Как я выбирал топливные карты для своего бизнеса

Приветствую! Я Сергей Жданов, владелец небольшой строительной компании. Специализируемся на ИЖС, строим и дачные домики, и дома для постоянного проживания. В основном в Подмосковье. Понятно, что без техники строительной компании не обойтись. У нас небольшой автопарк, используем для него дизельное топливо. Есть фронтальный погрузчик, мини-экскаватор, два грузовика. Ну, и собственно, моя машина, Renault Duster — тоже дизель, использую ее как в личных, так и в служебных целях: для встреч с клиентами, на стройплощадку езжу, чтобы процесс контролировать.

И, хотя техники не так много, в определенный момент я понял, что хочу более рационально подойти к решению топливного вопроса. Сейчас пока рассчитываемся на АЗС за наличку или банковской картой, но в какой-то момент появилось понимание, что это не выгодно для меня как владельца бизнеса. И что тут можно и нужно чуток экономить.

Во-первых, в случае заправок за наличные я не могу получить вычет НДС, хотя имею на это право, так как топливо расходуется в коммерческих целях. Дело в том, что бухгалтера в штате у меня нет, за отчетностью обращаюсь к специалистам на аутсорсе. Постоянно собирать с водителей и разбирать все кассовые чеки с АЗС, накладные и прочее в моей компании просто некому.

Во-вторых, если честно, не слишком хочется выдавать наличку водителям для заправки. Так я просто не могу контролировать, куда именно уходят деньги, сколько литров каждый водитель заправляет. Словом, хочется максимально, насколько это возможно, пресечь махинации с топливом.

В-третьих, когда есть заказ, график у нас довольно плотный, техника работает на площадке с утра до вечера. Возникает необходимость ее периодически заправлять, при этом гонять тяжелую спецтехнику или те же грузовики на заправку невыгодно. Останавливать работы и ждать, пока привезённое топливо зальют — тоже не вариант. И время теряется, и горючее расходуется зря.

В связи со всем этим не так давно я плотно задумался о том, чтобы воспользоваться услугами процессингового сервиса, заказать топливные карты себе и своим водителям. Тем более что, подхватив коронавирус, я оказался запертым дома на две недели. Свободного времени — хоть отбавляй, поэтому надумал-таки решить наконец-то свой топливный вопрос. И основательно занялся анализом сервисов, выпускающих и обслуживающих топливные карты.

Результатом мониторинга этого специфического рынка я и хочу поделиться с читателями этого поста.

Минимальные требования к сервису у меня были такие: — достаточное количество АЗС в Московской области; возможность без проблем оформить вычет НДС с минимумом заморочек и бюрократии; возможность максимально точно контролировать расход топлива водителями.

Конечно же, скидки на покупку топлива тоже интересовали. И еще волновал вопрос возможности доставки топлива на объект.

В итоге я нашел несколько процессинговых сервисов с положительными отзывами и сравнил их. Вот что у меня получилось.

Я сравнивал следующие топливные карты:

• Вездеход Online;
• Е100;
• Кардекс;
• Единая;
• ГК Трасса;
• Compas;
• Процессинг24.

Общие плюсы:

1. Все эти карты можно оформить онлайн — на сайтах сервисов есть специальные формы. Все сервисы обещают выпуск карт за 24 часа и бесплатную доставку — это приятно, не придется тратить время на посещение офиса.
2. Все сервисы дают возможность вернуть 20% НДС с затрат на топливо, предоставляют для этого всю необходимую бухгалтерскую документацию в электронном виде. Правда, подходы к этому вопросу у них несколько разные, но об этом более подробно напишу ниже.
3. Все сервисы предоставляют возможность контролировать движение средств на картах в личном кабинете, предоставляют карту-схему расположения АЗС, где принимают карты сервиса.
4. У сервисов разработаны приложения. Они дают возможность расплачиваться на АЗС с телефона, находить ближайшие заправки, на которых принимают карты.
5. Можно заказать любое количество карт — для каждого водителя. Все карты имеют общий счет, что удобно.
6. У каждого из сервисов достаточное количество заправок в Москве и МО.

Теперь расскажу немного подробнее о специфике каждого сервиса.

Топливные карты можно оформить онлайн, через 24 часа они будут готовы и бесплатно доставлены клиенту. Однако обслуживание у карт не бесплатное. Сейчас, правда, проходит акция: плата за обслуживание «заморожена» на 3 месяца, но потом платить все равно придется. Правда, информации о размере абонентской платы на сайте нет.

Я обратился в службу поддержки и попытался уточнить этот вопрос у менеджера. Мне тут же стали задавать вопросы для подготовки коммерческого предложения, к чему я, честно говоря, готов не был:

Конкретные цифры мне так и не назвали. Видимо, узнать их можно только уже в процессе заключения договора. При расчетах картой на АЗС предоставляется скидка на топливо — 1,5 рубля с каждого литра. В пересчете на проценты получается где-то 2-3% скидки в зависимости от вида топлива.

При пользовании сервисом декларируется возможность возврата налогового вычета НДС, сервис поддерживает электронный документооборот (ЭДО). Владельцу карт предоставляется личный кабинет, он сможет отслеживать операции по картам, он самостоятельно сможет заблокировать карту водителя или ограничить объем топлива при заправке. Сервис обещает круглосуточную поддержку пользователей в режиме 24/7. Еще один приятный бонус — возможность взять кредит на топливо сроком до 1 месяца. Решение о выдаче кредита принимается за 1 день.

Владельцу этой карты не придется платить абонентскую плату за обслуживание, выпуск карты тоже бесплатный — мелочь, а приятно. Оформление происходит онлайн. Владельцу карты обещают хорошую скидку при покупке топлива — до 2,5 рублей с каждого литра, т. е. до 4,7%. Однако фактический размер скидки зависит от объемов топлива и его вида. Чем более дорогое горючее заправляешь и чем больше литров покупаешь в месяц — тем больше скидка. Сервис поддерживает электронный документооборот, ежемесячно отправляет пользователю первичную бухгалтерскую документацию, на основе которой можно оформить налоговый вычет НДС 20%.

В личном кабинете владелец может наблюдать за движением средств по карте, тем самым контролируя расход топлива водителями. Можно также задать лимиты по литражу и ограничить часы действия карты. А вот заблокировать карту самостоятельно у владельца возможности не будет — странно, что такая необходимая функция отсутствует.

Сервис предоставляет возможность взять кредит на топливо сроком до 30 дней, а также «заморозить» цену на ГСМ. В этом случае владелец вносит предоплату на карту и заправляет топливо на АЗС сервиса по фиксированной цене, даже если фактическая стоимость горючего возрастет. Это удобно для тех, у кого жесткий фиксированный или ограниченный бюджет, который сложно скорректировать в случае непредвиденных обстоятельств. Сервис предоставляет круглосуточную поддержку пользователей.

Об этом сервисе видел несколько хвалебных отзывов, но, когда стал изучать информацию, был несколько разочарован. Из плюсов Кардекс могу назвать бесплатный онлайн-выпуск карт без платы за обслуживание, возможность вернуть НДС и поддержка сервисом ЭДО. Владельцу предоставляется личный кабинет с возможностью контролировать расход топлива по каждой водительской карте, а также блокировать карту, устанавливать лимиты по литражу и по времени.

Скидки на топливо сервис предоставляет только «на отдельных АЗС», при этом непонятно, на каких именно. Кстати, это единственный процессинговый сервис из перечисленных, у которого нет приложения.

Кредиты и услугу «заморозки» цен на топливо сервис не предоставляет. Но больше всего меня поразило не это, а график работы службы поддержки. Они готовы оказывать помощь… только в рабочие дни и строго с 9 до 18 часов. Если форс-мажор случился в пятницу в 18:05 — придется отложить решение вопроса до понедельника. Странные условия для таких, как я — для тех, у кого работа на объекте идет всю неделю без перерывов.

По карте от Мasters можно получить скидку на топливо — до 1 рубля за 1 л, что составляет около 1,8% при заправке дизельным топливом. Есть возможность купить топливо в кредит сроком на 1 месяц, а вот «заморозить» цену на горючее нельзя. Сервис поддерживает систему электронного документооборота, высылает владельцу первичную бухгалтерскую документацию, на основании которой можно оформить заявку на возврат 20% НДС.

У сервиса есть мобильное приложение. Владелец контролирует своих водителей в личном кабинете, где может установить лимит на количество заливаемых литров или заблокировать любую водительскую карту. А вот ограничить время использования карты нельзя — обидная недоработочка.

Не смог найти на сайте информацию, взимается ли плата за абонентское обслуживание. Пытался в седьмом часу вечера связаться с ними в WhatsApp — ответа не получил, что заставляет серьезно сомневаться, что служба поддержки у этого сервиса работает 24/7, хотя они и декларируют это. Ответили на мой вопрос только в понедельник в 10 утра:

За обслуживание топливных карт Трасса плата не взимается. Карты, помимо возможности вернуть вычет НДС в размере 20%, предлагают «вкусную» скидку на топливо — целых 4%, но ТОЛЬКО на заправках своей сети, не на партнерских.

В Москве сетевых заправок немного, и чем дальше от центра, тем их меньше. Наглядно это видно на локаторе сети приема топливных карт, который размещен на сайте:

А так как работаем мы в основном в Подмосковье, то это, мягко говоря, не совсем удобно. Купить топливо в кредит или зафиксировать цену на горючее по карте нельзя.

У сервиса есть мобильное приложение, владелец контролирует топливные процессы в личном кабинете. Однако к личному кабинету у сервиса очень интересный подход. Возможность устанавливать лимиты по времени и количеству заправляемого топлива программируется при выпуске карты. Самостоятельно изменить эти параметры владелец сможет в личном кабинете. Может ли он заблокировать карту водителя — из описания на сайте неясно. Я обратился в службу поддержки на сайте и мне довольно оперативно ответили, что блокировка в личном кабинете также возможна.

У сервиса есть служба поддержки, но режим ее тоже не слишком радует. С 9 утра до 18 вечера в рабочие дни клиентам гарантируется помощь персонального менеджера. В остальное время, как мне сообщил менеджер сайта, работает «горячая линия». Но насколько оперативно она сможет решать возникшие вопросы — тут, как говорится, пока не попробуешь — не узнаешь. К слову, мне не слишком понравилось, что пришлось обращаться к менеджеру и задавать уточняющие вопросы. Хотя отвечал сотрудник достаточно быстро (в течение 1-2 минут), мне было бы удобнее, если бы вся эта информация сразу была на сайте.

Единственное, чем меня подкупила карта Трасса — это возможностью доставки топлива на объект. Очень полезная услуга, которую не предоставляет подавляющее большинство найденных мною сервисов. Как я уже говорил, для моей компании очень важно, чтобы рабочий цикл не прерывался, в том числе и из-за нехватки топлива. С услугой доставки мы избежим простоев в работе, а значит, сэкономим и время, и деньги.

Выпуск карты Компас предлагается в нескольких тарифных планах, при этом только на тарифе Lite отсутствует плата за обслуживание. Этот тариф предназначен для юридических лиц, расходующих до 5000 л в месяц. Для тех, кто расходует свыше 5 000 л, предлагается тариф Smart с ежемесячной платой за обслуживание договора в размере 999 рублей. По тарифу Pro ежемесячная плата за обслуживание договора составит 1500 рублей + плата за обслуживание карты — 50 руб. в месяц. Тариф Pro предназначен для тех, кому необходим топливный кредит. Помимо предоставления первичной бухгалтерской документации для оформления налогового вычета в 20%, по карте можно получить скидку на заправку в размере 3%. Можно также заправляться в кредит на сумму до 100 000 рублей.

Клиенты сервиса могут использовать приложение и контролировать расход топлива онлайн в личном кабинете. Здесь же можно блокировать карты или вводить ограничения по литражу. А вот ограничить действие карты определенными часами нельзя. Режим работы службы поддержки у этой компании еще «круче», чем у упомянутого выше Кардекса.

Они готовы отвечать на вопросы и оказывать всяческую помощь при пользовании картой и оформлении документов с 9 до 16 часов в рабочие дни. А в субботу и воскресенье — выходной. Как я уже говорил, такой сервис лично мне совершенно не подходит: рабочие вопросы, связанные с топливом, моей команде приходится решать и в выходные, и в праздники, и поздним вечером. Стройка часто работает круглые сутки, без выходных.

Карта этого сервиса выпускается за один день. Заявку оформляют онлайн, обслуживание карты бесплатное. В зависимости от объемов покупаемого топлива, сервис предоставляет скидку до 3% на заправку на партнерских АЗС. Действует услуга «заморозки» цены на горючее, а также предоставляется беспроцентный кредит сроком на 1 месяц.

Оформление для бухгалтерии — максимально простое. Для оформления налогового вычета ежемесячно сервис отправляет на электронную почту один документ — УПД (универсальный передаточный документ), который заменяет и накладную, и счет-фактуру. На его основании бухгалтер может без лишних заморочек оформить возврат НДС в размере 20%. В личном кабинете владелец видит все движения средств по картам в режиме реального времени, в любой момент может заблокировать любую водительскую карту, ограничить время ее использования или лимитировать объем заправляемого топлива. Служба поддержки сервиса работает 24/7.

Компания предоставляет услугу доставки топлива на объекты в Москве и области. Причем, можно заказать регулярные поставки в точно указанное время, что для меня как владельца строительной компании очень удобно.

Чтобы наглядно продемонстрировать плюсы и минусы рассмотренных мною карт, привожу краткую таблицу:

В таблице использовал «светофорную» маркировку: красным выделил характеристики, которые мне совсем не понравились; желтым — приемлемые; зеленым — однозначные преимущества сервиса. Как видите, «зеленый свет» по всем параметрам только у карт Процессинг24. Склоняюсь к тому, чтобы заказать именно их — там есть даже необязательные для меня опции, которые, впрочем, лишними не будут.

Особенно мне нравится, что сервис формирует и отправляет клиенту максимально простую документацию для оформления вычета НДС 20%. Оформить документы для налоговой на основании УПД гораздо проще, чем чеки с накладными собирать. Уверен, что разбирать первичные документы и самостоятельно формировать отчетность намного дольше и сложнее.

Второй существенный плюс — доставка топлива на объект. Для меня это важно. С такой услугой получится избежать простоев на стройке и технику лишний раз гонять на заправку не придется. Другие процессинговые предложения в целом неплохи, но в каждом чего-то недостает. К примеру, Трасса предлагает доставку топлива, но настораживает, что заправляться получится только на ограниченном количестве сервисных АЗС, которые расположены преимущественно в Москве, в то время как у Процессинга24 партнерские АЗС равномерно распределены по всем федеральным трассам и находятся с интервалом 100-150 км друг от друга. А еще карты Процессинга24 принимают в Украине и Беларуси (к сведению для тех, кому актуально).

Буду благодарен, если в комментариях расскажете об используемых топливных картах, что в них нравится, а что не очень.