Как заверить бумажную копию документа

Обсудить
Аватар автора

Марина Суховская

разобралась в нюансах

Страница автора

Копии документов работодатели выдают по запросам работников, госорганов или направляют в суд в качестве доказательств. Их нужно заверять — делать надписи о подтверждении, что копии соответствуют подлинникам. Тогда у них будет такая же юридическая сила, как и у оригинала.

Заверенные копии может потребовать представить налоговая в ходе различных проверок. Есть специальные правила, по которым копии документов заверяют, — о них и расскажем.

Нормативная база

  1. Ст. 62 Трудового кодекса РФ.
  2. Ч. 8 ст. 75 Арбитражно-процессуального кодекса РФ.
  3. Подп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8⁠-⁠2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.
  4. П. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97⁠-⁠2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
  5. Требования к документам, представляемым в налоговый орган, утв. приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Как заверять копии

На любой части листа документа поставьте отметку о заверении. В ней должны быть:

  1. Слово «Верно». Иногда пишут «Копия верна», так тоже можно. Некоторые еще дополнительно ставят штамп «Копия» в верхнем правом углу документа.
  2. Должность лица, заверившего копию.
  3. Его собственноручная подпись. Факсимиле использовать нельзя.
  4. Расшифровка подписи, то есть инициалы и фамилия.
  5. Дата заверения копии.
Так выглядит заверение копии
Так выглядит заверение копии

Если заверенная копия нужна, чтобы предъявить ее в другом месте, например в госоргане, то по госту отметку надо дополнить фразой «Подлинник документа находится в организации _____, дело № ___ за _____ год» и поставить печать, если она есть.

На практике этого, как правило, никто не делает, чтобы не «утяжелять» заверительную надпись и сэкономить время
На практике этого, как правило, никто не делает, чтобы не «утяжелять» заверительную надпись и сэкономить время

Если в документе несколько страниц, то можно заверить каждый лист либо пронумеровать страницы, прошить их и проставить нужные реквизиты на обороте последней страницы документа — там, где документ скреплен.

Копии документов вправе заверять:

  1. руководитель организации или лично ИП;
  2. другой человек, у которого есть это право по доверенности либо в соответствии с должностной инструкцией.

Как заверить копии документов для налоговой

Когда налоговая инспекция проводит камеральную, выездную или встречную проверку, она может истребовать у проверяемого лица копии документов. Их надо заверять по специальным правилам:

  1. Все документы разделите на тома объемом не более 150 листов. Это не касается многостраничных документов, в которых свыше 150 листов, — они формируются одним томом.
  2. Листы в каждом томе пронумеруйте сквозным способом арабскими цифрами.
  3. Каждый том прошейте так, чтобы инспекторы могли свободно прочесть текст на каждой странице и скопировать ее.
  4. Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите.
  5. В месте скрепления нанесите бумажную наклейку с заверительной надписью.

В заверительной надписи укажите:

  1. Должность лица, удостоверившего подлинность документов.
  2. Его подпись, фамилию и инициалы.
  3. Количество листов — цифрами и прописью.
  4. Дату заверения.
Кусочек бумаги с заверительной надписью нужно наклеить прямо на нити
Кусочек бумаги с заверительной надписью нужно наклеить прямо на нити

К копиям документов прикладывайте сопроводительное письмо с информацией об:

  1. Основании их сдачи или направления — реквизиты требования о представлении документов.
  2. Общем количестве листов документов.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes