Как Notion помог мне организовать личные дела и стать продуктивнее
Новая папка
28K
Коллаж — IfH / makrushka / Shutterstock / FOTODOM

Как Notion помог мне организовать личные дела и стать продуктивнее

Вся жизнь — в одной программе

40
Аватар автора

Марина Евланова

возвращает «Дайри-ру»

Страница автора

Впервые я столкнулась с Notion, когда мне понадобилось несколько раз за неделю переверстывать свое резюме.

Старое я делала в очень неудобной программе для верстки печатной продукции. Спасением стал Notion с приятным редактором. Мне понравилось, что созданную страницу можно сразу опубликовать в сети. А Notion автоматически ее обновляет, когда вносятся изменения.

Я заинтересовалась и стала экспериментировать с программой. Вскоре я перевела всю рабочую документацию из PDF-файлов и презентаций в Notion. После этого я решила, что сервис подходит для организации личных дел — такая потребность давно назревала.

Я два месяца разбиралась в программе, настраивала шрифты, искала картинки, изучала функции, пробовала разные шаблоны. И в итоге пришла к рабочему пространству, которое мне нравится и эстетически, и функционально. Новичку в Notion легко потеряться — расскажу, как я изучала программу и что у меня получилось в итоге.

Как организация дел выглядела до Notion

Я работаю арт-директором в геймдев-студии, выполняю функции менеджера и художника. На работе я познакомилась с разными инструментами для трекинга задач и проектов, но ни одним не хотелось пользоваться в обычной жизни.

При этом я очень люблю порядок в ведении своих дел, в том числе бытовых. Творчества и хаоса мне вполне хватает в своей работе. Поэтому в течение нескольких лет я записывала все в бумажные ежедневники.

До Notion моя организация себя выглядела так.

Список дел на ближайшие пару дней. Я выписывала пункты из головы в блокнот, чтобы огромный пласт задач ощущался не таким пугающим. Это помогало приступить к делам и расставить приоритеты. Такой список мог начинаться с пункта «загрузить стиралку», а заканчиваться строкой «доделать заказ». Часть дел переезжала на другие дни. Мне не нравилось, что бытовые дела перемешивались с рабочими, а некоторые пункты приходилось переписывать несколько раз, если задачи сдвигались.

Календарь с уведомлениями в телефоне — для важных и спланированных дел, на которые нельзя опоздать. Рабочие созвоны, маникюр, встречи с друзьями. Блокнот в этом уже не поможет, а вот уведомления — да. С напоминаниями календарь справляется, но мне хотелось выписывать долгосрочные планы вроде поездок и отпусков с подробными деталями.

Фото хаоса в моем блокноте
Фото хаоса в моем блокноте

Однажды мой друг Денис сказал, что пользуется Notion для организации своих дел. Он продюсер, занятый самыми разными творческими проектами, так что я прислушалась и пошла изучать программу.

На этот раз я решила создать доску для организации всех задач. Первым делом я перенесла из рабочих пространств в Notion все свои личные задачи. А потом принялась оформлять странички в духе онлайн-дневников с «Дайри-ру» из нулевых — с картинками, гифками и разноцветными шрифтами.

Как я организовывала свой Notion

Notion объединяет в себе заметки, таск-менеджер, рабочее пространство и органайзер. Им можно пользоваться в веб-версии, а также скачать для Windows, MacOS, Android или iOS. Русскоязычного интерфейса нет.

Главная особенность программы — модульные блоки. Их можно передвигать и трансформировать в таблицы, списки, таймлайны, базы данных, галереи и доски. Модули настраиваются под любые нужды.

Шаблоны — лучший способ познакомиться с программой. Это уже готовая страница, состоящая из блоков и созданная для выполнения конкретной задачи. Это может быть как простой список дел, так и сложная база данных для управления заказами.

Шаблоны позволяют быстро начать организацию дел и не тратить время на создание страницы с нуля. В Notion много неочевидных функций, которые можно не заметить или не понять с ходу. А в шаблонах сразу все работает.

Чтобы начать работу с шаблоном, его нужно скопировать себе в пространство. После этого его можно адаптировать: удалить лишние инструменты или добавить нужные. Рекомендую изучить библиотеку бесплатных шаблонов, скопировать понравившиеся и разобрать их на кусочки. Насколько удобен конкретный шаблон или блок, можно понять только в процессе использования, так что экспериментируйте.

Из разных шаблонов я собрала первую версию своего пространства в Notion. Вот что я использовала и что меня вдохновляло:

🍵 Matcha Home — первый шаблон, который меня заинтересовал, хотя он и предназначен для учебы. В основном все бесплатные шаблоны выглядят минималистично и строго, а увидев его, я поняла, что именно хочу в визуальном плане: яркие цвета, картинки и эстетику.

Matcha Home состоит из нескольких блоков: списка дел на каждый день, календаря и картинок с цветами!
Matcha Home состоит из нескольких блоков: списка дел на каждый день, календаря и картинок с цветами!

📖 Ruddro — шаблон для организации всей жизни. Там есть блоки с календарем, целями, трекером привычек, задачами на день. Но мое внимание привлек только список для чтения. Его я превратила в таблицу курсов и обучающих видео, которые я хочу пройти.

Мне понравились разноцветные теги и возможность ставить статус задаче — «сделано», «в процессе», «не начато».

Шаблон для отслеживания чтения книг. Указаны теги, оценка, статус и ссылка на книгу
Шаблон для отслеживания чтения книг. Указаны теги, оценка, статус и ссылка на книгу

👩‍🏫 University Dashboard — шаблон для организации учебы в университете. Понравился визуально из-за карточек с прогресс-барами по разным предметам. Я переделала университетские курсы в сферы жизни и проекты, в которых мне нужна организация.

Похожие карточки есть и у Ruddro, главное различие в визуальном отображении прогресса. У Ruddro в превью карточки написано, сколько дней прошло с момента последней активности, а в University Dashboard — прогресс-бар с процентами. Последний вариант более приятный эстетически.

Так выглядит часть доски University Dashboard
Так выглядит часть доски University Dashboard
А так выглядит доска в Ruddro
А так выглядит доска в Ruddro

Mindful Habit Tracker — очень скучный трекер привычек. В нем нужно отмечать, занимались ли вы спортом сегодня и пили ли достаточно воды, а он собирает информацию о том, какой процент дел за день вы сделали.

Трекер замотивировал меня погрузиться в изучение структуры страницы. Мне хотелось понять, как она устроена и почему информация о чек-боксах отображается в ежемесячном прогрессе. Оказалось, что все дело в базах данных.

Трекер привычек из Mindful Habit Tracker: холодный душ, упражнения, медитации, ведение дневника, питье воды, уход за кожей
Трекер привычек из Mindful Habit Tracker: холодный душ, упражнения, медитации, ведение дневника, питье воды, уход за кожей

Базы данных — самый мощный инструмент Notion, на котором строится весь сервис. Они содержат набор информации с определенными атрибутами, который отображается разными способами. Одну и ту же базу данных можно посмотреть в виде таблицы, календаря, списка.

Базы данных позволяют сортировать информацию и устанавливать связи между разными таблицами — например, создать базу клиентов и связанные с ней проекты для отслеживания задач и встреч. Это удобно для работы в команде, потому что можно делиться информацией и вместе над ней работать.

Вид, в котором может быть отражена база данных: таблица, доска, галерея, список, календарь, таймлайн
Вид, в котором может быть отражена база данных: таблица, доска, галерея, список, календарь, таймлайн
Пример моей простой таблицы — базы знаний для обучения, основанной на шаблоне из Ruddro
Пример моей простой таблицы — базы знаний для обучения, основанной на шаблоне из Ruddro

Чаще всего я использую базы данных в виде таблицы. Ячейки в них могут быть заполнены самой разной информацией: тегами, текстом, формулами, числами, датами, ссылками, чек-боксами, индикаторами выполнения задач, кнопками.

Кнопки можно настроить так, чтобы одно нажатие изменяло несколько параметров одновременно. Например, можно создать кнопку в таблице задач, которая автоматически устанавливает статус задачи на «завершено» и обновляет дату исполнения на текущий день. Это полезно, если вы используете Notion для трекинга рабочих задач.

Настройка простой кнопки, меняющей статус задачи
Настройка простой кнопки, меняющей статус задачи

Связи позволяют мне отображать данные сразу в двух таблицах. Я использую эту функцию в личной бухгалтерии. У меня есть таблица, в которой я веду учет заказов на фрилансе. Как только появляется новый, я завожу карточку и указываю стоимость.

Благодаря настроенной связи эта сумма отображается в моей таблице с бюджетом — и я вижу обновленную сумму заработка за месяц.

Пример настроенной связи между таблицами. В строке Rollup я вношу стоимость заказов
Пример настроенной связи между таблицами. В строке Rollup я вношу стоимость заказов

Что оказалось ненужным. Способов использовать Notion множество. Вряд ли вам понадобятся все. Я отказалась от многих вещей, которые изначально скопировала в свое пространство из разных шаблонов. Например, в первой версии у меня был трекер дел для формирования привычек, помодоро-таймер, виджет с плейлистом Spotify.

Трекер привычек раздражал, я не люблю незакрытые чек-боксы в планере, а всякие бытовые ежедневные мелочи и так спокойно выполняю без напоминаний. А помодоро-таймером и виджетом с музыкой я просто не пользовалась.

Ненужные виджеты и инструменты легко удалить и не сломать весь ваш шаблон, опустевшее место можно занять новым блоком. Если замечаете, что чем-то не пользуетесь, смело удаляйте. Это неизбежно в процессе организации Notion.

Пример трекера привычек из Ruddro, от которого я быстро отказалась
Пример трекера привычек из Ruddro, от которого я быстро отказалась

Как теперь выглядит мой виртуальный кабинет

Я чувствую себя в Notion как дома. Как будто я сижу за письменным столом, а вокруг меня наклеены разные стикеры, лежат скетчбуки и блокноты с идеями и зарисовками. Рядом на полке — аккуратная стопка документов.

У меня есть несколько маркеров для выделения текста и закладок. На стене висит виш-лист. Он не нужен для продуктивности, но вычеркивать в нем пункты очень приятно. И все рабочее место в стикерах, гифках, с разноцветными блоками текста и ссылками.

Мне нравится открывать мой Notion. Это главное преимущество, которое мне не может дать ни один рабочий таск-трекер или хранилище документов. Их я стараюсь быстрее закрыть, как только заканчивается рабочий день.

Так выглядит главная страница моего личного пространства. Слева — блоки с разделами моего пространства, справа — мотивирующие цитаты
Так выглядит главная страница моего личного пространства. Слева — блоки с разделами моего пространства, справа — мотивирующие цитаты

На главной странице располагаются ссылки на основные разделы моего пространства: виш-лист, путешествия, пет-проект, бюджет, заказы на фрилансе и легализация. Справа я написала подбадривающие слова, чтобы не сдаваться и вдохновляться всякий раз, когда я открываю страницу.

Заказы. Здесь находится канбан-доска  для моих заказов на фрилансе. В каждой карточке содержится информация о заказчике, ссылка на его контакты, пожелания и референсы, стоимость заказа и прогресс в выполнении задачи.

На этой же странице я сделала таблицу с постоянными заказчиками, чтобы не забывать, когда они в последний раз ко мне обращались, и вспоминать о них, если давно ничего не заказывали.

Как выглядят мои страницы про фриланс
Как выглядят мои страницы про фриланс

Notion автоматически отслеживает мой прогресс по задачам. В шаблоне есть прогресс-бар, где 100% — цель по сумме заказов, которую я устанавливаю сама. Даже если не получится ее достичь, такой подход помогает мне планировать доход каждый месяц. Так я понимаю, какие услуги предложить и кому, а также решить, стоит ли в этом месяце запустить акцию или лучше обратиться к постоянному клиенту. Благодаря этой системе я меньше переживаю из-за отсутствия постоянной очереди заказчиков.

Виш-лист — это таблица со ссылками на конкретные товары и услуги. Возле каждого есть чек-бокс. Если я его закрываю, формула прибавит долю к общей цели в 100%. Прогресс-бар нужен для того, чтобы не забывать о своих желаниях и выполнять их в течение года.

Существует много приложений для составления виш-листов, но мне кажется, что желания часто меняются. В сервисах виш-листы составляются обычно один раз — на праздник для друзей, которые спрашивают, что подарить. А потом теряешь пароль и перед следующим днем рождения составляешь новый, забывая, что тебя интересовало в прошлом.

В Notion я вижу все свои желания: не забываю про старые и постоянно добавляю новые.

Вариант формулы для подсчета и отображения прогресса. Самое простое — взять формулу из готового шаблона, но если вы захотите узнать, как делать свои, посмотрите видео автора телеграм-канала «Мария о Notion»
Вариант формулы для подсчета и отображения прогресса. Самое простое — взять формулу из готового шаблона, но если вы захотите узнать, как делать свои, посмотрите видео автора телеграм-канала «Мария о Notion»
Мой виш-лист. Цены в тенге, так что не пугайтесь
Мой виш-лист. Цены в тенге, так что не пугайтесь

Бюджет — моя самая большая и продуманная страница. Я веду основные статьи расходов и доходов. Записываю все, поскольку каждый месяц суммы разные. Я получаю не только зарплату, но и дополнительные деньги с фриланса, подарки, доход от инвестирования.

Пока заполнено мало: год только начался. Но ближе к его концу я увижу, сколько всего заработала на основной работе, фрилансе и с дополнительных доходов. А также сколько потратила на большие покупки и ипотеку.

Мой бюджет на год
Мой бюджет на год

Я настроила в таблице связи и формулы. В столбце «Работа» — размер зарплаты, который указывается автоматически по нажатию на кнопку в крайнем правом столбце. Но иногда я ввожу доход вручную, если его задерживают или, наоборот, приходит премия.

У столбца «Фриланс» настроена связь с данными со страницы про заказы, которую я уже упоминала, когда рассказывала про связи. Столбец «Дополнительные доходы» я заполняю вручную. Прописываю там подарки, доходы с инвестиций или от участия в арт-маркете.

После трех столбцов с разными видами дохода я сделала столбец с формулой, которая автоматически суммирует данные из предыдущих трех. Выглядит очень просто
После трех столбцов с разными видами дохода я сделала столбец с формулой, которая автоматически суммирует данные из предыдущих трех. Выглядит очень просто

После столбца с общей суммой дохода за месяц — столбцы с расходами. Я могла бы добавить их в формулу, но поняла, что текущий вид меня устраивает и я не хочу усложнять все конвертацией валют. Я зарабатываю в основном в тенге, а трачу в тенге, рублях и долларах.

Другие страницы. На остальных страницах у меня пока что хаос, который я постепенно оформляю в таблицы. Некоторые совсем простые и без формул, другие пока находятся в разработке. Так, например, выглядит страница моего пет-проекта — весело благодаря разноцветным тегам:

Куча разных тегов помогает сортировать приоритеты по соцсетям
Куча разных тегов помогает сортировать приоритеты по соцсетям

Стоит ли покупать платную подписку

Большинство функций Notion доступно бесплатно, но в базовой версии функции общих пространств сильно ограничены. Я купила тарифный план Plus, чтобы создавать больше страниц и добавлять людей в свои общие пространства.

Вот какие основные преимущества дает подписка. Это только малая часть, важная для меня. Все остальные возможности можно посмотреть на сайте Notion.

ВерсияБазовая версияPlusBusiness
Цена010 $⁣ (1000 ₽) в месяц15 $⁣ (1500 ₽) в месяц
Количество гостей в одном пространстве10100250
Страницы в общем пространствеограниченыне ограниченыне ограничены
Возможность выдать гостю права администраторанетдада
Загрузка файловне больше 5 Мблюбого размералюбого размера
История версийхранится 7 днейхранится 30 днейхранится 90 дней

Цена
Базовая версия0
Plus10 $⁣ (1000 ₽) в месяц
Business15 $⁣ (1500 ₽) в месяц
Количество гостей в одном пространстве
Базовая версия10
Plus100
Business250
Страницы в общем пространстве
Базовая версияограничены
Plusне ограничены
Businessне ограничены
Возможность выдать гостю права администратора
Базовая версиянет
Plusда
Businessда
Загрузка файлов
Базовая версияне больше 5 Мб
Plusлюбого размера
Businessлюбого размера
История версий
Базовая версияхранится 7 дней
Plusхранится 30 дней
Businessхранится 90 дней

Кроме личного у меня есть еще два пространства. Первый — для ведения семейного бюджета и быта с мужем. Второй — для управления пет-проектом, которым я занимаюсь с друзьями. Плачу я только за первый, поскольку во втором нет необходимости выдавать права администратора нескольким людям.

Всего я отдаю 20 $⁣ (2000 ₽) за совместное пространство с правами владения для двух участников — для себя и мужа.

20 $
я трачу на все платные функции Notion в месяц

Если вам не нужны совместные пространства, не вижу смысла платить. Для ведения личных страниц бесплатного набора функций обычно хватает за глаза, никаких лимитов нет. А если вы собираетесь переводить команду в Notion, покупка подписки оправдана.

Отдельно за 10 $⁣ (1000 ₽) в месяц доступна подписка на нейросеть Notion Al. Если вы уже оплачиваете Plus или Business, вам сделают скидку 10%. ИИ-ассистент может сократить или увеличить текст, выделить ключевые темы, сменить тон сообщения, перевести его на несколько языков. В каждом пространстве доступно 20 бесплатных запросов.

Ассистент мне понадобился пока только один раз: для создания cover letter на английском. Я не настолько хорошо владею языком, чтобы с нуля написать важную вещь на профессиональном сленге, поэтому я начала с черновика на русском.

Я попросила сократить мой текст, но ИИ повторил формулировки в соседних выражениях, удалил важное, заменил слова на синонимы, хотя это не делает текст короче. Кажется, он довольно скуп в выражениях на русском. Мне не очень понравилось, поэтому покупать подписку я не стала.

Что в итоге

Я узнала про Notion примерно полгода назад, а пространство обустроила за два месяца. Теперь я пользуюсь программой каждый день. Сервис помогает мне в планировании — как в краткосрочном, так и в долгосрочном. Я вижу все цели на день, неделю, месяц, год, могу их быстро корректировать и не забывать о важном.

Еще сервис меня мотивирует. Мне нравится видеть заполняющиеся прогресс-бары и закрытые чек-боксы. Смотреть на визуальное отображение своей продуктивности всегда приятно. Получается геймификация всей жизни.

Среди всех сервисов для организации дел у Notion самый привлекательный дизайн и солидный набор функций. Мне нравится удобная верстка текста, раскрывающиеся списки, кликабельные ссылки, возможность вставлять картинки и любые другие файлы, доступ к редактированию страницы для всех, кто находится в пространстве.

При создании своего пространства я придерживалась правила «лучше попробовать и понять, что тебе это не нужно, чем не попробовать». Я перебрала десятки шаблонов, поэтому поначалу моя главная страница выглядела как монстр Франкенштейна.

Постепенно я избавилась от лишних инструментов и адаптировала шаблоны под себя. В итоге я получила красивое и функциональное пространство в любимой эстетике, куда мне приятно возвращаться. Мне нравится туда заходить, планировать задачи или просто мечтать на странице с виш-листом.

Но я все еще думаю, что мое пространство выглядит неидеально. Предела совершенству нет, а оптимизация никогда не закончится. Ведь я не только изучаю новые функции, но еще и меняются мои потребности и приоритеты.

Несмотря на картинки и обилие визуальных элементов, я предпочитаю минималистичный подход. Поэтому пока не планирую создавать новые страницы — скорее сокращать и объединять старые. Благо изменения вносить не слишком времязатратно.

Чек-лист «Как познакомиться с Notion»

  1. Проанализируйте, как выглядит ваша организация дел сейчас. Определите, что работает хорошо и что можно улучшить.
  2. Поймите, чего вам не хватает. Выявите ключевые недостатки и ограничения ваших инструментов организации. Это поможет понять, какие функции Notion могут быть вам наиболее полезны.
  3. Изучите основы Notion. Ознакомьтесь с базовыми руководствами. Изучите основные функции и возможности: страницы, блоки, базы данных, шаблоны.
  4. Используйте готовые шаблоны Notion, чтобы не создавать страницы с нуля. Экспериментируйте с разными блоками, чтобы найти подходящие для ваших нужд.
  5. Постепенно настраивайте пространство под себя. Адаптируйте блоки под ваши потребности и создавайте свои шаблоны.
  6. Получайте удовольствие от эстетики. Организация личных дел может быть веселой! Настройте красивые виджеты, картинки и блоки.

Вам нравится Notion? Расскажите о своем опыте:
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка

Сообщество