет и подписывает руководитель компании.

Как заполнить ПКО

В приходном кассовом ордере две части:

  1. Левая — собственно ПКО.
  2. Правая — квитанция к нему.

Сам ордер, то есть левая часть, остается в кассе организации, а квитанцию надо отдать вносителю денег — она подтверждает их прием.

Посмотрим, как надо заполнять отдельные строки приходного кассового ордера.

Строка «Основание». В ней указываем содержание хозяйственной операции, например — получение наличных в банке на командировочные расходы.

Строка «В том числе». Здесь пишем сумму НДС цифрами. Если операция не облагается налогом, то нужно указать: «Без НДС».

Строка «Приложение». Сюда вписываем номера и даты прилагаемых документов, например — «Корешок банковского чека от такого-то числа номер такой-то».

Вносить исправления в приходный ордер нельзя. Если вы ошиблись при составлении ПКО, ордер надо уничтожить и составить новый.

А теперь рассмотрим, как нужно заполнять ПКО в отдельных ситуациях.

Примеры заполнения ПКО

СитуацияЧто писать в ПКО
Работник — подотчетное лицо возвращает в кассу непотраченные деньги• В строке «Основание» — «Возврат неиспользованных денег, выданных под отчет»
• В строке «Приложение» — реквизиты авансового отчета, который составил подотчетный работник
Работник компании, например кассир, получает в банке наличные для выплаты зарплаты• В строке «Принято от» — ФИО работника
• В строке «Основание» — «Получение наличных с расчетного счета ООО „Лютик“ для выплаты зарплаты»

Примеры заполнения ПКО

Работник — подотчетное лицо возвращает в кассу непотраченные деньги
Что писать в ПКО• В строке «Основание» — «Возврат неиспользованных денег, выданных под отчет»
• В строке «Приложение» — реквизиты авансового отчета, который составил подотчетный работник
Работник компании, например кассир, получает в банке наличные для выплаты зарплаты
Что писать в ПКО• В строке «Принято от» — ФИО работника
• В строке «Основание» — «Получение наличных с расчетного счета ООО „Лютик“ для выплаты зарплаты»

Нужна ли печать на ПКО

Печать или штамп нужно ставить только на квитанции к приходнику. В законе нет конкретного перечня реквизитов, которые должны быть на этой печати. Так, это может быть штамп с названием организации, ее ИНН и словом «Получено».

Как кассир принимает деньги по ПКО

Сначала кассир, получивший приходный кассовый ордер, должен проверить, что:

  1. В приходнике стоит подпись главбуха или бухгалтера, а если их нет в компании — тогда подпись руководителя.
  2. Сумма цифрами соответствует сумме прописью.
  3. Подтверждающие документы, указанные в ПКО, есть на самом деле.

Потом кассир принимает наличность и пересчитывает ее на виду у того, кто принес деньги. После кассир сверяет полученную сумму с указанной в ПКО. И если все верно — подписывает приходник, ставит печать на квитанции к ПКО, отрезает эту квитанцию и отдает вносителю наличных.

При оформлении электронного ордера квитанцию можно направить на электронную почту вносителя. Но для этого у всех подписантов ПКО должна быть квалифицированная электронная подпись.

Если сумма вносимых денег не соответствует сумме в ПКО — меньше или больше, кассир предлагает вносителю добавить необходимую сумму либо возвращает часть денег. Если вноситель отказывается дать недостающую сумму, кассир должен вернуть ему деньги, а неверный приходник — перечеркнуть и отдать главбуху или бухгалтеру, чтобы тот переоформил ПКО на правильную сумму.

Как вести учет ПКО

Информацию о поступлении наличных в кассу и о номере приходника нужно внести в кассовую книгу по форме КО⁠-⁠4. Книгу можно вести как электронно, так и на бумаге, но последний вариант уже редкость.

Бухгалтерские программы автоматически формируют кассовую книгу за каждый день, когда оформлялись ПКО. В конце дня надо распечатать два одинаковых листа книги и подписать их. Первый экземпляр остается и хранится у кассира, а второй надо отдать в бухгалтерию, прикрепив к нему все ПКО за день.

Также для учета ПКО можно вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме КО⁠-⁠3. Но это необязательно.

Сколько хранить приходные кассовые ордера

Как и другие кассовые документы, ПКО надо хранить не менее 5 лет с года, в котором они составлены.

Но если 5 лет уже на исходе, а по конкретному приходнику возникли разногласия, например судебный спор с контрагентом, то кассовый документ надо хранить до принятия решения по делу.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes