Как вести деловую переписку на английском

Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте

Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».

В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.

Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.

Если общаться с администратором инстаграм-страницы можно и в разговорном стиле, то писать электронные письма по деловым вопросам приходится формально, по правилам. Чтобы было легче, я научилась соблюдать определенную структуру письма и выучила стандартные обороты для формальной переписки.

В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:

1. Обращение.
2. Благодарности за письмо.
3. Сути письма.
4. Завершающей фразы.
5. Подписи и контактов.

Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.

Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.

Обычное обращение в англоязычном письме — это «Dear…». В контексте письма dear значит «уважаемый», а не «дорогой», «милый».

В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.

Формально. Если чувствуете, что нужно написать формально — письмо по работе, учебе, чиновнику или предпринимателю — воспользуйтесь обращениями ниже:

• Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия того, к кому вы обращаетесь — самый формальный вариант;
• Dear + имя — менее формальный вариант, допустим в общении с коллегой, равным партнером;
• Mx — гендерно-нейтральная форма обращения, читается как «микс»;
• Dear Sir or Madam — можно написать так, если не знаете, кому пишете;
• To Whom It May Concern — «для того, к кому это может относиться», это уместное обращение, если вы не знаете, к кому обращаетесь, или если обращаетесь к организации.

Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.

Часто после нескольких писем контакт налаживается, можно перейти можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем — это знак того, что вы можете назвать его Dear + имя и тоже подписаться именем.

Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.

Если вы иногда терялись и не знали, представиться ли незнакомцу в соцсети, хотя имя и так видно — по моему опыту вежливее представиться.

Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.

В некоторых случаях приветственная фраза может быть неуместна. Например, вы пишете жалобу, и тут, на мой взгляд, приветственная фраза выглядит как издевка. Также необязательно каждый раз писать приветственную фразу, если вы продолжаете общение.

Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:

В деловой переписке сразу переходят к сути письма. Невежливо заваливать собеседника ненужной информацией о своей жизни или новостями, которые не относятся к делу.

Когда нужно представиться. Фразы в таблице подходят, когда вы пишете впервые и сначала необходимо познакомиться.

С чего начать смысловую часть. Фразы ниже подходят, чтобы сообщить информацию, уточнить детали, написать предложение. Некоторые выражения в зависимости от контекста могут быть использованы как в деловом письме, так и в повседневном общении.

Уточняющие фразы. Следующие фразы будут уместны, чтобы задать дополнительные вопросы, показать заинтересованность в сотрудничестве, сообщить что-то, указать, что будете ждать ответа — уже после того, как вы сообщили, зачем написали.

Фразы для извинений. Если в письме нужно попросить прощения, помогут следующие фразы.

Фразы для высказывания недовольства. Эти фразы пригодятся, чтобы подать жалобу, указать на ошибки и недочеты, прийти к компромиссу.

Фразы для высказывания положительных эмоций. Фразы ниже подойдут для одобрения собеседника: с их помощью можно показать, что вы согласны с его высказыванием или предложением.

Фразы для просьбы или запроса. Подобные фразы необходимы, чтобы попросить собеседника об услуге или о чем-то еще.

Фразы для того, чтобы что-то предложить. Помогут написать предложение о сотрудничестве, помощи, рассказать о проекте, показать, что вы довольны сотрудничеством.

Обычно выглядит так:

1. Завершающая фраза.
2. Подпись.
3. Имя и контакты.

Завершающая фраза показывает призыв к действию, например надежду на скорый ответ. Они тоже могут быть формальными и неформальными.

Подпись. Я имею в виду сочетание вроде «С уважением», как часто пишут в деловой переписке на русском языке. На английском свои варианты.

Имя и контакты. Сначала пишется имя, а затем фамилия. В моем примере ниже можно разглядеть ошибку и так не делать. Можно указывать Mr, Mrs или Ms, но это необязательно.

Также, если вы пишете от лица компании, то после имени и фамилии укажите должность, а затем название компании. Контакты пишутся следующей строкой. В контактах указывают почту, телефон, ник в социальных сетях.