Планируем неделю

В прошлом уроке мы разбивали большие неопределенные обязательства на маленькие понятные кусочки — декомпозировали. Планировать эти кусочки можно двумя способами.

Четко. Вы сразу добавляете дело в календарь с привязкой ко времени и, когда время приходит, садитесь за работу. Например, Егор использовал этот подход в прошлом уроке — при планировании месяца: сразу внес в календарь декомпозированный кусочек «Согласовать отпуск с начальником» на 1 октября в 11:00.

Этот вариант подойдет, если вы:

1. Хорошо себя знаете — и уверены, что готовы будете еще час после рабочего дня посидеть за компьютером, сравнивая цены на авиабилеты и читая туристические отзывы. Или наоборот — понимаете, что после работы ничего делать не захочется, потому что на улице классная погода. В таком случае лучше на это время запланировать прогулку, а не обманываться.
2. Представляете будущую неделю — и уверены, что в эти дни на работе не будет никакого завала, вы вернетесь домой вовремя, вас никто не будет отвлекать, и вечером вы точно сможете выделить час на эту задачу.

Гибко. Вы добавляете в календарь дела, но без привязки ко времени. Другими словами, вы планируете сделать что-то в определенный день, но когда именно возьметесь за работу — решаете ближе к делу.

То же самое можно провернуть и с другими делами. К примеру, запланировать час на чтение, час на личный проект и час на тренировку — и распределить по календарю в течение дня. А если времени на них не найдется, перенести на следующий день.

Вот в каких случаях этот вариант подойдет:

1. Вам сложно следовать четкому распорядку — вы пока плохо представляете, сколько времени займет задача, когда вы будете полны сил, а когда потребуется отдых.
2. Дела не требуют жесткого соблюдения сроков. Вы сами решаете, когда выполнить задачу, поэтому можете гибко настраивать расписание. Главное — ее действительно выполнить, а не переносить изо дня в день.

Иногда в течение недели расписание расползается: в понедельник все было спланировано идеально, а в среду вы уже ничего не успеваете — слишком много дел.

Мы склонны недооценивать реальные временные затраты, которые потребуются на то или иное дело. Чтобы реалистично оценить свои возможности, проведите аудит — поймите, сколько времени и сил на самом деле уходит на каждую задачу, которую вы хотите внести в расписание. Это проверенный инструмент тайм-менеджмента, который поможет точнее оценить затраты времени на задачу и грамотнее спланировать расписание.

Вот как это сделать.

Подготовьте носитель. Выберите бумажный или электронный блокнот, гугл-таблицу или другой инструмент. Напишите список дел, которые планируете завтра выполнить, и оставьте рядом с каждым свободное место, чтобы записывать время.

Засекайте время. В течение рабочего дня напротив каждой задачи фиксируйте время, которое на нее уходит. Записывать с точностью до минуты не стоит — это может стать источником стресса. Достаточно указать примерно.

Учитывайте время и на вспомогательные дела: найти информацию, добраться до места назначения или обустроить рабочее место, прежде чем приступить к работе.

Сделайте выводы. Идеально — фиксировать время в течение одной-двух недель, но это непросто: требуются внимательность и дисциплина. Поэтому для начала попробуйте присмотреться ко времени в течение одного дня — записать все, что вы делали, и потом оценить. Это поможет планировать реалистичнее.

В книгах о продуктивности и тайм-менеджменте новые инструменты и методологии часто преподносят так, будто нужно всего лишь их попробовать — и все наладится само собой. Но в жизни все сложнее: обязательства никуда не деваются, их все равно приходится выполнять. И среди них бывают такие, от которых вы бы и рады отказаться, да пока не можете.

Во втором уроке курса мы рассказывали о методе «Убрать в ящик». Это когда вы сваливаете не самые приоритетные дела и обязательства в воображаемый ящик и забываете о них, чтобы быстрее навести порядок в своем списке дел и не забивать голову лишней информацией.

Подобные дела можно не откладывать до бесконечности, а тоже взять в работу и постепенно выполнить. Вот как удобно это сделать:

1. Посмотрите, что оказалось в ящике.
2. Выберите любое обязательство, которое вы по-настоящему хотите довести до конца.
3. Назначьте его своей актуальной инициативной.

Актуальная инициатива — это еще один метод Марка Форстера, автора книги «Сделай это завтра». Суть метода в том, чтобы каждый день начинать с работы над одной большой задачей: разбирать почту, проходить курс или собирать данные для ежемесячного отчета. Это может быть и какая-то неприятная или неприоритетная задача из ящика, которую за один присест не осилить: например, разбирать балкон или заполнять налоговую декларацию.

Актуальная инициатива всегда стоит на первом месте в списке задач. Пока с ней не закончили, к другим делам приступить нельзя. Форстер уверен, что если каждый день делать хотя бы по маленькому кусочку, то через месяц вы увидите, какой путь был пройден, и поймете, что дело сдвинулось с мертвой точки.

Если мы заглянем в ящик Егора, то обнаружим объемное, но важное обязательство — организовать рабочий процесс. Для примера декомпозируем его на следующие задачи:

1. Проверить и разобрать почту.
2. Купить новый рабочий стол.
3. Разобрать архив документов.
4. Настроить рабочий компьютер.
5. Спланировать неделю.

Егор назначил это обязательство своей актуальной инициативой и добавил в календарь — выделил 30 минут утром каждого рабочего дня, но без четкой привязки ко времени.

Если вы новичок в планировании, не привязывайте актуальную инициативу к точному времени — это может вызывать лишний стресс. Оставьте ее для нового уровня — планирования дня. Об этом мы подробно поговорим в следующем уроке.

Дальше остается в начале каждого дня понемногу выполнять дела, связанные с актуальной инициативой. А когда с ней будет покончено, переходить к следующему обязательству из ящика.

Постепенно дела из ящика будут заканчиваться. Со временем актуальной инициативой станет не то, что надо завершить, а большие цели, например обучение. А если задач снова станет слишком много, вы всегда можете убрать что-то в ящик и постепенно оттуда доставать.

Свободное время — такая же важная часть расписания, как рабочие задачи и домашние дела. Ученые выяснили, что в день нам нужно минимум два с половиной свободных часа, чтобы отдохнуть и снизить риск выгорания. При этом если у вас появится больше пяти свободных часов, может произойти обратное: вы заскучаете.

У исследователей нет однозначного мнения, нужно ли планировать свободное время так же четко, как обязательные дела.

С одной стороны, отдых по графику помогает установить границы свободного и рабочего времени, что особенно важно для тех, кто трудится на удаленке. С другой, досуг по плану может радовать меньше, чем спонтанный. Так что, вероятно, не стоит вносить в расписание пункт «19:00 — играю в приставку и получаю удовольствие».

Лучше планировать отдых на условное время, например после работы или в субботу после завтрака и до обеда. То есть выделять под отдых слоты, но не привязываться к конкретному времени.

Даже спорт может быть отдыхом, если в этот момент вы восстанавливаетесь эмоционально: чувствуете прилив энергии, удовлетворение или вдохновение.

Если вы не знаете, какие занятия вас восстанавливают, начните с простой прогулки на природе. А еще можно попробовать сделать упражнения из курса Учебника Т⁠—⁠Ж «Как победить выгорание».

Также в качестве отдыха в расписание можно добавить медитации, время на общение с друзьями, время на свои увлечения и просто на то, чтобы не делать ничего. Все это помогает завершить цикл стресса — как это работает, мы подробно рассказывали в бесплатном курсе «Как справиться со стрессом».

В этом курсе мы намеренно не будем углубляться в тему отдыха, а только напомним, что важно в принципе о нем не забыть при планировании своего времени. Отдыху и восстановлению сил мы посвятим другой наш курс и там подробно обо всем расскажем. Пока он не вышел, прочитайте эти статьи Т⁠—⁠Ж:

1. Как правильно отдыхать: 5 советов.
2. Семь способов быстро переключиться с работы на отдых.
3. Что не так с посто­янным стре­мле­нием к проду­ктивности.
4. Как научиться ничего не делать: 7 шагов.
5. Задачник: выберите тип отдыха, который восстановит силы, а не заберет последние.

Обязательно запланируйте на конец недели рефлексию — анализ того, как прошла неделя, и размышления, что можно улучшить. Выделите 30—60 минут в пятницу, субботу или воскресенье, чтобы подвести итоги и оценить проделанную работу.

Подумайте:

1. Что вы сделали хорошо, что получилось? Похвалите себя.
2. Что не удалось, почему? Что надо учесть в следующий раз?
3. Какие дела перенесете на следующую неделю?
4. От чего можно отказаться?

В идеале все это надо куда-то записать — завести дневник или одну длинную заметку. Так можно заметить, что на вспомогательные дела уходит слишком много времени и стоит оставлять больше пространства между слотами в календаре. Или окажется, что к выполнению сложной задачи нужно хорошенько подготовиться, — все это будто бы очевидно, но только если обратить внимание.

Даже если в календаре еще есть место, накануне новой недели полезно подумать, можно ли его разгрузить. Хороший вариант — делегировать, то есть поручить дело кому-то или чему-то другому. Так вы сделаете запланированное, но освободите личное время для более важных дел. Например, вместо того чтобы самостоятельно вычитывать презентацию, отдадите ее корректору, и свободные полчаса потратите на репетицию выступления.

Делегирование — большая сложная тема. О ней пишут книги, создают курсы, ее преподают в вузах. Некоторые люди даже ходят к психологам и коучам, чтобы научиться передавать ответственность и отпускать контроль. В контексте нашего курса важно помнить вот что:

Вот как понять, что пора что-то делегировать или хотя бы попробовать это сделать.

Делегировать можно людям, технике и сервисам. Например, Егор может делегировать дело «Купить продукты бабушке» сервису: собрать корзину в приложении супермаркета и настроить повторяющуюся доставку бабушке в квартиру каждую субботу.

Проще всего начать с простых рутинных задач: уборки, доставки, поиска, сбора и распределения информации. Пробуйте, но помните, что ответственность за задачу остается на вас, даже если вы поручили ее кому-то другому.

При планировании рутины важно не перестараться: попытки составить расписание с точностью до минуты, а потом неотступно ему следовать могут вызывать стресс.

В реальности намеченные дела придется иногда двигать и переносить — и это абсолютно нормально: не нужно себя за это осуждать. Не мы должны подстраиваться под расписание, а оно должно стать удобным для нас.

Все, что мы запланировали, должно укладываться в 70% времени, которое у нас есть. Календарь как раз и помогает увидеть всю картину и оценить, сколько места осталось на эксперименты, импровизации и горящие задачи.

1. Бывают дела, которые не предусмотришь, поэтому не планируйте впритык. Придерживайтесь принципа 70/30, где 70% времени запланировано, а 30% — свободно для импровизации и «тушения пожаров».
2. Декомпозированные задачи можно планировать двумя способами: четко ко времени и гибко — на определенный день, но без привязки к таймингу. Сочетайте оба подхода, чтобы получить максимум пользы.
3. Чтобы планировать реалистичнее, проведите аудит рабочего дня — записывайте, на что уходит время, а потом подведите итоги. В идеале следить за временем пару недель, но для начала можно обойтись и одним днем.
4. Используйте метод актуальной инициативы — работайте над обязательствами, отложенными в ящик, каждый день в первую очередь в течение 30 минут. Так вы сможете понемногу завершить сложные или не самые приятные дела.
5. Свободное время — такая же важная часть расписания, как рабочие задачи и домашние дела. Какой именно отдых планировать — зависит от вас, главное, о нем не забыть.
6. Хороший способ разгрузить календарь — подумать, можно ли делегировать часть задач кому-то или чему-то другому.

Мы уже поговорили о том, как планировать месяц и неделю, а в следующем уроке посмотрим на планирование в еще меньшем масштабе — на примере дня. Расскажем, как структурировать задачи так, чтобы сделать день управляемым и результативным, и почему важно выполнять дела по одному за раз и по очереди.