Как создать и вести бизнес удаленно

Руководителю компании или ИП не всегда удобно вести бизнес из одной точки, особенно если нужно проводить много переговоров и ездить по стране.

К тому же владелец бизнеса может переехать в другой город, и тогда придется вести дела удаленно. Сейчас почти все можно делать онлайн: нанимать сотрудников, налаживать продажи, вести документооборот, заключать договоры и сдавать отчеты в контролирующие ведомства. Расскажу, как все организовать.

Вести бизнес можно в статусе индивидуального предпринимателя или через компанию, например ООО. ИП подходит тем, кто будет работать самостоятельно, а ООО — тем, кто собирается заниматься бизнесом с партнером или вести деятельность, недоступную для ИП. Например, производить и продавать лекарства, крепкий алкоголь, выдавать кредиты и займы.

Чтобы зарегистрировать ИП, нужно подать документы в ИФНС по месту постоянной регистрации предпринимателя. Регистрация по временной прописке возможна, если у человека нет постоянной регистрации. ООО регистрируют по местонахождению офиса его руководителя, собственного или арендованного. Если офиса пока нет, подойдет регистрация по месту жительства директора или участника.

Если вы находитесь в другом регионе России, подать заявление на регистрацию можно через сайт налоговой службы или через нотариуса. Если вы в другой стране, то только через сайт ФНС. Для онлайн-регистрации надо лично получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре или сделать ее через приложение «Госключ». Получить КЭП через «Госключ» можно и из-за границы: для этого понадобится действующий заграничный паспорт нового образца с электронным чипом.

Через сайт ФНС. Подать заявление на регистрацию ИП или ООО можно через онлайн-сервис регистрации бизнеса. Перед этим нужно оформить квалифицированную электронную подпись — КЭП.

Чтобы зарегистрировать ИП или ООО онлайн через сервис ФНС:

1. Зайдите в сервис налоговой службы и выберите, что хотите зарегистрировать — ИП или компанию.
2. Заполните заявление. Будущему предпринимателю нужно указать паспортные данные, ИНН, адрес регистрации и электронную почту. Для регистрации ООО — данные о компании: наименование, адрес и электронную почту. Также в заявлении указывают коды ОКВЭД  и налоговый режим.
3. Выберите, как будете представлять документы в налоговую: в электронном виде, через МФЦ, нотариуса или на бумаге в ИФНС. Если хотите сделать все удаленно, выбирайте способ «в электронном виде с подписанием КЭП». Нужно учитывать, что если в состав ООО входят два и больше участников, то КЭП нужна каждому из них. Госпошлину нужно платить только для личной подачи документов в налоговой.
4. Проверьте данные заявления и отправьте его в налоговую. Через три рабочих дня на указанную электронную почту придет уведомление о регистрации.

Через нотариуса в другом городе России. Этот способ подойдет, если вы находитесь в одном городе России, а зарегистрировать бизнес по правилам надо в другом и у вас нет КЭП для онлайн-регистрации. Через зарубежного нотариуса зарегистрировать бизнес в РФ не получится. Если речь об открытии ООО, в котором два или более участника, все они должны прийти к нотариусу для регистрации.

Обратиться можно к любому нотариусу в России — вне зависимости от места прописки или фактического проживания.

При подаче заявления через нотариуса платить госпошлину не нужно, но придется заплатить 1000 ₽ за отправку документов  . Дополнительные услуги оплачивают отдельно. Например, если хотите, чтобы заявление на регистрацию ИП или компании заполнили за вас.

Нотариус подпишет заявление своей электронной подписью и отправит в ИФНС. Через три рабочих дня ИП или ООО зарегистрируют и пришлют уведомление вам на электронную почту.

Через посредников. Сервисы для регистрации бизнеса есть у разных компаний. Например, у Т⁠-⁠Банка есть сервис для регистрации ИП и ООО с единственным участником. Заполнить анкету на регистрацию можно онлайн, но пройти весь процесс удаленно получится, только если у заявителя уже есть КЭП.

Доверенность — это документ, который дает право другому человеку действовать от вашего лица. Например, руководитель организации или предприниматель может оформить доверенность на сотрудника, чтобы он мог снимать деньги со счета в банке, сдавать отчетность в налоговую, подписывать договоры и акты с контрагентами. Конкретный перечень действий прописывают в доверенности.

ИП может передать другому человеку только ряд полномочий: представлять интересы в суде или ИФНС, передавать имущество на хранение, рассчитываться с контрагентами, возвращать предоплату. А, например, закрыть расчетный счет по доверенности нельзя.

Исключение — предприниматели, призванные по мобилизации, у которых в подчинении больше пяти сотрудников. На время службы они смогут передать доверенному лицу все полномочия: заключение сделок, расторжение контрактов, наем и увольнение сотрудников.

Предпринимателям и компаниям нужен расчетный счет. На него приходят деньги от клиентов, с него оплачивают аренду, услуги, перечисляют зарплаты — в общем, делают все, что нужно для работы бизнеса.

ИП могут работать без расчетного счета, но тогда у них будут ограничения:

1. Максимальная сумма сделки по одному договору — 100 000 ₽.
2. Нельзя участвовать в госзакупках и тендерах, претендовать на гранты.
3. Нельзя получить возврат переплаты налогов.
4. Нельзя проводить сделки с иностранной валютой.
5. Нельзя настроить эквайринг  .
6. Нельзя оформить кредит и лизинг.

ИП без расчетного счета придется использовать наличные, так как пользоваться личными счетами для бизнеса запрещено  .

ООО также не обязаны открывать расчетный счет, но работать без него будет трудно. Это накладывает на организацию те же ограничения, что и на ИП.

Можно ли открыть банковский счет удаленно. Чтобы открыть расчетный счет, надо прийти в банк или встретиться с его представителем. Сделать это удаленно не получится, но можно оформить доверенность на другого человека. Некоторые банки отказывают в открытии расчетного счета по доверенности, такую возможность лучше уточнить заранее по телефону. Это касается и ИП, и компаний.

Какие документы нужны для открытия расчетного счета. Список зависит от банка и выбранной формы бизнеса — ИП или компании.

У ИП обычно просят:

1. Паспорт.
2. Лист записи в ЕГРИП о регистрации предпринимателя.
3. Свидетельство о присвоении ИНН.

Для ООО, как правило, нужны:

1. Паспорт руководителя ООО.
2. Лист записи в ЕГРЮЛ о регистрации компании.
3. Свидетельство о присвоении ИНН.
4. Устав ООО.
5. Иногда — учредительный договор и протокол собрания участников.

На проверку документов у банка есть 30 дней, но обычно счет открывают в течение 1—3 дней. Иногда банк может отказать. Например, если у генерального директора фирмы или учредителя в прошлом были проблемы с другими банками по закону № 115-ФЗ.

Найти сотрудников удаленно можно через свой сайт, базу вакансий и резюме, в социальных сетях или с помощью рекрутинговых агентств. Расскажу, что для этого нужно сделать.

Опубликовать вакансии. Их можно разместить на своем сайте, в соцсетях и на специализированных сайтах, например «Хедхантер», «Работа-ру» или Superjob. Обычно размещение вакансий платное: так, на площадке «Работа-ру» размещение одной вакансии в Москве стоит от 1016 ₽.

Также есть телеграм-каналы для поиска сотрудников, условия размещения в них нужно уточнять у администратора канала. Найти подходящий канал можно, если ввести в поиске ключевые слова, связанные с вакансией.

Искать сотрудников по резюме. На сайтах с вакансиями можно искать работников среди тех, кто опубликовал резюме. Доступен поиск по городу, опыту работы, уровню образования, наличию водительских прав и другим критериям.

Отобрать кандидатов и провести онлайн-собеседование. После того как вы нашли одного или нескольких претендентов, свяжитесь с ними по контактам, указанным в резюме. Часто кандидаты прописывают в резюме предпочтительный способ связи с ними. После этого договоритесь о дне и времени онлайн-собеседования.

Пообщаться с потенциальным кандидатом можно через сервисы для проведения видеовстреч, например Google Meet, «Скайп» или «Зум».

Оформить работника. Сотрудников на постоянную работу нанимают по трудовому договору, на разовую или нерегулярную работу — по договору ГПХ  .

Например, для дизайнера, который будет делать для вашего проекта десять картинок в течение месяца, лучше оформить договор ГПХ. Результат работы сотрудника, оформленного по такому договору, фиксируют актом выполненных работ или оказанных услуг. А сотрудника, который будет работать постоянно, например пять дней в неделю с 10:00 до 18:00, стоит оформить в штат. То, что он трудится удаленно, надо прописать в договоре.

Оформить сотрудника можно удаленно — отправить ему образец договора по электронной почте. Он распечатает его, поставит подпись, после чего отправит экземпляр обычной почтой.

Также подписывать трудовые договоры и договоры ГПХ можно с помощью платформы «Работа в России» или через специальные сервисы, например СБИС КЭДО, «Сбер-корус», HRlink. В этих системах можно не только заключать договоры, но и обмениваться с сотрудниками документами, принимать и подписывать заявления. Для этого у работодателя и у сотрудника должна быть квалифицированная электронная подпись.

Есть много сервисов, которые позволяют контролировать бизнес удаленно.

CRM-системы. Это программы, которые помогают систематизировать продажи. Например, Bitrix24, amoCRM, «Мегаплан». В них можно вести базу контактов, ставить задачи менеджерам, отвечать на сообщения клиентов, которые приходят из разных источников, собирать статистику по продажам и работе менеджеров. Набор функций зависит от конкретного сервиса.

Таск-менеджеры. Это сервисы для постановки задач работникам. В них можно указать сроки, разбить одну задачу на мелкие, добавить чек-листы и следить за ходом выполнения работ онлайн. Можно воспользоваться сервисами Kaiten, YouGile, Notion.

Контрагентов, то есть компании или ИП, с которыми работает бизнес, надо проверять перед заключением любых сделок. Это важно делать, чтобы не нарваться на мошенников, банкротов и не получить проблемы с налоговой.

ИП на ОСН могут отказать в профессиональном налоговом вычете, если при проверке ИФНС выяснит, что контрагент, с которым заключали сделку, не имел права заниматься какой-то деятельностью или не платил налоги. Аналогичные проблемы могут быть у компании на ОСН или у бизнеса на УСН «Доходы минус расходы».

Есть несколько способов проверить надежность контрагента.

Получить выписку об ИП или компании самостоятельно. Сделать это можно через сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП». Нужны ИНН компании или ИП контрагента. Если контрагент — компания, в выписках, которые формирует сервис, можно узнать размер уставного капитала, данные руководителя, его виды деятельности. Если ИП — виды деятельности.

Проверить контрагента через сервис ФНС. Он называется «Прозрачный бизнес». Здесь по ИНН можно узнать, есть ли у компании задолженности по налогам и взносам, представляет ли она отчетность в налоговую. Если есть нарушения, значит, контрагент ненадежен и работать с ним, скорее всего, не стоит. Долги ИП сервис не покажет — их нужно проверять на сайте ФССП.

Проверить судебные дела контрагента. Не судился или не судится ли с кем-то контрагент, можно посмотреть на сайте «Мой арбитр». Само по себе большое число дел, в которых компания или ИП выступает как ответчик, не признак ненадежности: крупные компании судятся с кем-то регулярно. Стоит ознакомиться с сутью дел и задать контрагенту интересующие вас вопросы.

Там же можно узнать, не проходит ли он процедуру банкротства. Сделки компании или человека-банкрота в течение трех лет до старта процедуры могут быть оспорены и признаны недействительными. Это значит, есть риск того, что имущество, которое вы купили у банкрота, придется передать конкурсному управляющему, чтобы он продал его и расплатился с кредиторами.

Также сведения об участии бизнеса в процедуре банкротства можно проверить в сервисе «Единый федеральный реестр сведений о банкротстве».

Узнать о долгах. На сайте ФССП можно убедиться, что у будущего партнера нет долгов. Контрагент, который испытывает финансовые трудности или не выполняет обязательства, вряд ли будет надежным партнером. Кроме того, если долгов много, в отношении контрагента могут в любой момент начать процедуру банкротства.

Проверить исполнение госконтрактов. В ЕИС «Госзакупки» можно узнать, добросовестно ли контрагент исполнял контракты, если выигрывал тендеры. В системе есть информация о включении контрагента в реестр квалифицированных подрядных организаций или, наоборот, в реестры недобросовестных поставщиков и подрядных организаций. По опыту, если контрагент нарушает обязательства по госконтрактам, он, как правило, недобросовестно ведет себя и с другими партнерами.

Проверить паспорт гендиректора ООО или предпринимателя. Потенциальный контрагент с поддельным паспортом — редкое явление, но лучше подстраховаться, чтобы избежать откровенного мошенничества. Используйте сервис проверки по списку недействительных российских паспортов.

Проверить через сайты-посредники. Это площадки, которые собирают информацию о предпринимателях и компаниях из разных источников и предоставляют ее в виде отчетов. Например, «Проверка контрагентов» от Т-Бизнеса, «Контур-фокус», «Сбис-контрагенты», «Спарк» или Casebook.

Через эти сервисы можно:

1. Проверить, проводили ли контролирующие органы проверки потенциального контрагента и к чему эти проверки привели.
2. Определить аффилированных с потенциальным контрагентом юридических и физических лиц  . Так, если у контрагента есть связи с компаниями, которые проходят процедуру банкротства, сделка с таким контрагентом будет риском.
3. Посмотреть финансовые показатели компании по результатам годовой бухгалтерской отчетности.

Документы можно подписывать электронной подписью через отдельное программное обеспечение и отправлять их электронной почтой. Другой вариант — подключить систему электронного документооборота, ЭДО. С ее помощью можно подписывать и направлять документы контрагенту, обмениваться документами внутри компании или у ИП и с госорганами.

Внедрение ЭДО целесообразно, когда бизнес работает с большим количеством документов. Сотрудников нужно обучить работе с системой, они должны получить электронные подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах. Кроме того, за подписку на сервис ЭДО нужно платить. Стоимость зависит от количества документов и может доходить до 50 000 ₽ в месяц.

Если контрагенты не хотят или не могут использовать ни один из этих способов, придется распечатывать и отправлять им бумажные документы почтой.

При помощи ЭДО. ИП или компания могут заключить договор с оператором электронного документооборота. Это фирмы, которые предоставляют услуги по обмену электронными документами. Например, «Контур-диадок», «Такском-файлер» или «1С-ЭДО». Чтобы обмениваться документами, связанными с НДС, оператор ЭДО должен иметь аккредитацию ФНС. Список аккредитованных операторов можно найти на сайте налоговой службы.

В системе ЭДО можно:

1. Создавать, подписывать и отправлять документы контрагентам — договоры, счета-фактуры, акты.
2. Работать с документами внутри бизнеса. Например, отправлять на подпись трудовые договоры, заявления на отпуск или увольнение, рассылать расчетные листы.
3. Хранить документы. Все созданные документы находятся в системе оператора ЭДО. Это надежнее, чем держать документы на своем ноутбуке.
4. Следить за статусом документооборота. Например, узнать, что контрагент подписал договор или отказался его подписывать.
5. Отправлять декларации в налоговую инспекцию.

Обмениваться электронными документами с другими компаниями или ИП можно, если они тоже используют сервисы ЭДО. Не обязательно, чтобы у двух фирм или предпринимателей были подключены одинаковые системы: у крупных операторов ЭДО есть соглашения о роуминге. Это значит, что обмениваться документами можно в двух разных системах. Список систем ЭДО, с которыми работает конкретный сервис, можно уточнить на его сайте или через техподдержку.

Компании и ИП, чья деятельность связана с товарами, которые надо маркировать по системе «Честный знак», обязаны использовать ЭДО. Речь, например, об обуви, лекарствах, молочной, табачной продукции  .

При помощи электронной подписи. Чтобы обмениваться электронными документами, не обязательно подключаться к сервису ЭДО. Большую часть документов можно подписать электронной подписью и отправить контрагенту на электронную почту.

Нельзя подписывать таким способом:

1. Документы с государственной тайной.
2. Электронные счета-фактуры.
3. Документы для передачи в Росреестр.

Бизнес должен отчитываться о доходах, маркируемых товарах и работниках перед государством. Кроме того, компания или ИП, которая принимает наличную и безналичную плату за товары, услуги и работы от людей без статуса ИП или наличную плату от компаний или ИП, должна использовать контрольно-кассовую технику, ККТ, чтобы отправлять чеки в налоговую.

Расскажу, что нужно сделать, чтобы не было проблем с государственными органами.

Подключить онлайн-кассу. Онлайн-касса отправляет данные о чеках оператору фискальных данных, а оттуда информацию передают в налоговую.

Кроме покупки или аренды онлайн-кассы также нужно заключить договор с оператором фискальных данных и поставить кассу на учет в налоговой инспекции. Сделать это можно без посещения офиса оператора и налоговой.

Отчитываться о товарах, подлежащих маркировке. Некоторые товары в России подлежат обязательной маркировке. К таким товарам относятся, например, табачные изделия, обувь, фотокамеры, постельное белье. Все виды товаров, которые нужно маркировать, есть в перечне, утвержденном постановлением правительства от 28.04.2018 № 792-р.

На упаковку товара наносят двухмерный код, который потом передают в систему «Честный знак». Чтобы подключиться к ней, нужно зарегистрироваться на сайте «Честного знака», описать товары, заказать маркировку. Для работы на платформе понадобится КЭП.

Есть компании, которые подключают ИП и фирмы к «Честному знаку», например АБТ, «Мультикас», «Скб-контур», «Астрал».

Передавать отчетность в госорганы на их сайтах. Загружать отчеты и расчеты можно через сайты налоговой службы, Социального фонда России и Росстата. Для этого нужна заранее полученная КЭП. Отправлять документы в госорганы можно и через операторов ЭДО.

1. Зарегистрировать ИП или ООО можно через сайт налоговой службы, в МФЦ или через нотариуса. Для онлайн-регистрации надо получить квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в том числе из-за границы через приложение «Госключ»: понадобится действующий загранпаспорт с чипом.
2. Если планируете управлять бизнесом удаленно, стоит заранее оформить доверенность у нотариуса на кого-то из сотрудников: он сможет представлять интересы предпринимателя в госорганах и суде, рассчитываться с контрагентами, возвращать предоплату.
3. Искать работников тоже можно удаленно — через свой сайт, базу вакансий и резюме или в социальных сетях. Подписать договор с сотрудником можно онлайн.
4. Договоры, акты выполненных работ, чеки, налоговую отчетность и любые другие документы можно подписывать и отправлять онлайн с помощью ЭДО или подписывать электронной подписью и отправлять почтой.